Tipps_und Tricks_fuer Instandhaltungsmassnahmen_mit_SAP

Instandhaltungstage 2024
Planung von Instandhaltungsmaßnahmen
mit Hilfe von SAP EAM - Erfahrungsbericht
mit Tipps & Tricks aus der Praxis
Thomas Schäfer / RES Consulting GmbH
Planung von Instandhaltungsmaßnahmen mit Hilfe von SAP
EAM - Erfahrungsberichte mit Tipps & Tricks aus der Praxis
1

Agenda
2
1 Vorstellung
2 Reden wir über Planung von Instandhaltungsmaßnahmen mit SAP EAM
3 Reden wir über Zufall bei der Planung
4 Reden wir über Irrtum bei der Planung
5 Reden wir über pragmatische Ansätze zur Verbesserung der Planung
6 Fazit

Referent
Dipl.-Ing. Allgemeiner Maschinenbau
Thomas Schäfer
seit 2010 Geschäftsführender Gesellschafter der RES Consulting GmbH
seit mehr als 25 Jahren Erfahrung als Berater für folgende Themengebieten
▪ Instandhaltungs- und Servicemanagement
▪ Dokumentenmanagement
▪ Materialwirtschaft im Bereich Ersatzteilverwaltung und Dienstleistungsbeschaffung
▪ Datenmigration und Massendatenverarbeitung
seit 2018 Funktionsträger der DSAG
▪ stellv. Sprecher AK Instandhaltungsmanagement
3

Unternehmen
RES Consulting GmbH
gegründet 09/2005
aktuell 12 festangestellte Mitarbeiter
Netzwerk von mehr als 40 freiberuflich tätigen Beratern
Beratung von Fachabteilungen bei der
▪ Einführung/Rollout von SAP im Bereich Logistik
▪ Standardisierung von Stammdaten, Prozessen und
Auswertungen
Branchen Fokus:
▪ Chemische und Petrochemische Industrie
▪ Stahlerzeugende Industrie
▪ Pharmazeutische Industrie
▪ Ferngasnetzbetreiber und Bahninfrastrukturbetreiber
4

Entscheidungs- oder Planungsprozess
Unsere Vision
Standardisierte Berichte
Standardisierte Prozesse und Rollen
Vollständige und Konsistente Stammdaten
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
Rückmeldung
Datenqualitätsniveau
5
Wertschöpfende Informationen

Entscheidungs- oder Planungsprozess
Unser Grundsatz
Wertschöpfende Informationen
6
»So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich«
Ein Datenfriedhof, der nur um seiner selbst willen aufgebaut wird, der niemanden interessiert,
den sich niemand ansieht, den niemand auswertet und der nur Aufwand bei der Datenerfassung
und Datenpflege bedeutet, ist nicht sinnvoll. Erfassen Sie also nur Daten, die für Sie auch
Informationen sind.
Quelle: Prof. Karl Liebstückel „Instandhaltungmit SAP S/4 HANA – Das Praxisbuch“; Seite 173

Planung ersetzt den Zufall durch den
Irrtum.
7
unbekannt

Reden wir über
Planung von
Instandhaltungsmaßnahmen
8

SAP EAM – Verbesserung der Planung durch Business Functions
9
SAP EAM
Wartungsplan
SAP EAM
Auftrag
SAP EAM
Arbeitsplan
▪ LOG_EAM_CI_3 – Rundgangsplanung
▪ LOG_EAM_CI_4 – Erweiterte Rundgangsplanung
▪ LOG_EAM_CI_5 – Massenänderung von Vorgangsdaten
▪ LOG_EAM_CI_6 – Eröffnungshorizont in Tagen
▪ LOG_EAM_CI_8 – Massenmaterial-Verfügbarkeitsprüfung
▪ LOG_EAM_CI_9 – Kopieren von Vorgängen und Komponenten
▪ LOG_EAM_CI_12 – Wartungsplan kopieren (Klassifizierung Wartungsplan, zusätzliche Langtexte für
Bestellanforderungen)
▪ LOG_EAM_CI_13 – Gültigkeitsende Wartungsplan
▪ LOG_EAM_CI_14 – Arbeitsplan- und Vorgangsdaten in einer Liste
▪ LOG_EAM_CI_15 – Liefertermin und Lieferadresse in Fremdvorgängen
▪ LOG_EAM_CI_17 – Massenänderung Arbeitspläne und Gültigkeitsende Technisches Objekt
▪ LOG_EAM_CI_18 – Löschen von Vorgängen rückgängig machen
▪ LOG_EAM_CI_19 – Erweiterung des Arbeitsplatzes um Fremddaten
▪ LOG_EAM_CHECKLIST – Checklisten für die Instandhaltung (S/4 HANA 2022)
Entwicklungen
initiiert und begleitet

