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„Collaboration“ –
Aber richtig!

Technical Implementation &
Organisational Adoption

Zürich, 27. 4. 2009
Stefanie Hain
Project Manager CN IMPACT and Doctoral Candidate
MSc in Information Systems
Chair: Prof. Dr. Andrea Back, IWI3-HSG
University St. Gallen
www.business20.unisg.ch
www.business20.ch

E-mail:   Stefanie.Hain@unisg.ch
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Agenda
      27.04.2009
          Seite 2




                     1 Forschungsprojekt IMPACT

                     2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren

                     3 Reifegradmodell

                     4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Was sind Information Workplaces (IW)?
      27.04.2009
          Seite 3
                    Information Workplaces wie Microsoft Sharepoint & Co. gewinnen zunehmend an
                    Bedeutung. Allerdings ist deren ganzheitliche Einführung (insbes. organisationale
                    Verankerung) eine Herausforderung. IMPACT bietet hierbei Hilfestellung.
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Groupware vs. Information Workspaces
      27.04.2009
          Seite 4
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Groupware vs. Information Workspaces
      27.04.2009
          Seite 5
                    Microsoft Office SharePoint Services (MOSS)




                                          Business        Collaboration
                                         Intelligence



                                                   Windows
                                  Geschäfts-      SharePoint
                                                   Plattform        Portal
                                  Prozesse



                                         Content
                                                            Suche
                                        Management
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Sharepoint Projekte sind Organisationsprojekte
      27.04.2009
          Seite 6
                    SharePoint Projekte sind zu 80 % Organisationsprojekte. Der Aufwand der technischen
                      Implementierung liegt bei rund 20 %.
„Can you see the goal?“
      Stefanie Hain
           IMPACT
  Donna Informatica
        27.04.2009
            Seite 7




                          Hiking to the Jungfrau (4158 m):
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
      27.04.2009
          Seite 8
                    „Yes?“




                             „But where is the route?“




                             Hiking to the Jungfrau (4158 m):
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Forschungsprojekt IMPACT
         24.02.2009
             Page 9
                       IMPACT – Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies




                        Das Forschungsprojekt IMPACT hat sich zum Ziel gesetzt die Einführung und Nutzung
                        kollaborativer Technologien (Information Workplaces) zu unterstützen und zu
                        erleichtern.

                        Fokus: strategischer Anwendernutzen und Organisationsentwicklung
                            • was sind die kritischen Erfolgsfaktoren?
                            • was ist das optimale Vorgehen?
                            • was sind die zentralen Lieferobjekte?
                            • was sind geeignete Methoden?
Stefanie Hain
           IMPACT
  Donna Informatica
                      Entwicklung von Reifegradmodell und Vorgehensmethode
        27.04.2009
           Seite 10
                      Ziel: Einführung und Nutzung kollaborativer Technologien (ICT) unterstützen



                         Reifegradmodell
                                                                                 Vorgehensmethode




• „Standortbestimmung„ der Organisation
• Abklären der Einführungsvoraussetzung                       • Situativ anpassbare Vorgehensmethode unterstützt bei der
• Empfehlung für organisationale Weiterentwicklung              ganzheitlichen Einführung eines Information Workplaces
• Ermöglicht kontinuierliches „Controlling“                   • Vordefinierte Lieferobjekte dienen als Leitfaden
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Agenda
      27.04.2009
         Seite 11




                     1 Forschungsprojekt IMPACT

                     2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren

                     3 Reifegradmodell

                     4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
Stefanie Hain
            IMPACT
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                       Fallstudien
         27.04.2009
            Seite 12
                       Abgeschlossene Sharepoint Einführungsprojekte – Erhebung: je 4-10 Interviews (ca. 5 PT)

Unternehmens-            Öffentlicher       Industrie          Medien   Handel     Pharma          Bank
Größe (in MAB)             Sektor




                                           Anonymisiertes
                                        Industrieunternehmen




                                                                                                      Branche
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Fallstudie: Unternehmen x
      27.04.2009
         Seite 13




                       Information Portal (Intranet)         MySite




                                                                                                     Partner Portal (Extranet)
                                                                                       Projekte DB
                                                       Collaboration Sites




                                                                             Business Support
                                                                                Processes
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Drei Empfehlungen von Unternehmen x
      27.04.2009
         Seite 14
                    Offer, Standardization, (De)centralization




1.   „SharePoint funktioniert als Plattform eigentlich sehr gut und ist ein wertvolles Tool. Das bestätigen auch andere
     Unternehmen, mit denen wir in Kontakt sind. Ich würde grundsätzlich dazu raten, es anzubieten.“

2.   „Ich würde nur selektiv vom SharePoint-Standard abweichen. Es gibt genügend Schwächen, die einen schnell
     dazu verleiten, Zusatzkomponenten zu kaufen. Diese Komponenten bereiten einem aber später bei
     Versionswechseln oder Migrationen riesige Probleme. Es gibt dann fast immer Probleme mit dem SharePoint-
     Basissystem, die man auch mit Microsoft-Support nicht mehr in den Griff bekommt. Wir haben viele Microsoft-
     Support-Fälle, die feststecken und nicht weiterkommen. Standardisierung empfiehlt sich auf jeden Fall.“

3.   „Man muss einen guten Kompromiss zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung finden. Man muss den
     Fachabteilungen gewisse Freiheiten lassen, sonst brechen die irgendwann aus und bauen eigene Lösung. Ist es
     aber zu stark dezentralisiert, kann es völlig aus dem Ruder laufen und Seiten wie Pilze aus dem Boden
     schiessen. Dann hat man eine Vielzahl an Informationsinseln, während man eigentlich ja eine einheitliche
     Informationslandschaft anstrebt. Mir dem Information-Portal versuchen wir genau diesem Problem Herr zu
     werden, mit einer zentralen, strukturierten Einstiegseite. Die Nachfrage nach einem solchen zentralen Einstieg ist
     seitens der Mitarbeiter auf jeden Fall vorhanden.“
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Generelle Lessons Learned
      27.04.2009

                                                                                        Governance
         Seite 15
                          Strategic Alignment

                                              Sharepoint Einführung      Vorgaben: bestimmte
                                             sollte immer von Bedarf         Aufgaben sind
                                                  getrieben sein        verpflichtend mit neuem
                                             (Use Case Entwicklung)       System abzuwickeln

                    Context &
                    Environment   Unternehmensgröße                                       Einbindung von
                                                                                                             Methods &
                                  und Internationalität                                    Sharepoint in     Processes
                                        erhöhen                                               Prozesse
                                   Komplexität, z.B.                                         notwendig
                                        Sprache




                                   IT braucht selbst
                                  Zeit um Sharepoint                                  „Altsystem“ muss
                                    kennenzulernen                                   abgeschaltet werden,
                    Information     (Aneignung SP                                       sonst steigen
                                  Know-how zentral)                                   Anwender nicht um     Information
                    & Knowledge
                                                                                                            Technology


                                               Anwender brauchen        Schulungen nicht nur für
                                              ihre Zeit für „Reifung“    Funktionalität, sondern
                                                  – Kulturwandel          auch, wie arbeite ich
                                                                            damit im Team


                                         Culture                                      People
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         IMPACT
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                    Analyzing Case Studies: 1. Within-Case Analysis
      27.04.2009
         Seite 16
                    No standard format for such analysis.

