Die Transformation von Operational Excellence in ein Shared Service Center und in den Gesamtbereich Human Resources

1. Wie Sie einen kontinuierlichen
Verbesserungsprozess im
Personalbereich
implementieren und umsetzen

2. Vorstellung
1
Coca-Cola European Partners Deutschland GmbH
People Services
Operational Excellence
Beispielprojekte
2
3
4
5
Fragen
6

3. Classification - Internal
Vorstellung
Karsten Jelinek
CI Coordinator PS North (Deutschland, Schweden, Norwegen, Island)
• Seit 2004 bei Coca-Cola
• Seit 2015 Continuous Improvement Coordinator Admin für People
Services im Headquarter Berlin
• Training der Teams in Wissen und Nutzen der OE Tools
• Unterstützung der Führungskräfte, Prozess Ninjas und Teammitglieder
bei Umsetzung von Verbesserungsideen
• Unterstützung der Teams durch Moderationen und Leitung von
Workshops

4. 4
CCEP DE – größter Getränkehersteller
in Deutschland
• > 3,8 Milliarden Liter Verkaufsvolumen in 2019
• ~ 7.500 Mitarbeiter
31 Standorte
• Produktionsbetriebe und andere Betriebsstandorte –
vor allem Logistik
• + Zentrale in Berlin
Starke Verkaufsmannschaft
• über 1.000 Mitarbeitende im Verkauf und Service
• lokale individuelle Betreuung von 325.000 Kunden
Coca-Cola in Deutschland: Überblick

5. CCEP has two shared services officesin Bulgaria but does not manufacture or distribute products there.
All as at
31 Dec 2018.
Coca-Cola European Partners: Über uns
13
Länder in
Westeuropa
6.000
Mitarbeiter im
Kundenkontakt
23.300
Mitarbeiter
300
Millionen
Kunden
47
Produktions-
standorte
1
Millionen
Kunden-
Outlets
5
Wir sind der weltgrößte unabhängige Abfüller
von Coca-Cola nach Nettoumsatz.
CCEP has two shared services officesin Bulgaria but does not manufacture or distribute products there.
All as at
31 Dec 2018.
Coca-Cola European Partners: Über uns
13
Länder in
Westeuropa
6.000
Mitarbeiter im
Kundenkontakt
23.300
Mitarbeiter
300
Millionen
Kunden
47
Produktions-
standorte
1,2
Millionen
Kunden-
Outlets
5
Wir sind der weltgrößte unabhängige Abfüller
von Coca-Cola nach Nettoumsatz.

6. People Services
CI Coordinator unterstützt People Services Teams, P&C BPs und das internationale CI-Team
1st Contact Recruiting
Personal-
admin / OM
Zeitwirtschaft
Erster
Ansprechpartner
für alle CCEP
GER-Mitarbeiter,
Pensionäre &
externe Bewerber
(per Telefon, E-
Mail, Fax, Post)
Beratung bei HR-
bezogenen Fragen
(z.B. Prozesse,
Systeme) &
Abwicklung
weniger komplexer
Dienstleistungen
Verwaltung der
monatlichen
Lohnabrechnungen,
Gehaltserhöhungen
und jährlichen
Sonderzahlungen
Abwicklung von
Altersrente,
Altersteilzeit,
Lebensarbeitszeit-
konten, Austritten &
Krankenscheinen
Stammdatenpflege
Erstellung von
Arbeitsverträgen
und Vertrags-
änderungen,
Besteuerung von
Firmenfahrzeugen
Erstellung von
Zeugnissen
Aktualisierung der
Organisations-
struktur,
Kostenstellen-
änderungen /
-positionen,
Workcenter etc.
Rekrutierung
geeigneter
Kandidaten für
unsere vakanten
Positionen
(Sourcing,
Selektion,
Bewerbermanage
ment und
Interviewplanung)
Organisation von
HR Marketing
Events &
Unterstützung bei
der Organisation
von Nachwuchs-
programmen
System-
Administration für
das
Zeitwirtschafts-
und
Erfassungssystem
ASES
Konfiguration
neuer
Arbeitszeitmodelle
, Schichtmodelle
etc.
Umsetzung
nationaler
Prozessstandards
Payroll / Data

7. BEING WELL · BEING CONNECTED · BEING VALUED · BEING DEVELOPED · BEING REWARDED · BEING INSPIRED
Förderung einer Kultur der
kontinuierlichen Verbesserung
2014 - 2017
Schaffung eines Bewusstseins
für die OE-Kultur innerhalb von
People Services Deutschland
Training von Prozess
Begleitern und Teams in
Deutschland
• PS Deutschland war die erste
deutsche Admin-Abteilung mit
OE-Strategie
• Aufbau einer Struktur zur
kontinuierlichen Verbesserung
• Jährliche Re-Checks
Aufbau
• Vision
• SWOT
• Roadmap
• Jährlicher Re-Check

8. Operational Excellence in People Services
Organisation
Prozessbegleiter
PA
Prozessbegleiter
PY
Prozessbegleiter
Recr.
Prozessbegleiter
…
Verbesserungs-
Teams
Verbesserungs-
Teams
Verbesserungs-
Teams
Verbesserungs-
Teams
CI Coordinator
Steuerungsausschuss
- Bereichsmanagement.
- (Manager, TL)
- CI Coordinator
externe
Unterstützung
OE Zentral
Prozessbegleiter
…
Prozessbegleiter
…
Verbesserungs-
Teams
Verbesserungs-
Teams
(20-75% der Arbeitszeit)
12 Prozessbegleiter
Pro Team 1-2 Pers.
(5% der Arbeitszeit)

