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SharePoint Solutions Day
2012
Social Intranet


02.02.2012
Robert Schöbel, Christina Schantin
Christina Schantin & Robert Schöbel

                                                                 Christina Schantin
                                                                 IT-Consultant. Trainerin (IHK)
                                                                 Team KMS
                                                                 Anforderungsaufnahme +
                                                                 Lösungskonzepterstellung im
                                                                 Bereich Enterprise 2.0

        Robert Schöbel
        IT-Consultant
        Team Microsoft Enterprise Solutions
        Anforderungsaufnahme +
        Lösungskonzepterstellung im
        Bereich Enterprise 2.0


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Agenda

• Social Intranet –
         • Aktuelle Situation
         • Ist eine Veränderung notwendig?
         • Was ist Social Intranet?


• Ist der SharePoint Social
         • Ecken und Kanten des SharePoint


• Social Software für den SharePoint

• Fazit


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Was macht Ihr Unternehmen erfolgreich

• Innovationen

• Motivierte Mitarbeiter

• Hoch ausgebildete Mitarbeiter

• Wenig Fluktuation Ihrer Experten




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Aktuelle Situation

• Prozessoptimierung ist in vielen Firmen
  abgeschlossen



• Mitarbeiter machen genau das - und nur
  das, was sie sollen



• Mitarbeiter sind und fühlen sich als
  Ressource
         • Dienst nach Vorschrift
         • Stadium zur inneren Kündigung

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Innere Kündigung

• Erkenntnisse aus dem „Engagement Index
  2010" des Beratungsunternehmens Gallup

• Mitarbeiterbindung
         • 13 % hohe e motionale Bindung
         • 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen
           gebunden – Dienst nach Vorschrift
         • 21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden


• Innovation kommen hauptsächlich von
  Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung




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Auswirkungen

• Fehltage (5,4 hochmotiviert; 6,9 Tage wenig
  motiviert ohne emotionale Bindung) –
  Krankheitstage als Widerstand

• Innere Kündigung = Vorstufe zur Kündigung
  (Fluktuationsrate)
         • Nur 1/3 der innerlich gekündigten will dem
           Unternehmen langfristig treu bleiben
           Wissensverlust, Erfahrungsverlust
           Verlust der Arbeitskraft


• Unzufriedene Mitarbeiter empfehlen ihr
  eigenes Unternehmen nicht weiter

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Was wurde vergessen?

•      Bedürfnispyramide nach Maslow
                                                                                                                                    Wo lässt sich die
                                                                                                                                   Prozessoptimierung
                                                                                                                                       einordnen?
                                                                                 Selbst-
                                                                                 Selbst-
                                                                              verwirklichung
                                                                          Ich Bedürfnisse
                                                                       Anerkennung / Geltung


                                                              Soziale Bedürfnisse
                                                     Freundschaft, Liebe, Gruppenzugehörigkeit

                                                                Sicherheitsbedürfnisse
                                                           Materielle und berufliche Sicherheit


                                                                         Grundbedürfnisse
                                                                       Essen Trinken Schlafen




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Wie informiert sich der Wissensarbeiter privat?




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Warum nutzt dieser Social Software?

• weil sie die Kommunikation verändert und
  beschleunigt
• weil sie die Vernetzung mit anderen
  ermöglicht
• weil sie ein Informationsmedium ist.
• weil jeder Informationen erstellen und
  teilen kann.
• weil Social Software den Austausch und
  die Zusammenarbeit fördert.




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Social Software Prinzipen für Unternehmen

                                                                                                                     • Social Business „ …
                                                                                                                             bedeutet vielmehr die
                                                                                                                             Konzepte des Web 2.0
                                                                                                                             und von Social Media
                                                                                                                             nachzuvollziehen und
                                                                                                                             zu versuchen, diese
                                                                                                                             auf die
                                                                                                                             Zusammenarbeit in
                                                                                                                             den Unternehmen zu
                                                                                                                             übertragen.“ (RICHTER UND
                                                                                                                             KOCH, 2007)




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Aktivitäten eines Wissensarbeiters




                                                           Mitarbeiter steht


Mittelpunkt ist
 der Mensch
                                                      im Mittelpunkt und…




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Aktivitätsfelder eines Wissensarbeiters im Intranet 2.0?