                      Within-case analysis typically involves detailed case study write-ups for each site. These write-ups
                      are often simply pure descriptions, but they are central to the generation of insight (Gersick, 1988;
                      Pettigrew, 1988) because they help researchers to cope early in the analysis process with the often
                      enormous volume of data.

                      The overall idea is to become intimately familiar with each case as a stand-alone entity. This
                      process allows the unique patterns of each case to emerge before investigators push to generalize
                      patterns across cases. In addition, it gives investigators a rich familiarity with each case which, in
                      turn, accelerates cross-case comparison. (Eisenhardt, 1989, 540)




                                                                                                       (Quelle: Eisenhardt 1989, 539f)
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         IMPACT
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                    Analyzing Case Studies: 2. Cross-Case Pattern Search
      27.04.2009
         Seite 17
                    Looking at the data in many divergent ways.

                    Tactics:
                    1. Select categories or dimensions, and then to look for within-group similarities coupled with
                        intergroup differences. E.g., sift cases into various categories including high vs. low performance,
                        first vs. second generation product, and large vs. small size. (e.g., 2x2 Matrix)

                    2.   Select pairs of cases and then list the similarities and differences between each pair. Moreover,
                         the search for similarity in a seemingly different pair also can lead to more sophisticated
                         understanding. An extension of this tactic is to group cases into threes or fours for comparison.

                    3.   Different types of data collection: Divide the data by data source. For example, one researcher
                         combs observational data, while another reviews interviews, and still another works with
                         questionnaire evidence. When a pattern from one data source is corroborated by the evidence from
                         another, the finding is stronger and better grounded. When evidence conflicts, the researcher can
                         sometimes reconcile the evidence through deeper probing of the meaning of the differences.
                         Variation: Split the data into groups of cases, focusing on one group of cases initially, while later
                         focusing on the remaining cases.




                                                                                                        (Quelle: Eisenhardt 1989, 540f)
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         IMPACT
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                    Frage: Wann ist SP-Projekt erfolgreich?
      27.04.2009
         Seite 18

                    Um zu bestimmten welche der Projekt „gut„ gelaufen sind:
                    Ansatz: Erfolgsmessung auf den 5 Ebenen des Modells nach Kirkpatrick

                                                                                                                        Können Verbesserung, die auf das
                                                                                      5. ROI                            Projekt zurück zu führen sind in
                                                                                      Evaluation                        Kennzahlen gemessen werden?
                                                                                       (Erfolg)


                                                                                                                        Können Veränderungen bewusst
                          Diesen Teil sollte                                    4. Auswirkung auf das
                                                                               Geschäft (Prozessver-
                                                                                                                        wahrgenommen werden, die
                                                                                                                        Verbesserungen im Tagesgeschäft
                          jedes                                         Auswirkung besserungen)
                                                                    auf Geschäft
                                                                                                                        nach sich ziehen?

                          Unternehmen                                                                                   Sind die Mitarbeiter fähig das
                                                                                                                        umzusetzen, was von Ihnen erwartet
                          erheben können.                                  3. Anwendung (Reflexion)                     wird? Reflektieren die Mitarbeiter
                                                           Anwenden /
                                                                                                                        ihre Arbeitsweise und versuchen
                                                            MA „tun“                                                    diese Konstruktiv zu verbessern?



                                                                             2. Lernen (Befähigung)                     Wurden die Mitarbeiter hinreichend
                                               Lernen /                                                                 befähigt mit dem IW zu arbeiten?
                                             MA „können“

                                                                                                                        Kennen die Mitarbeiter die
                                                                                                                        Hintergründe der Einführung des
                                                              1. Akzeptanz und Zufriedenheit (Information)              neuen Systems und ist
                               Akzeptanz /                                                                              grundsätzliches Interesse da das
                               MA „wollen“                                                                              System zu nutzen?




                                                                                   (Quelle: in Anlehnung an Kirkpatrick und Phillips/Schirmer 2005, 27)
Stefanie Hain
                 IMPACT
     Maturity Model (MM)
                            2b. Ansatz: DeLone/McLean I/S Success Model
              24.02.2009
                 Page 19
                            Ausgangsüberlegung für die Collaboration Effectiness Logic bzw. Strategy Map mit Fokus auf USE.

                                                                Erweiterung des Modells

                                                                                                           Group
                                                                                                          IMPACT




The ten year Update:




                                                                                      (Quelle: DeLone/McLean, 1992, 87; DeLone/McLean 2003, 24)
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Collaboration (System) Success Model
         24.02.2009
            Page 20
                       Erweitert und fokussiert auf Collaboration und nicht nur System“nutzung“ ergibt sich dieses Modell.




                                            Intention
                                                      Use
                                             to Use

     Service                                                                                       Group
     Quality                                                                                       Impact




                                                                  (Quelle: in Anlehnung an DeLone/McLean, 1992, 87; DeLone/McLean 2003, 24)
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Was sind die Treiber eines SharePoint-Projekts?
         24.02.2009
            Page 21




                                            • Ablösung einer veralteten Software
                            Technologie-    • Vereinheitlichung der Technologie
                             Entscheid      • Nutzung von Synergien




                                            • Lösung eines einzelnen Kundenbedürfnisses
                            Realisierung    • Insellösungen
                             UseCase        • Typischerweise Projekt-WebSites, TeamSites,
                                              Dokumenten-Bibliotheken




                                            • Verwirklichung einer strategischen Vision
                            Strategischer   • Erarbeitung und schrittweise Umsetzung eines
                             Entscheid        Collaboration-Konzepts
                                            • Fokus auf kulturelles Change Management
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Wirkungsweise der Faktoren auf Projekterfolg
      27.04.2009
         Seite 22

                                                                             Organizational Adoption



                    Management
                    Commitment

                                                             Information/
                                                              Marketing

                                   Konzeption

                                                                                      Akzeptanz
                                                                                     (MA wollen)


                      Projekt-                                                                          Anwenden
                                                Befähigung                                                          Ergebnisse              Evaluation
                    organisation                                                                         (MA tun)

                                                               Arbeits-               Lernen
                                                               weisen               (MA können)


                                    Regeln/                                                                         Grenzen des
                                   Vorgaben                                                                          Systems
                                                               Betriebs-
                                                             organisation



                                   Knowhow-
                                    Aufbau                   Integration
                                                                                                                            Legende
                                                                                                                                   Erfolgsfaktoren

                                                                                                                                   Barrierefaktoren
                                                                 Basis-
                                   Vorgehen                                                                                       Projekt-Evaluation
                                                             Infrastruktur


                                                                             Technical Implementation
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Erfolgsfaktoren I
      27.04.2009
         Seite 23
                    Organizational Adoption I

                    Management Commitment:
   Management
   Commitment         Manager, die stark an die neue Technologie glauben (z.B. Blog) und eine Vorbildfunktion ausüben.
                      Es muss von oben (Vorstand) getrieben werden: hohe Priorität des Projekts.
                      Es ist kein IT Projekt, sondern ein Business Projekt.
                      Das Budget muss klar sein.
                      Kulturwandel     muss auch vom Management forciert werden (als strategisches Ziel definieren)

