Der Gastvortrag von Dr. Matthias Wagner behandelt die Entwicklung des Intranets als Kommunikationsmittel in Unternehmen und betont den Wechsel von top-down- zu interaktiven Kommunikationsmodellen wie Enterprise 2.0. Erfolgreiche Intranets müssen innovativ, benutzerfreundlich und strategisch ausgerichtet sein, um Mitarbeiter zu motivieren und zu vernetzen. Der Vortrag liefert außerdem praktische Tipps zur Verbesserung der Benutzererfahrung und zur Förderung der Mitarbeitereinbindung.

1. Gastvortrag
Intranet und Enterprise 2.0
Referent: Dr. Matthias Wagner (ICOM)
Datum: 4. November 2011
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2. Inhalt
01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung
02 Von der Top-Down-Kommunikation zum Modell der „Gemeinsamen Mitte“
03 Zwischen Redakteur und Community Manager
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3. Medien der Internen Kommunikation
Viele Menschen erleben Ihr Unternehmen über den Bildschirm.
Das Intranet prägt einen Teil des Erlebens.
Bildnachweis: www.flickr.com/photos/totalaldo/2400635097/ von totalAldo, Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)
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01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung 3

4. Kernaufgaben des „klassischen“ Intranets
Information Motivation Identifikation
In quasi allen Bedingt gut Durch
Facetten: geeignet für die Informationen über
Aktuelle Motivation das Unternehmen
Informationen Persönliche und dessen
Fachinformationen Ansprache meist Produkte
nicht genutzt
Kommunikation Lernen Vernetzung
Diskussionsforen Durch Content- Das Intranet
In wenigen Fällen Angebot in schafft
im klassischen Fachthemen gut Verbindungen, es
Intranet möglich vernetzt so ohne
Kommentarmöglich- Lernen im Rahmen weiteres noch
keiten u.ä. von Selbstlernen nicht.
möglich
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5. Eigenschaften erfolgreicher Intranets
Innovativ Vertrauensvoll Konsistent
Mit Innovationen folgt das Das Intranet ist eine Ausrichtung, Zweck und
Intranet veränderten Anfor- verlässliche und glaubwürdige Design des Intranet stärken
derungen der Organisation Quelle für Informationen. das Intranet als Ganzes
Strategisch Produktiv Nützlich
Das Intranet ist eine Das Intranet liefert konkreten Das Intranet unterstützt die
strategische Plattform und Nutzen für die Organisation Mitarbeiter in ihrer täglichen
Umgebung für die und ihre Mitarbeiter Arbeit.
Organisation.
Benutzerfreundlich Durchdringend Gemeinschaftlich
Es ist einfach zu benutzen. Für Das Intranet unterstützt alle Das Intranet unterstützt die
alle Nutzergruppen sind die Mitarbeiter-Rollen und alle Zusammenarbeit zwischen den
Funktionen einfach zu geographischen Regionen. Mitarbeitern.
erlernen.
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6. Aufgaben des Intranet Management
Beziehungs- Strategie
pflege
Betrieb
Weiterent-
wicklung
Ergebnis regelmäßiger ICOM-Befragungen zur Internen Kommunikation.
Bildnachweis: www.flickr.com/photos/stevenerat/52487221 von TalkingTree, Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0) www.scmonline.de
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7. Strategisches Intranet-Management
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8. Einflussfaktoren
Interessen der Fachabteilungen Unternehmensstrategie
IT-Strategie Stakeholder Fachabteilungen Management-Ziele
Weiterentwicklung Intranet
Feedback der User IT-Strategie Mehrsprachigkeit
Intranet-Autoren
Mitarbeiterbefragungen
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9. Sitemap: Inhalte und Struktur
Homepage
Our Company For Emloyees News Workplace Divisions Updates
Forms & Group
Vision Work with … News-Archive
Templates Functions
Facts & Announce- CI/CD
my … Geo Region 1
Numbers ments Material
Organisation Int. Press
Jobs Glossary Geo Region 2
Charts Releases
International Insight-
Library Geo Region 3
Directives Archive
...
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01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung 9

