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Information Management – Enterprise Content Management




quot;Keine Angst vor Compliancequot; -
aber E-Mail Management und ECM
braucht man doch
Stefan Pfeiffer,
Market Manager ECM & Lotus

Erstellt mit Lotus Symphony
Information Management – Enterprise Content Management



Disclaimers / Erklärung

 IBM customers are responsible for ensuring their own compliance with legal
  requirements. It is the customer's sole responsibility to obtain advice of competent
  legal counsel as to the identification and interpretation of any relevant laws and
  regulatory requirements that may affect the customer's business and any actions the
  customer may need to take to comply with such laws.
 IBM does not provide legal advice or represent or warrant that its services or
  products will ensure that the customer is in compliance with any law.
 The information contained in this documentation is provided for informational purposes
  only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the
  information provided, it is provided “as is” without warranty of any kind, express or
  implied. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or
  otherwise related to, this documentation or any other documentation. Nothing
  contained in this documentation is intended to, nor shall have the effect of, creating
  any warranties or representations from IBM (or its suppliers or licensors), or altering
  the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM
  software.
Information Management – Enterprise Content Management
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 „Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E-
 Mail-Archivierung angeführt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt
 sich, dass die rechtlichen Vorschriften begrenzt sind.“
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management


„Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management
doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance“


 Mein Kommentar im IBM BlueBlog:
 „Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden
 mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich
 werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit
 nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in
 Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen
 Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr
 relevante, ja zumindest mitentscheidende Rolle gespielt haben.“
Information Management – Enterprise Content Management

   Welche ... Regelungen erfordern Ihrer Meinung ...
   Vorkehrungen im Rahmen des E-Mailmanagements in Ihren
   Unternehmen?




Nationale steuer- und handelsrechtliche Vorgaben dominieren!
                                                  Studie von 2007, 500 Befragte in Deutschland
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Meinung eines Juristen


 „Emails sind i.d.R. Handelsbriefe und unterliegen zumeist den
  GoBS (Richtigkeit, Vertraulichkeit, Unversehrtheit, Authentizität),
  ihr Beweiswert steigt mit der Qualität ihrer Aufbewahrung. Oft sind
  sie und/oder ihre Attachments zudem unmittelbar oder mittelbar
  (was genügt, z.B. Kommentierungen zu einer Preisbildung etc.)
  steuerrelevant.
 Keinem Mitarbeiter kann zugemutet werden, diese Unterscheidung
  zu den einachen, nicht den GoBS oder GDPdU (mit Sanktionen
  von in Zukunft bis zu 250.000 statt 25.000 Euro) unterfallenden
  Handelsbriefen, deren Ausdruck theoretisch genügt (aber bzgl. der
  Rechtssicherheit und beweisrechtlichen Position erhebliche
  Haftungsrisiken auslöst) verlässlich vornehmen.“
Information Management – Enterprise Content Management



Die Meinung eines Branchenkenners:


 „- Durch das EHUG erhalten auch E-Mails alle vorgegebenen
 Angaben eines Geschäftsbriefes.
 - In der öffentlichen Verwaltung ist das Löschen von geschäftlich
 relevanten E-Mails ein Straftatbestand.
 - Nach BGB kann man beliebige formfreie Geschäfte auch per E-
 Mail abschließen und selbstverständlich sind diese E-Mails
 aufzubewahren
 - E-Mails mit elektronischer Signatur sind sogar Originale und
 Ausdrucke nur ein nicht rechtskräftige Kopie (da würde allenfalls
 ein ein Ausdruck mit 2D-Barcode Abhilfe leisten ...)
 - usw.“
Information Management – Enterprise Content Management




 „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem
 wirtschaftlichen Eigeninteresse.“
Information Management – Enterprise Content Management




 Mein Kommentar im IBM BlueBlog:
 „Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise –
  die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema,
  mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema
  E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich
  nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen.“
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Meinung eines Juristen