                    Befähigung:
    Befähigung
                       Mitarbeitern nötige Kapazität bzw. Zeit zur Verfügung stellen, um sich mit dem Neuen vertraut zu machen.
                       Frühe, anwendungsorientierte Schulungen.
                       Einsatz von verschiedenen Medien: E-Learning, Team-Schulungen, QuickGuides, How-To-Videos.
                       Support am Arbeitsplatz durch Super-User-Organisation.
                       Unterstützung auch mittelfristig, über die erste Einführungszeit hinaus.
                       „Austausch-Gruppen“ für Erfahrungen

                    Information und Marketing:
   Information/
    Marketing           Schaffung von Verständnis: was kann der IW und was nicht ? was sind die Ziele des IW?
                        anwenderbezogenen Nutzen vermitteln: was bringt mir der IW für meine Aufgabe?
                        Kommunikation ist Führungsaufgabe
                        „Mitarbeiter nicht von heute auf morgen vor vollendete Tatsachen stellen, sondern schon vorher miteinbeziehen
                        Gruppenleiter im Vorfeld informieren, die dann ihre Abteilung in Kenntnis setzen und auch Inputs abholen, die dann
                        zentral gesammelt werden
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Erfolgsfaktoren II
      27.04.2009
         Seite 24
                    Organizational Adoption II

                    Konzeption:
    Konzeption
                      Vision     Strategie  Anwendungszenario        Use Cases: der IW muss auf einer durchgängigen Konzeption
                      aufbauen
                      Identifikation und Umsetzung von klaren, anwenderbezogenen Use Cases, nicht einfach zur Verfügung stellen und
                      experimentieren lassen
                      IW sollte möglichst auch eine „Lücke“ abbilden, d.h. einen klar erkennbaren Nutzen bringen
                      Minimale Komplexität: Mitarbeiter nicht überfordern (z.B. „check-in“/„check-out“ heißt schnell System funktioniert
                      nicht)
                      Anforderungen so konkret wie möglich formulieren und Umsetzung in einem Konzept darlegen
                      Regeln/Vorgaben, wie der IW zu nutzen ist, klare Prozessdefinitionen und Workflows

                    Projektorganisation:
     Projekt-
   organisation        Frühzeitig die einzelnen Fachabteilungen integrieren (Mitarbeiter /Multiplikatoren benennen, die sich in den
                       Fachabteilungen mit diesen Dingen auseinandersetzen sollen.           „Ideen müssen die Endkunden haben“ )
                       Verantwortliche für Organisation von Anfang an mit einbeziehen, nicht nur IT (gemeinsam Konzept / Use Case
                       entwickeln)
                       alle Projektmitarbeiter sollten gut informiert (/sich bewusst) sein über: Ziele des IW, Aufwand, Komplexität,
                       Erfolgsfaktoren, etc.
                       Projektleiter mit breitem Knowhow , muss den IW verstehen, nicht nur die Technik beherrschen
                       gute Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen IT und Fachabteilung
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Erfolgsfaktoren III
      27.04.2009
         Seite 25
                    Technical Implementation I

                    Vorgehen:
     Vorgehen
                       „Pilotprojekte“ für einzelne Use Cases       generiert Enthusiasmus und Lerneffekte hinsichtlich: Change Management,
                       Infrastruktur
                       in einzelnen Use Cases Erfahrungen sammeln, dann in Gesamtkonzept konsolidieren, Basis-Infrastruktur schaffen
                       und RollOut-Strategie definieren
                       „Experimentierphase“ abschliessen vor produktiv („SharePoint 20 Prozent Technik und 80 Prozent Organisation und
                       Konzeption“)
                       Sharepoint Fachabteilungen „anbieten“, statt aufzwängen
                       Dezentralisierung vs. Zentralisierung: „Fachabteilungen Freiheiten lassen, sonst brechen die irgendwann aus und
                       bauen eigene Lösung. Ist es aber zu stark dezentralisiert, kann es völlig aus dem Ruder laufen. „     mit Information-
                       Portal zentrale, strukturierte Einstiegseite
                       Migration der Altsysteme (z.B. Fileserver abschalten) ansonsten besteht kein „Zwang“ / Notwendigkeit Neusystem
                       überhaupt auszuprobieren bzw. zu verwenden

                    Knowhow-Aufbau:
    Knowhow-
     Aufbau           Administratoren-Schulung für Projektmitarbeiter
                      Probleme / Schwierigkeiten dokumentieren
                      Unterschätzung / Naivität / zu wenig ManPower
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Erfolgsfaktoren III
      27.04.2009
         Seite 26
                    Technical Implementation II

                    Integration:
    Integration
                        technische Einbindung der IW-Plattform in die Gesamt-Architektur/Umgebung
                        Single-Sign-On
                        Integration mit Office (Word, Excel)
                        Paketierung der Funktionalitäten, Anbieten von vordefinierten Services
                        Usermanagement und Berechtigungsverwaltung als sehr große Herausforderung
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Barrierefaktoren I
      27.04.2009
         Seite 27
                    Organizational Adoption

                    Regeln/Vorgaben:
      Regeln/
     Vorgaben         Strategie gar nicht (oder zu spät) entwickelt
                      fehlende Rahmenbedingungen und Grundsatzentscheide
                      Keine Regel/Vorgaben/Prozesse etabliert, wie der IW zu nutzen ist
                      kein Zwang zur Nutzung des IW
                      MA „trauen“ sich nicht aktiv etwas einzustellen, wenn es keinen Prozess, keine Genehmigung dafür gibt
                      Zu wenig am Content „geschliffen“ („jeder hat eine eigene Struktur entwickelt„  Überarbeitung in einheitliche
                      statische Struktur notwendig)
                      kein Ausgleich/Gleichgewicht zwischen klaren Rahmenbedingungen und Benutzerautonomie


      Arbeits-
                    Arbeitsweisen:
      weisen           Eingespielte „Pfade“ sind schwer umzulenken, Trägheit und der Gewohnheit der Mitarbeiter     verlangt viel
                       Überzeugungsarbeit oder gar „Lobbying“
                       Es entwickeln sich keine neue Denk- und Arbeitsweisen; IW wird gleich genutzt wie vorher der Fileserver.
                       Technik-Feindseligkeit / Respekt
                       Man darf die Anwender nicht überfordern („… können [oft] weniger als man für möglich halten würde“)
                       Zu viele (neue) Funktionen überfordern die Anwender (zu komplex)
                       Einem Bereichsleiter klar zu machen, dass bei seinen Mitarbeitern Defizite und ein Nachholbedarf vorhanden sind,
                       kann sehr schwierig sein.“
                       Zu viele Tools: Zu entscheiden welches Tool für welche Aufgabe/Prozess erschwert MA das Arbeiten
                       Reduzierung der Komplexität durch Reduzierung der Wahlfreiheiten
                       IW kein Selbstläufer, wie Email oder SMS
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Barrierefaktoren II
      27.04.2009
         Seite 28
                    Technical Implementation

