E-Mail Management ist noch immer ein heiss diskutiertes Thema. Hier meine Präsentation von der Computerwoche Konferenz ECM im Fokus vom 11.2.2009.

1. Information Management – Enterprise Content Management
quot;Keine Angst vor Compliancequot; -
aber E-Mail Management und ECM
braucht man doch
Stefan Pfeiffer,
Market Manager ECM & Lotus
Erstellt mit Lotus Symphony

2. Information Management – Enterprise Content Management
Disclaimers / Erklärung
 IBM customers are responsible for ensuring their own compliance with legal
requirements. It is the customer's sole responsibility to obtain advice of competent
legal counsel as to the identification and interpretation of any relevant laws and
regulatory requirements that may affect the customer's business and any actions the
customer may need to take to comply with such laws.
 IBM does not provide legal advice or represent or warrant that its services or
products will ensure that the customer is in compliance with any law.
 The information contained in this documentation is provided for informational purposes
only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the
information provided, it is provided “as is” without warranty of any kind, express or
implied. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or
otherwise related to, this documentation or any other documentation. Nothing
contained in this documentation is intended to, nor shall have the effect of, creating
any warranties or representations from IBM (or its suppliers or licensors), or altering
the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM
software.

3. Information Management – Enterprise Content Management

4. Information Management – Enterprise Content Management
 „Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E-
Mail-Archivierung angeführt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt
sich, dass die rechtlichen Vorschriften begrenzt sind.“

5. Information Management – Enterprise Content Management

6. Information Management – Enterprise Content Management
„Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management
doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance“
 Mein Kommentar im IBM BlueBlog:
 „Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden
mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich
werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit
nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in
Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen
Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr
relevante, ja zumindest mitentscheidende Rolle gespielt haben.“

7. Information Management – Enterprise Content Management
Welche ... Regelungen erfordern Ihrer Meinung ...
Vorkehrungen im Rahmen des E-Mailmanagements in Ihren
Unternehmen?
Nationale steuer- und handelsrechtliche Vorgaben dominieren!
Studie von 2007, 500 Befragte in Deutschland

8. Information Management – Enterprise Content Management
Meinung eines Juristen
 „Emails sind i.d.R. Handelsbriefe und unterliegen zumeist den
GoBS (Richtigkeit, Vertraulichkeit, Unversehrtheit, Authentizität),
ihr Beweiswert steigt mit der Qualität ihrer Aufbewahrung. Oft sind
sie und/oder ihre Attachments zudem unmittelbar oder mittelbar
(was genügt, z.B. Kommentierungen zu einer Preisbildung etc.)
steuerrelevant.
 Keinem Mitarbeiter kann zugemutet werden, diese Unterscheidung
zu den einachen, nicht den GoBS oder GDPdU (mit Sanktionen
von in Zukunft bis zu 250.000 statt 25.000 Euro) unterfallenden
Handelsbriefen, deren Ausdruck theoretisch genügt (aber bzgl. der
Rechtssicherheit und beweisrechtlichen Position erhebliche
Haftungsrisiken auslöst) verlässlich vornehmen.“

9. Information Management – Enterprise Content Management
Die Meinung eines Branchenkenners:
 „- Durch das EHUG erhalten auch E-Mails alle vorgegebenen
Angaben eines Geschäftsbriefes.
- In der öffentlichen Verwaltung ist das Löschen von geschäftlich
relevanten E-Mails ein Straftatbestand.
- Nach BGB kann man beliebige formfreie Geschäfte auch per E-
Mail abschließen und selbstverständlich sind diese E-Mails
aufzubewahren
- E-Mails mit elektronischer Signatur sind sogar Originale und
Ausdrucke nur ein nicht rechtskräftige Kopie (da würde allenfalls
ein ein Ausdruck mit 2D-Barcode Abhilfe leisten ...)
- usw.“

10. Information Management – Enterprise Content Management
 „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem
wirtschaftlichen Eigeninteresse.“

11. Information Management – Enterprise Content Management
 Mein Kommentar im IBM BlueBlog:
 „Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise –
die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema,
mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema
E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich
nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen.“

