André Engelhorn's presentation outlines the transformation of quality management at SQL Projekt AG through the implementation of Confluence, focusing on the challenges of traditional document management under ISO 9001 and the benefits of a wiki-based approach. The new system aims for easier access, increased participation, reduced costs, and greater flexibility while addressing previous bureaucratic inefficiencies. Ultimately, the shift to a Confluence-based system is described as a significant change, reflecting modern trends in leadership, agility, and transparency.

1. Qualitätsmanagement mit Confluence
Ein Erfahrungsbericht
André Engelhorn
SQL Projekt AG
CCD 2014, Frankfurt

2. Die Agenda für die nächsten 20 min
Woher kommen wir?
Wohin wollten wir?
Was brauchten wir?
Wie haben wir es gelöst?
Welche Ergebnisse haben wir erreicht?
Was lernen wir daraus?

3. André Engelhorn
Dipl.-Informatiker
1996 TU Dresden
1996-2012 T-Systems MMS
Softwareentwicklung, Architektur,
Beratung, Projektmanagement,
Innovationsmanagement
Seit 2012 Vorstand SQL Projekt AG
u. a. Projektgeschäft, QM, IT
3

4. Gegründet
1992
Datenbanken
Sybase SAP MS SQL
Integration
TransConnect® Integration Platform
Business
Intelligence
Beratung
Implementierung
Konzeption
Schulung
Support
Lizenzen
Die SQL Projekt AG
Branchen-lösungen
4
Individual-projekte

5. ISO 9001 bei der SQL - bisher
2011: Zertifikat nach
ISO 9001:2008
QMH/Handbücher: Word und
PDF, offizielle Druckversion
16 versch. Dokumente,
>300 Seiten Text
Doppelzertifikat mit
Tochterfirma A&S GmbH
Versionierung manuell,
definierte Regeln
Audits/Abweichungen
Excel-basiert
Freigabe durch
Unterschriften
5

6. Also alles bestens, oder?

ISO 9001
• Anforderungen der
Norm erfüllt
• offiziell zertifiziert

QM-Dokumente
• formal korrekt
• schwer zu ändern
• statisch
• schlecht zu nutzen

Mitarbeiter
• wenig Mehrwert
• genervt bis
distanziert
• geringe Motivation

Management
• QM ist teuer
• bürokratisch
• Nutzen schwer
greifbar

QMB
• Papierkrieg
• aufwendige
Umsetzung
• schlechter Ruf
6

7. Unsere Ziele
leichterer Zugang
Beteiligung
Praxisrelevanz
weniger Kosten
mehr Nutzen
höhere Flexibilität
weniger Bürokratie
Inhalte statt Formalien
Zeitersparnis
Dokumente (Wiki)
Prozesse
Kommunikation
Kollaboration
7

8. ISO-Norm vs. Wiki
„Lenkung“ gemäß ISO 9001 Wiki-Prinzip
Aktualisierbarkeit Jeder darf editieren
Nachvollziehbarkeit Versionierung
Kennzeichnen veralteter Inhalte Inhalte immer aktuell
Genehmigung, Überarbeitungsstatus
Nutzung der gültigen Fassung
Dokumentverantwortlicher
TODO
8

9. Auswahl Basistechnologie
Kriterien
Anforderungen QM
Unternehmenswiki/Social Intranet
Partner/Know-How
Preis/Leistung
Open Source Wiki + Eigenbau
- Realisierungsrisiko + Zeit
- Usability
Drupal Wiki + QM-Modul
- zu starr
- ungeeignet für Social Intranet (Usability)
- Preis
Confluence
- Partner + Erfahrung mit QM
- Usability
- gutes Preis/Leistungsverhältnis

9

10. Migration + Überarbeitung
Bestehende
QM-Dokumente
Automatischer Import
Manuelle Überarbeitung
Confluence-Seitenstruktur
mit Verlinkung
10

11. Autor-Plugin
Eigenes Makro: Definition und Anzeige des ISO Dokumentautors in der Seite
plus Vererbung aus Elterndokument!
11

12. Freigabeworkflow

powered by:
Entwurf Bestätigung Autor Prüfung QMB
Freigabe Vorstand/GF
freigegeben
12

13. Versionsanzeige
Automatisch durch Comala Workflow
13

14. Gliffy&Anhänge
Dokument: v1
(freigegeg.)
Anhang: v1
Dokument: v1
(freigegeg.)
Anhang: v2
Dokument: v2
(Entwurf)
Anhang: v2
Dokument: v1
(freigeg.)
Anhang: v2
Dokument: v1
(freigeg.)
Anhang: v1
Lösung durch Makro
Bearbeiten eines Anhangs
Zugriff auf freigegebene Version
Editiere Anhang
Automatisch (CWF)
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15. Export QMH
…zur Bereitstellung für den Auditor und auf Nachfrage für Kunden.
 Export eines Auszugs der Dokumenthierarchie mit Template
 Immer die freigegebene Version
 ISO-gerechter Header
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16. Audit-Protokolle und Abweichungen
Confluence-Bordmittel:
 Templates
 Auszüge
 Aufgaben
 Comala Workflow für Freigabeprozess
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17. Überblick bewahren
Reports und Übersichten erleichtern die Arbeit (Workflow-Report)
17
Welche Aufgaben stehen für mich an?
Wo sind noch Dokumente freizugeben
oder zu genehmigen?

18. Unterschriftsmatrix
ALT: physische Unterschriften
NEU: Liste pro MA, Aufgaben und Überblick für QMB
18

19. Kundenzufriedenheit
19

20. Review Ziele
leichterer Zugang
Beteiligung
Praxisrelevanz
weniger Kosten
mehr Nutzen
höhere Flexibilität
weniger Bürokratie
Inhalte statt Formalien
Zeitersparnis
Dokumente (Wiki)
Prozesse
Kommunikation
Kollaboration
häufiger genutzt
Inhalte relevanter
Begeisterung
mehr Transparenz
Wirksamkeit
Aufwand langfristig sinkend
Anteil Formalien gesunken
Remotearbeit möglich
höhere Motivation
QM und Intranet
befruchten sich
gegenseitig
Dokumente und Lenkung ISO-konform
leichtgewichtige Entwicklung
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21. Thesen zum Schluss.
Ein QMS ist so
individuell wie
die jeweilige
Firma.
Der Umstieg auf ein Confluence-basiertes
QMS ist ähnlich drastisch wie
der Schritt zwischen „Web 1.0“ und
„Web 2.0“.
Der Charakter
des QMS
wandelt sich.
Passt zu den Arbeitsweisen
und Unternehmenstrends
unserer Zeit – Führungsstil,
Agilität, Transparenz…
Auch der
ISO-9001-Standard
ist in Bewegung.
21

22. Vielen Dank!
André Engelhorn
SQL Projekt AG
Franklinstraße 25 a
01069 Dresden
Telefon +49 171 5610483
E-Mail: andre.engelhorn@sql-ag.de
w w w. x i n g . c o m / p r o f i l e / A n d r e _ E n g e l h o r n
w w w. s q l – a g . d e
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23. Bildnachweis
Background page 8 etc.: „Planning“ by Nomadic Lass https://www.flickr.com/photos/nomadic_lass/6728580615/
Background page 10 etc.: „cases cochees“ by diagnosticetrenovation https://www.flickr.com/photos/50745490@N08/4652455815
Background page 11 etc.: „Warten auf Arbeit“ by Günter Henschel https://www.flickr.com/photos/v230gh/14875116789/
Icons:
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