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Auswahlhilfe ERP-Software

Welche Kriterien müssen Sie bei der Auswahl einer ERP-Software beachten? Vor der Entscheidung für ein neues ERP-System stehen meist mehrere Lösungen auf dem Prüfstand. Mit unserer ERP- Auswahlhilfe geben wir Ihnen neun Kriterien an die Hand, auf die Sie bei der Evaluierung achten sollten. Erfahren Sie welche Kriterien sie bei der Auswahl einer ERP-Software beachten müssen.

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Auswahlhilfe
Welche Kriterien müssen Sie bei der
Auswahl einer ERP-Software beachten?
Neun Kriterien für eine zukunftssiche-
re ERP-Lösung. Vor der Entscheidung
für ein neues ERP-System stehen meist
mehrere Lösungen auf dem Prüfstand.
Hier spielen persönliche Vorlieben im
Entscheidungsgremium eine Rolle. Noch
wichtiger ist aber, die wesentlichen
Merkmale der Systeme zu erkennen und
zu gewichten. Denn eine falsche Kauf-
entscheidung kann neben finanziellen
Einbußen auch einen langen Leidensweg
für ein Unternehmen bedeuten.
In den letzten drei Jahren ist der Wett-
bewerb unter den ERP-Anbietern härter
geworden. Die Kunden evaluieren und
führen nur wenige ERP-Systeme pro
Jahr ein. Parallel sind die Aufwände
der Anbieter bzw. der Systemhäuser
für Präsentationen, Vorführungen,
Zusammenstellung von Unterlagen
und Angebotserstellung stark gestiegen.
Nicht selten bewegt sich der Aufwand,
den ein Implementierungspartner in ein
ERP-Angebot steckt, zwischen 10 und 15
Tagen – für eine kleine Kundenfirma mit
rund 100 Mitarbeitern. Der Aufwand bei
größeren Firmen kann ein Mehrfaches
davon sein.
Oft werden erst während der Evaluati-
onsphase die notwendigen Bedürfnisse
und Anforderungen detailliert aufge-
schlüsselt, was nur durch verschiedene
Lösungspräsentationen und mehrtägige
Prozess-Workshops erreicht wird. Dieser
Trend zur kostenlosen Vorleistung des
Implementierungspartners ist proble-
matisch, da er die Gesamtkosten für die
Lösungsanbieter erhöht (die diese auf
ihre Kunden umlegen). Neben diesem
Kostentreiber wird häufig auch der inter-
ne Aufwand unterschätzt.
Und trotz des hohen Aufwands beachten
einige Unternehmen die falschen Punkte
oder gewichten diese falsch – eine Feh-
lentscheidung kann die Folge sein. Aus
der Erfahrung der letzten Jahre haben
wir deshalb zentrale Punkte formuliert,
die es leichter machen sollen, relevante
Unterschiede zwischen den ERP-Syste-
men zu erkennen und zu bewerten.
Durch das SAP-Projekt haben wir Durchgängigkeit und Transpa-
renz in unseren Prozessen geschaffen, die unsere standortübergrei-
fende Zusammenarbeit vereinfachen und die Effizienz deutlich erhöhen.
Dabei wurden unsere Mitarbeiter von dem kompetenten Beraterteam der
itelligence AG jederzeit zielgerichtet durch das Projekt geführt.
Berhold Cremer, Geschäftsführung, Mühlhäuser GmbH
Im Fokus einer strukturierten Vergleichsphase steht meistens die
funktionale Abdeckung. Allerdings wird oft nur auf den Soll-
zustand geschaut, der bekannte Prozesse und Anforderungen abdeckt.
Gerade in den Umbruchszeiten der digitalen Transformation wird verges-
sen, dass sich das Geschäftsmodell innerhalb weniger Monaten komplett
ändern kann. Dies verlangt neue Prozesse, die das Unternehmen aber
zum Zeitpunkt der Evaluation nicht kennen kann. Deshalb ist es wichtig,
die Lösung mit der besten Zukunftsorientierung zu wählen. Diese kann
man nur an der Strategie des Software-Herstellers erkennen - und weniger
am Implementierungspartner.