 „Fälle, die mit Blick auf die Darlegungs- und Beweislast im
  Zivilprozess allein aus Gründen der Beweisfälligkeit –
  beispielsweise wegen der Nichtverfügbarkeit betriebskritischer
  Informationen – verloren gehen, sind nicht selten. Einer der
  spektakuläreren aus unserer jüngeren Anwaltsraxis ist der eines
  inzwischen insolventen Softwareunternehmens, das den ihm zur
  Abwehr von Schadensersatzansprüchen in Höhe von 10 Mio.
  obliegenden Beweis nicht, wie dies jedoch notwendig gewesen
  wäre, durch Vorlage entsprechender E-Mails führen konnte.“
 Der „Gerichtsfall“ online:
 http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
Information Management – Enterprise Content Management




„Im Kern großer Finanzkrisen steht nicht die
 Systemfrage, sondern die Frage nach dem
         Umgang mit dem Risiko. „
           Inge Kloepfer, FAZ Net, Sep.2008
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Es geht um Risikomanagement


 „ Aus dieser und weiterer empirischer Erkenntnisse Erkenntnis
 heraus besteht nach der Maßgabe einer ganzen Reihe
 gesetzlicher Vorgaben (KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley,
 allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung
 zu einem effizienten Risikomanagement (einschließlich des
 dazugehörigen Informationsmanagements als zentraler
 Bestandteil jedes Risikomanagementsystems).

 Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinalspflicht der
  Geschäftsführung. Die E-Mail ist hierbei ein ganz wesentlicher
  Bestandteil des betriebsinternen Informationsmanagements:
 http://www.kanzlei.de/emailfalle “
Information Management – Enterprise Content Management
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  E-Mail Management aus
Compliance-Gesichtsgründen
     ist eine Frage des
   Risikomanagements.
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Speicherstadt E-Mail …


 Zwei Schlüsselfaktoren treiben das Wachstum
    Anzahl und Grösse der E-Mails
    Anzahl der E-Mail Mailboxen
 Durchschnittlich sendeten und erhielten Anwender im Jahr 2004
  84 Nachrichten pro Tag
    Das waren rund 10MB Datenvolumen
    Erwartung für 2008: 15.8MB
 Durchschnittliche Grösse von E-Mails
    Ohne Anhang - 22 KB
    Mit Anhang - 350 KB
 Und in den kommenden 4 Jahren
    Nachrichten werden grösser
    Anhänge werden grösser




                                                    eMail Storage per Corporate User, per Day, 2004-2008
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„Cetero Censeo - ich bin kein Freund von
separater, reiner E-Mail-Archivierung sondern von
E-Mail-Management.“
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    Der Markt für E-Mail Archivierung entwickelt sich
    an zwei Fronten
Characteristika beider                           “Nur” E-Mail Archiv-Lösungen
    E-Mails und Anhänge archivieren

                                                      Einfach einzuführen und zu unterhalten
                                                 
    Mailbox Management
                                                     Ein weiteres Repository und Silo
                                                 
                                                      Einfach Archivierungsregeln (Speicher)
    Compliance-Recherchen                        

    unterstützen                                      Einfache Lebenszyklusregeln
                                                 
                                                      Entwickelt sich zur Integrierter Content
                                                 
    E-Mail Überwachung

                                                      Archivierung




                                                 ECM basierte Lösungen
                                                     Plattform für Integrierte Content Archivierung
                                                 
                                                     Geschäftskontext- und speicherbezogene
                                                 
                                                     Archivierungsregeln
  Viele Organisationen denken
                                                     Umfassende Lebenszyklus-, Aufbewahrungs- und
                                                 
  bereits darüber nach, E-Mail                       Vernichtungsregeln auf Basis von Records Management
Archiv-Lösungen in umfassende                        Integration in Geschäftsprozesse
                                                 
 ECM Lösungen zu föderieren                          Ein Repository für alle archivierten Dokumentenarten
                                                 
Information Management – Enterprise Content Management
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IBM Agile ECM
Produktstrategie

     Pervasive
    Persuasive


    Business
     Agility


   Enterprise
   Compliance


      Active
     Content


     Content
    Anywhere
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„E-Mails gehören wie allen anderen Dokumente in einen
Sachzusammenhang - in Kunden-, Projekt-, Vorgangs-,
Produkt- und andere Ansichten virtueller Akten.“
Information Management – Enterprise Content Management
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ECM Taxonomie illustriert
Information Management – Enterprise Content Management



