Knowledge Management mit IBM Lotus Notes, Mail Management IBM Lotus Notes, Wissensmanagement

1. PAVONE KnowledgeGateway®
Minimierung von Suchzeiten
Erhöhte Transparenz in Vorgängen
Aktives Wissensmanagement

2. Agenda
Vorstellung PAVONE AG
Mailmanagement
Mail-Typen
Mailmanagement mit PAVONE KnowledgeGateway®
TCO/ROI
Q&A

3. PAVONE AG
1994 Gründung als GmbH
PAVONE Ltd. PAVONE Inc. PAVONE GmbH
Wir sind: Uns qualifizieren:
Hersteller Langjährige und erfolgreiche
Dienstleister Beziehungen zu unseren
Kunden und Partnern
Ausbildungsunternehmen
Geringe Fluktuationen
Deutschlandweit und
international tätig Aktuelle Forschungsaufträge

4. Unsere Kernkompetenz:
Integriertes Prozess- & Projektmanagement
Lösungen zur Optimierung betrieblicher Abläufe im
kollaborativen, dokumentenbasierten Umfeld

5. PAVONE in Deutschland
Hauptsitz
Projektbüro Vertriebsbüro
Projektbüro
Vertriebsbüro
Projekt- /
Vertriebsbüro Projektbüro

6. Mailmanagement ist in aller Munde
Unstrukturierte Mail-Boxen, in denen oft nicht einmal der
Anwender selbst etwas findet
Überfüllte Mail-Boxen
Spamproblematik
Hohes Aufkommen von unerwünschten Mails
Hoher Speicherbedarf
Welche Mails sind tatsächlich relevant?

7. Typen
Welcher Mail-Typ
sind Sie?

8. Mailmuffel
…lässt seine Mails ausdrucken
und bearbeitet sie manuell.

9. Spammer
…leitet Mails samt Anhang an alle
weiter, die evtl. auch nur im
Entferntesten davon betroffen sein
könnten.

10. Jäger & Sammler
…behält alle Eingangspost bei sich, um
jederzeit seine Infos suchen zu können.
..benutzt allenfalls ein Archiv.

11. Archiv
IBM Commonstore
IBM Filenet
IBM Content Manager
PAM-Storage
SAP PLM DMS
Oracle
Ihr Archivsystem?

12. Mail Manager
Unterscheidet zwischen
persönlichen und
unternehmensrelevanten Mails
Legt Mails zu den Vorgängen,
Projekten etc. ab, zu denen sie
gehören, also zu CRM-Systemen,
Projekt-Management-Lösungen,
Diskussions-Anwendungen,
Teamrooms, selbst erstellte
Anwendungen, ….
Mehrfachablage durch Verlinkung

13. Erfolgreiches Mailmanagement
mit
Mail-Richtlinie (Mail Policy)
In welche Kategorien können Mails unterteilt werden?
Wo und wie sind diese jeweils abzulegen?
Welche Regeln gelten für diese jeweils (Aufbewahrungsfristen,
Zugriffsregelungen, …)
…
Mögliche Typen sind zum Beispiel
Betriebsinfos (sollten an ein schwarzes Brett)
Projekte
Kommunikation mit Kunden
Andere Vorgänge
Persönlich (das heißt nicht „privat“!!!)
…

14. Was leistet PAVONE KnowledgeGateway®?

15. Mailmanagement
Mail-Anwendung klein halten
Attachments komprimieren
Attachments entfernen / archivieren
Mails löschen / archivieren
Mails anderen zur Verfügung stellen
Mails in anderen beliebigen (teamfähigen) Datenbanken ablegen
Doppelter Nutzen:
Mail-Datenbanken bleiben klein
Wissen wird geteilt

16. Wissen unternehmensweit verteilen

17. Zu beachten…
Mailformate (z. B. Mime/HTML) Ablagestruktur (Aktenplan)
Mail-Typen Ablage in ein existierendes
Verschlüsselung Dokument
Attachments Mehrfachablage
Formate Flexibilität der Zielsysteme
Zugriffsberechtigungen

18. Beispiel: Ablagevarianten in einem CRM-System

19. Mailmanagement: mit unterschiedlichen
Zielsystemen
Mail allgemein
Persönlich
z. B.,
IBM Commonstore
IBM Filenet
IBM Content
Manager
KnowledgePool
Documentum
Enterprise Ihre individuelle
Termin Diskussion Office Sales Project Ziel-Anwendung
Komprimierung

20. PAVONE KnowledgeGateway® ist innovativ…
Unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft
und Technologie erfolgt jährlich die Auszeichnung der innovativsten
IT-Lösungen für den Mittelstand.