SAP EAM – Verbesserung der Planung durch FIORI Apps
10
SAP EAM
Wartungsplan
SAP EAM
Auftrag
SAP EAM
Arbeitsplan
▪ F2465 – Materialverfügbarkeitsprüfung terminieren
▪ F2412 – Teams und Zuständigkeiten verwalten
▪ F2603 – Instandhaltungsplantafel
▪ F2828 – Instandhaltungsplanungsübersicht
▪ F3065 – Beschaffung für Instandhaltungsplaner (BANF)
▪ F2827 – Beschaffung für Instandhaltungsplaner (BEST)
▪ F3888 – Planungsmappen verwalten
▪ F4073 – Instandhaltungsarbeitsvorrat verwalten
begleitet
Entwicklung der Apps
SAP FIORI Libary, suche über FIORI ID: https://fioriappslibrary.hana.ondemand.com/sap/fix/externalViewer/
F2828 F3888 F4073

Definition - Planung
Die Planung beschreibt die menschliche Fähigkeit oder Tätigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme
von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein
Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Planung
Im Kontext der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen:
Planung = Beschreibung was ist wie und womit zu tun, wann und durch wen
11

Planungs-
tool
Planung von Instandhaltungsmaßnahmen in SAP EAM
13
Wartung
Inspektion Instandsetzung Verbesserung
periodisch wiederkehrend
wieder-
kehrend
einmalig
▪ Tätigkeiten und Ressourcen
bekannt
▪ Zeitpunkt berechenbar
▪ Tätigkeiten und Ressourcen
bekannt
▪ Zeitpunkt nicht berechenbar
▪ Tätigkeiten und Ressourcen bedingt
bekannt
▪ Zeitpunkt nicht berechenbar
SAP EAM
Arbeitsplan
SAP EAM
Wartungsplan
SAP EAM
Auftrag
SAP EAM
Arbeitsplan
SAP EAM
Auftrag
SAP EAM
Auftrag

Ablauf der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen
14
Arbeitsvorbereitung
Was?
Terminplanung
Wann?
Mitarbeiterdisposition
Wer?
Was wird benötigt, um eine
Instandhaltungsmaßnahme
durchzuführen: Tätigkeiten,
Gewerke/Qualifikationen,
Materialien und Hilfsmittel?
Wann muss welche Tätigkeit
beginnen und enden, um die
termingerecht umzusetzen?
Wer soll welche Tätigkeit, ggf. mit
wem, wann umsetzen?
Ressourcen-
bedarf
Ressourcen-
angebot
Ressourcen-
verfügbarkeit

Ressourcenplanung in SAP EAM Aufträgen / Arbeitsplänen
15
Kopfdaten
Vorgang
Material
Hilfsmittel
Checklisten
Tätigkeitsbeschreibung mit …
… Personenanzahl int/ext, gepl. Arbeit, gepl. Dauer
… Dienstleistung (z.B. Gerüst, Saugwagen, Krane usw.)
Ersatzteile, Hilfs- und Betriebsstoffe
spezielle Werkzeuge, spezielle Hilfsmittel, Dokumente
Dokumentation der Maßnahme, auslösen von
Folgeaktionen
Beschreibung der Maßnahme
Diese Daten werden in der Praxis häufig in Non-SAP Anwendung in der Fachabteilung
verwaltet!!