Informationsqualität verbessern


 Manuelle Verschlagwortung von Dokumenten birgt Risiken
    Fehlerhafte Verschlagwortung
    „Übersehen“ von relevanten Dokumenten
    Re-Klassifizierung und Verschlagwortung findet nicht statt
 Automatische Klassifizierung hilft Informationsqualität zu verbessern
    Lernendes System / Aufbau einer Unternehmens- oder Anwendungstaxonimie
    Alle unterschiedlichen Eingangsquellen können „qualitätsgesichert“ werden
    Reklassifizierung von Inhalten möglich
 Lebenszyklus automatisch steuern
    Kein manueller Lebenszyklus
    Korrekte Verschlagwortung
    Automatisierte Lebenszyklusverwaltung
Information Management – Enterprise Content Management
Information Management – Enterprise Content Management

  Könnten Sie heute auf Verlangen - z.B. in einem Gerichtsverfahren
  - die vollständige Korrespondenz inklusive aller E-Mails zu einem
  Geschäftsvorfall innerhalb von 2 Wochen zur Verfügung stellen?




Wahrnehmung der Regularien vs. Nachweisbarkeit von E-Mails
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   Was ist Electronic Discovery?

  Electronic Discovery ist mehr als nur Suche … es handelt sich um einen
  rechtlichen Geschäftsprozess, der definiert, welche Dokumente benötigt
   werden, wie sie gesammelt, behandelt, geprüft und eventuell paketiert
   werden, um sie anderen Parteien zu präsentieren. Eine unangemessene
          Behandlung von Information (E-Mails, Dokumente, Daten,
  Papierdigitalisierung usw.) während dieses Prozesses kann dazu führen,
   das die Informationen vor Gericht als nicht zulässig beurteilt werden.


                                       Electronic Discovery Reference Model
                                                                     www.edrm.net

                                                                                          Processing
                                                             Preservation
    Records
                               Identification                                                Review                   Production   Presentation
   Management
                                                               Collection
                                                                                            Analysis


      Volume                                                                                                                       Relevance
Source: Socha Consulting and Gelbmann & Associates. Copyright 2005-2006 All rights reserved. Used w ith permission.
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Wege aus dem Digitalen Müllhaufen

                                      E-Mail Silos, schwach indizierte Inhalte,
                         1               unzählige Kopien von allem, nicht
                                      methodisch verwaltete Dateisysteme und
                                       SharePoint haben zu einem Digitalen
     Den Digitalen
                                                Müllhaufen geführt.
   Müllhaufen säubern

    Ein Records
        Repository für
      Inhalte bauen,




                                        2                                      3
              Holds initiieren und                    Discovery verbessern
       automatische Sammlung der Inhalte              Prozesse überprüfen



                             Case Management
                         4   Discovery und Fallbearbeitung automatiseren
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 E-Mails sind heute nicht nur rechtlich relevante Dokumente. E-
 Mails haben vielerorts den konventionellen Brief und das Fax
 ersetzt. E-Mails gehören deshalb zur Vorgangsakte und in den
 Geschäfts-prozess. Deshalb ist E-Mail Management Teil von
 Enterprise Content Management.
Information Management – Enterprise Content Management




Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Stefan Pfeiffer

E-Mail: Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com
Twitter: www.twitter/stefan63atIBM
Blog: https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/
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Relevante Links


 Der Computerwoche-Artikel online:
    http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1885578/
     index.html
 Der Kommentar von Stefan Pfeiffer:
    https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/entry/
     und_der_blutdruck_steigt_warum_e_mail_management_doch_eine_notwendigkeit
     _ist_auch_wegen_compliance
 Die rege Diskussion auf XING:
    https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217;offset=0
 Der „Gerichtsfall“ online:
    http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
 Computerwoche: „Speicher sparen, Compliance erfüllen, Kundenservice
  unterstützen - Strategien für ein effizientes E-Mail-Management“
    http://www.computerwoche.de/knowledge_center/business_intelligence/1864786/

