Tutorial No. 3
Software-Asset-Management
ist nichts anderes als das Abwägen
von Kosten und Nutzen
Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen.
Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehl...
Folgende Schritte und Aktivitäten sollten umgesetzt werden:
Bestimmung von fachkompetenten Mitarbeitern und Definition von ...
Finanzielles Sponsoring des Managements
Das Management muss sich hinsichtlich einer einwandfreien Softwarelizenzierung im ...
Bereitstellung von Budgets
Software Asset Management ist in der Initialphase mit finanziellen Aufwendungen bzw. monetären
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Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den
erfolgskritischen Faktoren eines...
Strategische Herangehensweise unabdingbar
Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lösungen und
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Unüberschaubares Angebot an Software und Lizenzmodellen mindern die Effektivität
Dass der Kunde König ist, scheint bei den ...
Richtige Auswahl der Beschaffungsmodelle führt zu optimierter Allokation und
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Warum Software Asset Management (SAM) für Unternehmen unabdingbar ist
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Bei der Beschaffung realisierte Einsparung führen direkt zur Reduktion des Aufwands.
Deshalb Preise vergleichen
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BUYING Butler Tutorial No.3 Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen

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Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen.
Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine
zukunftsfähige IT stellen. Und auch bei einer etwaigen Nachlizenzierung gilt es, nicht gleich das
erstbeste Angebot anzunehmen, sondern Preise zu vergleichen.
Die Bereitstellung von IT und die damit verbundenen Ansprüche der Anwender haben sich in den
letzten Jahren ständig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffizienz, die
Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine
bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software.

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BUYING Butler Tutorial No.3 Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen

  1. 1. Tutorial No. 3 Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen
  2. 2. Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen. Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen. Und auch bei einer etwaigen Nachlizenzierung gilt es, nicht gleich das erstbeste Angebot anzunehmen, sondern Preise zu vergleichen. Die Bereitstellung von IT und die damit verbundenen Ansprüche der Anwender haben sich in den letzten Jahren ständig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffizienz, die Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Bereitstellung der Software im Kontext zum Lebenszyklus einer Software im Unternehmen erfolgt. Zu diesem Zyklus gehören neben der Planung insbesondere auch die Bereiche Beschaffung, Verwaltung und Ausmusterung. Durch diese Ausrichtung auf Produkt-Lebenszyklus-Modelle und Software-Asset-Management- Konzepte können Anwenderunternehmen ihre Software-Aufwendungen erheblich reduzieren und somit auch Wettbewerbsvorteile erzielen. Voraussetzung hierfür sind die Schaffung von internen Prozessen und die Bestimmung von Verantwortungsträgern im Unternehmen. In Verbindung mit der Auswahl externer Dienstleister führt dieser Ansatz zu einer rechtsverbindlichen und wirtschaftlichen Nutzung von Software. Zu einem ganzheitlichen Ansatz zählen neben dem SAM-Aktivitäten auch die Disziplinen „Applikations-Konsolidierung“ und „Optimierung der Infrastruktur“. Durch diesen integrierten Ansatz gelingt es IT-Verantwortlichen eine langfristige IT-Strategie zu planen und im Tagesgeschäft für eine optimierte Umsetzung zu sorgen. Wir empfehlen im Rahmen eines nachhaltigen und ganzheitlichen Software Asset Managements sowohl eine Ist-Analyse (Infrastrukturanalyse) als auch eine Bedarfsplanung durchzuführen. Insbesondere die Betrachtung zukünftiger Softwarebedarfe wird oftmals nicht umfassend ermittelt. Dabei ist gerade dieser Schritt von strategischer Bedeutung. Nur Unternehmen, die wissen, welche Software die einzelnen Geschäftsbereiche in den kommenden Jahren benötigen, können auf Basis der im Rahmen der IST-Analyse erstellten Softwareinventare, eine Beschaffungsstrategie aufsetzen. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  3. 