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Mitarbeiter gestalten Veränderungsprozesse

Der Social Workplace bei der Sparkasse LeerWittmund




Matthias Hardtke                    Tobias Mitter
Leiter des Bereiches Organisation   Consultant, netmedia
Beteiligte zu Betroffenen machen
Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten




  Herausforderung                      Erfahrungen
                    Herangehensweise                 Ausblick
  SparkassenHaus                        bis heute
Die Sparkasse LeerWittmund


Bilanzsumme ca. 2,2 Mrd. Euro
168.000 Kunden
623 Mitarbeiter, davon 54 Auszubildende
45 Sparkassen, 8 SB-Sparkassen
...und ein nicht mehr zeitgemäßer Hauptsitz
   in Leer




                                              17.10.2011
                                              Seite 3
Das neue SparkassenHaus.




Für die Menschen. Für das Leben. Für die Zukunft.




                                          Seite 4
Herausforderung SparkassenHaus
Herausforderung SparkassenHaus
Herausforderung SparkassenHaus


Sparkasse prägt die Innenstadt von Leer
Bürger, Politik und Presse diskutieren
intensiv über das SparkassenHaus
Unsicherheit bei Mitarbeitern in Leer
Mitarbeiter in anderen Filialen
skeptisch/neidisch gegenüber Neubau


Wie kann eine durchgängige Beteiligung
und Kommunikation erreicht werden?
Kommunikation zum SparkassenHaus (intern)
Gesamtkonzept


  2010     2011        2012                   2013                    2014




                                                                       Baustein 5
                                                                        Training
                                                         Baustein 4
                                                          Interne Workshops (Umsetzung)
                                            Baustein 3
                                             Interne Workshops (Ausführungsplanung)

                                            - individuelle Workshops mit allen Bereichen


                               Baustein 2
                                Externe Workshops (Konzept)

                  Baustein 1
                   Besichtigungsfahrt
                      (Konzept)                                           Seite 8
                                                                          17.10.2011
Beteiligte zu Betroffenen machen
Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten




  Herausforderung                      Erfahrungen
                    Herangehensweise                 Ausblick
  SparkassenHaus                        bis heute
Was ist der Social Workplace?




                                       Partner
Externe




                        Organisation
Was ist der Social Workplace?




                                       Partner
Externe




                        Organisation
Was ist der Social Workplace?




          Bestehende Abläufe                      Strukturen
              zu langsam                      verhindern Dialoge
                                                                   Partner
Externe




                               Organisation
Menschen zusammenbringen, Netzwerke fördern
Es geht immer um den Menschen




   Mitarbeiter   Team       Unternehmen   Extern




                                           17.10.2011
                                           Seite 14
Herangehensweise


Einbindung der Mitarbeiter in Umbau war
bereits frühzeitig über Workshops geplant
Wie kann eine Beteiligung darüber
hinaus im Intranet MIP aussehen?



Projektteam aus Sparkasse, netmedia
und IT Dienstleister Trisko hat
verschiedene Möglichkeiten erarbeitet
Die Formulierung klarer Ziele des
Vorhabens hat die Einteilung in Phasen
ermöglicht



                                            17.10.2011
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Projektziele SparkassenHaus




 Die Erweiterung des Mitarbeiterinformationsportals MIP

 - lädt Mitarbeiter zum Dialog
 - involviert Mitarbeiter in Planung und Entstehung
 - unterstützt die gemeinsame Projektarbeit
 - kann offen für alle oder beschränkt auf Gruppen sein
Schritt 1: Unterstützung der Workshops


Für die Mitarbeiter                       Für den Bereich Organisation

                                                 Schrittweise Einführung:
 Generelle Projektinformationen abrufen
                                               Bereiche des Standortes Leer

      Workshopergebnisse im MIP
                                            Für alle transparente Berechtigungen
            nachbereiten

                                               Möglichkeiten der Moderation
       An Umfragen teilnehmen
                                                       (Veto-Recht)

   Aktiv auf Neuigkeiten hingewiesen        Freiwillige Eingabe von zusätzlichen
                werden                       Profildaten und persönlichem Bild


 Einfache Bedienung ohne Einarbeitung




                                                                        17.10.2011
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Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Kommunikation der Workshop-Ergebnisse

Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform


                           MIP-Inhalte
              Generelle Infos zum SparkassenHaus
                                                                       Offen
                      - Pläne                                          für alle
                      - FAQs
                      - Diskussions-Blog


   MIP-Inhalte            MIP-Inhalte          MIP-Inhalte              Offen
   Workshops             Workshops             Workshops                nur im
   Sparkasse            Firmenkunden        Steuerung/Betrieb          Bereich
- Pläne               - Pläne               - Pläne
- Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte
- FAQs                - FAQs                - FAQs
- Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog


                                                                 Seite 18
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Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Diskussions-Blog




                                         Seite 19
                                         17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Einfache Kommentarmöglichkeit




                                         Seite 20
                                         17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Kommentare werden sofort sichtbar




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                                         17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Andere Nutzer können direkt mitreden




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                                         17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Andere Nutzer können direkt mitreden




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                                         17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Umfragen ergänzen die Dialogmöglichkeit bei Bedarf




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                                              17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Umfragen ergänzen die Dialogmöglichkeit bei Bedarf




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                                              17.10.2011
Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Nach und nach fallen die Abgrenzungen...

Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform


                           MIP-Inhalte
              Generelle Infos zum SparkassenHaus
                                                                       Offen
                      - Pläne                                          für alle
                      - FAQs
                      - Diskussions-Blog


   MIP-Inhalte            MIP-Inhalte          MIP-Inhalte              Offen
   Workshops             Workshops             Workshops                nur im
   Sparkasse            Firmenkunden        Steuerung/Betrieb          Bereich
- Pläne               - Pläne               - Pläne
- Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte
- FAQs                - FAQs                - FAQs
- Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog


                                                                 Seite 26
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Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Nach und nach fallen die Abgrenzungen...

Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform


                           MIP-Inhalte
              Generelle Infos zum SparkassenHaus
                                                                       Offen
                      - Pläne                                          für alle
                      - FAQs
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   MIP-Inhalte            MIP-Inhalte          MIP-Inhalte              Offen
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   Sparkasse            Firmenkunden        Steuerung/Betrieb          Bereich
- Pläne               - Pläne               - Pläne
- Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte
- FAQs                - FAQs                - FAQs
- Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog


                                                                 Seite 27
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Schritt 1: Unterstützung der Workshops
Nach und nach fallen die Abgrenzungen...

Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform


                           MIP-Inhalte
              Generelle Infos zum SparkassenHaus
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   MIP-Inhalte            MIP-Inhalte          MIP-Inhalte             für alle
   Workshops             Workshops             Workshops
   Sparkasse            Firmenkunden        Steuerung/Betrieb
- Pläne               - Pläne               - Pläne
- Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte    - Workshop-Inhalte
- FAQs                - FAQs                - FAQs
- Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog    - Diskussions-Blog


                                                                 Seite 28
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Darstellung im MIP




                     17.10.2011
                     Seite 29
Darstellung im MIP




                     17.10.2011
                     Seite 30
Beteiligte zu Betroffenen machen
Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten




  Herausforderung                      Erfahrungen
                    Herangehensweise                 Ausblick
  SparkassenHaus                        bis heute
Erste Zwischenergebnisse
Stimmen der Mitarbeiter


                                                                             „Können wir das
                                                                            auch bei anderen
                                                                            Themen nutzen?“
         „Das ist ja wie Facebook ! “



                                                                             „Die Bedienung ist ja super
                                            „...ich traue                   einfach – „gefällt mir“-Button
  „Werden die Einträge                      mich nicht,                         ermöglicht schnellen
     vom Vorstand                               etwas                               Kommentar.“
       gelesen?“                            einzutragen
                                                   “


                                                            „Ich wünsche mir weitere
      „Kann ich auch anonyme
                                                                 Informationen /
        Einträge erstellen?“
                                                               Diskussionsforen in
                                                                  dieser Form.“


                         „Bleibt die Möglichkeit
                           über die gesamte                                 „Welche Regeln muss
                          Bauzeit bestehen!“                                    ich bei meinen
                                                                            Beiträgen beachten?“
                                                                                                   Seite 32
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                                                                                                   Seite 32
Erste Zwischenergebnisse...