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"Keine Angst vor Compliance" - aber E-Mail Management und ECM braucht man doch

  • 1. Information Management – Enterprise Content Management quot;Keine Angst vor Compliancequot; - aber E-Mail Management und ECM braucht man doch Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM & Lotus Erstellt mit Lotus Symphony
  • 2. Information Management – Enterprise Content Management Disclaimers / Erklärung  IBM customers are responsible for ensuring their own compliance with legal requirements. It is the customer's sole responsibility to obtain advice of competent legal counsel as to the identification and interpretation of any relevant laws and regulatory requirements that may affect the customer's business and any actions the customer may need to take to comply with such laws.  IBM does not provide legal advice or represent or warrant that its services or products will ensure that the customer is in compliance with any law.  The information contained in this documentation is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information provided, it is provided “as is” without warranty of any kind, express or implied. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this documentation or any other documentation. Nothing contained in this documentation is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM (or its suppliers or licensors), or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software.
  • 3. Information Management – Enterprise Content Management
  • 4. Information Management – Enterprise Content Management  „Häufig werden gesetzliche Anforderungen als Grund für die E- Mail-Archivierung angeführt. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften begrenzt sind.“
  • 5. Information Management – Enterprise Content Management
  • 6. Information Management – Enterprise Content Management „Und der Blutdruck steigt: Warum E-Mail Management doch eine Notwendigkeit ist, auch wegen Compliance“  Mein Kommentar im IBM BlueBlog:  „Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr relevante, ja zumindest mitentscheidende Rolle gespielt haben.“
  • 7. Information Management – Enterprise Content Management Welche ... Regelungen erfordern Ihrer Meinung ... Vorkehrungen im Rahmen des E-Mailmanagements in Ihren Unternehmen? Nationale steuer- und handelsrechtliche Vorgaben dominieren! Studie von 2007, 500 Befragte in Deutschland
  • 8. Information Management – Enterprise Content Management Meinung eines Juristen  „Emails sind i.d.R. Handelsbriefe und unterliegen zumeist den GoBS (Richtigkeit, Vertraulichkeit, Unversehrtheit, Authentizität), ihr Beweiswert steigt mit der Qualität ihrer Aufbewahrung. Oft sind sie und/oder ihre Attachments zudem unmittelbar oder mittelbar (was genügt, z.B. Kommentierungen zu einer Preisbildung etc.) steuerrelevant.  Keinem Mitarbeiter kann zugemutet werden, diese Unterscheidung zu den einachen, nicht den GoBS oder GDPdU (mit Sanktionen von in Zukunft bis zu 250.000 statt 25.000 Euro) unterfallenden Handelsbriefen, deren Ausdruck theoretisch genügt (aber bzgl. der Rechtssicherheit und beweisrechtlichen Position erhebliche Haftungsrisiken auslöst) verlässlich vornehmen.“
  • 9. Information Management – Enterprise Content Management Die Meinung eines Branchenkenners:  „- Durch das EHUG erhalten auch E-Mails alle vorgegebenen Angaben eines Geschäftsbriefes. - In der öffentlichen Verwaltung ist das Löschen von geschäftlich relevanten E-Mails ein Straftatbestand. - Nach BGB kann man beliebige formfreie Geschäfte auch per E- Mail abschließen und selbstverständlich sind diese E-Mails aufzubewahren - E-Mails mit elektronischer Signatur sind sogar Originale und Ausdrucke nur ein nicht rechtskräftige Kopie (da würde allenfalls ein ein Ausdruck mit 2D-Barcode Abhilfe leisten ...) - usw.“
  • 10. Information Management – Enterprise Content Management  „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse.“
  • 11. Information Management – Enterprise Content Management  Mein Kommentar im IBM BlueBlog:  „Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise – die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema, mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen.“