Funktionale Abdeckung
1TOP
Wesentlicher Knackpunkt einer erfolgreichen ERP-Einfüh-
rung ist die Einführungsmethodik. Was bei einem seriösen
Vergleich oft fehlt, ist die Berücksichtigung der Vorgehensweise in
der Feinkonzeptionsphase: Das Feinkonzept muss zwingend auf
dem eigenen neuen ERP-System durchgeführt werden, das zuvor
innerhalb weniger Tagen aufgesetzt und mit Branchen-Templates
und deren Best-Practice-Prozessen vorgeladen wurde. Damit lassen
sich erste Daten-Importe aus den Altsystemen übernehmen. Und
das ERP-Key-User-Team kann die neuen Prozesse kennenlernen und
mit eigenen Daten nutzen. So wird es dem Unternehmen leichter
gemacht, sich in die neue Prozesslandschaft zu versetzen, und das
Team hat ein klares Bild, was nach der Realisierungsphase kommt.
Einführungsmethodik
2TOP
Für das Evaluationsteam ist es schwierig zu erkennen, wel-
ches Coding und welche Integrationsqualität die Systeme
haben. Dazu muss man sich die Historie des ERP-Produktes und
insbesondere die Erweiterungen des Integrators im Detail erklären
lassen (Branchen-Add-ons, Zusatzfunktionen, Erweiterungen des
ERP-Standes etc.). Nicht selten erkennt man erst auf den zweiten
Blick, dass die Erweiterungen des Integrators auf einem alten Stand
der ERP-Software basieren – und ein Update sofort mit hohen
Migrationskosten verbunden ist. Damit hinkt der Nutzer dem Stand
der Dinge oft Jahre hinterher.
Eine Lösung mit langjähriger Historie bringt unweigerlich auch
Probleme mit, welche längst überholt oder hinfällig sein können.
Oft wird dies bei Gesprächen mit den Fachbereichen deutlich, die
auf Erfahrungen oder historischen Begebenheiten basieren. Es ist
nur fair, diese Vorurteile bei einer Präsentation mit dem aktuellsten
Stand der Software und den derzeitigen Möglichkeiten widerle-
gen zu können. Ein Beispiel ist die Oberfläche, welche in früheren
Anwendungen als „altgebacken“ oder „über-
holt“ wahrgenommen wurde, heute aber mit
einer überzeugenden Bedienerfreundlichkeit
daherkommen kann.
Coding und Integrationsqualität
3TOP
Die Oberfläche und deren Bedienerfreundlichkeit ist heute
zentraler Bestandteil einer Evaluation. In den meisten Verglei-
chen fehlt allerdings gänzlich die Beachtung der benötigten Zeit für
die Hauptprozesse. Im Produktivbetrieb ist vor allem die notwen-
dige Zeit für die Erledigung einer Aufgabe relevant – und nicht der
Wohlfühlfaktor einer Oberfläche. Für den Benutzer ist die Übersicht
wichtig. Dies wird oft vergessen, wenn man sich nur einen Prozess
gleichzeitig zeigen lässt. Doch welcher User kommt schon mit 15
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Im Alltag einer Software sind schön gestaltete Oberflächen oftmals
ein Bremser und steigern selten die Produktivität. Ein Mittelweg ist
der beste „Trade off“: Es ist ideal, wenn eine Lösung mehrere Bedien-
erkonzepte anbietet. Dann können unterschiedliche Nutzergruppen
verschiedene Frontends einsetzen und kommen zum gleichen Ziel
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Bedienerfreundlichkeit (User Experience)
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  • 1. Auswahlhilfe Welche Kriterien müssen Sie bei der Auswahl einer ERP-Software beachten?