- „Überraschungseffekt“ bei Mitarbeitern
         permanente Beteiligungsmöglichkeit wird begrüßt
         Technische Umsetzung begeistert (!)
- Anwendung ist grundsätzlich selbsterklärend
        „Facebook-Generation“ ist sofort online
        dennoch: Begleitung aller Mitarbeiter wichtig
        „Spielregeln“ sind wichtig
- Beteiligung ist noch verbesserungsbedürftig
          „Hemmungen“ vor dem ersten Eintrag
          danach ist es „Selbstgänger“
- Weitere Funktionen
         siehe Folgeseiten



                                                            17.10.2011
                                                            Seite 33
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Umzugsplanungen




                     17.10.2011
                     Seite 34
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FAQs




                     17.10.2011
                     Seite 35
Beteiligte zu Betroffenen machen
Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten




  Herausforderung                      Erfahrungen
                    Herangehensweise                 Ausblick
  SparkassenHaus                        bis heute
Ausblick

Geplante Ausweitungen


       Interne Nutzung           Einbindung Gremien             Nutzung im Internet

  Vorstand                      Verwaltungsrat                Presse

  Alle Bereiche                 Personalvertretung            Interessierte

  Alle MitarbeiterInnen         Planungsgremien               Kritiker
  Information / Kommunikation   Information / Kommunikation   Information / Kommunikation
  - Planungen                   - Planungen                   - alle „öffentlichen“ Themen
  - Interimslösungen            - Termine                     - Diskussionen
  - Termine                     - Baufortschritt              - Meckerecke
  - Baufortschritt              - Öffentlichkeitsarbeit




                                                                                    17.10.2011
                                                                                    Seite 37
Ausblick

Geplante Projektseite im Internet




                                    17.10.2011
                                    Seite 38
Projektphasen SparkassenHaus im MIP


           Phase 1                                                                Phase 2                                                     Phase 3

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                                                                                                                                                 MIP




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                                                                                                      Schulterblick: Lessons learned
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     Mitarbeiter Leer                                                   Alle Mitarbeiter                                                    Alle Mitarbeiter

    - Firmenkunden                                                                                                                             Externe
    - Sparkasse
    - ...
                        04/2011
Zeit für Ihre Fragen




Matthias Hardtke                             Tobias Mitter

Leiter des Bereiches Organisation            Consultant Social Workplace
Sparkasse LeerWittmund                       netmedia
Matthias.Hardtke@sparkasse-leerwittmund.de   mitter@netmedia.de




                                                                           17.10.2011
                                                                           Seite 40

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Sparkasse - Mitarbeiter gestalten Veränderungsprozesse - Knowtech 2011