21. Mehr Flexibilität über die Ablage von Microsoft
Outlook E-Mails…
Microsoft Outlook gesendete oder empfangene E-Mail-
Dokumente können in beliebige Lotus Notes-
Anwendungen abgelegt werden

22. … und über die Add-Ins für Microsoft Office
Beliebige Dateien können über die 'Senden'-Funktionen
in Microsoft Office Anwendungen und über den Windows Explorer
an PAVONE KnowledgeGateway® gesendet werden

23.
… und dem Windows Explorer

24. Erfahrung zahlt sich aus …
1998/09 Produktidee „MailConnector“
1999/02 Interner Einsatz bei PAVONE
1999/07 „Cinderella“ 1.2 (Beta)
1999/09 KnowledgeGateway® 1.3
2001/09 KnowledgeGateway® V5
2003/04 KnowledgeGateway® V6
2005/02 KnowledgeGateway® V7
2007/03 KnowledgeGateway® V8.5
2008/07 KnowledgeGateway® V9
(Outlook Integration, Microsoft Office und Windows
Explorer Add-In)
2009 KnowledgeGateway® V9.5 (Symphony Integration)

25. Highlights
Wichtige Funktionen
Transferieren von Mail-Dokumenten auf
Knopfdruck oder per Drag & Drop
Mehrfachablage von Mails
Versenden von Lesezeichen – statt
Weiterleiten an
Automatisierte Vorschlagsliste zur
geordneten Ablage von Mails
Dynamisch lernende Anwendung mit
Ablagevorschlägen zu wiederkehrenden
Korrespondenzpartnern
Einfache Installation und Nutzung

26. Lohnt sich PAVONE KnowledgeGateway® erst
bei 100.000 Anwendern?
Also Mailmanagement nur bei einer Konzern AG? Nein.
Es geht auch bereits bei 2 oder 3 Anwendern los...

27. Fragen Sie sich!
Würde die Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren, statt sie über
Mail-Datenbanken zu zerstreuen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter
steigern?
Möchten Sie E-Mails mit anderen Systemen und Prozessen
integrieren/zusammenbringen?
Haben Sie Interesse an teambasierter Zusammenarbeit?
Ist Ihnen die reine Komprimierung von 1 Gbyte auf 600 Mbyte zu
wenig?
Wenn 80% des Mailvolumens Attachments sind. Wenn E-Mails und
ihre Anhänge bspw. aus 100 Instanzen einer Agenda-Diskussion sind.
Ist es dann nicht Zeit über „Sharing“ nachzudenken?
Und was ist mit den wertvollen Informationen und dem versteckten
Wissen, das ungenutzt in den Mail-Anwendungen schlummert?

28. TCO-Zusammensetzung
Schulung und Aufklärung: 0,25 – 0,5 Stunde
Share statt send
Verantwortung liegt beim Absender
“Satzung" für die Abteilung -> Commitment der
Abteilungsmitglieder
Policies (Subject Policies, Verwendung von Tabellen,
Outline)
Information Mapping ("Netiquette")
Entwicklung von Checklisten, an die sich die Menschen
halten müssen

29. Schnelle Einführung über ein E-Mail Roll-Out
Reduzierter Aufwand für Anwender und Administratoren
Mail mit den benötigten Schaltflächen für die Integration von PAVONE
KnowledgeGateway® wird an Anwender versendet
Protokollierung der Integration in Mail-Anwendungen:
Ansicht Installations-Protokoll in der PAVONE
KnowledgeGateway® Anwendung listet alle Protokoll-Dokumente
Dort kann jederzeit nachvollzogen werden, wer diese Aktion
bereits ausgeführt hat, und ob die Integration erfolgreich war oder
nicht.

30. Keine Designänderung erforderlich!
PAVONE KnowledgeGateway® kann direkt in die Mail-
Anwendung integriert werden. Dazu muss die Gestaltung der
Mail-Anwendung ergänzt werden.
Sollte eine Änderung des Designs der Mail-Anwendung nicht
erlaubt sein, kann PAVONE KnowledgeGateway® alternativ in
einer Symbolleiste bereitgestellt und aufgerufen werden.

31. Die Lösung kann also nur sein:
PAVONE KnowledgeGateway®, die Anwendung, die Benutzern und
Gruppen, unternehmensweit und weltweit Wissen zugänglich macht.

32. Vielen Dank
für Ihre
Aufmerksamkeit
PAVONE AG PAVONE GmbH
Technologiepark 9 Schickardstraße 60
33100 Paderborn 71034 Böblingen
Tel.: +49 5251 3102-0 Tel.: +49 7031 4997-10
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