Besser kommunizieren in Projekten

Besser kommunizieren in
Projekten
Kurzworkshop

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Besser kommunizieren in Projekten Dr. Andreas Tremel Seite 2

Inhalt
Warum scheitern Projekte?

Aufgaben der Projektkommunikation

Ziele der Projektkommunikation

Probleme in der Projektkommunikation und ihre Folgen

Wie kann man es besser machen?

• Besprechungen optimieren

• Informationen dokumentenbasiert verteilen

• Ressourcenauslastung kommunizieren

• Aufgaben und Arbeitspakete verteilen

• Mit erhaltenen Projektinformationen richtig umgehen

• Den Projektfortschritt kommunizieren



Warum scheitern Projekte?

Quelle: Hagen, Stefan: Warum scheitern Projekte? In:
PM-Blog. Abgerufen unter: http://pm-
blog.com/2009/07/04/warum-scheitern-projekte/



Projektkommunikation – Aufgaben

Führungs-
Führungs-
kräfte

Verteilung
projekt-
projekt-
Stakeholder relevanter Projektleiter
Informationen
an…

Team-
Team-
mitglieder



Kommunikationsziele

Motivation für alle
Projektakzeptanz
Beteiligten

Vermittlung von…

Projektsinn Projektfortschritt

Perspektiven
für die
Projektbeteiligten



Die Realität sieht aber häufig anders aus…

Wie es der Kunde
beschrieben hatte
Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3
http://www.businessballs.com/treeswing.htm



Mangelnde Kommunikation – ein
Schlüsselproblem in vielen Projekten

Was der Projektleiter
verstanden hatte




Was der Software -
Software-
Designer entwarf




Was der Programmierer
daraufhin entwickelte




Wie es der Vertrieb
verkaufte




Wie das Projekt
dokumentiert wurde




Was beim Kunden
installiert wurde




Was in Rechnung
gestellt wurde




Wie der Support
aussah




Was der Kunde wirklich
gebraucht hätte



Wie werden Projektinformationen meist
verteilt?

• In persönlichen Gesprächen

• Per Telefon

• Per E-Mail

• In Projekt-Meetings

ABER:
ABER Die manuelle Verteilung von
Projektinformationen kann zu zahlreichen
Problemen führen.



Probleme durch die manuelle Verteilung von
Informationen

• Großer Aufwand

• Hohe Fehleranfälligkeit

• Großer Informationsvorrat in persönlichen
E-Mails, Checklisten, Notizen und
Kalendereinträgen, der dem Team häufig nur
begrenzt zugänglich ist.

• Dynamische Entwicklungen lassen sich
kaum darstellen (z.B. Projektfortschritt,
Ressourcenauslastung).

• Echtzeit-aktuelle Informationen fehlen.



Die Folgen…
Ungeklärte Verantwortlichkeiten

Vgl.: Boy, Jacques; Dudek, Christian; Kuschel, Sabine (1994): Projektmanagement.
Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge, Bremen/Gabal



Die Folgen…
Unklare Aufgabenverteilung und Deadlines



Die Folgen…
Vergebene Chancen auf erfolgreiches
Projektmarketing

Vgl.: Boy, Jacques; Dudek, Christian; Kuschel, Sabine (1994): Projektmanagement.
Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge, Bremen/Gabal
sowie: Mitzlaff, Matthias von: Was in Projekten schief gehen kann. Abgerufen unter:
http://www.competence-
site.de/downloads/77/2d/i_file_34198/Artikel_Projekte-schief-
gehen_MvMitzlaff.pdf



Die Folgen…
Konflikte und Demotivation im Team

Vgl.: http://www.cartoonstock.com/lowres/thu0383l.jpg




1. Besprechungen
effizienter machen



Meetings effizienter machen –
Die Google-Regeln

1. Kein Meeting ohne definierte Ziele und fixe Agenda

2. Ergebnisse protokollieren

3. Meeting in kleinere Themenblöcke unterteilen

4. „Sprechstundenzeiten“ von Vorgesetzten

5. Emotionen und personenbezogene Inhalte bleiben
draußen.

6. Die Uhr bestimmt das Besprechungsende.

Quelle: Gallo, Carmine: How to Run a Meeting Like Google. In: Bloomberg
Businessweek. Abgerufen unter:
http://www.businessweek.com/smallbiz/content/sep2006/sb20060927_2
59688.htm




2. Dokumenten-
basierte
Informationsverteilung
verbessern



Dokumentenmanagement in Outlook oder
anderer E-Mail-Groupware

Klare Regeln für die E-Mail-
Kommunikation aufstellen
Eine Mail – ein Thema, eine Mail – ein
Empfänger… usw.

