Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen. Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen. Und auch bei einer etwaigen Nachlizenzierung gilt es, nicht gleich das erstbeste Angebot anzunehmen, sondern Preise zu vergleichen. Die Bereitstellung von IT und die damit verbundenen Ansprüche der Anwender haben sich in den letzten Jahren ständig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffizienz, die Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software. Informationen zu den BUYING Butler Service erhalten Sie unter www.buyingbutler.de.

1. Tutorial No. 3
Software-Asset-Management
ist nichts anderes als das Abwägen
von Kosten und Nutzen

2. Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen.
Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine
zukunftsfähige IT stellen. Und auch bei einer etwaigen Nachlizenzierung gilt es, nicht gleich das
erstbeste Angebot anzunehmen, sondern Preise zu vergleichen.
Die Bereitstellung von IT und die damit verbundenen Ansprüche der Anwender haben sich in den
letzten Jahren ständig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffizienz, die
Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine
bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software.
Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Bereitstellung der Software im Kontext zum
Lebenszyklus einer Software im Unternehmen erfolgt. Zu diesem Zyklus gehören neben der
Planung insbesondere auch die Bereiche Beschaffung, Verwaltung und Ausmusterung.
Durch diese Ausrichtung auf Produkt-Lebenszyklus-Modelle und Software-Asset-Management-
Konzepte können Anwenderunternehmen ihre Software-Aufwendungen erheblich reduzieren und
somit auch Wettbewerbsvorteile erzielen. Voraussetzung hierfür sind die Schaffung von internen
Prozessen und die Bestimmung von Verantwortungsträgern im Unternehmen. In Verbindung
mit der Auswahl externer Dienstleister führt dieser Ansatz zu einer rechtsverbindlichen und
wirtschaftlichen Nutzung von Software.
Zu einem ganzheitlichen Ansatz zählen neben dem SAM-Aktivitäten auch die Disziplinen
„Applikations-Konsolidierung“ und „Optimierung der Infrastruktur“. Durch diesen integrierten Ansatz
gelingt es IT-Verantwortlichen eine langfristige IT-Strategie zu planen und im Tagesgeschäft für
eine optimierte Umsetzung zu sorgen.
Wir empfehlen im Rahmen eines nachhaltigen und ganzheitlichen Software Asset Managements
sowohl eine Ist-Analyse (Infrastrukturanalyse) als auch eine Bedarfsplanung durchzuführen.
Insbesondere die Betrachtung zukünftiger Softwarebedarfe wird oftmals nicht umfassend ermittelt.
Dabei ist gerade dieser Schritt von strategischer Bedeutung. Nur Unternehmen, die wissen, welche
Software die einzelnen Geschäftsbereiche in den kommenden Jahren benötigen, können auf
Basis der im Rahmen der IST-Analyse erstellten Softwareinventare, eine Beschaffungsstrategie
aufsetzen.
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3. Folgende Schritte und Aktivitäten sollten umgesetzt werden:
Bestimmung von fachkompetenten Mitarbeitern und Definition von Verantwortlichkeiten
SAM-Projekte stehen und fallen mit den Qualifikationen, strategischen Kompetenzen und
Befugnissen der beauftragten Mitarbeiter. Zu den Qualifikationen zählen insbesondere
Kenntnisse über die Lizenzmodelle der Top-Softwarelieferanten des Unternehmens.
Strategische Kompetenzen bezeichnen die Fähigkeit, das individuelle Talent und Know-
how für die Durchführung der strategisch geforderten Tätigkeiten einzusetzen. Hierzu zählen
Durchsetzungsvermögen, Empathie und fokussierte Organisation. Es zeigt sich jedoch, dass
diese Fähigkeiten nur mit den ausreichenden Befugnissen zur Geltung kommen. Gemeint
ist ein „Direktionsrecht“ gegenüber Mitarbeitern anderer Abteilungen oder internationaler
Niederlassungen. So ist es unabdingbar, dass der SAM-Manager benötigte Informationen zeitnah
aus den Geschäftsbereichen erhält. Je nach Größe und Organisationsform des Unternehmens
bietet sich die Einrichtung einer Stabstelle – exemplarisch im Bereich „Revision“ – an. Durch diese
neutrale Positionierung des Lizenzmanagers kann ein unabhängiges Management und Controlling
der Prozesse erfolgen. Die operative Umsetzung erfolgt im Team.