                                                                            Teams

                                                                                                                                           Projekte
               Kundenkontakt                                                    Mitarbeiter steht

               Kollegen

                                                                           im Mittelpunkt und…

                                                                                                                                   Themen
                                                             Vorgänge




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Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

            … arbeitet prozess-, standort-
            und organisationsübergreifend                                                                       … erstellt eigene Inhalte,
            in Teams zusammen.                                                                                  bearbeitet und ergänzt
                                                                                                                Inhalte direkt selbst.


… kennt die konzernweit
relevanten Aktivitäten und                                                Mitarbeiter steht
                                                                                                                                      … gibt Feedback,
Themen.                                                                                                                               kommentiert und bringt
                                                                                                                                      sich ein.

                                                                     im Mittelpunkt und…
  … ist mit Kollegen ständig
  in Kontakt und tauscht sich                            … stellt Fragen,
  über aktuelle Themen und                               liefert Lösungen und
  Aktivitäten aus.                                       Hilfestellungen.
                           … ist selbst bekannt und kann
                           Ansprechpartner ohne Umwege
                           finden.
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Ist Social Intranet notwendig?

•      Bedürfnispyramide nach Maslow
                                                                                                             Möglichkeit und Mittel der
                                                                                                             Kreativitätsentfaltung

                                                                                 Selbst-
                                                                                 Selbst-
                                                                              verwirklichung

                                                                             Ich Bedürfnisse
                                                                      Feedback, Kommentare,
                                                                         Bewertung, Kritik
                                                                    Soziale Bedürfnisse
                                                             Integration in Gruppen und Themen
                                                                          Netzwerken
                                                            Sicherheitsbedürfnisse
                                                Tätigkeiten aller Mitarbeiter werden transparent –
                                                          Mitarbeiter ist keine Nummer
                                                                           Grundbedürfnisse




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Weiterer Nutzen aus Social Intranet

• Optimal informiert und abgestimmte Mitarbeiter.
• Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Teams.
• Schnellere, besser fundierte Entscheidungen.
• Nutzung der Kreativität aller verteilten Mitarbeiter.
• Einbindung vorhandener Kompetenzen quer über
  Projekte, Prozesse und Organisationsstrukturen.
• Schnellere Problemlösung, besserer Service und
  höherer Qualitätsstandard.



                                           Erhöhung der Kreativität der
                                                   Mitarbeiter
                                          = Steigerung der Produktivität

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„Social“ Intranet




                           Wie sind Ihre Erfahrungen mit „Social“ Intranet
                                        (Produkt unabhängig)


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Social Intranet - Zielstellung



       Schnelle und transparente
                                                                                                                    Optimal informierte Mitarbeiter
        Entscheidungsprozesse




                                                                                                                        Abstimmungsprozesse,
                                                                                                                             Einmischen,
             Expertenvernetzung
                                                                                                                            Wissen teilen,
                                                                                                                        gemeinsames Arbeiten




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Social Intranet - Stärken und Schwächen des SharePoints




                                         Social Features des SharePoints 2010



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Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen?

            … arbeitet prozess-, standort-
            und organisationsübergreifend                                                                       … erstellt eigene Inhalte,
            in Teams zusammen.                                                                                  bearbeitet und ergänzt
                                                                                                                Inhalte direkt selbst.


… kennt die konzernweit
relevanten Aktivitäten und                                                Mitarbeiter steht
                                                                                                                                      … gibt Feedback,
Themen.                                                                                                                               kommentiert und bringt
                                                                                                                                      sich ein.

                                                                     im Mittelpunkt und…
  … ist mit Kollegen ständig
  in Kontakt und tauscht sich                            … stellt Fragen,
  über aktuelle Themen und                               liefert Lösungen und
  Aktivitäten aus.                                       Hilfestellungen.
                           … ist selbst bekannt und kann
                           Ansprechpartner ohne Umwege
                           finden.
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Stärken

• Gemeinsam Arbeiten (Screen)
• Arbeiten mit Dokumenten
         • PowerPoint Bibliotheken
         • Wiki Bibliotheken
         • Office Dokumenten Bibliotheken
• Arbeiten mit Listen
         • Scrum und Kanban möglich
• Arbeiten mit Wikis
         • Kommentare Noteboard
         • Webparts in der Wiki-Seite