  • 1. Mitarbeiter gestalten Veränderungsprozesse Der Social Workplace bei der Sparkasse LeerWittmund Matthias Hardtke Tobias Mitter Leiter des Bereiches Organisation Consultant, netmedia
  • 2. Beteiligte zu Betroffenen machen Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten Herausforderung Erfahrungen Herangehensweise Ausblick SparkassenHaus bis heute
  • 3. Die Sparkasse LeerWittmund Bilanzsumme ca. 2,2 Mrd. Euro 168.000 Kunden 623 Mitarbeiter, davon 54 Auszubildende 45 Sparkassen, 8 SB-Sparkassen ...und ein nicht mehr zeitgemäßer Hauptsitz in Leer 17.10.2011 Seite 3
  • 4. Das neue SparkassenHaus. Für die Menschen. Für das Leben. Für die Zukunft. Seite 4
  • 7. Herausforderung SparkassenHaus Sparkasse prägt die Innenstadt von Leer Bürger, Politik und Presse diskutieren intensiv über das SparkassenHaus Unsicherheit bei Mitarbeitern in Leer Mitarbeiter in anderen Filialen skeptisch/neidisch gegenüber Neubau Wie kann eine durchgängige Beteiligung und Kommunikation erreicht werden?
  • 8. Kommunikation zum SparkassenHaus (intern) Gesamtkonzept 2010 2011 2012 2013 2014 Baustein 5  Training Baustein 4  Interne Workshops (Umsetzung) Baustein 3  Interne Workshops (Ausführungsplanung) - individuelle Workshops mit allen Bereichen Baustein 2  Externe Workshops (Konzept) Baustein 1  Besichtigungsfahrt (Konzept) Seite 8 17.10.2011
  • 9. Beteiligte zu Betroffenen machen Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten Herausforderung Erfahrungen Herangehensweise Ausblick SparkassenHaus bis heute
  • 10. Was ist der Social Workplace? Partner Externe Organisation
  • 11. Was ist der Social Workplace? Partner Externe Organisation
  • 12. Was ist der Social Workplace? Bestehende Abläufe Strukturen zu langsam verhindern Dialoge Partner Externe Organisation
  • 14. Es geht immer um den Menschen Mitarbeiter Team Unternehmen Extern 17.10.2011 Seite 14
  • 15. Herangehensweise Einbindung der Mitarbeiter in Umbau war bereits frühzeitig über Workshops geplant Wie kann eine Beteiligung darüber hinaus im Intranet MIP aussehen? Projektteam aus Sparkasse, netmedia und IT Dienstleister Trisko hat verschiedene Möglichkeiten erarbeitet Die Formulierung klarer Ziele des Vorhabens hat die Einteilung in Phasen ermöglicht 17.10.2011 Seite 15
  • 16. Projektziele SparkassenHaus Die Erweiterung des Mitarbeiterinformationsportals MIP - lädt Mitarbeiter zum Dialog - involviert Mitarbeiter in Planung und Entstehung - unterstützt die gemeinsame Projektarbeit - kann offen für alle oder beschränkt auf Gruppen sein
  • 17. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Für die Mitarbeiter Für den Bereich Organisation Schrittweise Einführung: Generelle Projektinformationen abrufen Bereiche des Standortes Leer Workshopergebnisse im MIP Für alle transparente Berechtigungen nachbereiten Möglichkeiten der Moderation An Umfragen teilnehmen (Veto-Recht) Aktiv auf Neuigkeiten hingewiesen Freiwillige Eingabe von zusätzlichen werden Profildaten und persönlichem Bild Einfache Bedienung ohne Einarbeitung 17.10.2011 Seite 17
  • 18. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Kommunikation der Workshop-Ergebnisse Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform MIP-Inhalte Generelle Infos zum SparkassenHaus Offen - Pläne  für alle - FAQs - Diskussions-Blog MIP-Inhalte MIP-Inhalte MIP-Inhalte Offen Workshops Workshops Workshops  nur im Sparkasse Firmenkunden Steuerung/Betrieb Bereich - Pläne - Pläne - Pläne - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - FAQs - FAQs - FAQs - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog Seite 18 17.10.2011
  • 19. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Diskussions-Blog Seite 19 17.10.2011
  • 20. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Einfache Kommentarmöglichkeit Seite 20 17.10.2011
  • 21. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Kommentare werden sofort sichtbar Seite 21 17.10.2011
  • 22. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Andere Nutzer können direkt mitreden Seite 22 17.10.2011
  • 23. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Andere Nutzer können direkt mitreden Seite 23 17.10.2011
  • 24. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Umfragen ergänzen die Dialogmöglichkeit bei Bedarf Seite 24 17.10.2011
  • 25. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Umfragen ergänzen die Dialogmöglichkeit bei Bedarf Seite 25 17.10.2011
