Das Dokument behandelt die Herausforderungen der E-Mail-Archivierung in Unternehmen, die durch gesetzliche Vorgaben und die Notwendigkeit zur lückenlosen Dokumentation bedingt sind. Es beschreibt die rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte der E-Mail-Archivierung sowie die Anforderungen an Archivierungssysteme und stellt das Produkt ema® vor, das eine benutzerfreundliche und sichere Lösung für die Archivierung von E-Mails und Dokumenten bietet. Besondere Merkmale sind die einfache Implementierung, automatisierte Verwaltung durch den ANA® und Sicherheit durch digitale Signaturen und das 4-Augen-Prinzip.

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2. E-Mail-Archivierung – eine neue Herausforderung
Ausgangssituation
• Elektronische Kommunikation in Form von E-Mails ist heute
grundlegender Bestandteil jeder modernen Unternehmens-
struktur
• Immer größere Teile der geschäftlichen Kommunikation
werden über E-Mails abgewickelt (Bestellungen, Angebote,
Organisatorisches)
• Gesetzliche Vorgaben verpflichten zur lückenlosen
Dokumentation jeglicher geschäftsrelevanter Korrespondenz
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3. Architektur einer E-Mail-Datei
E-Mail
Geschäftliche Private
Wirtschaftlichkeit
Informationen Postgeheimnis
Informationen
Persönliche
Datenschutz-
Informationen
bestimmungen
E-Mail-Anhang
Archivierungs-
Geschäftliche Informationen
pflichtige Berichte, Angebote, Rechnungen,
Protokolle, Unternehmens-
Informationen Gutachten, Projektdaten, etc.
Präsentationen,
wissen
Aufbewahrungs
richtlinien
Sicherheitsrelevante Daten
(Viren, Spam, etc.)
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4. E-Mails: Die Vorschriften
Richtlinien und Vorschriften, die den
Umgang mit E-Mails regeln:
GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
AO Abgabenordnung
HGB Deutsches Handelsgesetzbuch
KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich
Basel II Neufassung der internationalen Eigenkapitalanforderungen für
Kreditinstitute durch den Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
TKG Telekommunikationsgesetz
HIPPA Health Insurance Portability & Accountability Act
...
SOX /SOA Sarbanes Oxley Act
und viele mehr
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5. E-Mail-Archivierung – eine rechtliche Herausforderung!
Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:
• Jede gesendete E-Mail ist ein abgeschlossener Vorgang
• Die Inhalte einer E-Mail können jederzeit manipuliert werden und
müssen daher vor Missbrauch geschützt werden
• Das Konvertieren von E-Mails in Formate wie PDF, Tiff, JPEG,
(Dokumentenmanagement-Formate), oder ein Ausdruck auf
Papier zu Archivierungszwecken hat keine gerichtlich anerkannte
Beweiskraft!!!
• E-Mail-Informationen verlieren niemals an Aktualität
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6. E-Mail-Archivierung – eine wirtschaftliche Herausforderung!
Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:
• E-Mails enthalten wichtige geschäftliche Informationen und
transportieren somit Unternehmenswissen, was für die
Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung sein kann
• E-Mails dokumentieren Arbeitsabläufe und geschäftliche
Vorgänge, deswegen gelten rechtliche Regeln zur Archivierung
(Compliance)
• E-Mails enthalten persönliche Informationen über Ihre Absender,
Empfänger oder Dritte und obliegen Richtlinien zum Datenschutz
und Postgeheimnis
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7. Wirtschaftliche Aspekte der E-Mail-Archivierung
Organisierte E-Mail-Verwaltung und Archivierung:
• Fördert die Transparenz über das Unternehmenswissen
• E-Mail-Archivierung ist eine Chance zu einer verbesserten
Unternehmenskultur- und Kommunikation
• Beinhaltet Implementierung einer E-Mail Policy
(Vertrag mit den Angestellten, Sensibilisierung für den
Umgang mit E-Mails)
• Spart Zeit und damit Kosten
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8. Anforderungen an E-Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme
• Garantie der Unveränderbarkeit des Archivs (Fixed Content)
• Hoheit der archivierten E-Mail-Daten E-Mail muss beim
Besitzer bleiben
• Einfache Bedienung
• Kein administrativer Aufwand
• One-Point-Configuration
• Absolute Sicherheit vor Datenverlusten
• Verfügbare und schnelle Online-Daten anstelle von
langsamen Offline-Archiven
• Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur
• Einfache Integration in vorhandene Speicher- und Backupsystem
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9. EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst
EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)
• Einfache Plug&Play Installation mit 3 Anschlüssen: WAN, LAN, Strom für direkte
Integration von EMA® in Umgebungen mit SMTP/POP3; alternativ einfache
Integration in bestehende Mailserver (z.B. Exchange, Scalix, Tobit, Lotus Notes,
etc.), ohne aufwändige zusätzliche Software- oder Systeminstallation
• Betrieb unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten
Betriebssystemen
• Speicherunabhängige Archivierung (lokale oder externe Speichersysteme, z.B.
Windows Dateiserver, Unix NFS Ressourcen, etc.)
• Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails
(AES-Verfahren mit 128 Bit)
• Sicherer Online-Archiv-Zugang durch SSL-Verschlüsselung
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10. EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst
EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)
• Fälschungssichere digitale Signatur aller E-Mails durch ANA® Automated Network
Administrator
• Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails mit nur einem
einzigen Mausklick!
• Kein administrativer Aufwand durch den Einsatz von ANA® Automated Network
Administrator (Automatischer Download und Installation neuster Software-
Updates, Erstellen digitaler Signaturen, Überwachung sicherheitsrelevanter
Authentifizierungen und Remote-Verbindungen)
• Möglichkeit zur Übernahme bestehender E-Mail-Daten in das E-Mail-Archiv zur
Entlastung von Server und Client (optional)
• 3 Jahre kostenfreier Updateservice und Support (inkl. digitalem Signaturdienst)
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11. Einfache Implementierung: Funktioniert „out-of-the-box“
• Die Lösung ist sehr schnell betriebsbereit.
WAN, LAN, Strom anschließen. Fertig!
Out of the Box
Ready to
use
LAN WAN Power
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12. Einfache Implementierung: Im Bridge-Modus
Keine Änderung am Netzwerk notwendig – System funktioniert Plug & Play
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13. Einfache Implementierung: Verwendung als Router
EMA® kann die Aufgaben eines Routers übernehmen
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14. Einfache Implementierung: Integration in Mailserver-Umgebung
Archivierungs-Szenario für interne und externe E-Mail-Kommunikation
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15. Implementierung: Einmalige Konfiguration
 System läuft und funktioniert nach wenigen Schritten
 Konfigurationseinstellungen erfordern keine
Fachkenntnisse
(1) Passwort setzen
(2) Nutzart festlegen (3) Speicherort für das Archiv angeben
Keine Änderungen an Client-Rechnern oder Servern nötig.
EMA® findet und sichert E-Mail Konten selbstständig.
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16. Einfach zu bedienen
Die archivierten E-Mails können mit nur
einem Mausklick wiederhergestellt werden!