                    Basis-Infrastruktur:
       Basis-
   Infrastruktur       fehlende/nicht ausbau-fähige Basis-Infrastruktur
                       keine Paketierung der Funktionen
                       Release-Fähigkeit nicht berücksichtigt (zuviele Anpassungen/Eigenentwicklungen)
                       Clients nicht reif oder uneinheitlich
                       Zu wenig Speicherplatz (2 GB pro Fachbereich)


     Betriebs-
                    Betriebsorganisation:
   organisation        fehlende Unterstützung durch First-Level-Support
                       keine Administratoren in Fachabteilung
                       First-Level-Support wird als leidiges Thema gesehen (Verantwortlichkeiten unklar, zu wenig Manpower, keiner will
                       /kann das leisten)
                       Systemausfälle / Verfügbarkeit
                       fehlende Deployment-Prozesse/Staging-Umgebung


   Grenzen des
                    Grenzen des Systems:
    Systems            Wird viel versprochen, was System kann … (letztendlich nur Bruchteil); Zu hohe Erwartungen an System
                       Vieles geht mit anderen Anwendungen schneller und besser (z.B. EXCEL)
                       Zu langsam
                       viele Fehlermeldungen und Microsoft kann oft auch nicht helfen
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Agenda
      27.04.2009
         Seite 29




                     1 Forschungsprojekt IMPACT

                     2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren

                     3 Reifegradmodell

                     4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Reifegradmodell – Enterprise Information Workplace
      27.04.2009
         Seite 30




                              Component 1           Component 2




                    Component 8
                                                                  Component 3




                    Component 7
                                                                  Component 4




                                  Component 6       Component 5
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                                      Ausgangspunkt: Business Engineering Model
         24.02.2009
            Page 31
                                      Wesentliche Gestaltungsdimensionen des Business Engineering.


                                                                                                                   Berichtswesen,
                                                                                                                   Kommunikation,
                                                                                                                     Motivation,
                                                                                                                    Führungs- und
                                                                                                                   Kompensations-
                                                                                                                       modelle

                                                                                                                   Unternehmens-
                                                                                                                       kultur

                                                                                                                    Führung und
                                                                                                                     Verhalten




                                                                                                                                        Politisch-kulturelle Dimension
                                                                                                                   Machtstrukturen

                                                                                                                  Sozialkompetenz
                Fachliche Dimension




                                                                                                                  des Individuums
                                                                                                                  und der Gruppe

                                                                                                                     Change-
                                                                                                                    management




                                                                   (Quelle: in Anlehnung an [Mayrhofer/Back 2003, 8, Österle/Blessing 2003,
                                                                     82, Österle/Winter 2003, 12, Winter/Schelp 2005, 48, Heidecke 2008, 18]
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Ableitung der Compontents aus BE-Model
         24.02.2009
            Page 32




                                Strategy




                                                           Culture
                               Processes




                               Information
                               Technology
Stefanie Hain
            IMPACT     Erweiterung nach Analyse verschiedenster Reifegradmodelle
Maturity Model (MM)
         24.02.2009
            Page 33
                       … und Spezifizierung der Components (Schwarz) durch Subcomponents (grau).

                   Context &         Strategy
                  Environment                                                                                      Culture



               Company Profile           Strategic         Collaboration     ICTStrategy with                       Norms
                                         Alignment           Strategy          focus on IW

                  Collaboration
                Increase Pressure                                                                                  Values
                    & Potential

                  Degree of          Processes            Leadership &
                                                                                                          People
                Company-wide                             Decision Making                E-Competence               Behavior
                Collaboration                                Process

                                                             Corp.
                    Types of           Collaborative                                        Education &
                                                         Communications                                             Power
                   Knowledge          Process Practice                                       Learning
                                                            Process




                                     Systems



                                                          Org. Structure &
                                        Information
                                                              Roles in           Policies
                                        Technology
                                                           Collaboration

           Static View              Dynamic View
Stefanie Hain                                                   Context &
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Exkurs: Ein Beispiel für Situativität nach     Environment
         24.02.2009
            Page 34                                                     Types of
                                                                       Knowledge




                                                                    (Quelle: Blackler 1995, 1030)
Stefanie Hain
            IMPACT
Maturity Model (MM)
                       Agenda
         24.02.2009
            Page 35




                        1 Forschungsprojekt IMPACT

                        2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren

                        3 Reifegradmodell

                        4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
Stefanie Hain
           IMPACT
  Donna Informatica
                      Enterprise Information Workplace
        27.04.2009
           Seite 36




                                Corporate Change Management Process

Basic Infrastucture and Services    Use Case Development           Use Case Development
Building
      Organisational Adoption            Organisational Adoption        Organisational Adoption
        Project Management                Project Management             Project Management
     Technical Impementation             Technical Impementation        Technical Impementation




                                                                      Usecase 2 Process
                                         Usecase 1 Process
                                                                    Usecase 2 Extensions
                                        Usecase 1 Extensions

  Process and Community Infrastructure
  Company Extensions
  Microsoft Office SharePoint Server 2007 and additional Office 2007 System-Products
 Technical Infrastructure
  Information Worker Infrastructure
Stefanie Hain
           IMPACT
  Donna Informatica
                      Vorgehensmethode - Enterprise Information Workplace
        27.04.2009
           Seite 37




Basic Infrastucture and Services
Building
      Organisational Adoption
        Project Management
     Technical Impementation
Stefanie Hain
          IMPACT
 Donna Informatica
                     Enterprise Information Workplace
       27.04.2009
          Seite 38




 Basic Infrastucture and Services Building
 Vision & Scope       Analysis & Design   Concept & Prototyping             Development   Testing & Pilot   Operating
               Den Information
  Organisational Adoption                 Workplace entwerfen:

                    • wie kommunizieren und arbeiten unsere Mitarbeitenden miteinander?
Basic Infrastucture and Services
Building
                    • wie kommunizieren und arbeiten wir mit unseren Kunden und Lieferanten?
                    • wie stellen wir sicher, dass jeder Mitarbeiter immer und überall den Zugriff auf die
      Organisational Adoption

                       richtigen Informationen und die richtigen Personen hat?
        Project Management

                    • wie unterstützen wir den Wissens- und Erfahrungsaustausch?
      Technical Impementation

   Project Management garantieren wir die Einhaltung von internen und externen Richtlinien
                    • wie
                       (Governance und Compliance)?
                    • welche Anwendungsfälle gibt es innerhalb dieses Information Workplace?
                    • in welcher Reihenfolge setzen wir diese Anwendungsfälle um?
   Technical Implementation ein Budgetrahmen steht zur Verfügung?
                    • was für




                                                                   Global           Priorized
                        ICT Vision        ICT Strategy            Usecase          ICT Project
                                                                    List            Portfolio
Stefanie Hain
                IMPACT
       Donna Informatica
                           Enterprise Information Workplace
             27.04.2009
                Seite 39




Use Case
Vision & Scope                     Corporate Change Management Process
                     Analysis & Design Concept & Prototyping Development Testing & Pilot Deployment     Operating
     Development
            Organisation zur Arbeit mit der zukünftigen Lösung befähigen:
Organisational Adoption