3. Folgende Schritte und Aktivitäten sollten umgesetzt werden: Bestimmung von fachkompetenten Mitarbeitern und Definition von Verantwortlichkeiten SAM-Projekte stehen und fallen mit den Qualifikationen, strategischen Kompetenzen und Befugnissen der beauftragten Mitarbeiter. Zu den Qualifikationen zählen insbesondere Kenntnisse über die Lizenzmodelle der Top-Softwarelieferanten des Unternehmens. Strategische Kompetenzen bezeichnen die Fähigkeit, das individuelle Talent und Know- how für die Durchführung der strategisch geforderten Tätigkeiten einzusetzen. Hierzu zählen Durchsetzungsvermögen, Empathie und fokussierte Organisation. Es zeigt sich jedoch, dass diese Fähigkeiten nur mit den ausreichenden Befugnissen zur Geltung kommen. Gemeint ist ein „Direktionsrecht“ gegenüber Mitarbeitern anderer Abteilungen oder internationaler Niederlassungen. So ist es unabdingbar, dass der SAM-Manager benötigte Informationen zeitnah aus den Geschäftsbereichen erhält. Je nach Größe und Organisationsform des Unternehmens bietet sich die Einrichtung einer Stabstelle – exemplarisch im Bereich „Revision“ – an. Durch diese neutrale Positionierung des Lizenzmanagers kann ein unabhängiges Management und Controlling der Prozesse erfolgen. Die operative Umsetzung erfolgt im Team. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  4. 4. Finanzielles Sponsoring des Managements Das Management muss sich hinsichtlich einer einwandfreien Softwarelizenzierung im Unternehmen unbefleckt halten. Deswegen ist für ein Sponsoring durch den IT-Leiter und Geschäftsführer das Thema „Compliance“ der persönliche und ausschlaggebende Treiber. Einsparungen durch Vertragskonsolidierung und Beschaffung nach Bedarf ist das unternehmerische Ziel. Ohne eine klare Stellungnahme und Positionierung des Managements zum Thema Software Asset Management wird eine erfolgreiche Umsetzung jedoch stark erschwert. Nur wenn die beauftragten Mitarbeiter die Rückendeckung des Managements erhalten, schaffen sie es, sich innerhalb der Organisation durchzusetzen. Aus diesem Grund ist eine „Selbstbindung“ („self commitment“) an das Thema Software Asset Management angebracht. Hierbei handelt es sich um eine unterstützende und begleitende Aktion. Diese Selbstbindung zeigt allen Beteiligten, dass die Absicht entsprechende Handlung durchzuführen auch wirklich besteht. Hierzu zählt auch die Positionierung der SAM-Manager innerhalb des Unternehmens. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  5. 5. Bereitstellung von Budgets Software Asset Management ist in der Initialphase mit finanziellen Aufwendungen bzw. monetären Abflüssen verbunden. Der Nutzen entsteht erst über die verbesserten Prozesse und konsolidierten Strukturen. Aus diesem Grund müssen ausreichend Budgets bereitgestellt werden. Diese beinhalten sowohl Aufwendungen für die Mitarbeiter, etwaige externe Beratungsleitungen und die Implementierung von Technik (SAM-Tools). Operative, taktische und strategische Planung Sind die Punkte 1 bis 3 geklärt, gilt es sowohl operative, taktische als auch strategische Szenarien zu planen. Zu den operativen Tätigkeiten gehören insbesondere das zeitnahe und umfassende Sammeln von Daten über die installierte und beschaffte Software. Zu den taktischen Planungen zählt neben der Auswahl eines Dienstleisters insbesondere die Bewertung der Vertrags- und Beschaffungsoptionen. Die strategische Planung bezieht sich auf die zukünftige Struktur des Unternehmens und die damit verbunden Anforderungen und Bedarfe an Software. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  6. 6. Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Weil Software eine erhebliche betriebliche Ressource darstellt, wird deshalb ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und Funktionalität gelegt. Hierbei wird versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen. Ganz anders sieht es jedoch im Bereich des Managements und in der Verwaltung der einzelnen Software-Produkte bzw. der damit verbunden Lizenzen aus. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen. Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Software-Struktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie, bzw. im strategischen Fokus. Ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbußen zur Folge haben. Ein Grund für die nachrangige Behandlung des Themas liegt beispielsweise darin, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche nur bedingt zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist häufig der Fall: So liegt in 25 bis 35 % der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, welches alle Aktivitäten umfasst die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  7. 7. Strategische Herangehensweise unabdingbar Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lösungen und -Konzepten, noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Life-Cycle einer Software-Lösung im Unternehmen bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter Software und vorhandenen Lizenzen bildet insbesondere die Compliance- Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier kann überprüft werden, ob der technische Bestand mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Ergänzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, in welchem die Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden, vervollständigt das Organisationsinstrument. Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung (bzw. in größeren Unternehmen der Bereich „Business Development“) zusammen. Nur durch eine unternehmensweite Kooperation können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden. Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleisternunterstützt,wasbeiderVielzahlderSoftware-undLizenzvarianten auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  8. 8. Unüberschaubares Angebot an Software und Lizenzmodellen mindern die Effektivität Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software soll dadurch ermöglicht werden. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. DieseModellekönnenzudemnochaufdasentsprechendeLizenzvolumenderAnwenderunternehmen angepasst werden – seien es Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriffsrechte pro Gerät oder je Anwender. So oder so: Die Vielfalt der einzelnen Modelle erschweren aber für den Anwender eine effiziente Planung bzw. optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zusätzlichen Verträge verkomplizieren die Verwaltung sowie effiziente Abläufe. Auch binden solche Verträge mehr Ressourcen. Zum Beispiel müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten (Software-Hersteller) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs). Durch die vielfältigen Ausprägungen der Modalitäten verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen. Sie müssen vielmehr auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und –Services, die zusätzlich abgebildet werden müssen. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  9. 9. Richtige Auswahl der Beschaffungsmodelle führt zu optimierter Allokation und eröffnet neue Chancen Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus, die für den Einsatz des Investitionsguts ´Software´ und den damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl an unterschiedlichen Programmen. Hierdurch wächst der Grad an Komplexität und möglichen Fehlerquellen, wie zum Beispiel ungenügende Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufigste Fehlerquelle lässt sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen, welches direkt zu einer falschen Allokation führt. Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen können hingegen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Software-Beschaffung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle Unternehmen und eröffnen ein großes Sparpotenzial. Lizenzmanagement gewinnt an Bedeutung Unternehmensverantwortliche müssen sich der bereits bestehenden und wachsenden Bedeutung von Software-Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen bewusst werden. Und dies auch besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind - natürlich – Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend – und die zunehmende Bedeutung – von Freemium-Modellen. Hier gilt es frühzeitig mögliche Auswirkungen zu bewerten. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  10. 10. Warum Software Asset Management (SAM) für Unternehmen unabdingbar ist In Anlehnung an die Definition der IT Information Library (ITIL) kann SAM als ein Bündel von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Software im Unternehmen (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Software Asset Management ist für Anwenderunternehmen Voraussetzung für agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Ferner kann regelmäßig nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen eine konforme Lizenzierung erreicht werden. An dieser Stelle wollen wir nicht auf die finanziellen und rechtlichen Auswirkungen eingehen. Vielmehr gilt es die moralische und ethische Kultur zu reflektieren, um die Bedeutung von SAM zu erkennen. Es ist jedoch keine Seltenheit, dass viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM) verzichten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit den Kosten und Nutzen einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der im Unternehmen vorhandenen Lizenzen jedoch oftmals nicht forcieren. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de
  11. 11. Bei der Beschaffung realisierte Einsparung führen direkt zur Reduktion des Aufwands. Deshalb Preise vergleichen Bei allen Anforderungen an das Software-Asset- und Lizenzmanagement stehen natürlich auch die Kosten im Fokus; und dies sowohl bei einer klassischen Nachlizenzierung, Lizenzbeschaffung als auch nach einem durch einen Softwarehersteller initiiertes SAM- Projekt. Sollte eine Lizenzierung nicht ausreichend sein, gilt es zu handeln. Dabei sollte jedoch nicht gleich das erstbeste Angebot – evtl. vom Standardlieferanten – angenommen werden. Vielmehr gilt es, Marktpreise zu vergleichen und besonders Händler anzufragen, die durch eine besondere Lage besonders elastische Angebote machen. Bei einem solchen Preisvergleich sollten mindestens 3 bis 5 Anbieter bzw. Händler angefragt werden. Alternativ kann auf spezialisierte Services wie BUYING Butler zurückgegriffen werden. Angebote einzuholen ist so schnell und unkompliziert möglich und bietet einen guten Vergleich. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de oder per Mail buyingbutler@avispador.de

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