Sealbase unternehensweite Vertragsmanagementlösung für Unternehmen, Finanzinstitute, Organisationen und Stiftungen

1. S e a l B a s e ™ Ve r t ra g s m a n a g e m e n t
DIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENT
Produktivität Compliance Flexibilität
Sicherheit Transparenz
• Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung,
Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling
• Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten
durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet

2. Unternehmensweites Vetragsmanagement
Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen
Optimieren Sie Ihre Vertragsbeziehungen durch ein flexibles und
transparentes Vertragsmanagementsystem im Unternehmen
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von strategischer Bedeutung, die kom-
plexen, vertraglichen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Vertragspart-
nern z.B. Projektbeteiligte, Lieferanten und Partner in einem strukturierten EDV
gestützten Vertragsmanagement zu verwalten und zu bearbeiten.
Neben der Geschäftsführung im Unternehmen sind viele Geschäftsbereiche mit
Verträgen beschäftigt. Diese Geschäftsbereiche benötigen für ihre Arbeit Informa-
Unternehmensweites tionen durch einen schnellen und transparenten Zugriff auf strukturierte Vertrags-
Vertragsmanagement über alle daten und Dokumente aus den Verträgen und deren Anlagen. Termine, Fristen
Geschäftsbereiche im Unternehmen und Wiedervorlagen werden automatisiert verwaltet und unterstützen somit die
Finanzverwaltung in der Kontrolle um Vertragsbudgets, Risiken und Zahlungen.
HAUPTMERKMALE:
Eine Lösung für Firmen individuell
anpassbar sorgt für Transparenz in der
Vertragsbeziehung:
• Unternehmensweite Transparenz
und Vertragskontrolle von dem
Zeitpunkt der Vertragserstellung
über den gesamten Prozess des
Vertragslebenszyklus
• Permanente Überwachung aller
wichtigen Vertragsdaten wie
Preise, Fristen, Zusagen, rechtliche Der gesamte Prozess, angefangen bei der Erstellung eines Vertrags über seine
Verbindlichkeiten, Regelungen und Ausführung bis hin zur Auswertung und Archivierung, erfordert eine sorgfältige
Vorschriften Behandlung, die je nach Vertragsstatus sehr unterschiedlich ist. Während bei
der Vertragserstellung die Einhaltung der internen Vorschriften und Verfah-
• Schnelles, flexibles Handeln und
rensregelungen im Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, treten während der
nachhaltige Einsparungen durch aktiven Lebenszeit des Vertrags mehr die Überwachung von Terminen sowie
Transparenz über das gesamte die Erfüllung des Vertragsinhalts in den Vordergrund.
Vertragsportfolio
Die Transparenz im Umgang mit Verträgen in allen Bereichen ist hierbei ein
• Steuerung des gesamten Vertrags-
wesentlicher Faktor, um zeitliche Engpässe und vorhersehbare oder planbare
prozess mit Verantwortlichkeiten Ereignisse und Risiken rechtzeitig zu erkennen, um ausreichend Reaktionszei-
und Berechtigungen ten zu schaffen und den erforderlichen Handlungsspielraum zu erhalten. Zur
Unterstützung des vorausschauenden Umgangs mit Verträgen wird bei einem
• Verwaltung von Vertragspartner,
unternehmensweiten Vertragsmanagement der gesamten Lebenszyklus eines
Verantwortlichen, Lieferanten und Vertrags berücksichtigt.
Koordinatoren
• Automatische Fristenkontrolle und Es profitieren generell Unternehmen, Organisationen und Einkaufsgesellschaf-
Wiedervorlagenregelung ten von einem Vertragsmanagement, die täglich mit einer Vielzahl von Verein-
barungen umgehen müssen. Dabei sind Transparenz, Verfügbarkeit und Detail-
• Leistungsfähiges Reporting und
informationen wesentliche Bedürfnisse. Schon allein die zentrale Verfügbarkeit
Controlling der Vertragsbestände
der detaillierten Informationen der Verträge erzeugt Einsparungen in den
Ressourcen und Prozesskosten und sichert die Kontrolle über Vertragsinhalte
und Abwicklung von vertraglichen Vereinbarungen zu.
© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.
Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.
INTEGRATION
Integration mit anderen Systemen, wie
ERP und Business Informationssysteme, Finanzsysteme
ist möglich oder auch als separates System einsetzbar