                        • wie verändert die zukünftige Lösung die Zusammenarbeit und die Arbeitsprozesse?
    Basic Infrastucture and Services      Use Case Development
    Building
                        • wie kommunizieren wir den Nutzen der zukünftigen Lösung?
          Organisational Adoption für Richtlinien und Vorgaben braucht es für die Arbeit mit der zukünftigen
                        • was                  Organisational Adoption

                           Lösung?
            Project Management                  Project Management

                        • welche Fähigkeiten brauchen die Führungskräfte und die Mitarbeitenden, um
          Technical Impementation              Technical Impementation

Project Management erfolgreich mit zukünftigen Lösung zu arbeiten?
                        • wie vermitteln wir diese notwendigen neuen Fähigkeiten?
                        • wie unterstützen wir die Mitarbeitenden bei dem Wechsel?
                        • wie stellen wir sicher, dass die Lösung im Alltag optimal genutzt wird?
Technical Implementation
       Process and Community Infrastructure
       Company Extensions                 Communi-          Guidelines
                                            cation              and
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                                           Concept            Manuals                        On-The-
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                                               Profile         Training
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Nutzen des ganzheitlichen Ansatzes
      27.04.2009
         Seite 40
                    Fazit

                      hebt Produktivitätspotenziale und beschleunigt Führung und Zusammenarbeit.
                      fördert die Community-Bildung und die Nutzung des gemeinsamen Wissens.
                      bereitet den Weg für Social Computing als nächste Welle der Business-IT.
                      Treiber einer team- und prozessorientierten Unternehmenskultur.

                      SharePoint wird ein Share-Point und endet
                      nicht als Store&ForgetPoint.
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
      27.04.2009
         Seite 41
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
      27.04.2009
         Seite 42




                    Sailing at Lake Constance:
Stefanie Hain
         IMPACT
Donna Informatica
                    Contact
      27.04.2009
         Seite 43
                    Stefanie Hain




                    Stefanie Hain
                    Project Manager CN IMPACT and Doctoral Candidate
                    MSc in Information Systems

                    Institute of Information Management
                    Chair of Prof. Dr. Andrea Back
                    University of St. Gallen
                    Mueller-Friedberg-Strasse 8
                    CH-9000 St. Gallen

                    E-mail: Stefanie.Hain@unisg.ch
                    Phone: +41 71 224 3870
                    Fax:    +41 71 224 2716

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Einführungsmethode von Collaboration Plattformen