• Taxonomie



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Schnelle transparente Entscheidungen (IST)

                                                                                               • Direktadressierte
                                                                                                 abgeschottete
                                                                                                 Informationskanäle 1:1

                                                                                               • Keine Transparenz des
                                                                                                 Nachrichtenverlaufs und der
                                                                                                 Entscheidungen

                                                                                               • Fehlender Druck zur
                                                                                                 Entscheidungsfindung




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Schnelle transparente Entscheidungen (Soll)

                                       Offene Punkte                                           • Diskussion der offenen
                                                                                                 Punkte in einer Besprechung

                                                                                               • Nachvollziehbarkeit der
                                       Besprechung und
                                       Zuweisung
                                                                                                 Entscheidungen

                                                                                               • Jeder „offene Punkt“ muss zu
                                       Entscheidungen                                            einer „Entscheidung“ oder zu
                                                                                                 einem „TODO“ werden

    Offener Punkt / TODO / Entscheidung                                                        • Transparenz der
                                                                                                 Entscheidung


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Transparente Entscheidungen




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Aufgabe bearbeiten „offener Punkt“




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Metadaten auf Entscheidung setzen




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Metadaten „Entscheidung“




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Beschreibung und Status ändern (Abgeschlossen)




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Offener Punkt ist zur Entscheidung geworden




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Darstellungsmöglichkeiten




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Anwendungsmöglichkeiten

• Teamarbeit
         • Todo / Doing / Done
• Projektarbeit

• Projektportfoliomanagement

• Vorgangsbearbeitung




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Gemeinsames Arbeiten (Ist)
                                                               Qualitätsstatus

                                                                                               • Dokumente auf
                                                                                                 unübersichtlichem Fileshare

                                                                                               • Dokumente als Anhang in E-
                                                                                                 Mails

                                                                                               • Redundanz der Dateien und
                                                                                                 Überfüllte E-Mailpostfächer

                      Gültige Version?, Wo?,
                          Wer?, Zugriff?                                                       • Bearbeitungsstatus und
                        Speichern unter?
                                                                                                 Versionierung fehlt teilweise



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Gemeinsames Arbeiten (SOLL)
                                             Arbeitsraum
                                                                                               • Zentrale Dateiablage

                                             Initialisierung
                                                                                               • Versionierung

                                             Liste mit letzten
                                             Änderungen                                        • Metadaten
                                                                                                        •   Bearbeitungsstatus
                                                                                                        •   Bearbeiter
                                                                                                        •   Kommentare
                                                                                                        •   Bewertungen


                                                                                               • Zur gleichen Zeit an einem
                                                                                                 Dokument


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Gemeinsam in Dokumenten arbeiten




   … Demonstration




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Förderung der Zusammenarbeit

• Letzte Änderungen anzeigen




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Social Features am Dokument




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Kommentare an Wiki-Seiten




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Bewertungen auslesen




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MySite – Expertenvernetzung




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Persönlicher Platz in der Hierarchie




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Persönliche Dokumente




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Stärken des SharePoint 2010?

                                               Liefert Inhalte
                                               Bearbeitet Inhalte
                                               Bearbeitet Inhalte von anderen Mitarbeitern

                                                                                                                            Tauscht offenes, gegenseitiges
                                                                                                                            Feedback aus
                                                                                                                            Kommentieren
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                                                                                     steht im
Soziale Netze,                                                                      Mittelpunkt
Kollegen, Experten



                                                                                                         Aktivitäten in Teams / Projekten /
                                                                                                         Themen / Gruppen
               Kommunizieren im Team / Projekt
                                                                                                          Gemeinsames Erstellen, Benutzen,
                   Transparenz von
                                                                                                          Einmischen
                   Nachrichten
                   Status


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SharePoint 2010




                                            Social Features für den SharePoint



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Schwächen

• Kommunikation
         •   Kein richtiger Activity Stream
         •   Kein Folgen von Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams möglich
         •   Kommentarfunktion nicht überall vorhanden
         •   Microblogging nur in Ansätzen über Statusinformation und Kommentare
             möglich


