HPA PROZESSMANAGEMENT
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Prozessmanagement bei der HPA
12.05.2016
HPA PROZESSMANAGEMENT
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Die Hamburg Port Authority (HPA)
Das Prozessmanagement Ko...
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Die Hamburg Port Authority (HPA)
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Kernaufgaben:
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Konzept der HPA
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Stabsstelle
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Die Rolle der Prozesssteuerung und uns...
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Prozessmanagement der HPA – bei uns gibt es „On Demand“
• Integration von Fü...
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Wir orientieren uns am Kundenbedarf
• Unsere Kunden sind alle Führungskräft...
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• Wir nutzen standardisierte Zusammenarbeitsräume in den Unternehmensbereic...
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• Prozessportal als zentrale Wissensplattform zum Thema Prozessmanagement b...
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• Konzept der dezentralen P...
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BPM-Club: Vortrag "Prozessmanagement bei der Hamburt Port Authority" - 11.05.16 in Hannover

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Nach der Kooperationsveranstaltung von BPM-Club und itSMF Niedersachsen im Mai 2015 im Alten Rathaus von Hannover war die Veranstaltung am 12.05.16 die zweite dieser Art. Dieses Mal waren wir zu Gast bei der Continental AG.

Annähernd 50 Teilnehmer waren dabei, davon etwa 1/3 zum ersten Mal bei einem BPM-Club-Treffen.

Nach einer kurzen Begrüßung und Vorstellung der Veranstalter, itSMF Niedersachsen (vertreten durch Dierk Söllner) und des BPM-Club, folgten zwei spannende Vorträge:

Zunächst referierte Jan Krause, Innovation / Prozessmanagement bei Hamburg Port Authority, über Einführung Prozessmanagement in seinem Unternehmen. Dabei erläuterte er die Rolle der internen Prozessberater und wie diese „on Demand“ eingesetzt werden. Auch der Einsatz eines BPM-Tools zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen spielte eine Rolle. – Übrigens, die Hamburg Port Authority hat in diesem Jahr den Process Solution Award in der Kategorie “Prozessmodellierung“ erhalten. - Als Fazit formulierte Herr Krause, dass nach 5 Jahren bereits viel Überzeugungsarbeit geleistet wurde, doch immer noch viel zu tun sei.

Es folgte der Impulsvortrag von Harald Schirmer, Manager Digital Transformation and Change bei Continental AG, über „Herausforderungen der Digitalen Transformation“. Dabei stellte er beispielhaft den Einsatz von Social Media in der täglichen betriebsinternen Arbeitswelt dar – und wie dies gemeistert werden kann. Herr Schirmer hatte keine einzige Folie gezeigt, umso mehr gelang es ihm, die Teilnehmer interaktiv in die Diskussion miteinzubeziehen.

Lesen Sie die Teilnehmerstimmen im BPM-Club unter
https://www.xing.com/communities/posts/nachbericht-prozessmanagement-meets-it-service-management-am-12-punkt-05-punkt-16-in-hannover-1011319907

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BPM-Club: Vortrag "Prozessmanagement bei der Hamburt Port Authority" - 11.05.16 in Hannover