3. Unternehmensweites Vertragsmanagement
SealBase™ Vertragsmanagement als Unternehmenslösung stellt den einzelnen Fach-
bereichen im Unternehmen alle relevanten Vertragsinformationen in bedarfsgerecht
aufbereiteter Form zur Verfügung. Eine umfassende, flexible und voll integrierte
Business Intelligence Lösung ermöglicht dabei ein ausführliches Reporting, während
Ad-hoc-Abfragen die Auswertungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement erhöhen.
SealBase™ Vertragsmanagement ist ein kundenindividuell anpassbares informatives
Vertragsmanagementsystem, das direkt auf eingescannte und abgelegte Verträge zu-
greift. Zu jedem einzelnen Vertrag werden Vertragstyp, Kontakt- und Kommunikations-
daten, Fristen, Wiedervorlagen, Vertragspartner und Verantwortliche mit abgelegt.
Mit der Lösung SealBase™ Vertragsmanagement haben Sie Ihre Verträge unter
Vertragsanlage & Vertragsverwaltung
Kontrolle, angefangen von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über sämtliche Teile
des Lebenszyklus bis zur Kündigung und zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
.
SealBase™ Vertragsmanagement unterstützt Sie aktiv bei der permanenten Kontrolle
und Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Konditionen, Fristen, Zusagen,
rechtliche Verbindlichkeiten, und stellt die Einhaltung aller unternehmensinternen
Regelungen und Vorschriften im Umgang mit Verträgen sicher.
SealBase™ Vertragsmanagement ermöglicht schnelles und flexibles Handeln und so-
mit nachhaltige Einsparungen bei gleichzeitiger Transparenz über den kompletten
Vertragsbestand bis hin zur umfassenden Darstellung der Risiken.
Dokumentenmanagement & Archiv
Ihre Vorteile mit einem Vertragsmanagementsystem
• Schnelles Auffinden von Verträgen, Informationen und Dokumenten
durch komfortable Volltext /Metadatensuche inklusive Filterfunktionen
• Komplett browserbasiert System Mandanten fähig und mehrsprachig
• Umfangreiche Dokumentenmanagement und Archivfunktionen z.B.
sichere Ablage und Versionierung von Verträgen und Dokumenten. Laufzeiten & Fristenmanagement
• Automatische Überwachung und Vorschau von Vertragslaufzeiten, Wie-
dervorlagen mit Eskalationsmöglichkeiten über Aktionsboard und Email
• Einhaltung von Fristen durch rechtzeitige automatische Informations-
bereitstellung an die verantwortlichen Personen per Email, SMS etc.
• Übersicht über Vertragsbudgets, Vertragskosten und –einnahmen, Rück-
lagen, Risiken, Verpflichtungen, Zahlungen und Forderungen
• Detaillierte Informationen zu alle Arten von Vertragsbeziehungen z.B.
Workflow & Prozessmanagement
Vertragspartner jeglicher Art und Vertragsverantwortliche
• Unterstützung beim gesamten Vertragsprozess von der Erstellung, Be-
arbeitung, Unterzeichnung bis zur Kündigung und Vertragsarchivierung
• Abbildung von Vertragsstrukturen, Beziehungen, Vertragsarten, Kompe-
tenzen, Prozesse, Objekte, Berechtigungen und Zahlungspläne etc.
• Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung nach gesetzes-
konformen Vorschriften über den gesamten Vertragslebenszyklus
• Flexibles Vertragscontrolling und Reporting mit über 60 Standardreports
Standard und Ad-hoc Reporting
und Ad-hoc Reporting über das gesamte Vertragsportfolio Vertragscontrolling und Monitoring
© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.
Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.
BEDIENUNGSKOMFORT SICHERHEIT
Benutzerfreundliches, flexibles, Die angewandte Technologie
transparentes und grafisches garantiert einen hohen Standard
Arbeitsumfeld. der Systemsicherheit , Compliance
und Zuverlässigkeit.

4. Mit dem elektronischen Vertragsmanagement SealBase™ haben Sie jederzeit einen
vollständigen und transparenten Überblick über den Status Ihrer Verträge, sind über
Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert.
Direkt browserbasiert oder im Client/Server Betrieb verwalten Sie sämtliche Verträge
und recherchieren mit einer Kombi-Volltext/Metadatensuche im digitalen Archiv
Vor Ablauf von Fristen und Termine erhalten Sie Verträge automatisch in Ihre Wieder-
vorlage und werden über Email und SMS je nach Wunsch informiert.
Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einer Vertragsdaten
Übersicht zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick.
In der Praxis erprobte Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge und Vertrags-Metainformationen bildet die
Vertragsmanagement Lösung..... Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.
Standard und Ad-hoc Reporting ermöglicht schnelle und informative Analysen,
Bewertungen und Audit fähige Prüfungen über den gesamten Vertragsbestand
Für die Flexibilität und Individualität in der Vertragsverwaltung gibt es leistungsstarke
Funktionen der Parametrierung und Anpassungen. Dadurch lassen sich auch Kunden
individuelle Anforderungen rund um ein effizientes Vertragsmanagement bis ins Detail
realisieren.
Das System basiert auf modernster Technologie, dem Microsoft .NET Framework. Als
Datenbank-System kann wahlweise Oracle oder Microsoft eingesetzt werden. Office
Systeme wie MS-Office oder Lotus-Notes werden funktional unterstützt. Der Einsatz
des Vertragsmanagement Systems kann optional mit einem Windows-Client oder mit
einem Web-Browser betrieben werden.
Um Ihre Unternehmensziele im Vertragswesen optimal zu erreichen, bietet Ihnen die
PublicSeal GmbH eine Lösung für ihre Vertragsverwaltung mit im Vorfeld kalkulier-
baren Investitionen und einer schnellen Amortisation (ROI) an. Somit eine ideale
....die mit 7 Schritten zum Lösung für das transparente verwalten ihrer Vertragswerke und Informationen.
Erfolg führt
Experten im Vertragsmanagement betreuen Ihr Unternehmen angefangen von der
Planung / Konzeption / Beratung bis zur Projektierung und Service beim Einsatz
ihres unternehmensweiten Vertragsmanagement Anwendungsprojektes.
Schenkenböhlstrasse 6
D-67098 Bad Dürkheim, Deutschland
Fon: 06322 / 791 06 84
Fax: 06322 / 791 06 85