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Webinar: Office 365 erfolgreich einführen - Handout | HIRSCHTEC

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Handout zum Webinar: Kennen, Können, Wollen - Office 365 erfolgreich einführen Oliver Chaudhuri, Leiter Team Communications & Mitglied der Geschäftsleitung, zeigt einmal ganz konkret, welche Bausteine zu einer gelungenen Launch-Kampagne gehören, wie Hürden auf dem Weg zu Kollaboration & Interaktion umgangen werden können und wie die produktive Zusammenarbeit angeregt wird. Über HIRSCHTEC: https://hirschtec.eu/

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Oliver Chaudhuri, 2.7.2019
FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR
Wir bieten einen 360-Grad Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung
2
Die Basis
für alle Workplaces
Einführung
und Verankerung
Umsetzung
und Betrieb
Gründung:
2005
Mitarbeiter:
101
Standorte:
Hamburg, Düsseldorf,
Berlin, Wien, Zürich
Expertise:
Mehr als 450 Projekte
für mehr als 4,5
Millionen Nutzer
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Zeit seit dem Rollout 30 Tage 60 Tage 90 Tage 120 Tage 150 Tage
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  • 2. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR Wir bieten einen 360-Grad Blick auf Ihren digitalen Arbeitsplatz: Architektur, Technologie, Einführung 2 Die Basis für alle Workplaces Einführung und Verankerung Umsetzung und Betrieb Gründung: 2005 Mitarbeiter: 101 Standorte: Hamburg, Düsseldorf, Berlin, Wien, Zürich Expertise: Mehr als 450 Projekte für mehr als 4,5 Millionen Nutzer
  • 3. FULL SERVICE INTRANET & WORKPLACE AGENTUR Was uns Microsoft spiegelt: Verdreifachung der Akzeptanz/Reichweite in Projekten mit HIRSCHTEC-Unterstützung 3 Zeit seit dem Rollout 30 Tage 60 Tage 90 Tage 120 Tage 150 Tage Durchschnittliches relatives Wachstum von Benutzern seit dem Rollout 131% 184% 227% 255% 293% * Core Active Usage (SharePoint) Gesamtauswirkungen des Engagements von HIRSCHTEC auf die SharePoint Online Nutzung*
  • 4. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation? 2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne? 3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft? 4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager? LEITFRAGEN FÜR HEUTE 4
  • 5. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten 5
  • 6. OFFICE 365 ≠ „EINFACH MAL MACHEN“ Verbindlichkeit herstellen, Verlässlichkeit bieten – Investitionsruinen vermeiden 6 vs.
  • 7. MENSCHEN IM MITTELPUNKT Nicht nur an Tools, Funktionalitäten und technische Rahmenbedingungen denken • „Wollen Sie MS Teams?“ • „Brauchen Sie Planner?“ • „Möchten Sie Yammer einführen?“ • „Was halten Sie von Power Apps?“ • „Wie sieht’s aus mit Power BI?“ 7 „我只懂车站 …“
  • 8. MENSCHEN IM MITTELPUNKT Wir trainieren nicht bloß Tools, sondern konkrete Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag • Wie gestalte ich ein effektives Meeting? Terminkoordination via Outlook, Agenda und Protokoll via OneNote, Diskussion und Online-Präsentation via Teams, … • Wie orchestriere ich die Zusammen- arbeit in meiner Projektgruppe? Blitzabstimmung durch Chat via Teams, Dateiablage/Versionierung via SharePoint, Aufgaben-Zuweisung via Planner, Protokolle via OneNote • ... 8 Yet another … • Einstiegsseite • Aufgabenliste • Dokumenten-Ansicht • Navigation • Feed • Chat • ...