  • 1. „Collaboration“ – Aber richtig! Technical Implementation & Organisational Adoption Zürich, 27. 4. 2009 Stefanie Hain Project Manager CN IMPACT and Doctoral Candidate MSc in Information Systems Chair: Prof. Dr. Andrea Back, IWI3-HSG University St. Gallen www.business20.unisg.ch www.business20.ch E-mail: Stefanie.Hain@unisg.ch
  • 2. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Agenda 27.04.2009 Seite 2 1 Forschungsprojekt IMPACT 2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren 3 Reifegradmodell 4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
  • 3. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Was sind Information Workplaces (IW)? 27.04.2009 Seite 3 Information Workplaces wie Microsoft Sharepoint & Co. gewinnen zunehmend an Bedeutung. Allerdings ist deren ganzheitliche Einführung (insbes. organisationale Verankerung) eine Herausforderung. IMPACT bietet hierbei Hilfestellung.
  • 4. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Groupware vs. Information Workspaces 27.04.2009 Seite 4
  • 5. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Groupware vs. Information Workspaces 27.04.2009 Seite 5 Microsoft Office SharePoint Services (MOSS) Business Collaboration Intelligence Windows Geschäfts- SharePoint Plattform Portal Prozesse Content Suche Management
  • 6. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Sharepoint Projekte sind Organisationsprojekte 27.04.2009 Seite 6 SharePoint Projekte sind zu 80 % Organisationsprojekte. Der Aufwand der technischen Implementierung liegt bei rund 20 %.
  • 7. „Can you see the goal?“ Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica 27.04.2009 Seite 7 Hiking to the Jungfrau (4158 m):
  • 8. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica 27.04.2009 Seite 8 „Yes?“ „But where is the route?“ Hiking to the Jungfrau (4158 m):
  • 9. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Forschungsprojekt IMPACT 24.02.2009 Page 9 IMPACT – Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies Das Forschungsprojekt IMPACT hat sich zum Ziel gesetzt die Einführung und Nutzung kollaborativer Technologien (Information Workplaces) zu unterstützen und zu erleichtern. Fokus: strategischer Anwendernutzen und Organisationsentwicklung • was sind die kritischen Erfolgsfaktoren? • was ist das optimale Vorgehen? • was sind die zentralen Lieferobjekte? • was sind geeignete Methoden?
  • 10. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Entwicklung von Reifegradmodell und Vorgehensmethode 27.04.2009 Seite 10 Ziel: Einführung und Nutzung kollaborativer Technologien (ICT) unterstützen Reifegradmodell Vorgehensmethode • „Standortbestimmung„ der Organisation • Abklären der Einführungsvoraussetzung • Situativ anpassbare Vorgehensmethode unterstützt bei der • Empfehlung für organisationale Weiterentwicklung ganzheitlichen Einführung eines Information Workplaces • Ermöglicht kontinuierliches „Controlling“ • Vordefinierte Lieferobjekte dienen als Leitfaden
  • 11. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Agenda 27.04.2009 Seite 11 1 Forschungsprojekt IMPACT 2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren 3 Reifegradmodell 4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
  • 12. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Fallstudien 27.04.2009 Seite 12 Abgeschlossene Sharepoint Einführungsprojekte – Erhebung: je 4-10 Interviews (ca. 5 PT) Unternehmens- Öffentlicher Industrie Medien Handel Pharma Bank Größe (in MAB) Sektor Anonymisiertes Industrieunternehmen Branche
  • 13. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Fallstudie: Unternehmen x 27.04.2009 Seite 13 Information Portal (Intranet) MySite Partner Portal (Extranet) Projekte DB Collaboration Sites Business Support Processes
  • 14. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Drei Empfehlungen von Unternehmen x 27.04.2009 Seite 14 Offer, Standardization, (De)centralization 1. „SharePoint funktioniert als Plattform eigentlich sehr gut und ist ein wertvolles Tool. Das bestätigen auch andere Unternehmen, mit denen wir in Kontakt sind. Ich würde grundsätzlich dazu raten, es anzubieten.“ 2. „Ich würde nur selektiv vom SharePoint-Standard abweichen. Es gibt genügend Schwächen, die einen schnell dazu verleiten, Zusatzkomponenten zu kaufen. Diese Komponenten bereiten einem aber später bei Versionswechseln oder Migrationen riesige Probleme. Es gibt dann fast immer Probleme mit dem SharePoint- Basissystem, die man auch mit Microsoft-Support nicht mehr in den Griff bekommt. Wir haben viele Microsoft- Support-Fälle, die feststecken und nicht weiterkommen. Standardisierung empfiehlt sich auf jeden Fall.“ 3. „Man muss einen guten Kompromiss zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung finden. Man muss den Fachabteilungen gewisse Freiheiten lassen, sonst brechen die irgendwann aus und bauen eigene Lösung. Ist es aber zu stark dezentralisiert, kann es völlig aus dem Ruder laufen und Seiten wie Pilze aus dem Boden schiessen. Dann hat man eine Vielzahl an Informationsinseln, während man eigentlich ja eine einheitliche Informationslandschaft anstrebt. Mir dem Information-Portal versuchen wir genau diesem Problem Herr zu werden, mit einer zentralen, strukturierten Einstiegseite. Die Nachfrage nach einem solchen zentralen Einstieg ist seitens der Mitarbeiter auf jeden Fall vorhanden.“
  • 15. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Generelle Lessons Learned 27.04.2009 Governance Seite 15 Strategic Alignment Sharepoint Einführung Vorgaben: bestimmte sollte immer von Bedarf Aufgaben sind getrieben sein verpflichtend mit neuem (Use Case Entwicklung) System abzuwickeln Context & Environment Unternehmensgröße Einbindung von Methods & und Internationalität Sharepoint in Processes erhöhen Prozesse Komplexität, z.B. notwendig Sprache IT braucht selbst Zeit um Sharepoint „Altsystem“ muss kennenzulernen abgeschaltet werden, Information (Aneignung SP sonst steigen Know-how zentral) Anwender nicht um Information & Knowledge Technology Anwender brauchen Schulungen nicht nur für ihre Zeit für „Reifung“ Funktionalität, sondern – Kulturwandel auch, wie arbeite ich damit im Team Culture People
  • 16. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Analyzing Case Studies: 1. Within-Case Analysis 27.04.2009 Seite 16 No standard format for such analysis. Within-case analysis typically involves detailed case study write-ups for each site. These write-ups are often simply pure descriptions, but they are central to the generation of insight (Gersick, 1988; Pettigrew, 1988) because they help researchers to cope early in the analysis process with the often enormous volume of data. The overall idea is to become intimately familiar with each case as a stand-alone entity. This process allows the unique patterns of each case to emerge before investigators push to generalize patterns across cases. In addition, it gives investigators a rich familiarity with each case which, in turn, accelerates cross-case comparison. (Eisenhardt, 1989, 540) (Quelle: Eisenhardt 1989, 539f)
  • 17. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Analyzing Case Studies: 2. Cross-Case Pattern Search 27.04.2009 Seite 17 Looking at the data in many divergent ways. Tactics: 1. Select categories or dimensions, and then to look for within-group similarities coupled with intergroup differences. E.g., sift cases into various categories including high vs. low performance, first vs. second generation product, and large vs. small size. (e.g., 2x2 Matrix) 2. Select pairs of cases and then list the similarities and differences between each pair. Moreover, the search for similarity in a seemingly different pair also can lead to more sophisticated understanding. An extension of this tactic is to group cases into threes or fours for comparison. 3. Different types of data collection: Divide the data by data source. For example, one researcher combs observational data, while another reviews interviews, and still another works with questionnaire evidence. When a pattern from one data source is corroborated by the evidence from another, the finding is stronger and better grounded. When evidence conflicts, the researcher can sometimes reconcile the evidence through deeper probing of the meaning of the differences. Variation: Split the data into groups of cases, focusing on one group of cases initially, while later focusing on the remaining cases. (Quelle: Eisenhardt 1989, 540f)
