Die Heraeus Holding GmbH, ein weltweit tätiger Edelmetall- und Technologiekonzern mit über 11.000 Mitarbeitern, hat beschlossen, seine interne Kommunikation auf eine einheitliche Plattform zu migrieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern und den gestiegenen Anforderungen an die elektronische Kommunikation gerecht zu werden. Nach der Evaluation verschiedener Lösungen wurde entschieden, Microsoft Office SharePoint Server 2007 zu implementieren, was zu einer signifikanten Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit und der Benutzerfreundlichkeit geführt hat. Die Einführung des neuen Portals wurde von den Nutzern positiv aufgenommen und unterstützt mittlerweile über 6000 Anwender weltweit.

1. DAS UNTERNEHMEN
Das Unternehmen Heraeus ist ein Edelmetall- und Technologiekonzern und be-
schäftigt an seinen rund um den Globus verteilten Standorten mehr als 11.000
Mitarbeiter. Das Geschäft des Familienkonzerns umfasst Produktion und Han-
del mit hochwertigen Werkstoffen und Edelmetallen sowie die Beschäftigung
mit komplexer Werkstofftechnik. Alle Bereiche von Heraeus haben neben ihren
technologischen Wurzeln eines gemeinsam: Sie sind verbunden durch das
umfassende Know-How im Umgang mit hochwertigen Werkstoffen und ihren
spitzentechnologischen Anwendungen. Dies erfordert einen intensiven Aus-
tausch über Unternehmens-, Länder- und Kontinentgrenzen hinweg.
HERAUSFORDERUNG
Die elektronische Kommunikation erfolgt bei Heraeus über alle modernen
Kanäle, inklusive Mitarbeiterportal oder internetbasierter Telefonie. Bis 2007 be-
trieb Heraeus sein Intranet und ein Portal für die Mitarbeiter getrennt voneinan-
der. Während die Inhalte für das Intranet per Lotus Notes eingepflegt wurden,
basierte das Portal auf einer SAP-Lösung. Da weder Mitarbeiter noch Unter-
nehmensführung mit dieser Zweiteilung zufrieden waren, beschloss Heraeus
den Wechsel auf eine einheitliche Plattform.
ZIELE
Nach eingehender Analyse von Istzustand und Bedarf wollten die Verantwort-
lichen die bisher getrennte interne Kommunikation über das Intranet und das
Firmenportal miteinander verknüpfen. „Die Entscheidung, eine weltweit ein-
heitliche Informations-, Kommunikations- und Arbeitsplattform für unser Un-
ternehmen zu schaffen, war eine strategisch wichtige Weichenstellung für den
Konzern“, erklärt Martina Rauch, Leiterin Unternehmenskommunikation der
Heraeus Holding GmbH. Ziel war es, Content-Management und Collaboration
mit einer unternehmensweiten Suchfunktion innerhalb einer Plattform benut-
zerfreundlich zu verknüpfen. Unter den auf dem Markt erhältlichen Lösungen
entschied sich Heraeus für Microsoft Office SharePoint Server 2007. Volker
Männle, Leiter Web & Office Technology des Unternehmens: „Wir haben im
Vernetzte Welt -
Mitarbeiterportal von Heraeus stärkt globale Zusammenarbeit
ÜBERBLICK
Unternehmen
Heraeus ist ein weltweit tätiges
Edelmetall- und Technologieun-
ternehmen mit Sitz in Hanau bei
Frankfurt. Das Unternehmen be-
findet sich seit mehr als 155 Jah-
ren in Familienbesitz.
Ausgangssituation
Die interne Informationsvertei-
lung erfolgte über ein mit Lotus
Notes entwickeltes Intranet. Ar-
beitsplattform für die Digitalisie-
rung von Geschäftsprozessen
war ein Portal basierend auf SAP
Net-Weaver. Der Betrieb von zwei
getrennten Systemen wurde den
steigenden Ansprüchen an die
elektronische Zusammenarbeit-
nicht mehr gerecht.