  • 9. MENSCHEN IM MITTELPUNKT Strategische Hebel: Akzeptanz und Veränderung bewirken durch ... 9 • Fokus auf die Menschen, nicht nur auf Technologien • Starke Stories und Mut zu Emotionen • Befähigung und Einbindung aller Stakeholder • Koorientierung und Abgleich des eigenen Verhaltens mit dem der Anderen • Verzicht auf Belehrungen & Bekehrungen
  • 10. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation? 2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne? 3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft? 4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager? LEITFRAGEN FÜR HEUTE 10
  • 11. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN Den digitalen Arbeitsplatz und Office 365 erfolgreich kommunikativ einführen – digital, print, persönlich 11 * gemäß Prosci® ADKAR® Model fett = Must have kursiv = Nice to have KENNEN („Envision“) Motivationsphase* Wie wird der Digital Workplace nutzenstiftend und „be-greifbar“? KÖNNEN („Onboard“) WOLLEN („Drive Value“) Knowledge ReinforcementAbilityAwareness Desire • Basis-/Master-Story & FAQs • Toolbox Teamsitzungen • Einbindung Regelmedien Interne Komm. • Branding: Name/Claim/Logo • (Video-)Statement Projekt-Sponsor • Launch-Kampagne: Poster etc. • Namenswettbewerb • Multimedia-Stories • Teaser-Video • Kantinen-Aktion • ... • Netiquette & Governance • zCard/Pocket Media • Screencasts/„How to‘s“ • „Kochbuch“/Starter Guide • Infografik Tool-Landschaft & Use-Case-Atlas • Microsite/Informationsplattform: Endnutzer & Stakeholder • Videostatements • Gamification/Onboarding-Quiz • Infobörse/Roadshow • ... • Hilfe-Community • Web-Sessions • „Offene Sprechstunde“ • Lunch & Learn/Live-Demos • Floorwalks • Coachings Digital Leadership/ Buddy-Konzept • Champions-Programm (Multiplikatoren) • … Medium/ Maßnahme zur Begeisterung und Befähigung CONTEXTUAL eMOTION CURVE SPARK INTEREST EXCITE IMPRESS CONVINCE CONVINCE GROW INTEREST CONNECT CONNECT KEEP INTEREST INSPIRE MANIFEST CONNECT 3. „Leitplanken“ setzen & Basisfunktionalitäten erläutern 4. Tool-Landschaft ordnen & visualisieren 1. Benefits herausstellen, „Buy-in“ der Stakeholder sichern 2. Digitalen Arbeitsplatz wie ein Produkt einführen 5. Nutzer coachen & unterstützen 6. Austausch & Feedback-Schleifen ermöglichen & moderieren
  • 12. KENNEN, KÖNNEN, WOLLEN Passgenaue Pakete für die Nutzeraktivierung schnüren, Kommunikationsaktivitäten auswählen und priorisieren 12 KENNEN KÖNNEN WOLLEN „Kochbuch“/ Starter Guide Netiquette & Governance zCard/ Pocket Media Screencasts/ „How to’s” Infografik Tool-Landschaft Video- statements Gamification/ Onboarding- Quiz Infobörse/ Roadshow (Video-) Statement Projekt-Sponsor Teaser-Video Branding: Name & Logo Basis-/Master-Story & FAQs Einbindung Regelmedien IK Toolbox Teamsitzungen Multimedia- Stories Poster & Postkarten Spiegel- aufkleber Startbildschirm Kantinen-Aktion Lunch & Learn/ Live-Demos Web-Sessions Hilfe-Community „Offene Sprechstunde“ Champions-Programm inkl. • Recruiting • Onboarding • Signalling • Community Coachings Digital Leadership Floorwalks Microsite/Informationsplattform: Endnutzer, Stakeholder
  • 13. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation? 2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne? 3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft? 4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager? LEITFRAGEN FÜR HEUTE 13
  • 14. DER WIDERSPENSTIGEN ZÄHMUNG Office 365: Viele Tools, viele Möglichkeiten 14
  • 15. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN Instrumente & Benefits benennen („Was leisten die digitalen Instrumente für mich?“) 15 Tool What is it? What’s in it for me? MS Teams Collaboration hub & virtual meeting room Get connected to colleagues via chats & web sessions, simply share information, documents et al. OneDrive Secure file hosting in the cloud Store your personal documents online and access them from any approved device OneNote Digital notebook Simply capture and share notes, memos, pictures etc. Word, Excel, Power Point, Outlook “Classical” office software Create documents – even in parallel with colleagues; manage your emails and appointments … … …
