1. Beissner & Knöchel | Büro für Kommunikation | Hamburg München
Rollout eines Confluence
Intranets
Sascha Knöchel, Beissner & Knöchel
Communardo Confluence & JIRA Community Day 2011
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2. Rahmenbedingung 1: Das sollte der GF klar sein
Jedes Intranet-Projekt (egal ob CMS oder Wiki) ist ein Projekt der
Unternehmenskultur und der Unternehmenskommunikation.
Denn ein Intranet informiert nicht nur, es prägt
• die Art der Kommunikation: offen oder eingeschränkt
• die Tonalität: kollegial oder von oben
• die Kommunikationstiefe: kurz und knapp oder detailliert
• die Kommunikationsverantwortung: anonymisiert oder mit Namen
• die Kommunikationsgeschwindigkeit: schnell oder bedächtig
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3. Rahmenbedingung 1: Das sollte dem Projektteam klar sein
Das Projektteam sollte beachten, dass
• später alle Mitarbeiter mitmachen sollen, nicht nur „Heavy User“.
• daher das Intranet für alle leicht und intuitiv zu bedienen sein muss.
• das Wiki immer übersichtlich und verständlich bleibt.
• auch das mittlere Management das Intranet unterstützen muss.
• das Projekt nicht mit dem Go live beendet sein wird.
• sich die wenigsten Mitarbeiter von einem technischen System
begeistern lassen.
• sich die meisten Mitarbeiter von Menschen begeistern lassen.
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4. Rahmenbedingung 1: Das sollte den Mitarbeitern klar sein
Ein Enterprise-2.0-Wiki lebt davon, dass
• alle Mitarbeiter „mitmachen“, also alle lesen und schreiben.
• Diskussionen geführt werden können und vor allem: dürfen!
• Mitarbeiter in der Lage sind, sachliche Kritik zu üben.
• Mitarbeiter in der Lage sind, sachliche Kritik auszuhalten.
• veraltete Informationen aktualisiert und Fehler beseitigt werden.
• das Intranet als steter Prozess und nicht als fertige Datenbank
verstanden wird.
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5. Das Patentrezept
Damit das klappt, benötigt das neue Intranet
• einen klar verantwortlichen Owner
• ein kleines Redaktionsteam
• eine umfangreiche Bedienungsanleitung
Welche Inhalte sollen ins Intranet? Wie detailliert?
In welcher Form? In welcher Sprache? In welcher Tonalität?
• eine klare, ansprechende, redaktionelle Startseite
Nur so können Themen gewichtet und gut angeteasert werden.
Die Startseite dient der GF als Kommunikationsplattform.
Dort können auch Kollegen vorgestellt und Abteilungen porträtiert werden.
• eine logische Navigation und eine gute Suche
• eine Menge Inhalte, die bereits zum Go-live-Termin eingepflegt sind
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6. Projektkommunikation vor „Go live“
Information, Information, Information!
am Beispiel M-net Telekommunikations GmbH
• Projekt wegen Wandel der Kommunikationskultur als
Changeprojekt definiert, nicht als IT-Projekt
• Alle Mitarbeiter wurden vor Projektstart per Mail durch GF informiert.
• Der Betriebsrat wurde bereits vor Projektbeginn eingebunden.
• In der Konzeptionsphase regelmäßiges Projekt-Update durch die
GF via E-Mail an alle Mitarbeiter
• In der Umsetzungsphase Projektblog zur Information der Mitarbeiter
• Roadshow durch alle Standorte kurz vor Go live
• Voting im Projektblog über den Namen: „Intranet“ oder „Teamnet“?
• Vorstellung des Intranet-Dummys auf Betriebsversammlungen und
in der Mitarbeiterzeitung
• Terminankündigung Go live auf Plakaten in Fluren und Aufzügen
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7. Projektkommunikation bei „Go live“
Information, Information, Information!
am Beispiel M-net Telekommunikations GmbH
• Pro Arbeitsplatz ein gedruckter Flyer als „Bedienungsanleitung“
• Pro Arbeitsplatz eine Tafel Schokolade
• Info-Mail der GF mit der Bitte, „sich Zeit zu nehmen und bei Kaffee
und Schokolade im neuen Intranet zu stöbern“
• Rundgang der Projektteammitglieder durch alle Büros
• Am 2. Tag per E-Mail die Bitte des Projektteams, Feedback zu
geben und zwar im neuen Intranet
• Eine „digitale Roadshow“ innerhalb des Intranets durch das Intranet
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8. Projektkommunikation nach „Go live“
Information, Information, Information!
am Beispiel M-net Telekommunikations GmbH
• Moderierte Feedback-/Kommentarseite im Intranet
• Intranet-Präsentation in allen Führungsrunden
• Regelmäßiges Zahlenreporting an alle MA
• Transparente Projektdokumentation innerhalb des Intranets
• Evaluierung nach 3 Monaten
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9. Fakten zum M-net Intranet
• 15.000 Klicks am Starttag (bei ca. 500 anwesenden MA)
• 35.000 Inhalte (Artikel, Blogbeiträge, Kommentare) nach 3 Monaten
• davon bereits 25.000 „veraltete“ (versionierte)
• täglich ca. 10.000 bis 13.000 Klicks
• Diskussionen mit bis zu 100 Kommentaren
• 70 % der User haben ein Profilfoto
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10. Startseite M-net „Confluence“ (als internes Tool der M-net IT)
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11. Startseite M-net Intranet
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