10. Die Intranet-Startseite: Anatomie
Logo Suche
Favoriten Topnews Mitarbeiter-
verzeichnis
Richtlinien Event-
News kalender
Formulare Aktienkurs
News
Anwen- Wörterbuch
dungen
News
Link- Video-Links
sammlung
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01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung 10

11. Die Intranet-Startseite: Anatomie
Logo Suche
Favoriten Topnews Mitarbeiter-
verzeichnis
Richtlinien Event-
News Timeline kalender
Formulare Aktienkurs
News
Anwen- Wörterbuch
dungen
News
Link- Video-Links
sammlung
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01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung 11

12. Umsetzungsbeispiele
Bildnachweis: www.btexx.de/sites/default/files/suva-startseite_0.jpg www.scmonline.de
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13. Umsetzungsbeispiele
Bildnachweis: www. flickr.com/photos/interactintranet/4776746380/sizes/l/in/photostream www.scmonline.de
01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung 13

14. Umsetzungsbeispiele
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15. 10 Intranet Tipps
Kurze Ladezeiten
Schnelles Intranet – schnelle Mitarbeiter
Langsames Intranet – frustrierte Mitarbeiter
Gesunde Balance zwischen „Alt“ und „Neu“
„Historisch gewachsen“ ist kein Argument, alle Sünden der
Vergangenheit weiterzuführen
Auch aus der Sicht neuer Mitarbeiter denken
Intuitive Informationsarchitektur
Gegenseitig abgrenzbare Begriffe verwenden
Chance geben, Pfade ableiten zu können („Information Scent“)
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16. 10 Intranet Tipps
Leichte Orientierung im Intranet. Wo bin ich? Wo kann ich hin?
Keine Sackgassen
Navigationspfade wiederholbar gestalten
Browserfunktionen (Vor/Zurück) enablen
Aktuelle Inhalte
Informationen up-to-date halten
Aktualität der Informationen abschätzbar machen (Daten angeben)
So wenig „Corporate Buzz“ wie möglich
Intranet als Arbeitsmittel propagieren
Keiner hat Zeit, sich übermäßig mit high level strategischen Aussagen
zu befassen
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17. 10 Intranet Tipps
Konsequente Anwendung von Intranet-Konventionen
Wenn es Konventionen gibt, dann auch konsequent umsetzen
Konventionen beeinflussen Erwartungshaltungen
Deep Links ermöglichen oder Anlegen eigener Favoriten
Nutzern schnelle Pfade zu oft benötigten Inhalten/Anwendungen
ermöglichen
Keine zu hohen Erwartungen an die Personalisierung stellen
Das Intranet attraktiv gestalten
Gute Überschriften (Zahlen, Superlative, …)
Schöne Bilder – aussagekräftige Bilder
Raum harmonisch nutzen
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18. 10 Intranet Tipps
Single Sign On
Ein Log-In – auf alles zugreifen
Je nach Sicherheitslevels zumindest auf möglichst wenige Log-Ins
reduzieren
Kontakt
Eindeutige Kontaktangaben auf Inhaltsseiten (Wer ist ansprechbar?)
Evtl. mehrere Personen als Kontakt angeben – in gleicher Funktion
Verlinkung zu Profilen im Intranet (falls vorhanden)
Direkt von der Startseite zu den wichtigsten Infos/Funktionen
Startseite des Intranet als Hub für die wichtigsten/häufigsten
Tätigkeiten
Nutzwert der Startseite hoch halten
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19. 10 Intranet Tipps
Intranet-Suche und Telefonbuch auf allen Seiten
Einfache Interfaces
Zwei Eingabefelder – keine komplizierten Dropdowns oder ähnliches
Benutzerfreundlich Suchergebnisseite
Auswahl eines Ergebnisses sollte für die User möglich werden
Fundstelle darstellen – Kontext des Suchbegriffs im Ergebnis zeigen
Relevanz der Suchergebnisse in Relation setzen
Redaktionell gepflegte Suchergebnisse
Zusätzlich Empfehlungen zu Themen geben
Meistgenutzte Seiten prominent darstellen
Erfahrungen aus Suchstatistiken nutzen
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20. Top-Down-Medienmix – Klassische IK Perspektive
Unternehmensleitung:
Ziele, Strategie, Produkte, Projekte und Themen
Interne Kommunikation
Mitarbeiterkommunikation Führungskräftekommunikation
Mitarbeiter- Magazin/
Intranet … Intranet …
zeitung Newsletter
Führungskräfte
Mitarbeiter
Wissen um & Glaube an Strategie &
Motivation und positive Einstellungen
Organisation, deren Umsetzung und Erfolge
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21. Inhalt
01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung
02 Von der Top-Down-Kommunikation zum Modell der „Gemeinsamen Mitte“
03 Zwischen Redakteur und Community Manager
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22. Sender-Empfänger-Modell der Kommunikation
Das technikgeprägte Sender-Empfänger-Modell nach Shannon und
Weaver beeinflusste Theorie und Praxis der Kommunikationskonzepte.
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23. Konstitutionsmodell der Kommunikation
Das Runddorf Schreyahn im Wendland
Kommunikation ist nicht zuerst Informationstransfer, sondern
konstituiert Gemeinschaft.
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24. Mit Enterprise 2.0 ergeben sich neue Chancen
Die Technik hat sich dem Wesen der Kommunikation angepasst
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25. Die Mitarbeiter rufen Informationen ab
Die Technik hat sich dem Wesen der Kommunikation angepasst
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26. Die Mitarbeiter stellen Informationen zur Verfügung
Die Technik hat sich dem Wesen der Kommunikation angepasst
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27. Die Mitarbeiter nutzen das direkte Gespräch
Direkte Gespräch können sichtbar oder nicht öffentlich sein.
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28. Der Mitarbeiter agiert nicht auf eine Mitte bezogen
Beispiel eines Social-Graph
Der Social Graph visualisiert ein Netzwerk. Die unterschiedlichen
„Bezugsmitten“ werden deutlich.
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02 Von der Top-Down-Kommunikation zum Modell der „Gemeinsamen Mitte“ 28