  • 16. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN Tools kategorisieren („Wie lassen sich die digitalen Instrumente einordnen?“) 16 OPERATE Manage your daily tasks INFORM Stay up-to-date COLLABORATE Exchange & network
  • 17. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN Anwendungsfälle erläutern („Welches digitale Instrument nutze ich ganz konkret wofür?“) 17 “I want to create documents” “I want to store my personal documents” “I want to exchange and network with my team / project” “I want to stay informed and read company news” “I want to share my screen and get instant feedback” “I want capture & share meeting minutes / notes” … Operate … Inform Collaborate Use case Tool
  • 18. TOOL-LANDSCHAFT SORTIEREN Visualisierung & Emotionalisierung: Infografik, User Stories etc. 18
  • 19. 1. Warum überhaupt begleitende Kommunikation? 2. Was braucht eine erfolgreiche Kommunikationskampagne? 3. Wie bringe ich Ordnung in die Tool-Landschaft? 4. Was ändert sich für Redakteure und Kommunikationsmanager? LEITFRAGEN FÜR HEUTE 19
  • 20. 20 Wie ein HIRSCHTEC-Mitarbeiter die Brand-Katastrophe von Notre Dame am 15.4.2019 verfolgt hat • WhatsApp-Nachricht von einem Freund bekommen • Kurzer Besuch auf Spiegel online, um die Breaking-News als Bestätigung zu lesen • Auf Facebook nachgeschaut, ob seine Cousine (lebt in Paris) etwas gepostet hat • Abends die ganze Geschichte auf ZDF heute journal zusammenfassend verfolgt • Dann noch auf Wikipedia nachgeschaut, was Notre Dame so einzigartig macht à Ein Thema, aber viele verschiedene Informationsquellen und unterschiedliche Informationstypen
  • 21. NEUAUSRICHTUNG DER IK Verschiedene Tools & Kanäle für verschiedenartige Informationsbedarfe 21 Blog Microblog Wiki Chat Funktion Geprüfte News durch Corporate Communications (global) News in Standorten, Bereichen, Abteilungen (lokal) Information & Wissen Kollaboration Informationstyp ard.de, spiegel.de Facebook, Twitter, Instagram Wikipedia WhatsApp Im Privaten SharePoint Online Yammer SharePoint Online Teams Office 365
  • 22. NEUAUSRICHTUNG DER IK News & Stories kanalspezifisch und zielgruppenoptimiert ausspielen 22 Nachrichten-Typ Instrument/Kanal Zielgruppe Übergreifende News, z. B. Strategie, Finanzen, Produkt-Launches SharePoint Communication Site Alle Mitarbeitenden Lokale/bereichsspezifische News, z. B. Standort-/Filial-News, lokale Personalia Yammer Gruppe Jeweiliger Bereich/ Standort/Bereich Tickermeldungen/Alerts, z. B. Wartung IT/Maschinenpark, Baustelle, Raumpflege Yammer Ankündigung Jeweiliger Bereich/ Abteilung/ggf. alle MAs Status-News Projekte Corp. Comm., z. B. Geschäftsbericht, Bilanz-PK, Messe MS Teams Projekte oder Fachgruppen „Soft Stories“, z. B. Sport-Gruppen, Schwarzes Brett, Martkplatz Yammer Gruppe, MS Teams Interessierte ...
  • 23. NEUAUSRICHTUNG DER IK Viele Tools, viele Touchpoints 23 Redaktionelle, geprüfte Inhalte (Pflichtabonnement) Nutzergenerierte Inhalte, die auf Wunsch verfolgt & abonniert werden
  • 24. NEUAUSRICHTUNG DER IK Zunehmende Vernetzung der Mitarbeiter verändert auch Gewichtung & Arbeitsweise der Kommunikationsmanager 24 • Redaktion • Medienproduktion und - entwicklung • Abstimmung/Freigaben • Komplexe Strukturen verwalten • „Senden“ • Regeln aufstellen • Moderation und Kuratierung • Coachings & Trainings • Unternehmenssicht einbringen • Menschen miteinander in Kontakt bringen • Das „Teilen“ etablieren • Gemeinsame Arbeitskultur etablieren • „Zuhören“
  • 25. HIRSCHTEC work inspired – be involvedwww.HIRSCHTEC.euwww.HIRSCHTEC.eu FÜR JEDES UNTERNEHMEN GIBT ES DEN PASSENDEN DIGITALEN ARBEITSPLATZ. UND WIR BRINGEN IHN FÜR SIE ZUM FLIEGEN! Oliver Chaudhuri o.chaudhuri@hirschtec.eu +49 160 99 79 62 19