Wieso Connections für das Schweizerische Rote Kreuz des Kanton Zürichs die geeignete Kollaborationslösung ist und wie wir sie bei der Umsetzung unterstützt haben.

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Mit Connections Gutes tun
Sandra Bühler

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Agenda
§ Einführung
§ Hintergrund Informationen
§ Worüber sich Nutzer/Organisationen beim O365 Angebot beklagen
§ Unser Kunden Anwendungsfall / HCL Connections:
Rotes Kreuz des Kanton Zürich
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Kurze Vorstellung, Sandra Bühler
§ Mitgründerin und Mitbesitzerin der Belsoft AG und der Belsoft Collaboration AG
§ Verkaufsspezialistin, erfolgreiche Projekt-Leiterin und Consultant rund um die
Einführung von HCL Connections in verschiedensten Organisationen
§ IBM Champion in den Jahren 2014 – 2019, HCL Master 2019 & 2020
§ Regelmässige Sprecherin an Usergroup Veranstaltungen
§ Momentan beschäftigt mit dem Aufbau der Partner Cloud für HCL Solutions
https://www.hcltechsw.com/wps/portal/resources/cloud-hosting
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Ausgangslage
§ Wir arbeiten häufig im sogenannten “White Space” und hören sehr häufig
Beschwerden rund um die Werkzeuge die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden
§ Für viele scheint das Mantra zu sein: “Das haben wir halt, also nutzen wir es”
§ Für uns geht es nicht um die Konkurrenz, sondern um die Integration und darum, dass
Unternehmen und Organisationen die für ihre Arbeit am besten geeigneten Tools
einsetzen können
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?

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Aktuelles O365 Angebot

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Überforderung der Nutzer?

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Was kann/macht HCL Connections?

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Unsere Kundenstory
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Hintergrund zum Kunden
§ Gründliche Evaluation einer Collaboration Lösung, die für die Mitarbeiter aber auch für
die Freiwilligen bereit gestellt werden soll. Es wurden neben Microsoft Sharepoint auch
Just Social oder Slack evaluiert.
§ Wir sind mit unserem Connections Angebot spät zum Prozess dazu gekommen, aber
das Gast-Modell und der Zugriff über mobile Geräte war sehr überzeugend. Dieses
Angebot war bei den anderen Offerings entweder gar nicht vorhanden oder nicht gut
genug. Dies war ein sehr wichtiger Punkt, da die Freiwilligen keinen internen Account
haben und auch keinen bekommen sollen.
§ Wir hatten mit dem Kunden Kontakt bei anderen Projekten und haben Informationen
mit ihnen bereits über eine externe Community geteilt (Forum/Dateien)
§ Sie haben uns um weitere Informationen und um eine Demo rund um “unser”
Kollaborations-Tool gebeten, von dem der SRK Vorstand vorher noch nie etwas gehört
hatte
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§ Frage nach der Demo: “Wie lange dauert es, bis so eine Site für uns entwickelt
werden kann?”
-> überhaupt keine Entwicklung nötig, “nur” das Aufsetzen der Server und die
Integration mit dem AD. Sie als Kunde wählen die Module, die Sie den Nutzern
anbieten möchten.
§ OK, ein bisschen Entwicklungszeit war dann doch noch, da wir eine XPages
Applikation integriert haben um die Passwörter der Freiwilligen, respektive der
externen Accounts zu verwalten (Setzen und Reset der Passwörter usw.)
-> interne Nutzer werden mit dem LDAP/AD authentisiert
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Wie lief die Demo bei der Geschäftsleitung?

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Wo sollen wir beginnen? Immer mit dem Kerngeschäft!

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Feedback der ersten Freiwilligen Gruppe
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Nr. 10 ist mein persönlicher Favorit
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Funktionalität?
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Fazit Pilotgruppe
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Gründe, warum der Kunde Connections gewählt hat
§ Bei Connections gibt es Funktionalität “out of the box” mit einem Set von
Applikationen, die aber alle innerhalb einer Plattform such- und anzeigbar sind
§ Eigentümer einer Community können ihre Community selbst aufsetzen. Es ist keinerlei
Aufwand seitens der IT oder seitens eines Entwicklers nötig*
§ Einfaches und zentrales File-Sharing *
(ein Dokument, geteilt mit verschiedenen Modulen, Nutzern und Communities)
§ Mobiler Zugriff, wahlweise in der App oder über den Browser
§ Keine Entwicklungsarbeiten nötig
§ Die meisten Nutzer sind Freiwilige (extern) und Gastaccounts bedeuten keine
Lizenzkosten
*Favoriten des IT-Managers, der ebenfalls Projekt-Leiter der Einführung war
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Stand heute: Is it still alive?
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§ Die Community “Mitten unter Uns” hat eine Haupt- und 10 Sub-Communities, wird von
2 SRK Mitarbeitern geleitet und hat 200 (externe User) die alle aktive Freiwillige sind
§ Termine werden verwaltet, Protokolle werden geschrieben und gelesen und täglich
greifen Dutzende User auf die Informationen zu und es kommen neue Artikel hinzu
§ Die Communities laufen ohne Intervention der IT und ohne End-User Support
§ Weil keine Client Software ausgerollt werden muss, sind die Communities Selbstläufer

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Weiterer Schwerpunkt der Arbeit des SKR, live seit Frühjahr 2019
§ Perspektive Arbeit -> Unterstützung von Personen mit Bewilligung F oder B
(Flüchtling). Freiwillige unterstützen bei der Stellensuche, sind Ansprechpartner beim
Thema Arbeit und Ausbildung in der Schweiz
§ 1 Community für alle 80 Freiwilligen (Externe)
- Community enthält aktuelle Informationen zum Stellenmarkt, die Austauschtreffen
zwischen den Freiwillige und dem SRK werden innerhalb von Connections
koordiniert
- Protokolle werden abgelegt und geteilt
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Community für Dozenten (live seit Sommersemester 2019)
§ Es gibt einen national gültigen Lehrgang “Pflegehelfer/-in SRK (PH SRK) mit
Rahmenlehrgang und Zertifikat. Zur Unterstützung der Dozenten gibt es eine
Connections Community für alle Dozenten (40 Teilnehmer)
§ Es werden die Schulungsunterlagen und Informationen geteilt und aktuell gehalten
§ Nächste Idee: Pro Kurs und Dozent ebenfalls eine Community für die Teilnehmenden
anzubieten, damit sich diese einfacher austauschen können
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Zitat des Projektleiters, nach rund einem Jahr mit Connections
“Einer der wichtigsten Gründe, wenn nicht der wichtigste für mich, ist jedoch der
Umstand, dass Connections für einen externen Nutzer aus dem Stand heraus
verständlich und benutzbar ist.
Die Oberfläche ist ganz einfach und ohne Schnickschnack gehalten. Es braucht keine
Schulung und keine sehr ausführliche Anleitung. Dieser Aspekt ist für uns zentral, da wir
mit sehr vielen Freiwilligen zusammenarbeiten, die ganz unterschiedliche IT Kenntnisse
haben.
Die Spannbreite reicht vom jungen «Digital Nomad» bis zum 80 Jährigen, der knapp
einen Internet Browser bedienen kann.. “
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Was kann/macht HCL Connections?