Lösung
Ein Portal auf Basis von Microsoft
SharePoint 2007 holt mit seiner
intuitiven Benutzerführung Mitar-
beiter ab und animiert sie zur
pragmatischen Zusammenarbeit.
Nutzen
Der Mehrwert der Lösung liegt im
effizienteren täglichen Arbeiten.
Durch die Einführung von Colla-
boration-Räumen ist die interna-
tionale Zusammenarbeit erheblich
verbessert worden.
ZITAT: VOLKER MÄNNLE, HERAEUS INFOSYSTEMS GMBH
„Für SharePoint sprechen die vielen Optionen zur Zusammenar-
beit, die tiefe Integration in Office und die einfache Bedienung.“
SUCCESS STORY

2. Vorfeld die bestehenden Funktionalitäten mit den Anforderungen der Mitarbeiter
und der Konzernbereiche verglichen und eine Priorisierung durchgeführt. Als
klar war, was wir benötigen, haben wir uns für SharePoint entschieden.“ Den
Ausschlag dafür gaben laut Männle vor allem die Bedienerfreundlichkeit, die
hervorragenden Möglichkeiten zur vernetzten Zusammenarbeit in sogenannten
Collaboration-Räumen sowie die tiefe Integration von SharePoint in Microsoft
Office. „Hier hat uns das einfache und intuitive Zusammenspiel mit Program-
men wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint überzeugt“, erläutert der
Projektleiter.
Als Realisierungspartner wählte Heraeus unter anderem die Agenturen IPI und
Glück & Kanja, die im Projekt demonstrierten, wie eine erfolgreiche Zusammen-
arbeit aussieht. Auswahlkriterium für Glück & Kanja war die Positionierung im
Infrastrukturbereich mit bewiesenem Know-How bei verschiedenen Enterprise
Unternehmen sowie die Erfahrungen im Bereich AD, Security, Windows Server,
Exchange und Sharepoint. Die IPI GmbH überzeugte als größter Spezialdienst-
leister für SharePoint in Deutschland durch die umfangreiche Projekterfahrung
im Bereich Mitarbeiterportale. Während die Aufgabe der IPI GmbH darin be-
stand das Konzept auf SharePoint umzusetzen und zu ergänzen, sorgte Glück
& Kanja für den Betrieb einer hochverfügbaren SharePoint-Umgebung mit dem
Schwerpunkt auf maximaler Performance und einer sicheren Anbindung der
Benutzer ohne VPN-Zugang. Ebenso war die Agentur verantwortlich für die Be-
reitstellung einer Infrastruktur zur Anbindung von externen Usern auf Extranet-
Workspaces unter Berücksichtigung der internen Sicherheitsanforderungen.
LÖSUNG
Zu den Inhalten des Portals gehören Unternehmensmeldungen und -informa-
tionen, persönliche Seiten mit Aufgaben, Kalender oder Favoritenlisten sowie
virtuelle Arbeitsräume und Datenbanken. Dabei ist das Portal von jedem Ort
der Welt aus zu erreichen. Projektleiter können etwa auch auf Geschäftsreisen
Änderungen an ihren Portalseiten durchführen. Männle erklärt: „Der Zugang
erfolgt in aller Regel aus dem Firmennetzwerk heraus über den Internet Explo-
rer. Aber auch der Zugriff auf das Portal von außerhalb des Heraeus-Netzwerks
ist möglich, für die nötige Sicherheit sorgt eine SecurIDKarte.“ Die Karte vergibt
Codes für den geschützten Zugang vom Internet aus. Das kleine Gerät in der
Größe eines Schlüsselanhängers erzeugt dafür jeweils einen sechsstelligen
Zahlencode, der mit dem Nutzernamen eingegeben werden muss. Auch für
externe Partner ist der Zugang zum Portal nun möglich. Männle erklärt: „Wir
richten momentan virtuelle Arbeitsräume ein, die aus dem Internet erreichbar
sind. Nutzer von außen kommen in diese Räume mit Zugangsberechtigung und
Passwort.“ Das hilft Mitarbeitern, die häufig mit externen Partnern kooperieren,
erheblich bei der Arbeit. Die Partner erhalten einen gesicherten Zugang zu den
„Extranet Workspaces“ auf dem Portal, in denen deshalb auch hochsensible
Daten liegen können.
