Debriefing im Wissensmanagement

1. Dr Ing Michael SchaffnerDr.-Ing. Michael Schaffner
Debriefing – Neue AufgabenDebriefing Neue Aufgaben ...
... für die Technische Kommunikation
im Rahmen des Wissensmanagements.
tekom Frühjahrstagung
www.gmvk.de
tekom Frühjahrstagung
27. April 2012, Karlsruhe

2.  Kurzprofil der GMVK Kurzprofil der GMVK
GMVK Consulting Group
 Geschäftsprozessoptimierung (Fokus: Produktinformationen)p p g ( )
- ICMEKO Einkaufsoptimierung
- ICMKOM Informations- und Kommunikationsmanagement
 ICM®-Methodik
(2011 innovationspreis-nominiert)
 seit 2004, 3 spezialisierte Unternehmen
 GMVK Berlin GmbH
 seit 2010
 Schwerpunkte: Innovationsmanagement
Wissensmanagement
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Technische Kommunikation
Werbekommunikation

3.  Warum ist das Thema relevant? Warum ist das Thema relevant?
 Wissen ist Rohstoff
(nimmt unternehmensstrategisch( g
an Bedeutung zu)
 Wissensmanagement machtg
ungenutzte Unternehmenspotentiale
nutzbar
 Technische Dokumentation wird dadurch ist isoliert,
dass ihr auf strategischer Ebene der wertschöpfende
Charakter abgesprochen wirdCharakter abgesprochen wird
 Aufwertung der TechDoc durch Wissensmanagement
als interne Dienstleistung (i S Wertschöpfungsbeitrag)
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als interne Dienstleistung (i.S. Wertschöpfungsbeitrag)
 Debriefing als ein konkreter Anwendungsfall
© Sergej Khackimullin - Fotolia.com

4.  Agenda Agenda
 Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement als Prozessg
 Technische Kommunikation im
Wissensprozessp
 Der Technische Redakteur als
Wissensmanagerg
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© bluedesign - Fotolia.com

5.  Agenda Agenda
 Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement als Prozessg
 Technische Kommunikation im
Wissensprozessp
 Der Technische Redakteur als
Wissensmanagerg
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6. A f b d Wi t
 Wissen ist Rohstoff
Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissen ist Rohstoff
 Daten: Zeichen, Symbole und Syntax
 Datenverarbeitungg
 Information: Daten und Semantik im Kontext =
Fluss von Nachrichten (Know-what)( )
 Informationsmanagement
 Wissen: bewusste Verarbeitungg
von Informationen und Verknüpfung
mit Vorwissen (Know-why)
 Wissensmanagement Wissensmanagement
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7. A f b d Wi t
 Wissensmanagement >> Informationsmanagement
Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement >> Informationsmanagement
 Informationsmanagement
 Speicherung Verwaltung Bereitstellung von Daten Speicherung, Verwaltung, Bereitstellung von Daten
 Datenbanken, ECM/DMS/CMS
 Wissensmanagement
 Nutzbarmachung von Informationen,
die nicht in EDV-Systemen gespeichert sind
 Erfahrungs- und Expertenwissen
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8. A f b d Wi t
 Betriebliches Wissen – ein Strukturmodell
Aufgaben des Wissensmanagements
 Betriebliches Wissen ein Strukturmodell
individuell kollektiv
i li it / i f ll
gemeinsame Werte
U t h k lt
persönliches
Erfahrungswissen
Bauchgefühl“
implizit / informell Unternehmenskultur
Verhaltensregeln
„Bauchgefühl
in neuen Situationen
Individuelles
Wertesystem
festgelegte
Prozessschritte
Wissen über
Produkteigenschaften
technisches Fachwissen
Unternehmensvisionen
Richtlinien
und Methoden
explizit technisches Fachwissen
deklarative,
allgemein verfügbare
Information
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(Quelle: Krayev, R.: Wissensmanagement in kleinen und
mittelständischen Unternehmen; Hamburg 2010, S. 6f.)