12. Information Management – Enterprise Content Management
Meinung eines Juristen
 „Fälle, die mit Blick auf die Darlegungs- und Beweislast im
Zivilprozess allein aus Gründen der Beweisfälligkeit –
beispielsweise wegen der Nichtverfügbarkeit betriebskritischer
Informationen – verloren gehen, sind nicht selten. Einer der
spektakuläreren aus unserer jüngeren Anwaltsraxis ist der eines
inzwischen insolventen Softwareunternehmens, das den ihm zur
Abwehr von Schadensersatzansprüchen in Höhe von 10 Mio.
obliegenden Beweis nicht, wie dies jedoch notwendig gewesen
wäre, durch Vorlage entsprechender E-Mails führen konnte.“
 Der „Gerichtsfall“ online:
 http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/

13. Information Management – Enterprise Content Management
„Im Kern großer Finanzkrisen steht nicht die
Systemfrage, sondern die Frage nach dem
Umgang mit dem Risiko. „
Inge Kloepfer, FAZ Net, Sep.2008

14. Information Management – Enterprise Content Management
Es geht um Risikomanagement
 „ Aus dieser und weiterer empirischer Erkenntnisse Erkenntnis
heraus besteht nach der Maßgabe einer ganzen Reihe
gesetzlicher Vorgaben (KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley,
allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung
zu einem effizienten Risikomanagement (einschließlich des
dazugehörigen Informationsmanagements als zentraler
Bestandteil jedes Risikomanagementsystems).
 Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinalspflicht der
Geschäftsführung. Die E-Mail ist hierbei ein ganz wesentlicher
Bestandteil des betriebsinternen Informationsmanagements:
 http://www.kanzlei.de/emailfalle “

15. Information Management – Enterprise Content Management

16. Information Management – Enterprise Content Management

17. Information Management – Enterprise Content Management
E-Mail Management aus
Compliance-Gesichtsgründen
ist eine Frage des
Risikomanagements.

18. Information Management – Enterprise Content Management

19. Information Management – Enterprise Content Management
Speicherstadt E-Mail …
 Zwei Schlüsselfaktoren treiben das Wachstum
 Anzahl und Grösse der E-Mails
 Anzahl der E-Mail Mailboxen
 Durchschnittlich sendeten und erhielten Anwender im Jahr 2004
84 Nachrichten pro Tag
 Das waren rund 10MB Datenvolumen
 Erwartung für 2008: 15.8MB
 Durchschnittliche Grösse von E-Mails
 Ohne Anhang - 22 KB
 Mit Anhang - 350 KB
 Und in den kommenden 4 Jahren
 Nachrichten werden grösser
 Anhänge werden grösser
eMail Storage per Corporate User, per Day, 2004-2008

20. Information Management – Enterprise Content Management
„Cetero Censeo - ich bin kein Freund von
separater, reiner E-Mail-Archivierung sondern von
E-Mail-Management.“

21. Information Management – Enterprise Content Management
Der Markt für E-Mail Archivierung entwickelt sich
an zwei Fronten
Characteristika beider “Nur” E-Mail Archiv-Lösungen
E-Mails und Anhänge archivieren

Einfach einzuführen und zu unterhalten

Mailbox Management
 Ein weiteres Repository und Silo

Einfach Archivierungsregeln (Speicher)
Compliance-Recherchen 

unterstützen Einfache Lebenszyklusregeln

Entwickelt sich zur Integrierter Content

E-Mail Überwachung

Archivierung
ECM basierte Lösungen
Plattform für Integrierte Content Archivierung

Geschäftskontext- und speicherbezogene

Archivierungsregeln
Viele Organisationen denken
Umfassende Lebenszyklus-, Aufbewahrungs- und

bereits darüber nach, E-Mail Vernichtungsregeln auf Basis von Records Management
Archiv-Lösungen in umfassende Integration in Geschäftsprozesse

ECM Lösungen zu föderieren Ein Repository für alle archivierten Dokumentenarten


22. Information Management – Enterprise Content Management

23. Information Management – Enterprise Content Management
IBM Agile ECM
Produktstrategie
Pervasive
Persuasive
Business
Agility
Enterprise
Compliance
Active
Content
Content
Anywhere