Reden wir über
Zufall bei der Planung
16

Definition - Zufall
Von Zufall spricht man, wenn für ein einzelnes Ereignis oder das Zusammentreffen mehrerer
Ereignisse keine kausale Erklärung gefunden werden kann.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Zufall
Zufall = Ereignisse deren Einflussfaktoren man kennt, die man aber nicht vorhersagen
kann
17

Zufälle mit Einfluss auf Planung von IH-Maßnahmen
18
Geplante

Umgang mit Zufällen
▪ Zufälle kann man nicht verhindern, man kann ggf. die Wahrscheinlichkeiten für das Eintreten
minimieren.
▪ Daher braucht Planung Flexibilität, um „Leerlauf“ zu vermeiden, der durch Zufälle entstehen
könnte.
▪ Ansatz:
Überplanung eines Ausführungszeitraums mit Instandhaltungsmaßnahmen, für die folgende
Kriterien beachtet werden müssen:
a) geringer Ressourcenbedarf
b) kurze Ausführungszeit
c) Maßnahmen müssen „Fertig zur Ausführung“ vorbereitet sein
d) Flexible Endtermine
Irgendwann bekommt jede Instandhaltungsmaßnahme einen fixen Endtermin mit hoher Priorität oder
die Instandhaltungsanforderung war von vorneherein nicht sinnvoll!
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Reden wir über
Irrtum bei der Planung
20

Definition - Irrtum
Der Irrtum bezeichnet im engeren Sinne eine falsche Annahme oder Meinung oder einen falschen
Glauben (genannt auch Irrglaube), wobei der Behauptende, Meinende oder Glaubende jeweils das
Falsche für richtig hält.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Irrtum
Irrtum = falsche Annahmen, die für richtig gehalten werden
21

Irrtümer bei der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen
22
▪ Alle Tätigkeiten sind geplant!
▪ Unsere Planzeiten stimmen!
▪ Alle erforderlichen Materialien sind
geplant!
► Was ist mit vorbereitenden Tätigkeiten und
Dokumentation (Nebentätigkeiten)?
► Was ist mit Tätigkeiten, die erforderlichen
werden können, aber nicht müssen (z.B.
Instandsetzung im Rahmen einer
Inspektion)?
► Wie werden Planzeiten ermittelt?
► Wie werden Planzeiten verifiziert?
► Was ist mit Material, dass nur eventuell
gebraucht wird?

Irrtümer bei der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen
23
▪ Unser Ressourcenangebot für
Eigenpersonal ist bekannt!
▪ Wir kennen die Verfügbarkeit von
Hilfsmitteln!
(z.B. Gerüste, Baustromverteiler, Leitern/Tritte usw.)
▪ Unser Materialbestand im SAP stimmt!
► Was ist mit Ressourcenbedarf außerhalb der
Instandhaltung (Schulung, Untersuchungen,
Einsatz in Projekten usw.)?
► Werden alle Hilfsmittel mit Verfügbarkeit in
SAP verwaltet?
► Sind die Non-SAP Systeme mit dem SAP-
System verbunden?
► Wann erfolgen die Buchungen der
Materialbewegungen?
► Welche Materialbewegungen werden
gebucht?

Buchung Materialbewegungen – Theorie / Praxis
24
SAP EAM
Auftrag
Reservierung Entnahme Warenausgang Lieferung
Rücklieferung
Wareneingang
Einlagerung
SAP EAM
Auftrag
Reservierung Entnahme Lieferung
Rücklieferung
Warenausgang
Einlagerung
SAP EAM
Auftrag
Entnahme
Rücklieferung
Warenausgang
Einlagerung
Theorie
IH-Maßnahme
ausführen
Varianten aus der Praxis
IH-Maßnahme
ausführen
IH-Maßnahme
ausführen