9. A f b d Wi t
 aktuelle Job-Profile Wissensmanager“
Aufgaben des Wissensmanagements
 aktuelle Job Profile „Wissensmanager
 Welche Art von Spezialisten wird aktuell gesucht?
 Informatiker Informatiker
 Software-Entwickler
 IT-Experten
 Controller
 gesucht werden Informations- und Prozessmanager
 gebraucht werden Wissensmanager gebraucht werden Wissensmanager,
die eine lernende Organisation unterstützen
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© www.stepstone.de

10.  Agenda Agenda
 Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement als Prozessg
 Technische Kommunikation im
Wissensprozessp
 Der Technische Redakteur als
Wissensmanagerg
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11. Wi t l P
 Unternehmerisches Wissen ist vergänglich
Wissensmanagement als Prozess
 Unternehmerisches Wissen ist vergänglich
 durch Verlust
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12. Wi t l P
 Unternehmerisches Wissen ist vergänglich
Wissensmanagement als Prozess
 Unternehmerisches Wissen ist vergänglich
 durch Vergessen
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13. Wi t l P
 Wissensmanagement nach Probst
Wissensmanagement als Prozess
 Wissensmanagement nach Probst
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(Quelle: Probst, G. / Raub, S. / Romhardt, K.: Wissen Managen -
Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Frankfurt/Main 1999)

14. Wi t l P
 Wissensmanagement nach Probst
Wissensmanagement als Prozess
 Wissensmanagement nach Probst
1) Was sind die normativen,
strategischen und operativen Ziele?strategischen und operativen Ziele?
2) W i D I f i2) Was ist an Daten, Informationen,
Fähigkeiten etc. verfügbar?
3) Welche externen Wissensquellen
können herangezogen werden?
4) Wie können neue Fähigkeiten, Ideen,
Prozesse aufgebaut werden?
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g

15. Wi t l P
 Wissensmanagement nach Probst
Wissensmanagement als Prozess
 Wissensmanagement nach Probst
8) Wie lässt sich der Erfolg messen?
7) Wie lässt sich bewahrungswürdiges
Wissen selektieren, aufbereiten,
aktualisieren, speichern?
6) Wie lässt sich die Nutzung von
vorhandenem Wissens fördern und
i h t ll ?sicherstellen?
5) Wie kann vorhandenes Wissen
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effizient verbreitet werden?

16.  Agenda Agenda
 Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement als Prozessg
 Technische Kommunikation im
Wissensprozessp
 Der Technische Redakteur als
Wissensmanagerg
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17. T h i h K ik ti i Wi
 Kernkompetenzen der Technischen Kommunikation
Technische Kommunikation im Wissensprozess
 Kernkompetenzen der Technischen Kommunikation
im Wissensmanagement
 didaktische Kompetenz
 Umgang mit Informationen und Sprache
 strukturierte Vorgehensweise
 zielgruppenorientiere Informationsbeschaffung
 Mehrfachverwendung von Informationsbausteinen
 Variantensteuerung, Zielgruppen-Kommunikation
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 Technikaffinität, Content-Management
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18. T h i h K ik ti i Wi
 Wissensmanagement als neue Herausforderung
Technische Kommunikation im Wissensprozess
 Wissensmanagement als neue Herausforderung
WissensmanagementWissensmanagement
- methodische Aufbereitung und umfassende Bereitstellung
von verfügbarem (informellen) Wissen
Nutzbarmachung als Produktivfaktor in einem- Nutzbarmachung als Produktivfaktor in einem
Wertschöpfungsprozess (aus Fehlern/Erfahrungen lernen)
Technische Kommunikation
- Informationsversorgung aller mit der Herstellung oder
Veränderung eines Produktes befassten Personen (int./ext.)
i hti Z it kt di i hti St ll- zum richtigen Zeitpunkt, an die richtige Stelle
sowie fehlerfrei und in geeigneter Art und Weise
Technische Dokumentation
- Beschreibung erklärungsbedürftiger Produkte
- strukturierte Aufbereitung von Informationen
- zweckbestimmt nach Art und Vollständigkeit
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- Instruktion definierter Zielgruppen
- haftungsrechtliche Absicherung, Archivierung