  • 18. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Frage: Wann ist SP-Projekt erfolgreich? 27.04.2009 Seite 18 Um zu bestimmten welche der Projekt „gut„ gelaufen sind: Ansatz: Erfolgsmessung auf den 5 Ebenen des Modells nach Kirkpatrick Können Verbesserung, die auf das 5. ROI Projekt zurück zu führen sind in Evaluation Kennzahlen gemessen werden? (Erfolg) Können Veränderungen bewusst Diesen Teil sollte 4. Auswirkung auf das Geschäft (Prozessver- wahrgenommen werden, die Verbesserungen im Tagesgeschäft jedes Auswirkung besserungen) auf Geschäft nach sich ziehen? Unternehmen Sind die Mitarbeiter fähig das umzusetzen, was von Ihnen erwartet erheben können. 3. Anwendung (Reflexion) wird? Reflektieren die Mitarbeiter Anwenden / ihre Arbeitsweise und versuchen MA „tun“ diese Konstruktiv zu verbessern? 2. Lernen (Befähigung) Wurden die Mitarbeiter hinreichend Lernen / befähigt mit dem IW zu arbeiten? MA „können“ Kennen die Mitarbeiter die Hintergründe der Einführung des 1. Akzeptanz und Zufriedenheit (Information) neuen Systems und ist Akzeptanz / grundsätzliches Interesse da das MA „wollen“ System zu nutzen? (Quelle: in Anlehnung an Kirkpatrick und Phillips/Schirmer 2005, 27)
  • 19. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) 2b. Ansatz: DeLone/McLean I/S Success Model 24.02.2009 Page 19 Ausgangsüberlegung für die Collaboration Effectiness Logic bzw. Strategy Map mit Fokus auf USE. Erweiterung des Modells Group IMPACT The ten year Update: (Quelle: DeLone/McLean, 1992, 87; DeLone/McLean 2003, 24)
  • 20. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Collaboration (System) Success Model 24.02.2009 Page 20 Erweitert und fokussiert auf Collaboration und nicht nur System“nutzung“ ergibt sich dieses Modell. Intention Use to Use Service Group Quality Impact (Quelle: in Anlehnung an DeLone/McLean, 1992, 87; DeLone/McLean 2003, 24)
  • 21. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Was sind die Treiber eines SharePoint-Projekts? 24.02.2009 Page 21 • Ablösung einer veralteten Software Technologie- • Vereinheitlichung der Technologie Entscheid • Nutzung von Synergien • Lösung eines einzelnen Kundenbedürfnisses Realisierung • Insellösungen UseCase • Typischerweise Projekt-WebSites, TeamSites, Dokumenten-Bibliotheken • Verwirklichung einer strategischen Vision Strategischer • Erarbeitung und schrittweise Umsetzung eines Entscheid Collaboration-Konzepts • Fokus auf kulturelles Change Management
  • 22. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Wirkungsweise der Faktoren auf Projekterfolg 27.04.2009 Seite 22 Organizational Adoption Management Commitment Information/ Marketing Konzeption Akzeptanz (MA wollen) Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen des Vorgaben Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Legende Erfolgsfaktoren Barrierefaktoren Basis- Vorgehen Projekt-Evaluation Infrastruktur Technical Implementation
  • 23. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Erfolgsfaktoren I 27.04.2009 Seite 23 Organizational Adoption I Management Commitment: Management Commitment Manager, die stark an die neue Technologie glauben (z.B. Blog) und eine Vorbildfunktion ausüben. Es muss von oben (Vorstand) getrieben werden: hohe Priorität des Projekts. Es ist kein IT Projekt, sondern ein Business Projekt. Das Budget muss klar sein. Kulturwandel muss auch vom Management forciert werden (als strategisches Ziel definieren) Befähigung: Befähigung Mitarbeitern nötige Kapazität bzw. Zeit zur Verfügung stellen, um sich mit dem Neuen vertraut zu machen. Frühe, anwendungsorientierte Schulungen. Einsatz von verschiedenen Medien: E-Learning, Team-Schulungen, QuickGuides, How-To-Videos. Support am Arbeitsplatz durch Super-User-Organisation. Unterstützung auch mittelfristig, über die erste Einführungszeit hinaus. „Austausch-Gruppen“ für Erfahrungen Information und Marketing: Information/ Marketing Schaffung von Verständnis: was kann der IW und was nicht ? was sind die Ziele des IW? anwenderbezogenen Nutzen vermitteln: was bringt mir der IW für meine Aufgabe? Kommunikation ist Führungsaufgabe „Mitarbeiter nicht von heute auf morgen vor vollendete Tatsachen stellen, sondern schon vorher miteinbeziehen Gruppenleiter im Vorfeld informieren, die dann ihre Abteilung in Kenntnis setzen und auch Inputs abholen, die dann zentral gesammelt werden
  • 24. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Erfolgsfaktoren II 27.04.2009 Seite 24 Organizational Adoption II Konzeption: Konzeption Vision Strategie Anwendungszenario Use Cases: der IW muss auf einer durchgängigen Konzeption aufbauen Identifikation und Umsetzung von klaren, anwenderbezogenen Use Cases, nicht einfach zur Verfügung stellen und experimentieren lassen IW sollte möglichst auch eine „Lücke“ abbilden, d.h. einen klar erkennbaren Nutzen bringen Minimale Komplexität: Mitarbeiter nicht überfordern (z.B. „check-in“/„check-out“ heißt schnell System funktioniert nicht) Anforderungen so konkret wie möglich formulieren und Umsetzung in einem Konzept darlegen Regeln/Vorgaben, wie der IW zu nutzen ist, klare Prozessdefinitionen und Workflows Projektorganisation: Projekt- organisation Frühzeitig die einzelnen Fachabteilungen integrieren (Mitarbeiter /Multiplikatoren benennen, die sich in den Fachabteilungen mit diesen Dingen auseinandersetzen sollen. „Ideen müssen die Endkunden haben“ ) Verantwortliche für Organisation von Anfang an mit einbeziehen, nicht nur IT (gemeinsam Konzept / Use Case entwickeln) alle Projektmitarbeiter sollten gut informiert (/sich bewusst) sein über: Ziele des IW, Aufwand, Komplexität, Erfolgsfaktoren, etc. Projektleiter mit breitem Knowhow , muss den IW verstehen, nicht nur die Technik beherrschen gute Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen IT und Fachabteilung
  • 25. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Erfolgsfaktoren III 27.04.2009 Seite 25 Technical Implementation I Vorgehen: Vorgehen „Pilotprojekte“ für einzelne Use Cases generiert Enthusiasmus und Lerneffekte hinsichtlich: Change Management, Infrastruktur in einzelnen Use Cases Erfahrungen sammeln, dann in Gesamtkonzept konsolidieren, Basis-Infrastruktur schaffen und RollOut-Strategie definieren „Experimentierphase“ abschliessen vor produktiv („SharePoint 20 Prozent Technik und 80 Prozent Organisation und Konzeption“) Sharepoint Fachabteilungen „anbieten“, statt aufzwängen Dezentralisierung vs. Zentralisierung: „Fachabteilungen Freiheiten lassen, sonst brechen die irgendwann aus und bauen eigene Lösung. Ist es aber zu stark dezentralisiert, kann es völlig aus dem Ruder laufen. „ mit Information- Portal zentrale, strukturierte Einstiegseite Migration der Altsysteme (z.B. Fileserver abschalten) ansonsten besteht kein „Zwang“ / Notwendigkeit Neusystem überhaupt auszuprobieren bzw. zu verwenden Knowhow-Aufbau: Knowhow- Aufbau Administratoren-Schulung für Projektmitarbeiter Probleme / Schwierigkeiten dokumentieren Unterschätzung / Naivität / zu wenig ManPower
  • 26. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Erfolgsfaktoren III 27.04.2009 Seite 26 Technical Implementation II Integration: Integration technische Einbindung der IW-Plattform in die Gesamt-Architektur/Umgebung Single-Sign-On Integration mit Office (Word, Excel) Paketierung der Funktionalitäten, Anbieten von vordefinierten Services Usermanagement und Berechtigungsverwaltung als sehr große Herausforderung
  • 27. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Barrierefaktoren I 27.04.2009 Seite 27 Organizational Adoption Regeln/Vorgaben: Regeln/ Vorgaben Strategie gar nicht (oder zu spät) entwickelt fehlende Rahmenbedingungen und Grundsatzentscheide Keine Regel/Vorgaben/Prozesse etabliert, wie der IW zu nutzen ist kein Zwang zur Nutzung des IW MA „trauen“ sich nicht aktiv etwas einzustellen, wenn es keinen Prozess, keine Genehmigung dafür gibt Zu wenig am Content „geschliffen“ („jeder hat eine eigene Struktur entwickelt„ Überarbeitung in einheitliche statische Struktur notwendig) kein Ausgleich/Gleichgewicht zwischen klaren Rahmenbedingungen und Benutzerautonomie Arbeits- Arbeitsweisen: weisen Eingespielte „Pfade“ sind schwer umzulenken, Trägheit und der Gewohnheit der Mitarbeiter verlangt viel Überzeugungsarbeit oder gar „Lobbying“ Es entwickeln sich keine neue Denk- und Arbeitsweisen; IW wird gleich genutzt wie vorher der Fileserver. Technik-Feindseligkeit / Respekt Man darf die Anwender nicht überfordern („… können [oft] weniger als man für möglich halten würde“) Zu viele (neue) Funktionen überfordern die Anwender (zu komplex) Einem Bereichsleiter klar zu machen, dass bei seinen Mitarbeitern Defizite und ein Nachholbedarf vorhanden sind, kann sehr schwierig sein.“ Zu viele Tools: Zu entscheiden welches Tool für welche Aufgabe/Prozess erschwert MA das Arbeiten Reduzierung der Komplexität durch Reduzierung der Wahlfreiheiten IW kein Selbstläufer, wie Email oder SMS