  • 12. Information Management – Enterprise Content Management Meinung eines Juristen  „Fälle, die mit Blick auf die Darlegungs- und Beweislast im Zivilprozess allein aus Gründen der Beweisfälligkeit – beispielsweise wegen der Nichtverfügbarkeit betriebskritischer Informationen – verloren gehen, sind nicht selten. Einer der spektakuläreren aus unserer jüngeren Anwaltsraxis ist der eines inzwischen insolventen Softwareunternehmens, das den ihm zur Abwehr von Schadensersatzansprüchen in Höhe von 10 Mio. obliegenden Beweis nicht, wie dies jedoch notwendig gewesen wäre, durch Vorlage entsprechender E-Mails führen konnte.“  Der „Gerichtsfall“ online:  http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/
  • 13. Information Management – Enterprise Content Management „Im Kern großer Finanzkrisen steht nicht die Systemfrage, sondern die Frage nach dem Umgang mit dem Risiko. „ Inge Kloepfer, FAZ Net, Sep.2008
  • 14. Information Management – Enterprise Content Management Es geht um Risikomanagement  „ Aus dieser und weiterer empirischer Erkenntnisse Erkenntnis heraus besteht nach der Maßgabe einer ganzen Reihe gesetzlicher Vorgaben (KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley, allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.) die Verpflichtung zu einem effizienten Risikomanagement (einschließlich des dazugehörigen Informationsmanagements als zentraler Bestandteil jedes Risikomanagementsystems).  Dieses Risikomanagement ist originäre Kardinalspflicht der Geschäftsführung. Die E-Mail ist hierbei ein ganz wesentlicher Bestandteil des betriebsinternen Informationsmanagements:  http://www.kanzlei.de/emailfalle “
  • 15. Information Management – Enterprise Content Management
  • 16. Information Management – Enterprise Content Management
  • 17. Information Management – Enterprise Content Management E-Mail Management aus Compliance-Gesichtsgründen ist eine Frage des Risikomanagements.
  • 18. Information Management – Enterprise Content Management
  • 19. Information Management – Enterprise Content Management Speicherstadt E-Mail …  Zwei Schlüsselfaktoren treiben das Wachstum  Anzahl und Grösse der E-Mails  Anzahl der E-Mail Mailboxen  Durchschnittlich sendeten und erhielten Anwender im Jahr 2004 84 Nachrichten pro Tag  Das waren rund 10MB Datenvolumen  Erwartung für 2008: 15.8MB  Durchschnittliche Grösse von E-Mails  Ohne Anhang - 22 KB  Mit Anhang - 350 KB  Und in den kommenden 4 Jahren  Nachrichten werden grösser  Anhänge werden grösser eMail Storage per Corporate User, per Day, 2004-2008
  • 20. Information Management – Enterprise Content Management „Cetero Censeo - ich bin kein Freund von separater, reiner E-Mail-Archivierung sondern von E-Mail-Management.“
  • 21. Information Management – Enterprise Content Management Der Markt für E-Mail Archivierung entwickelt sich an zwei Fronten Characteristika beider “Nur” E-Mail Archiv-Lösungen E-Mails und Anhänge archivieren  Einfach einzuführen und zu unterhalten  Mailbox Management  Ein weiteres Repository und Silo  Einfach Archivierungsregeln (Speicher) Compliance-Recherchen   unterstützen Einfache Lebenszyklusregeln  Entwickelt sich zur Integrierter Content  E-Mail Überwachung  Archivierung ECM basierte Lösungen Plattform für Integrierte Content Archivierung  Geschäftskontext- und speicherbezogene  Archivierungsregeln Viele Organisationen denken Umfassende Lebenszyklus-, Aufbewahrungs- und  bereits darüber nach, E-Mail Vernichtungsregeln auf Basis von Records Management Archiv-Lösungen in umfassende Integration in Geschäftsprozesse  ECM Lösungen zu föderieren Ein Repository für alle archivierten Dokumentenarten 
  • 22. Information Management – Enterprise Content Management
  • 23. Information Management – Enterprise Content Management IBM Agile ECM Produktstrategie Pervasive Persuasive Business Agility Enterprise Compliance Active Content Content Anywhere