29. Communities im Mitarbeiter-Netzwerk
Communities
Communities bilden die
„Bezugsmitten“ im Unternehmen ab
(Themengruppen, Projekt-
Communities, Virtuelle Arbeitsräume,
Abteilungen etc.)
Mitarbeiter-Profile
MA präsentieren sich mit Profilen
(Fähigkeiten, Aufgaben, Interessen)
Mitarbeiter können nicht nur mit Namen, son-
dern auch nach Expertise gefunden werden
Bessere abteilungsübergreifende
Zusammenarbeit
Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und der
Identifikation mit dem Unternehmen
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30. Diskussionsforen
Unkomplizierte Frage-Antwort-
Dialoge.
Diskussion und Austausch
unabhängig von räumlichen,
zeitlichen und organisatorischen
Distanzen
Verlauf und Ergebnisse der
Diskussion/Brainstorming bleiben
dauerhaft erhalten und
durchsuchbar (macht Protokolle
überflüssig)
Foren sind in unterschiedliche
Themenbereiche eingeteilt.
Übersicht kann verloren gehen
(Foren-Admin)
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31. Blogs
Erfahrungen werden in
überschaubaren Texten
weitergeben
Informationen werden permanent
verfügbar und durchsuchbar
Direkter Austausch, z.B. mit der
Geschäftsleitung (CEO-Blog)
Typischerweise hat ein Blog
einen Autor, es gibt aber auch
z.B. Projekt-Blogs mit einem
Autoren-Team
Viele Themenvarianten möglich
(Projektblog, Panorama-Themen,
Ideen-Blog)
Der Dialog lebt von der
Beteiligung via Kommentar.
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32. Microblogging / Statusmeldung
kurze Mitteilungen, die andere
Mitglieder in ihrer Timeline lesen,
kommentieren und durchsuchen
können, z.B.
Fragen an das Team richten und
Experten im Team identifizieren
interessante Informationen
weitergeben
die derzeitige Tätigkeit
kommunizieren
Anteasern von neuen Beiträgen
im Intranet
Entlastet das E-Mail-Postfach
Schneller Informations- und
Wissensaustausch
Information über Tätigkeiten und
Expertisen von Mitgliedern
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33. Wiki-Seiten
Mitarbeiter werden zu Autoren
und können Ideen und andere
Inhalten mit den Kollegen teilen.
Verschiedene Autoren erarbeiten
einen Text (an unterschiedlichen
Standorten).
Textänderungen können jederzeit
nachverfolgt werden.
Themen sind z.B. Entwicklung
von Unternehmenswerten,
Erstellung eines Pflichtenheftes
oder Aufbau eines Lexikons.
Ähnlich wie bei den Foren kann
es rasch unübersichtlich werden
(Wiki-Gärtner)
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34. Persönliche Nachrichten / Schlagwortwolke
Persönliche Nachrichten
Mitteilungen an Kollegen werden
sowohl plattform-intern verschickt
Entlastet den E-Mail-Eingang
Informationen kommen auch an, wenn
der Mitarbeiter nicht in die Community
eingeloggt ist
Schlagwortwolke (Tagging)
Kennzeichnung von Inhalten mit
Schlagwörtern (Tags), um sie besser
auffindbar zu machen
Je häufiger ein Tag vergeben wird, desto
größer erscheint es in Schlagwortwolke
Sämtliche Inhalte lassen sich „taggen“ und
alle Inhalte können nach den beliebtesten
Tags gefiltert und durchsucht werden