  • 28. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Barrierefaktoren II 27.04.2009 Seite 28 Technical Implementation Basis-Infrastruktur: Basis- Infrastruktur fehlende/nicht ausbau-fähige Basis-Infrastruktur keine Paketierung der Funktionen Release-Fähigkeit nicht berücksichtigt (zuviele Anpassungen/Eigenentwicklungen) Clients nicht reif oder uneinheitlich Zu wenig Speicherplatz (2 GB pro Fachbereich) Betriebs- Betriebsorganisation: organisation fehlende Unterstützung durch First-Level-Support keine Administratoren in Fachabteilung First-Level-Support wird als leidiges Thema gesehen (Verantwortlichkeiten unklar, zu wenig Manpower, keiner will /kann das leisten) Systemausfälle / Verfügbarkeit fehlende Deployment-Prozesse/Staging-Umgebung Grenzen des Grenzen des Systems: Systems Wird viel versprochen, was System kann … (letztendlich nur Bruchteil); Zu hohe Erwartungen an System Vieles geht mit anderen Anwendungen schneller und besser (z.B. EXCEL) Zu langsam viele Fehlermeldungen und Microsoft kann oft auch nicht helfen
  • 29. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Agenda 27.04.2009 Seite 29 1 Forschungsprojekt IMPACT 2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren 3 Reifegradmodell 4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
  • 30. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Reifegradmodell – Enterprise Information Workplace 27.04.2009 Seite 30 Component 1 Component 2 Component 8 Component 3 Component 7 Component 4 Component 6 Component 5
  • 31. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Ausgangspunkt: Business Engineering Model 24.02.2009 Page 31 Wesentliche Gestaltungsdimensionen des Business Engineering. Berichtswesen, Kommunikation, Motivation, Führungs- und Kompensations- modelle Unternehmens- kultur Führung und Verhalten Politisch-kulturelle Dimension Machtstrukturen Sozialkompetenz Fachliche Dimension des Individuums und der Gruppe Change- management (Quelle: in Anlehnung an [Mayrhofer/Back 2003, 8, Österle/Blessing 2003, 82, Österle/Winter 2003, 12, Winter/Schelp 2005, 48, Heidecke 2008, 18]
  • 32. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Ableitung der Compontents aus BE-Model 24.02.2009 Page 32 Strategy Culture Processes Information Technology
  • 33. Stefanie Hain IMPACT Erweiterung nach Analyse verschiedenster Reifegradmodelle Maturity Model (MM) 24.02.2009 Page 33 … und Spezifizierung der Components (Schwarz) durch Subcomponents (grau). Context & Strategy Environment Culture Company Profile Strategic Collaboration ICTStrategy with Norms Alignment Strategy focus on IW Collaboration Increase Pressure Values & Potential Degree of Processes Leadership & People Company-wide Decision Making E-Competence Behavior Collaboration Process Corp. Types of Collaborative Education & Communications Power Knowledge Process Practice Learning Process Systems Org. Structure & Information Roles in Policies Technology Collaboration Static View Dynamic View
  • 34. Stefanie Hain Context & IMPACT Maturity Model (MM) Exkurs: Ein Beispiel für Situativität nach Environment 24.02.2009 Page 34 Types of Knowledge (Quelle: Blackler 1995, 1030)
  • 35. Stefanie Hain IMPACT Maturity Model (MM) Agenda 24.02.2009 Page 35 1 Forschungsprojekt IMPACT 2 Fallstudien: Erfolgs- und Barrierefaktoren 3 Reifegradmodell 4 Vorgehen für ein ganzheitliches Sharepoint Projekt
  • 36. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Enterprise Information Workplace 27.04.2009 Seite 36 Corporate Change Management Process Basic Infrastucture and Services Use Case Development Use Case Development Building Organisational Adoption Organisational Adoption Organisational Adoption Project Management Project Management Project Management Technical Impementation Technical Impementation Technical Impementation Usecase 2 Process Usecase 1 Process Usecase 2 Extensions Usecase 1 Extensions Process and Community Infrastructure Company Extensions Microsoft Office SharePoint Server 2007 and additional Office 2007 System-Products Technical Infrastructure Information Worker Infrastructure
  • 37. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Vorgehensmethode - Enterprise Information Workplace 27.04.2009 Seite 37 Basic Infrastucture and Services Building Organisational Adoption Project Management Technical Impementation
  • 38. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Enterprise Information Workplace 27.04.2009 Seite 38 Basic Infrastucture and Services Building Vision & Scope Analysis & Design Concept & Prototyping Development Testing & Pilot Operating Den Information Organisational Adoption Workplace entwerfen: • wie kommunizieren und arbeiten unsere Mitarbeitenden miteinander? Basic Infrastucture and Services Building • wie kommunizieren und arbeiten wir mit unseren Kunden und Lieferanten? • wie stellen wir sicher, dass jeder Mitarbeiter immer und überall den Zugriff auf die Organisational Adoption richtigen Informationen und die richtigen Personen hat? Project Management • wie unterstützen wir den Wissens- und Erfahrungsaustausch? Technical Impementation Project Management garantieren wir die Einhaltung von internen und externen Richtlinien • wie (Governance und Compliance)? • welche Anwendungsfälle gibt es innerhalb dieses Information Workplace? • in welcher Reihenfolge setzen wir diese Anwendungsfälle um? Technical Implementation ein Budgetrahmen steht zur Verfügung? • was für Global Priorized ICT Vision ICT Strategy Usecase ICT Project List Portfolio
  • 39. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Enterprise Information Workplace 27.04.2009 Seite 39 Use Case Vision & Scope Corporate Change Management Process Analysis & Design Concept & Prototyping Development Testing & Pilot Deployment Operating Development Organisation zur Arbeit mit der zukünftigen Lösung befähigen: Organisational Adoption • wie verändert die zukünftige Lösung die Zusammenarbeit und die Arbeitsprozesse? Basic Infrastucture and Services Use Case Development Building • wie kommunizieren wir den Nutzen der zukünftigen Lösung? Organisational Adoption für Richtlinien und Vorgaben braucht es für die Arbeit mit der zukünftigen • was Organisational Adoption Lösung? Project Management Project Management • welche Fähigkeiten brauchen die Führungskräfte und die Mitarbeitenden, um Technical Impementation Technical Impementation Project Management erfolgreich mit zukünftigen Lösung zu arbeiten? • wie vermitteln wir diese notwendigen neuen Fähigkeiten? • wie unterstützen wir die Mitarbeitenden bei dem Wechsel? • wie stellen wir sicher, dass die Lösung im Alltag optimal genutzt wird? Technical Implementation Process and Community Infrastructure Company Extensions Communi- Guidelines cation and Microsoft Office SharePoint Server 2007 and additional Office 2007 System-Products Concept Manuals On-The- Future Processes / Job Evaluation Technical Infrastructure Coaching Workmethod Information Worker Infrastructure Future Skill / Work Application Skills Method Training Profile Training
  • 40. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Nutzen des ganzheitlichen Ansatzes 27.04.2009 Seite 40 Fazit hebt Produktivitätspotenziale und beschleunigt Führung und Zusammenarbeit. fördert die Community-Bildung und die Nutzung des gemeinsamen Wissens. bereitet den Weg für Social Computing als nächste Welle der Business-IT. Treiber einer team- und prozessorientierten Unternehmenskultur. SharePoint wird ein Share-Point und endet nicht als Store&ForgetPoint.
  • 41. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica 27.04.2009 Seite 41
  • 42. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica 27.04.2009 Seite 42 Sailing at Lake Constance:
  • 43. Stefanie Hain IMPACT Donna Informatica Contact 27.04.2009 Seite 43 Stefanie Hain Stefanie Hain Project Manager CN IMPACT and Doctoral Candidate MSc in Information Systems Institute of Information Management Chair of Prof. Dr. Andrea Back University of St. Gallen Mueller-Friedberg-Strasse 8 CH-9000 St. Gallen E-mail: Stefanie.Hain@unisg.ch Phone: +41 71 224 3870 Fax: +41 71 224 2716