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4. Finanzielles Sponsoring des Managements
Das Management muss sich hinsichtlich einer einwandfreien Softwarelizenzierung im Unternehmen
unbefleckt halten. Deswegen ist für ein Sponsoring durch den IT-Leiter und Geschäftsführer
das Thema „Compliance“ der persönliche und ausschlaggebende Treiber. Einsparungen durch
Vertragskonsolidierung und Beschaffung nach Bedarf ist das unternehmerische Ziel.
Ohne eine klare Stellungnahme und Positionierung des Managements zum Thema Software
Asset Management wird eine erfolgreiche Umsetzung jedoch stark erschwert. Nur wenn die
beauftragten Mitarbeiter die Rückendeckung des Managements erhalten, schaffen sie es, sich
innerhalb der Organisation durchzusetzen. Aus diesem Grund ist eine „Selbstbindung“ („self
commitment“) an das Thema Software Asset Management angebracht. Hierbei handelt es sich
um eine unterstützende und begleitende Aktion. Diese Selbstbindung zeigt allen Beteiligten, dass
die Absicht entsprechende Handlung durchzuführen auch wirklich besteht. Hierzu zählt auch die
Positionierung der SAM-Manager innerhalb des Unternehmens.
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5. Bereitstellung von Budgets
Software Asset Management ist in der Initialphase mit finanziellen Aufwendungen bzw. monetären
Abflüssen verbunden. Der Nutzen entsteht erst über die verbesserten Prozesse und konsolidierten
Strukturen. Aus diesem Grund müssen ausreichend Budgets bereitgestellt werden. Diese
beinhalten sowohl Aufwendungen für die Mitarbeiter, etwaige externe Beratungsleitungen und die
Implementierung von Technik (SAM-Tools).
Operative, taktische und strategische Planung
Sind die Punkte 1 bis 3 geklärt, gilt es sowohl operative, taktische als auch strategische Szenarien zu
planen. Zu den operativen Tätigkeiten gehören insbesondere das zeitnahe und umfassende Sammeln
von Daten über die installierte und beschaffte Software. Zu den taktischen Planungen zählt neben der
Auswahl eines Dienstleisters insbesondere die Bewertung der Vertrags- und Beschaffungsoptionen.
Die strategische Planung bezieht sich auf die zukünftige Struktur des Unternehmens und die damit
verbunden Anforderungen und Bedarfe an Software.
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6. Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den
erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen bei IT-Systemen wirken
sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße
auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht
selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert
im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Weil Software eine erhebliche
betriebliche Ressource darstellt, wird deshalb ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und
Funktionalität gelegt. Hierbei wird versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an
Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen.
Ganz anders sieht es jedoch im Bereich des Managements und in der Verwaltung der einzelnen
Software-Produkte bzw. der damit verbunden Lizenzen aus. In diesem erfolgskritischen Feld ist
häufig Misswirtschaft anzutreffen. Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der
Software-Struktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen
nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie, bzw. im strategischen Fokus. Ein schwerwiegender Fehler, denn
die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbußen zur Folge haben. Ein Grund
für die nachrangige Behandlung des Themas liegt beispielsweise darin, dass die Frage nach den
„tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche
nur bedingt zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie
insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist häufig der Fall: So liegt in
25 bis 35 % der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung
vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, welches
alle Aktivitäten umfasst die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen
gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.
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7. Strategische Herangehensweise unabdingbar
Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lösungen und
-Konzepten, noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Life-Cycle
einer Software-Lösung im Unternehmen bekannt. Dabei liegt gerade in der
strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein
enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Erreicht wird dies
in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter
Software und vorhandenen Lizenzen bildet insbesondere die Compliance-
Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier kann überprüft werden,
ob der technische Bestand mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist.
Ergänzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung
und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, in welchem die
Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden,
vervollständigt das Organisationsinstrument.
Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein
Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der
Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den
technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie
der Geschäftsleitung (bzw. in größeren Unternehmen der Bereich „Business
Development“) zusammen. Nur durch eine unternehmensweite Kooperation
können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden. Bei diesen sogenannten
integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen
Dienstleisternunterstützt,wasbeiderVielzahlderSoftware-undLizenzvarianten
auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen
und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen.
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8. Unüberschaubares Angebot an Software und Lizenzmodellen mindern die Effektivität
Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein.
Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl.
Eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software soll dadurch
ermöglicht werden. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch
Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten.
DieseModellekönnenzudemnochaufdasentsprechendeLizenzvolumenderAnwenderunternehmen
angepasst werden – seien es Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen
mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert;
Zugriffsrechte pro Gerät oder je Anwender. So oder so: Die Vielfalt der einzelnen Modelle erschweren
aber für den Anwender eine effiziente Planung bzw. optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem
werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen.
Diese zusätzlichen Verträge verkomplizieren die Verwaltung sowie effiziente Abläufe. Auch binden
solche Verträge mehr Ressourcen. Zum Beispiel müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der
diversen Lieferanten (Software-Hersteller) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten
und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level
Agreements (SLAs).
Durch die vielfältigen Ausprägungen der Modalitäten verdichtet sich der Lizenzdschungel immer
weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle
berücksichtigen. Sie müssen vielmehr auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte
vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und –Services, die
zusätzlich abgebildet werden müssen.
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9. Richtige Auswahl der Beschaffungsmodelle führt zu optimierter Allokation und
eröffnet neue Chancen
Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe
Produktkomplexität aus, die für den Einsatz des Investitionsguts ´Software´ und den damit
verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl
von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt
es leicht zu einer dreistelligen Zahl an unterschiedlichen Programmen. Hierdurch wächst
der Grad an Komplexität und möglichen Fehlerquellen, wie zum Beispiel ungenügende
Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufigste Fehlerquelle lässt sich auf
fehlendes Lizenzwissen zurückführen, welches direkt zu einer falschen Allokation führt.
Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen können hingegen durch ein
optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Software-Beschaffung,
d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle
Unternehmen und eröffnen ein großes Sparpotenzial.
Lizenzmanagement gewinnt an Bedeutung
Unternehmensverantwortliche müssen sich der bereits bestehenden und wachsenden
Bedeutung von Software-Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen bewusst werden.
Und dies auch besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind
- natürlich – Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle
der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend – und
die zunehmende Bedeutung – von Freemium-Modellen. Hier gilt es frühzeitig mögliche
Auswirkungen zu bewerten.
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10. Warum Software Asset Management (SAM) für Unternehmen unabdingbar ist
In Anlehnung an die Definition der IT Information Library (ITIL) kann SAM als ein Bündel
von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Software im
Unternehmen (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den
Softwarebestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.
Software Asset Management ist für Anwenderunternehmen Voraussetzung für agile IT,
eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Ferner kann regelmäßig nur durch
entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen eine konforme Lizenzierung erreicht werden.
An dieser Stelle wollen wir nicht auf die finanziellen und rechtlichen Auswirkungen eingehen.
Vielmehr gilt es die moralische und ethische Kultur zu reflektieren, um die Bedeutung von
SAM zu erkennen.
Es ist jedoch keine Seltenheit, dass viele Unternehmen auf Softwareinventare,
Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM)
verzichten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des
Auswahlprozesses intensiv mit den Kosten und Nutzen einer Software auseinandersetzen,
ein aktives Management der im Unternehmen vorhandenen Lizenzen jedoch oftmals nicht
forcieren.
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11. Bei der Beschaffung realisierte Einsparung führen direkt zur Reduktion des Aufwands.
Deshalb Preise vergleichen
Bei allen Anforderungen an das Software-Asset- und Lizenzmanagement stehen natürlich
auch die Kosten im Fokus; und dies sowohl bei einer klassischen Nachlizenzierung,
Lizenzbeschaffung als auch nach einem durch einen Softwarehersteller initiiertes SAM-
Projekt.
Sollte eine Lizenzierung nicht ausreichend sein, gilt es zu handeln. Dabei sollte jedoch
nicht gleich das erstbeste Angebot – evtl. vom Standardlieferanten – angenommen werden.
Vielmehr gilt es, Marktpreise zu vergleichen und besonders Händler anzufragen, die
durch eine besondere Lage besonders elastische Angebote machen. Bei einem solchen
Preisvergleich sollten mindestens 3 bis 5 Anbieter bzw. Händler angefragt werden. Alternativ
kann auf spezialisierte Services wie BUYING Butler zurückgegriffen werden. Angebote
einzuholen ist so schnell und unkompliziert möglich und bietet einen guten Vergleich.
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