  • 24. Information Management – Enterprise Content Management „E-Mails gehören wie allen anderen Dokumente in einen Sachzusammenhang - in Kunden-, Projekt-, Vorgangs-, Produkt- und andere Ansichten virtueller Akten.“
  • 25. Information Management – Enterprise Content Management
  • 26. Information Management – Enterprise Content Management ECM Taxonomie illustriert
  • 27. Information Management – Enterprise Content Management Informationsqualität verbessern  Manuelle Verschlagwortung von Dokumenten birgt Risiken  Fehlerhafte Verschlagwortung  „Übersehen“ von relevanten Dokumenten  Re-Klassifizierung und Verschlagwortung findet nicht statt  Automatische Klassifizierung hilft Informationsqualität zu verbessern  Lernendes System / Aufbau einer Unternehmens- oder Anwendungstaxonimie  Alle unterschiedlichen Eingangsquellen können „qualitätsgesichert“ werden  Reklassifizierung von Inhalten möglich  Lebenszyklus automatisch steuern  Kein manueller Lebenszyklus  Korrekte Verschlagwortung  Automatisierte Lebenszyklusverwaltung
  • 28. Information Management – Enterprise Content Management
  • 29. Information Management – Enterprise Content Management Könnten Sie heute auf Verlangen - z.B. in einem Gerichtsverfahren - die vollständige Korrespondenz inklusive aller E-Mails zu einem Geschäftsvorfall innerhalb von 2 Wochen zur Verfügung stellen? Wahrnehmung der Regularien vs. Nachweisbarkeit von E-Mails
  • 30. Information Management – Enterprise Content Management Was ist Electronic Discovery? Electronic Discovery ist mehr als nur Suche … es handelt sich um einen rechtlichen Geschäftsprozess, der definiert, welche Dokumente benötigt werden, wie sie gesammelt, behandelt, geprüft und eventuell paketiert werden, um sie anderen Parteien zu präsentieren. Eine unangemessene Behandlung von Information (E-Mails, Dokumente, Daten, Papierdigitalisierung usw.) während dieses Prozesses kann dazu führen, das die Informationen vor Gericht als nicht zulässig beurteilt werden. Electronic Discovery Reference Model www.edrm.net Processing Preservation Records Identification Review Production Presentation Management Collection Analysis Volume Relevance Source: Socha Consulting and Gelbmann & Associates. Copyright 2005-2006 All rights reserved. Used w ith permission.
  • 31. Information Management – Enterprise Content Management Wege aus dem Digitalen Müllhaufen E-Mail Silos, schwach indizierte Inhalte, 1 unzählige Kopien von allem, nicht methodisch verwaltete Dateisysteme und SharePoint haben zu einem Digitalen Den Digitalen Müllhaufen geführt. Müllhaufen säubern Ein Records Repository für Inhalte bauen, 2 3 Holds initiieren und Discovery verbessern automatische Sammlung der Inhalte Prozesse überprüfen Case Management 4 Discovery und Fallbearbeitung automatiseren
  • 32. Information Management – Enterprise Content Management  E-Mails sind heute nicht nur rechtlich relevante Dokumente. E- Mails haben vielerorts den konventionellen Brief und das Fax ersetzt. E-Mails gehören deshalb zur Vorgangsakte und in den Geschäfts-prozess. Deshalb ist E-Mail Management Teil von Enterprise Content Management.
  • 33. Information Management – Enterprise Content Management Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stefan Pfeiffer E-Mail: Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com Twitter: www.twitter/stefan63atIBM Blog: https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/
  • 34. Information Management – Enterprise Content Management Relevante Links  Der Computerwoche-Artikel online:  http://www.computerwoche.de/knowledge_center/mittelstands_it/1885578/ index.html  Der Kommentar von Stefan Pfeiffer:  https://www-951.ibm.com/blogs/Stefan_Pfeiffer/entry/ und_der_blutdruck_steigt_warum_e_mail_management_doch_eine_notwendigkeit _ist_auch_wegen_compliance  Die rege Diskussion auf XING:  https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217;offset=0  Der „Gerichtsfall“ online:  http://www-01.ibm.com/software/de/data/ecm/gericht/  Computerwoche: „Speicher sparen, Compliance erfüllen, Kundenservice unterstützen - Strategien für ein effizientes E-Mail-Management“  http://www.computerwoche.de/knowledge_center/business_intelligence/1864786/