• Usability
         • Wiki-Editor für aufwendiges Design erfordert HTML-Kenntnisse
         • Dateien verschieben
         • Administrative Berechtigungsvergabe, vor allem auf Datei- und
           Listenelement-Ebene


• MySite
         • Tagging und Notes von anderen Mitarbeitern sehen
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NewsGator Widget für SharePoint 2010


Hersteller: NewsGator

  Eindruck:
  > Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features
            • Angepasste Navigation
            • Funktionalität der Community zu folgen
            • News an die Community senden
            • Microblogging
            • kommentieren, bewerten (gefällt mir)
            • Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
  > Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
    Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum,
    Kalender, Aufgabenliste

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Teamraum mit Newsgater




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                                                                                                                                                    newsgator.com


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Herausforderung Teamraum

Angepasste SiteVorlage für eine Community
   1      • Angepasste Navigation
   1      • Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
            Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum,
            Kalender, Aufgabenliste
   2      • Ergänzt um die Funktionalität der Community zu folgen
   3      • Ergänzt um News an die Community senden, kommentieren,
            bewerten (gefällt mir)
   4      • Ergänzt um Microblogging
   5      • Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community
          • Integration fehlender Social Feature in die SharePoint 2010
            MySite

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Communote Webpart


                                                                           DEMO
                                                                           • Übersicht Communote Widget
                                                                           • Widget im SharePoint




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Communote Widget für SharePoint 2010


Hersteller: Communote GmbH

Eindruck:

• Etabliertes Microblogging-Tool
• Aktuell in der Version 2.0 verfügbar
• Als Standalone mit zahlreichen Clients für verschiedene
  Endgeräte
• Integration für SharePoint 2010 und Confluence verfügbar




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Communote Integration – Allgemein

                                                                                               Eingabebereich
                                                                                               Der Nutzer kann neue Nachrichten erstellen.




                                                                                               Filterbereich
                                                                                               Der Nutzer kann die unten angezeigten Nachrichten filtern. Es kann
                                                                                               nach Stichworten, Schlagworten, Autoren und Themen gefiltert werden.
                                                                                                                                                                  .



                                                                                               Nachrichtenbereich
                                                                                               Dem Nutzer werden alle Nachrichten angezeigt, die er lesen darf.
                                                                                               Themen, auf die der Nutzer keine Leseberechtigungen besitzt, werden
                                                                                               nicht angezeigt.

                                                                                               Durch eine Vorkonfiguration des Webparts kann der Nachrichtenbereich
                                                                                               weiter eingeschränkt werden, so dass dem Nutzer gezielt Inhalte
                                                                                               präsentiert werden können.

                                                                                                       Following“
                                                                                               „Show: Following“
                                                                                               Dieses Menü über dem Nachrichtenbereich ermöglicht es dem Nutzer
                                                                                               die Sicht auf die Nachrichten so zu ändern, dass alle Nachrichten
                                                                                               angezeigt oder beispielsweise nur Nachrichten über die der Nutzer
                                                                                               benachrichtigt wurde.




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SharePoint 2010 mySite (public)

                                                                                               Eingabebereich
                                                                                               Jeder Nutzer kann neue Nachrichten verfassen und diese im Thema der
                                                                                               mySite Besitzers veröffentlichen. Auf dieser Seite ist keine
                                                                                               Themenauswahl möglich, um Nachrichten in anderen Themen zu
                                                                                               veröffentlichen.

                                                                                               Nachrichtenbereich
                                                                                               Jedem Nutzer werden nur Nachrichten aus dem Thema des mySite
                                                                                               Besitzers angezeigt, auf dessen öffentlichen Seite sich der Nutzer
                                                                                               befindet.

                                                                                               Bestehende Nachrichten können von allen Nutzern kommentiert
                                                                                               werden. Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden.




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SharePoint 2010: Team und Projekt Räume

                                                                                               Eingabebereich
                                                                                               Der Editor in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so
                                                                                               vorkonfiguriert, dass neue Nachrichten im jeweiligen Thema
                                                                                               veröffentlicht werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.


                                                                                               Nachrichtenbereich
                                                                                               Der Nachrichtenbereich in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist
                                                                                               so vorkonfiguriert, dass alle Nachrichten des jeweiligen Themas gezeigt
                                                                                               werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet.