  • 2. Neun Kriterien für eine zukunftssiche- re ERP-Lösung. Vor der Entscheidung für ein neues ERP-System stehen meist mehrere Lösungen auf dem Prüfstand. Hier spielen persönliche Vorlieben im Entscheidungsgremium eine Rolle. Noch wichtiger ist aber, die wesentlichen Merkmale der Systeme zu erkennen und zu gewichten. Denn eine falsche Kauf- entscheidung kann neben finanziellen Einbußen auch einen langen Leidensweg für ein Unternehmen bedeuten. In den letzten drei Jahren ist der Wett- bewerb unter den ERP-Anbietern härter geworden. Die Kunden evaluieren und führen nur wenige ERP-Systeme pro Jahr ein. Parallel sind die Aufwände der Anbieter bzw. der Systemhäuser für Präsentationen, Vorführungen, Zusammenstellung von Unterlagen und Angebotserstellung stark gestiegen. Nicht selten bewegt sich der Aufwand, den ein Implementierungspartner in ein ERP-Angebot steckt, zwischen 10 und 15 Tagen – für eine kleine Kundenfirma mit rund 100 Mitarbeitern. Der Aufwand bei größeren Firmen kann ein Mehrfaches davon sein. Oft werden erst während der Evaluati- onsphase die notwendigen Bedürfnisse und Anforderungen detailliert aufge- schlüsselt, was nur durch verschiedene Lösungspräsentationen und mehrtägige Prozess-Workshops erreicht wird. Dieser Trend zur kostenlosen Vorleistung des Implementierungspartners ist proble- matisch, da er die Gesamtkosten für die Lösungsanbieter erhöht (die diese auf ihre Kunden umlegen). Neben diesem Kostentreiber wird häufig auch der inter- ne Aufwand unterschätzt. Und trotz des hohen Aufwands beachten einige Unternehmen die falschen Punkte oder gewichten diese falsch – eine Feh- lentscheidung kann die Folge sein. Aus der Erfahrung der letzten Jahre haben wir deshalb zentrale Punkte formuliert, die es leichter machen sollen, relevante Unterschiede zwischen den ERP-Syste- men zu erkennen und zu bewerten. Durch das SAP-Projekt haben wir Durchgängigkeit und Transpa- renz in unseren Prozessen geschaffen, die unsere standortübergrei- fende Zusammenarbeit vereinfachen und die Effizienz deutlich erhöhen. Dabei wurden unsere Mitarbeiter von dem kompetenten Beraterteam der itelligence AG jederzeit zielgerichtet durch das Projekt geführt. Berhold Cremer, Geschäftsführung, Mühlhäuser GmbH
  • 3. Im Fokus einer strukturierten Vergleichsphase steht meistens die funktionale Abdeckung. Allerdings wird oft nur auf den Soll- zustand geschaut, der bekannte Prozesse und Anforderungen abdeckt. Gerade in den Umbruchszeiten der digitalen Transformation wird verges- sen, dass sich das Geschäftsmodell innerhalb weniger Monaten komplett ändern kann. Dies verlangt neue Prozesse, die das Unternehmen aber zum Zeitpunkt der Evaluation nicht kennen kann. Deshalb ist es wichtig, die Lösung mit der besten Zukunftsorientierung zu wählen. Diese kann man nur an der Strategie des Software-Herstellers erkennen - und weniger am Implementierungspartner. Funktionale Abdeckung 1TOP
  • 4. Wesentlicher Knackpunkt einer erfolgreichen ERP-Einfüh- rung ist die Einführungsmethodik. Was bei einem seriösen Vergleich oft fehlt, ist die Berücksichtigung der Vorgehensweise in der Feinkonzeptionsphase: Das Feinkonzept muss zwingend auf dem eigenen neuen ERP-System durchgeführt werden, das zuvor innerhalb weniger Tagen aufgesetzt und mit Branchen-Templates und deren Best-Practice-Prozessen vorgeladen wurde. Damit lassen sich erste Daten-Importe aus den Altsystemen übernehmen. Und das ERP-Key-User-Team kann die neuen Prozesse kennenlernen und mit eigenen Daten nutzen. So wird es dem Unternehmen leichter gemacht, sich in die neue Prozesslandschaft zu versetzen, und das Team hat ein klares Bild, was nach der Realisierungsphase kommt. Einführungsmethodik 2TOP
