Das Dokument befasst sich mit der methodischen Anforderungsanalyse für Office-Lösungen, um Unternehmen bei der Auswahl zwischen verschiedenen cloud-basierten Produktivitätslösungen zu unterstützen. Es betont die Notwendigkeit, die Anforderungen der Mitarbeiter und Unternehmensleitungen zu identifizieren und zu priorisieren sowie eine Kostenanalyse durchzuführen, um Einsparungen zu realisieren. Eine strukturierte Methode soll helfen, die Entscheidungsfindung zu optimieren und relevante Anbieter auszuwählen.

1. Tutorial No. 2
Methodische Anforderungsanalyse
für Office-Lösungen unabdingbar

2. Eine Vielzahl von Firmen validiert gegenwärtig den Einsatz von Office 365 gegen die Office-Pro-
duktivitätslösungen der 2016er-Generation oder gegen die Lösungen von Google und zunehmend
auch gegenüber Amazon WorkMail. Vielen IT-Verantwortlichen fällt es allerdings schwer, die unter-
schiedlichen Services zu vergleichen. Angefangen bei der Beurteilung und Verhandlung der Ser-
vicelevel (SLA), über die Preise bis hin zu den benötigten Funktionen: Dies stellt viele IT-Verant-
wortliche vor enorme Herausforderungen.
Das liegt auch daran, dass weder über die eigene Business-, noch über die IT- oder Client-Strate-
gie ein grundlegendes Verständnis herrscht. Dabei ist die Entscheidung, welche (Cloud-)Plattform
für Produktivitäts- und Collaboration-Lösungen eingesetzt wird, von zentraler Bedeutung. So sind
Office-Produktivitätslösungen für viele Mitarbeiter eine – wenn nicht sogar die – relevante Lösung
für die tägliche Arbeit.
Wegen der Bedeutung für den Mitarbeiter, die zentrale Rolle in Geschäftsprozessen und die pro
Anwender hohen jährlichen Kosten empfiehlt sich eine methodische Anforderungsanalyse als Hilfs-
mittel.
Ziel der methodischen Anforderungsanalyse muss es sein, bereits zu einem frühen Zeitpunkt des
Auswahl- und Beschaffungsprozesses zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Un-
ternehmensleitung haben und diese mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen. Hierbei
geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln.
Im Zusammenhang mit der Anforderungsanalyse müssen die Anforderungen priorisiert werden.
Hierzu sollte eine Matrix entwickelt werden, die die einzelnen Ausprägungen (Anforderungen) ge-
wichtet. Sie dient dazu, die Erfüllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens nach-
zuweisen. Auf Basis der ermittelten Werte werden dann die relevanten Lieferanten und Produkte
ausgewählt und durch eine Test- und Planungsphase ergänzt.
Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.de
oder per Mail buyingbutler@avispador.de

3. Bei einer methodischen Anforderungsanalyse
ist die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu
ermitteln:
• Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
• Welche Nutzungsrechte für derzeitige und zukünftige Produktgenerationen wur-
den bereits erworben?
sind die zukünftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens
in die Validierung mit einzubeziehen:
• Wie sollen Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig
abgebildet werden (Einführung von UCC-Lösungen etc.)?
und die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der
(wichtigsten) Anwender sind zu ermitteln:
• Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hin-
sichtlich der Ausstattung haben die Anwender? Hierbei gilt es auch, Themen
wie Verfügbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten
sowie Compliance-Anforderungen zu validieren.
In einem vom Beratungs- und Analystenhaus Avispador entwickelten Sco-
recard-Modell für die Entscheidungsfindung finden sich in vier Kenngruppen über
70 Ausprägungen. Diese Ausprägungen können je nach Relevanz individuell ge-
wichtet werden. Durch die methodische Analyse können grundlegende Anforderun-
gen bewertet und gewichtet werden. Ferner ist es möglich, auf dieser Grundlage
leicht zu vergleichende Nutzenbewertungen durchzuführen.
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4. Es gilt jedoch auch den Preis zu vergleichen
Oft ist es neben einer methodischen Anforderungsanalyse auch notwendig, die Kosten zu bewer-
ten. Eine solche Gesamtkostenrechnung (TCO-Betrachtung) sollte bei dieser Form der Cloud-Ser-
vices für eine Laufzeit von drei bis sogar sechs Jahre erstellt werden. Hierbei sind unter Umstän-
den auch vergleichende Kostenbetrachtungen für On-Premises-Lösungen und hybride Szenarien
wertvoll.
Neben den Betrachtungen der Gesamtkosten bzw. einer Berechnung des „Returns“ der Investitio-
nen gilt es aber besonders beim Beschaffen der Nutzungsrechte bzw. beim Beauftragen von Migra-
tionsprojekten mit spitzem Stift zu kalkulieren. Zu oft lassen gerade mittelständische Unternehmen
hier reichlich Potenzial in Form von satten Rabatten und Preisnachlässen liegen. So gilt es für
Lizenzpakte bzw. Nutzungsrechte und definierte Migrationsprojekte Einsparungen durch professio-
nellen Preisvergleich zu realisieren. Diese Aktivitäten führen direkt zur Reduktion des Aufwands.
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