                                                                                               Aktionen wie Löschen, Antworten oder Bearbeiten sind möglich.

                                                                                               Da in diesem Webpart nur ein Thema im Nachrichtenbereich
                                                                                               eingeblendet wird, kann der Nutzer über die Schaltfläche (unten links)
                                                                                               diesem Thema folgen oder das Folgen des Themas wieder beenden.




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Breezy

Hersteller: Spenta

Eindruck:

• Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features
   • Funktionalität der Anwendern zu folgen
   • News an die Community senden
   • Microblogging
   • kommentieren, bewerten (gefällt mir)
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• Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie
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Fazit

• SharePoint bietet wichtige Social Features
  im Standard
         • gemeinsam Inhalte bearbeiten


• Potential im Bereich Kommunikation



• Änderung der Arbeitsweise (Change)
         •   offener Kommunizieren
         •   Wissen teilen
         •   Prozesse aufbrechen um Innovationen zu gewinnen
         •   Kommunikation verändern



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Ende




                                                     Sind die Social Komponenten
                                                        in Ihrem Unternehmen
                                                             ausbaufähig?



                                              Vielen Dank Ihre Aufmerksamkeit



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Ende




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Innovationen (2010) nach Grad der emotionalen Bindung




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  • 1. SharePoint Solutions Day 2012 Social Intranet 02.02.2012 Robert Schöbel, Christina Schantin
  • 2. Christina Schantin & Robert Schöbel Christina Schantin IT-Consultant. Trainerin (IHK) Team KMS Anforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0 Robert Schöbel IT-Consultant Team Microsoft Enterprise Solutions Anforderungsaufnahme + Lösungskonzepterstellung im Bereich Enterprise 2.0 Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 2
  • 3. Agenda • Social Intranet – • Aktuelle Situation • Ist eine Veränderung notwendig? • Was ist Social Intranet? • Ist der SharePoint Social • Ecken und Kanten des SharePoint • Social Software für den SharePoint • Fazit Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 3
  • 4. Was macht Ihr Unternehmen erfolgreich • Innovationen • Motivierte Mitarbeiter • Hoch ausgebildete Mitarbeiter • Wenig Fluktuation Ihrer Experten Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 4
  • 5. Aktuelle Situation • Prozessoptimierung ist in vielen Firmen abgeschlossen • Mitarbeiter machen genau das - und nur das, was sie sollen • Mitarbeiter sind und fühlen sich als Ressource • Dienst nach Vorschrift • Stadium zur inneren Kündigung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 5
  • 6. Innere Kündigung • Erkenntnisse aus dem „Engagement Index 2010" des Beratungsunternehmens Gallup • Mitarbeiterbindung • 13 % hohe e motionale Bindung • 66 % fühlen sich wenig an das Unternehmen gebunden – Dienst nach Vorschrift • 21 % überhaupt nicht ans Unternehmen gebunden • Innovation kommen hauptsächlich von Mitarbeitern mit hoher emotionaler Bindung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 6
  • 7. Auswirkungen • Fehltage (5,4 hochmotiviert; 6,9 Tage wenig motiviert ohne emotionale Bindung) – Krankheitstage als Widerstand • Innere Kündigung = Vorstufe zur Kündigung (Fluktuationsrate) • Nur 1/3 der innerlich gekündigten will dem Unternehmen langfristig treu bleiben Wissensverlust, Erfahrungsverlust Verlust der Arbeitskraft • Unzufriedene Mitarbeiter empfehlen ihr eigenes Unternehmen nicht weiter Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 7
  • 8. Was wurde vergessen? • Bedürfnispyramide nach Maslow Wo lässt sich die Prozessoptimierung einordnen? Selbst- Selbst- verwirklichung Ich Bedürfnisse Anerkennung / Geltung Soziale Bedürfnisse Freundschaft, Liebe, Gruppenzugehörigkeit Sicherheitsbedürfnisse Materielle und berufliche Sicherheit Grundbedürfnisse Essen Trinken Schlafen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 8