  • 5. Für das Evaluationsteam ist es schwierig zu erkennen, wel- ches Coding und welche Integrationsqualität die Systeme haben. Dazu muss man sich die Historie des ERP-Produktes und insbesondere die Erweiterungen des Integrators im Detail erklären lassen (Branchen-Add-ons, Zusatzfunktionen, Erweiterungen des ERP-Standes etc.). Nicht selten erkennt man erst auf den zweiten Blick, dass die Erweiterungen des Integrators auf einem alten Stand der ERP-Software basieren – und ein Update sofort mit hohen Migrationskosten verbunden ist. Damit hinkt der Nutzer dem Stand der Dinge oft Jahre hinterher. Eine Lösung mit langjähriger Historie bringt unweigerlich auch Probleme mit, welche längst überholt oder hinfällig sein können. Oft wird dies bei Gesprächen mit den Fachbereichen deutlich, die auf Erfahrungen oder historischen Begebenheiten basieren. Es ist nur fair, diese Vorurteile bei einer Präsentation mit dem aktuellsten Stand der Software und den derzeitigen Möglichkeiten widerle- gen zu können. Ein Beispiel ist die Oberfläche, welche in früheren Anwendungen als „altgebacken“ oder „über- holt“ wahrgenommen wurde, heute aber mit einer überzeugenden Bedienerfreundlichkeit daherkommen kann. Coding und Integrationsqualität 3TOP
  • 6. Die Oberfläche und deren Bedienerfreundlichkeit ist heute zentraler Bestandteil einer Evaluation. In den meisten Verglei- chen fehlt allerdings gänzlich die Beachtung der benötigten Zeit für die Hauptprozesse. Im Produktivbetrieb ist vor allem die notwen- dige Zeit für die Erledigung einer Aufgabe relevant – und nicht der Wohlfühlfaktor einer Oberfläche. Für den Benutzer ist die Übersicht wichtig. Dies wird oft vergessen, wenn man sich nur einen Prozess gleichzeitig zeigen lässt. Doch welcher User kommt schon mit 15 offenen Fenstern klar und weiß dann noch, wo in welchem Fenster die nächste Information eingegeben werden muss? Im Alltag einer Software sind schön gestaltete Oberflächen oftmals ein Bremser und steigern selten die Produktivität. Ein Mittelweg ist der beste „Trade off“: Es ist ideal, wenn eine Lösung mehrere Bedien- erkonzepte anbietet. Dann können unterschiedliche Nutzergruppen verschiedene Frontends einsetzen und kommen zum gleichen Ziel die einfachere Oberfläche für Gelegenheitsbenutzer, die komplexe Oberfläche mit voller Funktionalität für die Profis. Bedienerfreundlichkeit (User Experience) und Bedienereffizienz 4TOP
  • 7. Bei der Evaluation eines ERP-Systems sollte unbedingt darauf geachtet werden, wie die kundenspezifischen Eigenheiten abgebildet werden. Wird diese durch Parametrisierung der ERP-Lö- sung oder durch Programmierung erreicht? Das spielt zwar bis zum Go-live keine große Rolle, danach aber sind diese Lösungsarten zwei unterschiedliche Welten. Programmatische Erweiterungen weisen nicht selten Release-Ab- hängigkeiten auf und benötigen vom einsetzenden Unternehmen und dessen Support-Team Entwicklerfähigkeiten (diese sind nicht immer gegeben, da hauptsächlich Prozess-Spezialisten im IT-Team arbeiten). Bei parametrischen Einstellungen ist dagegen nur ein Prozesskenner nötig, der Parameter-Einstellungen verändern kann. Auch wichtig: Wird der ERP-Standard-Code kopiert und erweitert, bedeutet das eine Abkopplung vom Release-Zyklus des ERP-Produk- tes und das schlägt bei jedem Update und Release-Upgrade auf. Recht selten wird in einer Evaluation auf Funktionsreserven und systembedingte Performance-Grundsätze geachtet. Oftmals muss ein Kundensystem kurz nach dem Go-live bereits mit weiteren Ser- vern erweitert oder die bestehende Infrastruktur ausgebaut werden. Dabei kann sich das Antwortverhalten des Systems komplett verän- dern. Aber meist nicht im Positiven, denn je mehr Server im Verbund arbeiten, desto mehr Latenzzeit kann aufkommen. Parametrisierung vs. Programmierung 5TOP