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18. Besondere Sicherheitsmerkmale des EMA®-Archivs
• Erstellung einer 2. Kopie des Archivs in räumlich getrennt
aufbewahrter Location
• Backup von Archiv jederzeit (Planung und Ausführung von Backup
des E-Mail-Archivs)
• Migration des Archivs auf moderne Speichermedien ist zu jedem
Zeitpunkt möglich
• Automatische Administration in Verbindung mit ANA-Server®-
Technologien
• Fälschungssichere Digitale Signatur für archivierte E-Mail-Daten
• Archiviert unabhängig von Server und Client E-Mail-Daten im
Standard-SMTP-Format
• Der Zugang zum Archiv ist nur von autorisiertem Besitzer möglich
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19. Herkömmliches Archiv
E-Mail- und Dokumenten-Daten sind nicht ausreichend geschützt
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20. Das EMA®-E-Mail- und Dokumenten-Archiv
Revisionssichere Archivierung durch intelligentes Sicherheitskonzept
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21. ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise
Fälschungssichere digitale Signatur für archivierte E-Mails, Zeit- und Datumsstempel
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22. ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise
Administrationsfreier Betrieb von EMA®
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23. EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach
• Hohe Benutzerfreundlichkeit
• Intuitiv benutzbar - ohne Vorkenntnisse
• Benutzer definiert, wie komplex der Suchdialog gestaltet wird
• Moderne und umfangreiche Volltextsuche in E-Mails und
gängigen Anhängen sowie in archivierten Dokumenten
• Schnelle Bereitstellung des Suchergebnisses
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24. EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach
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25. Klassiche Dokumenten-Archivierung – ein notwendiges Übel?
Herkömmliche Dokumenten-Archivierungslösungen erfordern:
• Hohes Bedienungs-Know-How
• komplexes Ablagesysteme
• bilden oft die gewöhnliche Papierablage nach
• Verursacht hohe Kosten
• hohen Arbeitsaufwand
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26. Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders
Dokumentenarchvierung einmal anders – Frei nach dem
Motto„ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden
und
wiederherstellen
• Keine zusätzlichen Änderungen an vorhandener Software- oder
Hardware
• Alle Abläufe bleiben unverändert
• Herkömmliche Drucker wird für Archivierung benutzt
• Einfache und professionelle Volltextsuche
• Jedes gefundene Dokument kann in unveränderter Form per
Mausklick wiederhergestellt werden
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27. Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders
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28. Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip
Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der
Konfiguration von EMA festlegen, welche Operationen nicht von
einer Person allein ausgeführt werden dürfen.
Übersicht der Funktionen, die mit dem 4-Augen –Prinzip
eingeschränkt werden können:
Infrastruktur Handling Datenschutz
 Netzwerk  Audit  Export
 Storage  Suche  Löschen
 Mailserver  Filter  Benutzerverwaltung
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29. 4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv
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30. 4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv
Funktionen, die über das
4-Augen-Prinzip eingeschränkt sind,
werden im Interface mit einem
Augen-Symbol gekennzeichnet.
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31. Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip
• Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail und
Dokumenten-Archiv kann so auf mehrere Schultern verteilt
werden (und dem Unternehmen so zu mehr Rechtssicherheit
verhelfen)
• Individuelle Mitarbeiter- und IT-Richtlinien, wie in Banken oder
Versicherungen üblich, können so einfach und effektiv umgesetzt
werden.
• Die Möglichkeiten des 4-Augen-Prinzips gewährleisten maximalen
Schutz für das E-Mail-Archiv, minimieren das Risiko von
Bedienungsfehlern und sorgen für mehr Sicherheit Ihrer
Unternehmensdaten - nach innen wie nach außen.
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32. EMA® E-Mail-Import-Assistent
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33. Zusammenfassung: Solutions for Business Continuity
Skalierbarkeit: EMA® stellt kein Hindernis bei wachsenden
Datenmengen dar. Die Kapazität ist nicht limitiert.
Einfache Nutzung: Jeder Benutzer hat leichten Zugriff auf seine
E-Mails. Administratoraufgaben erledigen sich mit wenigen
Klicks.
Geringe TCO: Vorhandene IT-Infrastruktur kann vollständig
genutzt werden, es ist keine zusätzliche Hardware notwendig.
Moderne E-Mail-und Dokumenten-
Archivierungs-Technologien
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34. Vielen Dank
für
Ihre Aufmerksamkeit
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