Reden wir über
pragmatische Verbesserung
bei der Planung
25

Ansatz 1
Standardisieren der
Arbeitsvorbereitung
26

Standardisierung der Arbeitsvorbereitung
27
Arbeits-
vorbereiter
Experten-
gremium
Codierte Tätigkeitsbeschreibungen
Vorlagenschlüssel
(CA10)

Standardisierte codierte Tätigkeitstexte (CA10)
28

Standardisierung der Arbeitsvorbereitung
29
Arbeits-
vorbereiter
Experten-
gremium
Codierte Tätigkeitsbeschreibungen
Arbeitsanweisungen für
wiederkehrende Instandsetzung
Arbeitsanweisungen für
wiederkehrende Wartung &
Inspektion
Checklisten mit Bezug zu codierten
Tätigkeiten und Arten technischer
Objekte
Vorlagenschlüssel
(CA10)
Anleitungen
Anleitungen und
Wartungspläne
Prüfpläne inkl.
Klassifizierung
technischer Objekte

Ansatz 2
Nutzung der Ist-Daten
30

Optimierung der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen
31
Arbeitsvorbereitung
Was?
Terminplanung
Wann?
Mitarbeiterdisposition
Wer?
Ressourcen-
bedarf
Ressourcen-
angebot
Ressourcen-
verfügbarkeit
Ausführung &
Rückmeldung
Ressourcen-
verbrauch
Standardisierung

Wie aktuell sind ihre Arbeitspläne?
▪ Selektion aller Arbeitspläne (IA08 oder IA38/IA39)
▪ In der Listanzeige sollten folgende Spalten enthalten sein:
1. Plantyp
2. Plangruppe
3. Plangruppenzähler
4. Angelegt am
5. Geändert am
▪ Wie viele Arbeitspläne wurden nicht geändert, seit dem sie im
System angelegt wurden (Angelegt am = Geändert am)?
▪ Wie alt sind die Daten in Ihren Arbeitsplänen (Geändert am)?
32

Die Definition von Wahnsinn ist:
immer wieder das Gleiche zu tun und
andere Ergebnisse zu erwarten.
33
Albert Einstein

Auswerten codierte Tätigkeitstexte (IW37N)
34

Auswerten codierte Tätigkeitstexte (IW37N)
35

Planzeiten pragmatisch optimieren
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𝐏𝐥𝐚𝐧𝐳𝐞𝐢𝐭 𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗 =
𝐒𝐮𝐦𝐦𝐞 𝐫ü𝐜𝐤𝐦𝐞𝐥𝐝𝐞𝐭𝐞 𝐒𝐭𝐮𝐧𝐝𝐞𝐧 𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿
𝐀𝐧𝐳𝐚𝐡𝐥 𝐫ü𝐜𝐤𝐦𝐞𝐥𝐝𝐞𝐭𝐞 𝐕𝐨𝐫𝐠ä𝐧𝐠𝐞 𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿𝑿
𝐏𝐥𝐚𝐧 𝐈𝐬𝐭 𝐕𝐞𝐫𝐡ä𝐥𝐭𝐧𝐢𝐬 𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗 𝐩𝐫𝐨 𝐕𝐨𝐫𝐠𝐚𝐧𝐠 =
𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗 𝐈𝐬𝐭𝐬𝐭𝐮𝐧𝐝𝒆𝒏
𝐓ä𝐭𝐢𝐠𝐤𝐞𝐢𝐭 𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗𝐗 𝐏𝐥𝐚𝐧𝐬𝐭𝐮𝐧𝐝𝐞𝐧
Wenn für viele Vorgänge das Plan-Ist-Verhältnis 1 ist, dann haben Sie wahrscheinlich
keine gute Qualität in der Stundenrückmeldung. Es „riecht“ nach Systembefriedigung!
Bitte folgendes dabei auch prüfen:

Ansatz 3
Agile Methoden in der
Instandhaltungsabwicklung
37

Instandhaltungsabwicklung – Etwas vereinfacht
38
Aktuelle
Periode
Arbeits-
vorbereiter
Termin-
planer
Team-
leiter
Team-
leiter
„Morgenrunde“
Erinnert Sie das nicht an SCRUM?