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35. Kommunikationstools für spezielle Aufgabenbereiche
Micro- Blog Forum Tagging Profil Wiki
blog
Informieren X X X
Motivieren X X
Identifikation
X X
stiften
Kommunizieren X X
Lernen X X
Vernetzen X X X
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36. Lessons Learned
Herausforderung Lösungen
Verbindung von Offline- (z.B. Workshop)
und Online-Maßnahmen (z.B. Projektblog)
Beteiligung der Mitarbeiter Trainings anbieten (Medienkompetenz)
organisieren MA bereits in die Planung einbeziehen
Management als Vorbild
Mehrwert für die tägliche Arbeit schaffen
Lebendiger Dialog auf der (Service-Gedanke)
Plattform Wettbewerb- und Casting-Projekte
Einsatz von Community-Managern
Das „Always Beta“ offen kommunizieren
Prozesse und Kontinuierliches Monitoring und Befragung
Kommunikation verändern
Maßnahmen anpassen
sich kontinuierlich
Aktive Pilotgruppen pflegen
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37. Inhalt
01 Das Intranet: Entwicklung und Weiterentwicklung
02 Von der Top-Down-Kommunikation zum Modell der „Gemeinsamen Mitte“
03 Zwischen Redakteur und Community Manager
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38. Zwei Systeme der Internen Kommunikation?
Top-Down-System Circel-System
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39. Balance zwischen Redaktion und Community Management
Top-Down-System Circel-System
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40. Balance zwischen Redaktion und Community Management
Redaktion Community Management
Themen des Vorstands und Meinungsführer und Multiplikatoren
Unternehmensstrategie managen und identifizieren.
platzieren Themenentwicklungen beobachten
Organisationshandbücher entwickeln und die Einhaltung der Guidelines
und bereitstellen (Autorenhandbuch, überwachen.
Styleguide). Training für die User (z.B.
Entwicklung von Themenplänen Schreibcoaching).
Regelmäßige Redaktionstreffen mit Kommunikation auf den Plattformen
den Autoren in den einzelnen durch das Anbieten von Themen oder
Abteilungen durch (provokantes) Kommentieren
Eliminieren von redundanten Inhalten beleben.
Für die Weiterentwicklung der Technik
und der Inhalte sorgen.
Vermittlung und Kommunikation
zwischen Community und
Unternehmensleitung.
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41. Balance zwischen Redaktion und Community Management
Top-Down-System Circel-System
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42. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
04 Erfolgskriterien und Stolpersteine www.scmonline.de
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43. Kontakt Kontakt
scm Dr. Matthias Wagner, Consultant
Weichselstraße 6, 10407 Berlin ICOM GmbH
Tel. +49 (0) 30 47 98 97 89 Marktstraße 10, 65183 Wiesbaden
Fax +49 (0) 30 47 98 98 00 Tel. +49 (0) 611 36 01 12 0
info@scmonline.de, www.scmonline.de Fax +49 (0) 611 36 01 12 20
m.wagner@icom-media.de, www.icom-media.de
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