  • 9. Wie informiert sich der Wissensarbeiter privat? Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 9
  • 10. Warum nutzt dieser Social Software? • weil sie die Kommunikation verändert und beschleunigt • weil sie die Vernetzung mit anderen ermöglicht • weil sie ein Informationsmedium ist. • weil jeder Informationen erstellen und teilen kann. • weil Social Software den Austausch und die Zusammenarbeit fördert. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 10
  • 11. Social Software Prinzipen für Unternehmen • Social Business „ … bedeutet vielmehr die Konzepte des Web 2.0 und von Social Media nachzuvollziehen und zu versuchen, diese auf die Zusammenarbeit in den Unternehmen zu übertragen.“ (RICHTER UND KOCH, 2007) Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 11
  • 12. Aktivitäten eines Wissensarbeiters Mitarbeiter steht Mittelpunkt ist der Mensch im Mittelpunkt und… Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 12
  • 13. Aktivitätsfelder eines Wissensarbeiters im Intranet 2.0? Teams Projekte Kundenkontakt Mitarbeiter steht Kollegen im Mittelpunkt und… Themen Vorgänge Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 13
  • 14. Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen? … arbeitet prozess-, standort- und organisationsübergreifend … erstellt eigene Inhalte, in Teams zusammen. bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst. … kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Mitarbeiter steht … gibt Feedback, Themen. kommentiert und bringt sich ein. im Mittelpunkt und… … ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich … stellt Fragen, über aktuelle Themen und liefert Lösungen und Aktivitäten aus. Hilfestellungen. … ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 14
  • 15. Ist Social Intranet notwendig? • Bedürfnispyramide nach Maslow Möglichkeit und Mittel der Kreativitätsentfaltung Selbst- Selbst- verwirklichung Ich Bedürfnisse Feedback, Kommentare, Bewertung, Kritik Soziale Bedürfnisse Integration in Gruppen und Themen Netzwerken Sicherheitsbedürfnisse Tätigkeiten aller Mitarbeiter werden transparent – Mitarbeiter ist keine Nummer Grundbedürfnisse Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 15
  • 16. Weiterer Nutzen aus Social Intranet • Optimal informiert und abgestimmte Mitarbeiter. • Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Teams. • Schnellere, besser fundierte Entscheidungen. • Nutzung der Kreativität aller verteilten Mitarbeiter. • Einbindung vorhandener Kompetenzen quer über Projekte, Prozesse und Organisationsstrukturen. • Schnellere Problemlösung, besserer Service und höherer Qualitätsstandard. Erhöhung der Kreativität der Mitarbeiter = Steigerung der Produktivität Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 16
  • 17. „Social“ Intranet Wie sind Ihre Erfahrungen mit „Social“ Intranet (Produkt unabhängig) Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 17
  • 18. Social Intranet - Zielstellung Schnelle und transparente Optimal informierte Mitarbeiter Entscheidungsprozesse Abstimmungsprozesse, Einmischen, Expertenvernetzung Wissen teilen, gemeinsames Arbeiten Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 18
  • 19. Social Intranet - Stärken und Schwächen des SharePoints Social Features des SharePoints 2010 Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 19
  • 20. Was macht ein Mitarbeiter im Unternehmen? … arbeitet prozess-, standort- und organisationsübergreifend … erstellt eigene Inhalte, in Teams zusammen. bearbeitet und ergänzt Inhalte direkt selbst. … kennt die konzernweit relevanten Aktivitäten und Mitarbeiter steht … gibt Feedback, Themen. kommentiert und bringt sich ein. im Mittelpunkt und… … ist mit Kollegen ständig in Kontakt und tauscht sich … stellt Fragen, über aktuelle Themen und liefert Lösungen und Aktivitäten aus. Hilfestellungen. … ist selbst bekannt und kann Ansprechpartner ohne Umwege finden. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 20
  • 21. Stärken • Gemeinsam Arbeiten (Screen) • Arbeiten mit Dokumenten • PowerPoint Bibliotheken • Wiki Bibliotheken • Office Dokumenten Bibliotheken • Arbeiten mit Listen • Scrum und Kanban möglich • Arbeiten mit Wikis • Kommentare Noteboard • Webparts in der Wiki-Seite • Taxonomie Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 21
  • 22. Schnelle transparente Entscheidungen (IST) • Direktadressierte abgeschottete Informationskanäle 1:1 • Keine Transparenz des Nachrichtenverlaufs und der Entscheidungen • Fehlender Druck zur Entscheidungsfindung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 22