Exkurs SCRUM – Etwas vereinfacht
► SCRUM ist ein Rahmenwerk, für die agile Bearbeitung
komplexer Aufgabenstellungen:
(1) Arbeitsvorrat, definierte und priorisierte Sammlung ausführbarer
Aufgaben
(2) Sprint Planung, was soll im nächsten Sprint (nächste Periode)
erledigt werden?
(3) Sprint Daily, tägliche Kurz-Besprechung zur Überprüfung des
Arbeitsfortschrittes und zum Erkennen von Problemen
(4) Sprint Überprüfung, was wurde operativ im letzten Sprint
erreicht?
(5) Sprint Rückblick, was kann operativ und organisatorisch
verbessert werden?
► erlaubt proaktive Reaktion auf Planänderungen
► nutzt oftmals KANBAN Boards für Visualisierung des
Arbeitsfortschrittes
► sehr gute Basis für einen kontinuierlichen
Verbesserungsprozess
39

Instandhaltungsabwicklung mit SCRUM – Etwas vereinfacht
40
Aktuelle
Periode
Arbeits-
vorbereiter
Termin-
planer
Team-
leiter
Team-
leiter
„Morgenrunde“
= Sprint Daily
Arbeitsvorrat
Sprint Planung
Sprint
Überprüfung
Sprint
Rückblick

Instandhaltungsabwicklung mit SCRUM funktioniert (PoC)
42

Ohne Plan zu arbeiten, mag
beängstigend erscheinen.
Aber blind einem Plan zu folgen, der
keinen Bezug zur Realität hat, ist noch
beängstigender.
43
Jason Fried, David Heinermeier Hansson, Rework, 2010

Kleiner Selbsttest für zu Hause, Antwort Janein = Nein
44
Frage Ja / Nein
Planen Sie für alle Instandhaltungsmaßnahmen auch Nebentätigkeiten (vor- und nachbreitende Tätigkeiten sowie Kontroll- und
Überwachungstätigkeiten)?
Planen Sie für alle Instandhaltungsmaßnahmen auch Tätigkeiten, die anfallen können, aber nicht müssen (z.B. kleinere Instandsetzung bei Befund
im Rahmen einer Inspektion)?
Planen Sie für alle Instandhaltungsmaßnahmen die erforderlichen Ersatzteile sowie Hilfs- und Betriebsstoffe vor der Ausführung?
Planen Sie für alle Instandhaltungsmaßnahmen die erforderlichen Hilfsmittel (z.B. Gerüste, Krane, Fahrzeuge, limitierte Werkzeuge usw.)?
Werden alle Warenbewegungen (Warenausgang und ggf. Wareneingang) für Instandhaltungsmaßnahmen zeitnah gebucht?
Werten Sie regelmäßig der das Verhältnis von rückgemeldeten Stunden zu geplanten Stunden aus und ist dieses mehrheitlich ungleich 1?
Haben Sie einen kontinuierlichen Prozess, um wiederkehrende Maßnahmen unternehmensweit standardisiert zu planen und anzupassen?
Haben Sie einen kontinuierlichen Prozess, um Ausführungszeiten nachvollziehbar zu bestimmen und anzupassen?
Haben Sie einen kontinuierlichen Prozess, um alle geplanten Ressourcen zu verifizieren (Plan-Ist-Abgleich) und den Ressourcenbedarf an neue
Erkenntnisse anzupassen?
Haben Sie einen kontinuierlichen Prozess, um die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen im Team zu reflektieren und
Verbesserungsvorschläge kurzfristig umzusetzen?
Wenn Ihre Antwort auf eine der Fragen JaNein ist, tragen Sie Nein ein!

VIELEN DANK FÜR
IHRE AUFMERKSAMKEIT
46

Kontakt
47
02843 95 866 0 / +49 170 22 52 397 Orsoyer Str. 8, 47495 Rheinberg
schaefer@resconsulting.de www.resconsulting.de

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