  1. 1. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement HPA PROZESSMANAGEMENT Prozessmanagement bei der HPA 12.05.2016
  2. 2. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 01 02 03 04 Agenda 2 Die Hamburg Port Authority (HPA) Das Prozessmanagement Konzept der HPA Prozessmanagement Werkzeuge bei der HPA Status Quo Prozessmanagement bei der HPA
  3. 3. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 3 Die Hamburg Port Authority 01
  4. 4. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement Die Hamburg Port Authority (HPA) 4 • Anstalt des öffentlichen Rechts • Zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand seit 2005 • HPA ist hervorgegangen aus Funktionsbereichen Hamburger Behörden, die Aufgaben im Hafen erfüllen • Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen • rund 1.800 Mitarbeiter
  5. 5. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement Die Hamburg Port Authority (HPA) 5 Kernaufgaben: • Wasser- und landseitige Infrastruktur • Sicherheit des Schiffsverkehrs • Hafenbahnanlagen • Immobilienmanagement • hoheitliche Aufgaben innerhalb des Hafengebiets Herausforderungen: • Wachstum auf begrenzter Fläche schaffen • Hafen als Industriegebiet inmitten der Stadt Hamburg
  6. 6. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 6 Das Prozessmanagement Konzept der HPA 02
  7. 7. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 7 Organisatorische Einbindung Prozessmanagement Stabsstelle Prozesssteuerung
  8. 8. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 8 Das Prozessmanagement Konzept der HPA Die Rolle der Prozesssteuerung und unsere Umsetzung Wir verstehen uns als Prozessberater für die HPA. Wir beraten sowohl in strategischen als auch in operativen Fragen zum Prozessmanagement. Bei Bedarf geben wir Training und Coachings. Wir vernetzen alle am Thema Prozessmanagement beteiligten Kolleginnen und Kollegen. Zentrale Steuerung Qualitätssicherung Coaching Kollaborationsplattform (MS SharePoint) ProzessportalUnterstützung im operativen Prozessmanagement Ansprechpartner zum Prozessmanagement Process Management On Demand Digitalisierung Weiterentwicklungen Process Governance
  9. 9. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 9 Prozessmanagement der HPA – bei uns gibt es „On Demand“ • Integration von Führung, Organisation, Menschen und IT in das Thema Prozessmanagement • Etablierung von Prozessmanagement als Management- und Steuerungsinstrument • Steigerung von Qualität und Effizienz • Definition und Umsetzung der Prozessmanagementstrategie der HPA • Entwicklung und Bereitstellung von Methoden-Standards und Werkzeugen • Maßgeschneiderte interne Beratung aller Business Units der HPA • Vernetzung aller am Thema beteiligten Personen • Change Management in allen Phasen des Prozessmanagements
  10. 10. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement Prozessmanagement bei der HPA – Der Rahmenwerk 10 HPA Process Management Framework, © Hamburg Port Authority Rollen Kommunikation Ziele HPA-Standards Vorgehen Kundenspezifische AnpassungenundMaßnahmen Kundenspezifische AnpassungenundMaßnahmen 1 2 3 4
  11. 11. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 11 Standards unterstützen HPA-weit die einheitliche Umsetzung von Prozessmanagement • Prozesse werden stufenweise modelliert • Denken – Malen - Modellieren Prozess- Modellierungsmethode • Zentrale Definition der genutzten Begriffe und Beschreibungen • Informationsquelle für die ganze HPA Prozessglossar • Prozesslandkarte • Textuelle Prozessbeschreibung • Visuelle Prozessmodelle Prozesslandkarte und -beschreibung • Einheitliche Notation (BPMN 2.0) • Prozessmanagement Software • Reifegradmodell Prozesssprache und Werkzeuge
  12. 12. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 12 Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle und ist der Schlüssel zum Erfolg • Ohne Kommunikation keine erfolgreiche Umsetzung von Prozessen • Wir fördern eine offene und direkte Kommunikation • Kommunikation ins Haus über die Prozesse wird gemeinsam vereinbart Kommunikation im Prozessteam Die erfolgreiche Einführung und/oder Neugestaltung von Prozessen kann nur gemeinsam im Prozessteam gelingen ( Change Management) • Prozessberater sind Ansprechpartner für die Prozessteams • Prozessberater unterstützen mit Methoden und Tools • Freigegebene Prozesse und alle relevanten Infos stehen den Beschäftigten im Prozessportal zur Verfügung. Kommunikation mit Prozessberatern
  13. 13. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 13 Wir orientieren uns am Kundenbedarf • Unsere Kunden sind alle Führungskräfte der HPA • Wir bieten einen Katalog mit definierten Services • Vorgehensweisen und Maßnahmen werden individuell zusammengestellt und angewendet. • je nach Anforderung der jeweiligen Business Unit bzw. des Prozessteams • je nach Phase im Prozessmanagement • Anforderungen werden durch die Prozessteams mit Unterstützung durch die Prozessberater formuliert. Kein „Pauschal“-Prinzip trotz Standards: Kundenspezifische Anpassungen & Maßnahmen Wir machen Prozessmanagement on demand!
  14. 14. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 14 Prozessmanagement Werkzeuge bei der HPA 03
  15. 15. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 15 • Standardtool zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen • Visio basiert und daher leicht verständlich • Integration mit Microsoft SharePoint – eine von drei strategischen Säulen der HPA IT • Für die Modellierung steht bei der HPA ein Subset der BPMN 2.0 zur Verfügung. Dies sorgt für eine leichte Verständlichkeit der Modelle für alle Mitarbeiter der HPA. Modellierungssoftware: Prozessmodellierung und Dokumentation
  16. 16. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 16 • Wir nutzen standardisierte Zusammenarbeitsräume in den Unternehmensbereichen um die Arbeit an Prozessen zu organisieren • Die Verantwortung für die Räume liegt dezentral in den Unternehmensbereichen und wird hier durch Prozesskoordinatoren wahrgenommen • Prozesse werden per Workflow freigegeben und automatisch dem Prozessportal zur Verfügung gestellt Dezentrale SharePoint-Räume: Zusammenarbeit an Prozessen • Die Veröffentlichung von Prozessen und zugehörigen Dokumenten erfolgt durch die Stabsstelle Prozesssteuerung.
  17. 17. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 17 • Prozessportal als zentrale Wissensplattform zum Thema Prozessmanagement bei der HPA - Realisiert auf Basis Microsoft SharePoint - Prozesslandkarte des Unternehmens mit allen veröffentlichten Prozessen des Unternehmens - Wissen zum Prozessmanagement für alle Mitarbeiter - Schulungsunterlagen und aktuelle Infos Zentrale SharePoint Wissensplattform: Prozesslandkarte des Unternehmens und Wissen zum Prozessmanagement (Prozessportal mit SemTalk Services)
  18. 18. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 18 Status Quo Prozessmanagement bei der HPA 04
  19. 19. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 19 Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016 • Konzept der dezentralen Prozessverantwortung eingeführt – Prozesskoordinatoren in allen Unternehmensbereichen installiert. • Prozessmanagement on demand als geeignete Methode für die HPA etabliert • Zentrale Steuerung und Beratung durch die Prozessberater • Vernetzung und Information der Kolleginnen und Kollegen aus dem Prozessmanagement durch eigenständige Formate • Prozessberatung ist Bestandteil des Service Kataloges der HPA • Kommende Aufgaben: • Unternehmensweite Steuerung über Kennzahlen • Prozessorientierte Risikoanalyse • Etablierung von KVP • Strategische Beratung des Unternehmens Dezentrales Prozessmanagement on demand unter einer zentralen Federführung
  20. 20. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 20 Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016 • 400 Prozesse gestaltet • 200 Prozesse veröffentlicht und implementiert • 35 Projekte zum Prozessmanagement durchgeführt • 30 interne Prozesskoordinatoren gecoacht • 4 HPA interne User Foren Prozessmanagement durchgeführt – über 50 Teilnehmer aus allen Bereichen des Unternehmens 5 Jahre Prozessmanagement bei der HPA
  21. 21. HPA PROZESSMANAGEMENT HPA Prozessmanagement 21 Kontakt Hamburg Port Authority AöR Jan Krause Corporate Process Management E-Mail: Jan.Krause@hpa.hamburg.de © Alle Bilder: Hamburg Port Authority, 2014

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