  • 23. Schnelle transparente Entscheidungen (Soll) Offene Punkte • Diskussion der offenen Punkte in einer Besprechung • Nachvollziehbarkeit der Besprechung und Zuweisung Entscheidungen • Jeder „offene Punkt“ muss zu Entscheidungen einer „Entscheidung“ oder zu einem „TODO“ werden Offener Punkt / TODO / Entscheidung • Transparenz der Entscheidung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 23
  • 24. Transparente Entscheidungen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 24
  • 25. Aufgabe bearbeiten „offener Punkt“ Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 25
  • 26. Metadaten auf Entscheidung setzen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 26
  • 27. Metadaten „Entscheidung“ Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 27
  • 28. Beschreibung und Status ändern (Abgeschlossen) Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 28
  • 29. Offener Punkt ist zur Entscheidung geworden Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 29
  • 30. Darstellungsmöglichkeiten Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 30
  • 31. Anwendungsmöglichkeiten • Teamarbeit • Todo / Doing / Done • Projektarbeit • Projektportfoliomanagement • Vorgangsbearbeitung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 31
  • 32. Gemeinsames Arbeiten (Ist) Qualitätsstatus • Dokumente auf unübersichtlichem Fileshare • Dokumente als Anhang in E- Mails • Redundanz der Dateien und Überfüllte E-Mailpostfächer Gültige Version?, Wo?, Wer?, Zugriff? • Bearbeitungsstatus und Speichern unter? Versionierung fehlt teilweise Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 32
  • 33. Gemeinsames Arbeiten (SOLL) Arbeitsraum • Zentrale Dateiablage Initialisierung • Versionierung Liste mit letzten Änderungen • Metadaten • Bearbeitungsstatus • Bearbeiter • Kommentare • Bewertungen • Zur gleichen Zeit an einem Dokument Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 33
  • 34. Gemeinsam in Dokumenten arbeiten … Demonstration Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 34
  • 35. Förderung der Zusammenarbeit • Letzte Änderungen anzeigen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 35
  • 36. Social Features am Dokument Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 36
  • 37. Kommentare an Wiki-Seiten Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 37
  • 38. Bewertungen auslesen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 38
  • 39. MySite – Expertenvernetzung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 39
  • 40. Persönlicher Platz in der Hierarchie Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 40
  • 41. Persönliche Dokumente Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 41
  • 42. Stärken des SharePoint 2010? Liefert Inhalte Bearbeitet Inhalte Bearbeitet Inhalte von anderen Mitarbeitern Tauscht offenes, gegenseitiges Feedback aus Kommentieren Netzwerken Anwender Bewerten steht im Soziale Netze, Mittelpunkt Kollegen, Experten Aktivitäten in Teams / Projekten / Themen / Gruppen Kommunizieren im Team / Projekt Gemeinsames Erstellen, Benutzen, Transparenz von Einmischen Nachrichten Status Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 42
  • 43. SharePoint 2010 Social Features für den SharePoint Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 43
  • 44. Schwächen • Kommunikation • Kein richtiger Activity Stream • Kein Folgen von Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams möglich • Kommentarfunktion nicht überall vorhanden • Microblogging nur in Ansätzen über Statusinformation und Kommentare möglich • Usability • Wiki-Editor für aufwendiges Design erfordert HTML-Kenntnisse • Dateien verschieben • Administrative Berechtigungsvergabe, vor allem auf Datei- und Listenelement-Ebene • MySite • Tagging und Notes von anderen Mitarbeitern sehen Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 44
  • 45. NewsGator Widget für SharePoint 2010 Hersteller: NewsGator Eindruck: > Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features • Angepasste Navigation • Funktionalität der Community zu folgen • News an die Community senden • Microblogging • kommentieren, bewerten (gefällt mir) • Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community > Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 45
  • 46. Teamraum mit Newsgater 1 2 5 3 4 Quelle Screenshot: newsgator.com Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 46