24. Information Management – Enterprise Content Management
„E-Mails gehören wie allen anderen Dokumente in einen
Sachzusammenhang - in Kunden-, Projekt-, Vorgangs-,
Produkt- und andere Ansichten virtueller Akten.“

25. Information Management – Enterprise Content Management

26. Information Management – Enterprise Content Management
ECM Taxonomie illustriert

27. Information Management – Enterprise Content Management
Informationsqualität verbessern
 Manuelle Verschlagwortung von Dokumenten birgt Risiken
 Fehlerhafte Verschlagwortung
 „Übersehen“ von relevanten Dokumenten
 Re-Klassifizierung und Verschlagwortung findet nicht statt
 Automatische Klassifizierung hilft Informationsqualität zu verbessern
 Lernendes System / Aufbau einer Unternehmens- oder Anwendungstaxonimie
 Alle unterschiedlichen Eingangsquellen können „qualitätsgesichert“ werden
 Reklassifizierung von Inhalten möglich
 Lebenszyklus automatisch steuern
 Kein manueller Lebenszyklus
 Korrekte Verschlagwortung
 Automatisierte Lebenszyklusverwaltung

28. Information Management – Enterprise Content Management

29. Information Management – Enterprise Content Management
Könnten Sie heute auf Verlangen - z.B. in einem Gerichtsverfahren
- die vollständige Korrespondenz inklusive aller E-Mails zu einem
Geschäftsvorfall innerhalb von 2 Wochen zur Verfügung stellen?
Wahrnehmung der Regularien vs. Nachweisbarkeit von E-Mails

30. Information Management – Enterprise Content Management
Was ist Electronic Discovery?
Electronic Discovery ist mehr als nur Suche … es handelt sich um einen
rechtlichen Geschäftsprozess, der definiert, welche Dokumente benötigt
werden, wie sie gesammelt, behandelt, geprüft und eventuell paketiert
werden, um sie anderen Parteien zu präsentieren. Eine unangemessene
Behandlung von Information (E-Mails, Dokumente, Daten,
Papierdigitalisierung usw.) während dieses Prozesses kann dazu führen,
das die Informationen vor Gericht als nicht zulässig beurteilt werden.
Electronic Discovery Reference Model
www.edrm.net
Processing
Preservation
Records
Identification Review Production Presentation
Management
Collection
Analysis
Volume Relevance
Source: Socha Consulting and Gelbmann & Associates. Copyright 2005-2006 All rights reserved. Used w ith permission.

31. Information Management – Enterprise Content Management
Wege aus dem Digitalen Müllhaufen
E-Mail Silos, schwach indizierte Inhalte,
1 unzählige Kopien von allem, nicht
methodisch verwaltete Dateisysteme und
SharePoint haben zu einem Digitalen
Den Digitalen
Müllhaufen geführt.
Müllhaufen säubern
Ein Records
Repository für
Inhalte bauen,
2 3
Holds initiieren und Discovery verbessern
automatische Sammlung der Inhalte Prozesse überprüfen
Case Management
4 Discovery und Fallbearbeitung automatiseren

32. Information Management – Enterprise Content Management
 E-Mails sind heute nicht nur rechtlich relevante Dokumente. E-
Mails haben vielerorts den konventionellen Brief und das Fax
ersetzt. E-Mails gehören deshalb zur Vorgangsakte und in den
Geschäfts-prozess. Deshalb ist E-Mail Management Teil von
Enterprise Content Management.

33. Information Management – Enterprise Content Management
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Stefan Pfeiffer
E-Mail: Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com
Twitter: www.twitter/stefan63atIBM
Blog: https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/

34. Information Management – Enterprise Content Management
Relevante Links
 Der Computerwoche-Artikel online:
 http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1885578/
index.html
 Der Kommentar von Stefan Pfeiffer:
 https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/entry/
und_der_blutdruck_steigt_warum_e_mail_management_doch_eine_notwendigkeit
_ist_auch_wegen_compliance
 Die rege Diskussion auf XING:
 https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217;offset=0
 Der „Gerichtsfall“ online:
 http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
 Computerwoche: „Speicher sparen, Compliance erfüllen, Kundenservice
unterstützen - Strategien für ein effizientes E-Mail-Management“
 http://www.computerwoche.de/knowledge_center/business_intelligence/1864786/