19.  Agenda Agenda
 Aufgaben des Wissensmanagements
 Wissensmanagement als Prozessg
 Technische Kommunikation im
Wissensprozessp
 Der Technische Redakteur als
Wissensmanagerg
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20. D T h i h R d kt l Wi
 beispielhafte Instrumente im Wissensmanagement
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 beispielhafte Instrumente im Wissensmanagement
 Interviewtechniken
 GeschäftsprozessmodellierungenGeschäftsprozessmodellierungen
 Wissens-Datenbanken
 Lessons Learned (u a Abschlussberichte)Lessons Learned (u.a. Abschlussberichte)
 Yellow Pages
 Story TellingStory Telling
 Wissens-Landkarten
 Training on the JobTraining on the Job
 alle eingesetzt auch im Debriefing
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 alle eingesetzt auch im Debriefing
 eine Methode der Wissensbewahrung

21. D T h i h R d kt l Wi
 Definition von Debriefing
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 Definition von Debriefing
 gezielte Kodifizierung (explizit machen) und Ablage von
Mitarbeiterwissen (mittels Informationssystemen)( y )
 Ziel: Wiederverwendung und Bewahrung von wertvollem
Wissen und Kompetenzenp
 Maßnahmen zur Rückführung von Wissen
in die Wertschöpfungskettep g
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22. D T h i h R d kt l Wi
 Wie war das noch ‘mal?
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 Wie war das noch mal?
 Typischer Anwendungsfall
für Debriefing:g
 Bewahrung von Erfahrungs-
und Projektwissenund Projektwissen
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23. D T h i h R d kt l Wi
 Debriefing fördert das betriebliche Erinnerungsvermögen
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 Debriefing fördert das betriebliche Erinnerungsvermögen
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© Werner Dreblow - Fotolia.com

24. D T h i h R d kt l Wi
 Ablaufschritte eines Debriefing-Prozesses
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 Ablaufschritte eines Debriefing Prozesses
Sammlung des relevanten Erfahrungswissens
(z B von ausscheidenden Mitarbeitern Projektbeteiligten)(z.B. von ausscheidenden Mitarbeitern, Projektbeteiligten)
Konkretisierung und Priorisierung von WissensbausteinenKonkretisierung und Priorisierung von Wissensbausteinen
Identifizierung der relevanten (Debriefing-)Zielgruppen
Zi l ht A d Wi b t iZielgruppengerechte Anpassung der Wissensbausteine
(sowie ggfs. Lokalisierung)
Adäquate Weitergabe des Wissens
(z.B. „on the job“)
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Dokumentation und Speicherung
(z.B. in Form Lessons Learned)

25. D T h i h R d kt l Wi
 Rollen und Aufgaben im Debriefing-Prozess
Der Technische Redakteur als Wissensmanager
 Rollen und Aufgaben im Debriefing Prozess
• Top-Management
• Freigabe Mittel und Strukturen
Sponsor • Freigabe Mittel und Strukturen
• Change- / Prozessmanager (ggfs. Stabsstelle)
• Projektmanager und Treiber der Debriefing-Prozesse
Debriefer j g g
• neutrale Person (oft = Debriefer)
• strukturiert und leitet Meetings
Moderator
• Mitglieder der Projekte, die debriefed werden
• liefert relevantes Wissen, legt Zielgruppen mit fest
Experten
• z.B. Technische Redakteure
• erstellt + verwaltet die Wissensbausteine (multilingual)
Wissensdesigner
• Trainer, ggfs. Technische Redakteure
• vermittelt das Wissen den definierten Zielgruppen
Wissensvermittler
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• IT-Abteilung, Informationsmanager
• stellt die erforderliche Infrastruktur zur Verfügung
IT-Spezialisten

26.  Fazit und Ausblick Fazit und Ausblick
 Rückführung von Wissen in den Wertschöpfungsprozess
steigert den Unternehmenserfolg.
 Verantwortliche, Instrumente
und systematisches Vorgehen sind
selten definiert.
 Wissensmanagement als
interne Dienstleistung etablieren.
 Neue interessante Aufgaben und neuer strategischer
Stellenwert für die Technische Dokumentation.
 Chance, sich als wertschöpfende Instanz zu profilieren.
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27. Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!für Ihre Aufmerksamkeit!
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