  • 26. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Nach und nach fallen die Abgrenzungen... Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform MIP-Inhalte Generelle Infos zum SparkassenHaus Offen - Pläne  für alle - FAQs - Diskussions-Blog MIP-Inhalte MIP-Inhalte MIP-Inhalte Offen Workshops Workshops Workshops  nur im Sparkasse Firmenkunden Steuerung/Betrieb Bereich - Pläne - Pläne - Pläne - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - FAQs - FAQs - FAQs - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog Seite 26 17.10.2011
  • 27. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Nach und nach fallen die Abgrenzungen... Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform MIP-Inhalte Generelle Infos zum SparkassenHaus Offen - Pläne  für alle - FAQs - Diskussions-Blog MIP-Inhalte MIP-Inhalte MIP-Inhalte Offen Workshops Workshops Workshops  nur im Sparkasse Firmenkunden Steuerung/Betrieb Bereich - Pläne - Pläne - Pläne - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - FAQs - FAQs - FAQs - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog Seite 27 17.10.2011
  • 28. Schritt 1: Unterstützung der Workshops Nach und nach fallen die Abgrenzungen... Struktur einer begleitenden Kommunikationsplattform MIP-Inhalte Generelle Infos zum SparkassenHaus - Pläne - FAQs - Diskussions-Blog Offen MIP-Inhalte MIP-Inhalte MIP-Inhalte  für alle Workshops Workshops Workshops Sparkasse Firmenkunden Steuerung/Betrieb - Pläne - Pläne - Pläne - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - Workshop-Inhalte - FAQs - FAQs - FAQs - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog - Diskussions-Blog Seite 28 17.10.2011
  • 29. Darstellung im MIP 17.10.2011 Seite 29
  • 30. Darstellung im MIP 17.10.2011 Seite 30
  • 31. Beteiligte zu Betroffenen machen Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten Herausforderung Erfahrungen Herangehensweise Ausblick SparkassenHaus bis heute
  • 32. Erste Zwischenergebnisse Stimmen der Mitarbeiter „Können wir das auch bei anderen Themen nutzen?“ „Das ist ja wie Facebook ! “ „Die Bedienung ist ja super „...ich traue einfach – „gefällt mir“-Button „Werden die Einträge mich nicht, ermöglicht schnellen vom Vorstand etwas Kommentar.“ gelesen?“ einzutragen “ „Ich wünsche mir weitere „Kann ich auch anonyme Informationen / Einträge erstellen?“ Diskussionsforen in dieser Form.“ „Bleibt die Möglichkeit über die gesamte „Welche Regeln muss Bauzeit bestehen!“ ich bei meinen Beiträgen beachten?“ Seite 32 17.10.2011 Seite 32
  • 33. Erste Zwischenergebnisse... - „Überraschungseffekt“ bei Mitarbeitern  permanente Beteiligungsmöglichkeit wird begrüßt  Technische Umsetzung begeistert (!) - Anwendung ist grundsätzlich selbsterklärend  „Facebook-Generation“ ist sofort online  dennoch: Begleitung aller Mitarbeiter wichtig  „Spielregeln“ sind wichtig - Beteiligung ist noch verbesserungsbedürftig  „Hemmungen“ vor dem ersten Eintrag  danach ist es „Selbstgänger“ - Weitere Funktionen  siehe Folgeseiten 17.10.2011 Seite 33
  • 34. Weitere Inhalte... Umzugsplanungen 17.10.2011 Seite 34
  • 35. Weitere Inhalte... FAQs 17.10.2011 Seite 35
  • 36. Beteiligte zu Betroffenen machen Ein Erfahrungsbericht in 45 Minuten Herausforderung Erfahrungen Herangehensweise Ausblick SparkassenHaus bis heute
  • 37. Ausblick Geplante Ausweitungen Interne Nutzung Einbindung Gremien Nutzung im Internet Vorstand Verwaltungsrat Presse Alle Bereiche Personalvertretung Interessierte Alle MitarbeiterInnen Planungsgremien Kritiker Information / Kommunikation Information / Kommunikation Information / Kommunikation - Planungen - Planungen - alle „öffentlichen“ Themen - Interimslösungen - Termine - Diskussionen - Termine - Baufortschritt - Meckerecke - Baufortschritt - Öffentlichkeitsarbeit 17.10.2011 Seite 37
  • 38. Ausblick Geplante Projektseite im Internet 17.10.2011 Seite 38
  • 39. Projektphasen SparkassenHaus im MIP Phase 1 Phase 2 Phase 3 Nutzung im gesamten ... Unterstützung Workshops Dialoge und Information MIP Benutzerprofile Forum Kommentare Umfragen Elektronische Kreditakte Schulterblick: Lessons learned Schulterblick: Lessons learned Personalisierung (Gruppen) Bautagebuch Videos Provisionsdiskussion Feedbackmöglichkeit Bildergalerien Zielgruppen: Zielgruppen: Zielgruppen: Mitarbeiter Leer Alle Mitarbeiter Alle Mitarbeiter - Firmenkunden Externe - Sparkasse - ... 04/2011
  • 40. Zeit für Ihre Fragen Matthias Hardtke Tobias Mitter Leiter des Bereiches Organisation Consultant Social Workplace Sparkasse LeerWittmund netmedia Matthias.Hardtke@sparkasse-leerwittmund.de mitter@netmedia.de 17.10.2011 Seite 40