  • 47. Herausforderung Teamraum Angepasste SiteVorlage für eine Community 1 • Angepasste Navigation 1 • Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste 2 • Ergänzt um die Funktionalität der Community zu folgen 3 • Ergänzt um News an die Community senden, kommentieren, bewerten (gefällt mir) 4 • Ergänzt um Microblogging 5 • Anzeige aller Mitglieder und aller Follower der Community • Integration fehlender Social Feature in die SharePoint 2010 MySite Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 47
  • 48. Communote Webpart DEMO • Übersicht Communote Widget • Widget im SharePoint Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 48
  • 49. Communote Widget für SharePoint 2010 Hersteller: Communote GmbH Eindruck: • Etabliertes Microblogging-Tool • Aktuell in der Version 2.0 verfügbar • Als Standalone mit zahlreichen Clients für verschiedene Endgeräte • Integration für SharePoint 2010 und Confluence verfügbar Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 49
  • 50. Communote Integration – Allgemein Eingabebereich Der Nutzer kann neue Nachrichten erstellen. Filterbereich Der Nutzer kann die unten angezeigten Nachrichten filtern. Es kann nach Stichworten, Schlagworten, Autoren und Themen gefiltert werden. . Nachrichtenbereich Dem Nutzer werden alle Nachrichten angezeigt, die er lesen darf. Themen, auf die der Nutzer keine Leseberechtigungen besitzt, werden nicht angezeigt. Durch eine Vorkonfiguration des Webparts kann der Nachrichtenbereich weiter eingeschränkt werden, so dass dem Nutzer gezielt Inhalte präsentiert werden können. Following“ „Show: Following“ Dieses Menü über dem Nachrichtenbereich ermöglicht es dem Nutzer die Sicht auf die Nachrichten so zu ändern, dass alle Nachrichten angezeigt oder beispielsweise nur Nachrichten über die der Nutzer benachrichtigt wurde. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 50
  • 51. SharePoint 2010 mySite (public) Eingabebereich Jeder Nutzer kann neue Nachrichten verfassen und diese im Thema der mySite Besitzers veröffentlichen. Auf dieser Seite ist keine Themenauswahl möglich, um Nachrichten in anderen Themen zu veröffentlichen. Nachrichtenbereich Jedem Nutzer werden nur Nachrichten aus dem Thema des mySite Besitzers angezeigt, auf dessen öffentlichen Seite sich der Nutzer befindet. Bestehende Nachrichten können von allen Nutzern kommentiert werden. Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 51
  • 52. SharePoint 2010: Team und Projekt Räume Eingabebereich Der Editor in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass neue Nachrichten im jeweiligen Thema veröffentlicht werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet. Nachrichtenbereich Der Nachrichtenbereich in den verschiedenen teamRoom Bereichen ist so vorkonfiguriert, dass alle Nachrichten des jeweiligen Themas gezeigt werden, auf dessen Seite sich der Nutzer gerade befindet. Aktionen wie Löschen, Antworten oder Bearbeiten sind möglich. Da in diesem Webpart nur ein Thema im Nachrichtenbereich eingeblendet wird, kann der Nutzer über die Schaltfläche (unten links) diesem Thema folgen oder das Folgen des Themas wieder beenden. Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 52
  • 53. Breezy Hersteller: Spenta Eindruck: • Ergänzt SharePoint 2010 um Social Intranet Features • Funktionalität der Anwendern zu folgen • News an die Community senden • Microblogging • kommentieren, bewerten (gefällt mir) • Integration in Lync • Integration in Office 2010 • Nutzung der Vorteile von SharePoint Standard-Features wie Dokumentenbibliothek, Wiki, Blog, Diskussionsforum, Kalender, Aufgabenliste Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 53
  • 54. Breezy Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 54
  • 55. Breezy Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 55
  • 56. Breezy Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 56
  • 57. Fazit • SharePoint bietet wichtige Social Features im Standard • gemeinsam Inhalte bearbeiten • Potential im Bereich Kommunikation • Änderung der Arbeitsweise (Change) • offener Kommunizieren • Wissen teilen • Prozesse aufbrechen um Innovationen zu gewinnen • Kommunikation verändern Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 57
  • 58. Ende Sind die Social Komponenten in Ihrem Unternehmen ausbaufähig? Vielen Dank Ihre Aufmerksamkeit Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 58
  • 59. Ende Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 59
  • 60. Innovationen (2010) nach Grad der emotionalen Bindung Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 60