9. Classification - Internal
Umsetzung von Operational Excellence
9
Footnote Arial Regular

10. BEING WELL · BEING CONNECTED · BEING VALUED · BEING DEVELOPED · BEING REWARDED · BEING INSPIRED
Förderung einer Kultur der
kontinuierlichen Verbesserung
2014 - 2017
2018/2019
Schaffung eines Bewusstseins
für die OE-Kultur innerhalb von
People Services Deutschland
Prozess Ninjas
• Aufbau eines Netzwerks für
Training, Unterstützung und
Gemeinschaft durch Coaching-
Sitzungen, Netzwerktreffen und
Einführung des P&C-
Verbesserungsantrags. Die
Prozess-Ninjas beginnen,
Prozesse zu vereinfachen.
Training von Prozess
Begleitern und Teams in
Deutschland
• PS Deutschland war die erste
deutsche Admin-Abteilung mit
OE-Strategie
• Aufbau einer Struktur zur
kontinuierlichen Verbesserung
• Jährliche Re-Checks
Aufbau
• Vision
• SWOT
• Roadmap
• Jährlicher Re-Check
Einführung des Ninja-Programms
in People Services in PS Europa
und P&C Deutschland
• Einführung des Prozess-Ninja-
Konzepts, Definition von Rollen und
Verantwortlichkeiten. Beginn des
Aufbaus von Werkzeugen und
Fähigkeiten durch Schulungen.
Zeit zurückgeben
• Beginn der Unterstützung der
1 Million Hours Challenge, um
Mitarbeitern und Managern
durch Vereinfachung unserer
Prozesse Zeit zurückzugeben

11. Classification - Internal
Operational Excellence
Prozess Ninja
OE-Experte
fördert
Verbesserungen
Teammitglieder
Verbesserungen
umsetzen
Prozess
Ninja Netzwerk
Regelmäßiger
Austausch von Best
Practices
People Manager/
PSLT
Sich zu OE bekennen
Mit gutem Beispiel vorangehen
Ziele setzen
OE Team
Verwalten der OE-
Strategie
OE OE OE
OE OE
OE Manager
• Coaching und
Mentoring der
Prozess-Ninjas
OE
Ninja Community

12. Classification - Internal
Operational Excellence
Million Hours Challenge
• Europaweite Initiative
• Dem Business durch
Prozessverbesserungen
1 Millionen Stunden
zurück geben

13. BEING WELL · BEING CONNECTED · BEING VALUED · BEING DEVELOPED · BEING REWARDED · BEING INSPIRED
Förderung einer Kultur der
kontinuierlichen Verbesserung
2014 - 2017
2020/2021
2018/2019
Schaffung eines Bewusstseins
für die OE-Kultur innerhalb von
People Services Deutschland
Prozess Ninjas
• Aufbau eines Netzwerks für
Training, Unterstützung und
Gemeinschaft durch Coaching-
Sitzungen, Netzwerktreffen und
Einführung des P&C-
Verbesserungsantrags. Die
Prozess-Ninjas beginnen,
Prozesse zu vereinfachen.
Training von Prozess
Begleitern und Teams in
Deutschland
• PS Deutschland war die erste
deutsche Admin-Abteilung mit
OE-Strategie
• Aufbau einer Struktur zur
kontinuierlichen Verbesserung
• Jährliche Re-Checks
Aufbau
• Vision
• SWOT
• Roadmap
• Jährlicher Re-Check
Start von RED in 2019 und
Flash-Training CCEP-weit
• OE Flash-Trainings
Einführung des Ninja-Programms
in People Services in PS Europa
und P&C Deutschland
• Einführung des Prozess-Ninja-
Konzepts, Definition von Rollen und
Verantwortlichkeiten. Beginn des
Aufbaus von Werkzeugen und
Fähigkeiten durch Schulungen.
Prozess Ninjas CCEP-weit
Prozess-Ninjas, die sich für OE
einsetzen und die Arbeit verbessern
• Regelmäßige Netzwerktreffen, um
sich weiterzubilden und
auszutauschen
• Einführung des mutigen Versprechens
(jeder Prozess-Ninja in Maroon).
• Vollständige Erfassung über P&C-
Verbesserungsdatenbank in allen
Ländern
P&C Zusammenarbeitsprojekte
Deutschland
Erste RPAs
Zeit zurückgeben
• Beginn der Unterstützung der
1 Million Hours Challenge, um
Mitarbeitern und Managern
durch Vereinfachung unserer
Prozesse Zeit zurückzugeben

14. Classification - Internal
Operational Excellence
Stärkung der Ninja
Community
Messen und
Kommunizieren
Kontinuierliche
Fortbildung und
Coaching
Erhöhung der Beteiligung
im gesamten PS-Bereich,
Ausrichtung und Fokus
festlegen
Schaffung einer Ideen-
Pipeline und enge
Nachverfolgung
Einfache Protokollierung
und Reporting über alle
Verbesserungen in
Datenbank
Planung 2021

15. Classification - Internal
Robotic
Process
Automation
Eine Einheit mit der Fähigkeit, die
menschlichen Handlungen zu imitieren
Eine Abfolge von Schritten, die zu einer sinnvollen
Tätigkeit oder Aufgabe führen, wird als Prozess bezeichnet
Aufgaben erfolgen automatisch, d.h.
ohne menschliches Zutun
Operational Excellence
Robotic Process Automation

16. Classification - Internal
Operational Excellence
Fazit
✓ Alles beginnt mit mir
✓ OE funktioniert nicht durch Anordnung, nur durch Einsicht
✓ auf der Suche nach dem großen Ding, auf dem Weg aber viele
“kleine” Aktionen
✓ Ansporn durch Aktionen wie Million Hours Challenge
✓ Kontinuität und Nachhaltigkeit

17. Classification - Internal
Fragen?