TECHNIK IM ÜBERBLICK
Microsoft Office SharePoint
Server 2007
SharePoint bringt Mitarbeiter
global auf einer Plattform zu-
sammen, die dem einheitlichen
Unternehmens-CI unterliegt und
sowohl Dokumente als auch Infor-
mationen und Mitarbeiter sinnvoll
vernetzt.
SUCCESS STORY

3. NUTZEN
Die Einführung des neuen Mitarbeiterportals war für alle Beteiligten sehr zufrie-
denstellend. „Mehr als 6000 Anwender arbeiten inzwischen weltweit auf dieser
Plattform“, erläutert Kommunikationschefin Rauch. Die Nutzer gaben nach den
ersten Erfahrungen mit der neuen Technologie für die elektronische Kommuni-
kation ein insgesamt sehr positives Feedback. Den für die tägliche Arbeit
nötigen Abstimmungsbedarf über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg
verbessert SharePoint heute für alle Anwender. Auch die virtuellen Arbeitsräume
im Portal werden zunehmend genutzt. Diese Workspaces können die Mailflut
mit angehängten Excel-Sheets und PowerPoint-Präsentationen eindämmen
– und damit den gesamten Datenverkehr.
SharePoint bietet dem Unternehmen nun die Chance, weitere noch auf Basis
von Lotus Notes genutzte Anwendungen in das neue System zu integrieren. Es
wurden bereits weitere, zuvor Notes/Domino-basierte Formularanwendungen in
SharePoint mit InfoPath als Eingabeformular migriert. Ebenso wurden Anwen-
dungen wie die SAP-Dokumentation, Business-Excellence-Websites/ Hand-
bücher, Patentdatenbank, Störungsmeldungen, der Speiseplan, FAQs und die
Abkürzungsdatenbank von Notes nach SharePoint überführt. Der Vorteil für
den Anwender: Er hat eine einheitliche Oberfläche für sämtliche Anwendungen.
Einfachheit und Produktivität der einzelnen Anwendungen steigen so automa-
tisch für jeden User.
Die Zusammenarbeit der Agentur IPI und Glück & Kanja wurde vom Kunden im
gesamten Projekt als sehr gut befunden. Die Partner arbeiteten professionell
zusammen und fanden auch für komplexe Aufgaben stets einen Lösungsweg.
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Heraeus-Projektes entschlossen sich
IPI und Glück & Kanja ihre Zusammenarbeit zu vertiefen und durch eine Part-
nerschaft zu besiegeln.
SUCCESS STORY
WEITERE INFORMATIONEN
Referenzkunde
Heraeus Holding GmbH
Volker Männle
Heraeusstraße 12-14
63450 Hanau
www.heraeus.de
Realisierungspartner
Glück & Kanja Consulting AG
Michael Breither
Christian-Pless-Strasse 11-13
63069 Offenbach
Fon: +49 (0) 69 800706 0
Fax: +49 (0) 69 29922830
E-Mail: michael.breither@glueck-
kanja.com
Web: www.glueckkanja.com
IPI GmbH
Holger Dümpelmann
Untere Industriestraße 5
91586 Lichtenau
Fon: +49 (0) 9827 92787-0
Fax: +49 (0) 9827 92787-9000
E-Mail: h.duempelmann@ipi-
gmbh.com
Web: www.ipi-gmbh.com