  • 8. Ist für das evaluierende Unternehmen eine Abnahme durch einen Revisor bzw. im Medizin- und Pharma-Umfeld eine Validierung notwendig, sollte der Prozess für Änderungen am System kritisch hinterfragt werden. Dabei ist zu beachten, dass Änderungen auf einem dedizierten System entwickelt und danach unveränderbar übertragen werden müssen. Die Änderungen müssen sicher auf ein Testsystem übertragen und dort von den Fachabteilungen freigegeben werden. Erst dann dürfen die Änderungen ins Produktivsystem über- tragen werden. Es muss in jedem Fall klar sein, wo eine Änderung auf welchem System aktiv ist und von wem diese Änderung eingebracht wurde. Abnahme und Validierung 6TOP
  • 9. Von der Update- und Release-Strategie einer ERP-Lösung hän- gen massiv die Folgekosten ab. Die relevanten Fragen wären hier: Wann war das letzte Release, wann kommt das nächste Release der Lösung heraus? Ein weiteres Kriterium ist der Zeitpunkt, bis zu dem der Anbieter die Wartung des aktuellen Releases zusichert. Auf dieser Grundlage können Unternehmen eine Schätzung der Aktua- lität des neuen Systems in Jahren machen. Dabei sollten sie mit 20 bis 30 Prozent Kosten der Neueinführung rechnen und diese Kos- ten in die Fünf-Jahresbetrachtung hineinnehmen. Noch ein Tipp zu neuen Funktionen: Anbieter sollten im Detail er- klären können, wie man neue Features ins System einbringt. Unter- stützt die Lösung eine Aktivierung und Deaktivierung einer neuen Funktion? Dieser Punkt hat massiven Einfluss auf die Ressourcen der internen Fachabteilung, da beim Einspielen von Updates und Funktionserweiterungen sonst jedes Mal alle Prozesse durchgetestet werden müssen. Update- und Release-Strategie 7TOP
  • 10. Ein meist etwas versteckter Unterschied zwischen den Lösun- gen sind die zugehörigen Software-Überlassungs- und War- tungs-Vertragswerke. Wichtig ist zu wissen, welcher Teil der Lösung von wem gewartet und welcher Teil von wem gewährleistet wird. Dabei spielen insbesondere die Kundenerweiterungen eine Rolle. Bei Gewährleistungen oder sonstigen Verpflichtungen kann eine juristische Auseinandersetzung insbesondere mit dem ERP-Soft- ware-Hersteller zu problematischen Konstellationen führen, wenn das anwendbare Recht und der Gerichtsstand nicht zum Land des evaluierenden Unternehmens gehören. Weiterhin ist es bei der Kostenbetrachtung der Software essenziell, dass man sich nicht nur für die ersten drei Jahre, sondern für die gesamte Lebensdauer der ERP-Lösung – also mindestens für zehn Jahre die Kosten schriftlich und verbindlich zusichern lässt. Nicht selten werden die vermeintlich günstigen ersten drei Jahre mit einem „Erneuerungsvertrag“ oder „Upgrade-Vertrag“ in den nachfolgenden Jahren zum Alptraum. Die Lizenzierung sollte daher am besten für eine unlimitierte Nutzung gelten. Wartung und Gewährleistung 8TOP
  • 11. Der letzte wichtige Punkt ist die Wahl des richtigen Im- plementierungspartners. Hier sind die Kompetenzen des Projektleiters und des Projektteams ausschlaggebend. Aus diesem Grund sollte man sich nicht nur die Referenzen des Implemen- tierungspartners einholen, sondern auch die des Projektleiters. Wichtig sind dabei durch Projekterfahrung belegtes Fachwissen, Sozialkompetenz und die Eigenschaft, pragmatische Lösungen zu suchen. Denn nur so lassen sich komplexe ERP-Projekte erfolgreich umsetzen. Implementierungspartner 9TOP
  • 12. Unser Tipp Industrie 4.0 ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern heute auch schon für mittelständische Firmen greifbar. Das ERP System ist hierbei die zentrale Plattform, die alle Prozesse und Maschinen miteinander verbindet. Machen Sie daher Ihr ERP von morgen schon heute fit für die Anforde- rungen, die Industrie 4.0 mit sich bringt!
  • 13. Headquarters: itelligence AG Königsbreede 1 33605 Bielefeld Germany anfrage@itelligence.de www.itelligencegroup.com 07/2017 itelligence ist einer der international führenden IT-Komplettdienstleister im SAP-Umfeld und mit mehr als 5.600 hochqualifizierten Mitarbeitern in 24 Ländern vertreten. Für über 6.000 Kunden realisieren wir weltweit komplexe SAP-Projekte.