Dateianhänge intern vermeiden
Gefahr des Arbeitens mit
unterschiedlichen Revisionsständen.
Voraussetzung: Dokumente werden
nicht lokal, sondern im Netzwerk
gespeichert.

E-Mails archivieren, nicht löschen
So wird Kommunikation
nachvollziehbar und verbindlich

Ordnerstruktur in Outlook anlegen
So können Informationen schnell
gefunden werden



Dokumentenmanagement in
Projektmanagement-Software

Zentrale Dokumentenablage
Zugriff aus jedem Projekt auf die
zugehörigen Unterlagen

Schnelle Dokumentenverwaltung
Dateien lassen sich bei InLoox PM
direkt in Projektordner ablegen und
kennzeichnen, z.B. mit einem
Bearbeitungsstatus

Dokumenten-Ordneransicht
Dokumente können in gewohnten
Ordnerstrukturen organisiert werden

Vernetzung von
Projektinformationen
Dokumente können mit Projektplänen,
Zeiterfassungseinträgen und
Mindmaps verknüpft werden




3. Ressourcen-
auslastung
kommunizieren



Ressourcenauslastung in Outlook oder
anderer E-Mail-Groupware

Wichtiges Tool: Kalender
Öffentliche Kalender von Personen,
Räumen oder Maschinen zeigen
Verfügbarkeiten an

Voraussetzung: Gewissenhafte
Pflege der Kalender
Frei/abwesend/gebucht/vorbehaltlich

Projektzuordnung eintragen
Jobkürzel/Projektnummer angeben

Nachteil:
Der Kalender jeder Projektressource
muss vor deren Belegung separat
geprüft werden.

Vorteil:
Viele Anrufe/Mails werden durch
gepflegte öffentliche Kalender
überflüssig



Ressourcenauslastung in

Ressourcen-Übersicht
Bei InLoox PM werden bspw. auch
Outlook-Kalendertermine
berücksichtigt.

Grafische Übersicht
Die (Über-)Belegung der Ressourcen ist
auf einen Blick ersichtlich.

Multiprojekt-Option
Auslastung kann für ein spezifisches
Projekt oder für alle Projekte angezeigt
werden.

Vorteil:
Man muss nicht alle Kalender auf
Verfügbarkeiten hin durchsuchen.




4. Aufgaben und
Arbeitspakete verteilen



Aufgaben in Outlook oder anderer E-Mail-
Groupware

Mails als Aufgaben kategorisieren
Aufgabe, Kalendertermin UND Status-
Mail zurück

Zuständigkeit klären
Wer macht es? Zuerst direkt
beantworten, dann zusätzlich
weiterleiten

Deadlines als Kalendertermin
eintragen

Erinnerungsfunktion nutzen
So wird man rechtzeitig auf relevante
Termine hingewiesen.



Arbeitspakete und Aufgaben in

Arbeitspakete
Durch deren Zuteilung wissen Teams
und Einzelne genau, was wann von
wem zu tun ist. Das Team wird so von
zahlreichen Mails, Anrufen und
Meetings entlastet.

Verbindung zum Projektplan
So werden z.B. Änderungen am
Projektplan automatisch an die
zuständigen Teammitglieder
kommuniziert.

Synergieeffekte
Arbeitspakete können mit Outlook-
Aufgaben und Kalenderterminen
synchronisiert werden.

Rückmeldung
Die Rückmeldung erledigter
Arbeitspakete erfolgt direkt in den
Projektplan. Eine Rundmail an alle
Beteiligten entfällt.




5. Empfänger:
Umgang mit
Projektinformationen



Informationen sinnvoll filtern

Wichtigkeit
Ist relevant? – Nein? –
Ignorieren/Abbestellen

Dringlichkeit
Ist dringend? – Nein? – Nachverfolgen,
z.B. mit Flag, Kalendereintrag und
Status-Mail

Zuständigkeit
Wer macht es? – zuerst direkt
beantworten, dann zusätzlich
weiterleiten, wenn nötig

Posteingang klein halten
Hier nur aktuelle/dringliche Mails
aufbewahren




6. Projektfortschritt
kommunizieren



Projektfortschritt

Dynamische Entwicklung
Der Projektfortschritt ändert sich
permanent, weil Ressourcen
schneller/langsamer vorankommen als
geplant.

Echtzeit-aktuelle Informationen
Echtzeit-aktuelle Informationen sind
manuell nur schwer kommunizierbar.
Darunter leiden v.a. mobile und externe
Projektpartner.

Grafischer Überblick
Anstehende und erledigte Aufgaben,
Meilensteine und Termine sind auf
einen Blick ersichtlich.

Rückmeldungen direkt aus Outlook
So ist der Pflegeaufwand für die
Teammitglieder minimal und der
Projektfortschritt jederzeit klar
ersichtlich.



Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!

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