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Qualitätsmanagement mit Confluence 
Ein Erfahrungsbericht 
André Engelhorn 
SQL Projekt AG 
CCD 2014, Frankfurt
Die Agenda für die nächsten 20 min 
Woher kommen wir? 
Wohin wollten wir? 
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Wie haben wir es gelöst? 
Welche Ergebnisse haben wir erreicht? 
Was lernen wir daraus?
André Engelhorn 
Dipl.-Informatiker 
1996 TU Dresden 
1996-2012 T-Systems MMS 
Softwareentwicklung, Architektur, 
Beratung, Projektmanagement, 
Innovationsmanagement 
Seit 2012 Vorstand SQL Projekt AG 
u. a. Projektgeschäft, QM, IT 
3
Gegründet 
1992 
Datenbanken 
Sybase SAP MS SQL 
Integration 
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Business 
Intelligence 
Beratung 
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distanziert 
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Management 
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6
Unsere Ziele 
leichterer Zugang 
Beteiligung 
Praxisrelevanz 
weniger Kosten 
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10
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11
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Entwurf Bestätigung Autor Prüfung QMB 
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12
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13
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14
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15
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16
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17 
Welche Aufgaben stehen für mich an? 
Wo sind noch Dokumente freizugeben 
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Unterschriftsmatrix 
ALT: physische Unterschriften 
NEU: Liste pro MA, Aufgaben und Überblick für QMB 
18
Kundenzufriedenheit 
19
Review Ziele 
leichterer Zugang 
Beteiligung 
Praxisrelevanz 
weniger Kosten 
mehr Nutzen 
höhere Flexibilität 
weniger Bürokratie 
Inhalte statt Formalien 
Zeitersparnis 
Dokumente (Wiki) 
Prozesse 
Kommunikation 
Kollaboration 
häufiger genutzt 
Inhalte relevanter 
Begeisterung 
mehr Transparenz 
Wirksamkeit 
Aufwand langfristig sinkend 
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befruchten sich 
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20
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Ein QMS ist so 
individuell wie 
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Der Umstieg auf ein Confluence-basiertes 
QMS ist ähnlich drastisch wie 
der Schritt zwischen „Web 1.0“ und 
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Der Charakter 
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wandelt sich. 
Passt zu den Arbeitsweisen 
und Unternehmenstrends 
unserer Zeit – Führungsstil, 
Agilität, Transparenz… 
Auch der 
ISO-9001-Standard 
ist in Bewegung. 
21
Vielen Dank! 
André Engelhorn 
SQL Projekt AG 
Franklinstraße 25 a 
01069 Dresden 
Telefon +49 171 5610483 
E-Mail: andre.engelhorn@sql-ag.de 
w w w. x i n g . c o m / p r o f i l e / A n d r e _ E n g e l h o r n 
w w w. s q l – a g . d e 
22
Bildnachweis 
Background page 8 etc.: „Planning“ by Nomadic Lass https://www.flickr.com/photos/nomadic_lass/6728580615/ 
Background page 10 etc.: „cases cochees“ by diagnosticetrenovation https://www.flickr.com/photos/50745490@N08/4652455815 
Background page 11 etc.: „Warten auf Arbeit“ by Günter Henschel https://www.flickr.com/photos/v230gh/14875116789/ 
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CCD2014 - Qualitätsmanagement mit Confluence / Andre Engelhorn, SQL Projekt AG

  • 1. Qualitätsmanagement mit Confluence Ein Erfahrungsbericht André Engelhorn SQL Projekt AG CCD 2014, Frankfurt
  • 2. Die Agenda für die nächsten 20 min Woher kommen wir? Wohin wollten wir? Was brauchten wir? Wie haben wir es gelöst? Welche Ergebnisse haben wir erreicht? Was lernen wir daraus?
  • 3. André Engelhorn Dipl.-Informatiker 1996 TU Dresden 1996-2012 T-Systems MMS Softwareentwicklung, Architektur, Beratung, Projektmanagement, Innovationsmanagement Seit 2012 Vorstand SQL Projekt AG u. a. Projektgeschäft, QM, IT 3
  • 4. Gegründet 1992 Datenbanken Sybase SAP MS SQL Integration TransConnect® Integration Platform Business Intelligence Beratung Implementierung Konzeption Schulung Support Lizenzen Die SQL Projekt AG Branchen-lösungen 4 Individual-projekte
  • 5. ISO 9001 bei der SQL - bisher 2011: Zertifikat nach ISO 9001:2008 QMH/Handbücher: Word und PDF, offizielle Druckversion 16 versch. Dokumente, >300 Seiten Text Doppelzertifikat mit Tochterfirma A&S GmbH Versionierung manuell, definierte Regeln Audits/Abweichungen Excel-basiert Freigabe durch Unterschriften 5
  • 6. Also alles bestens, oder?  ISO 9001 • Anforderungen der Norm erfüllt • offiziell zertifiziert  QM-Dokumente • formal korrekt • schwer zu ändern • statisch • schlecht zu nutzen  Mitarbeiter • wenig Mehrwert • genervt bis distanziert • geringe Motivation  Management • QM ist teuer • bürokratisch • Nutzen schwer greifbar  QMB • Papierkrieg • aufwendige Umsetzung • schlechter Ruf 6
  • 7. Unsere Ziele leichterer Zugang Beteiligung Praxisrelevanz weniger Kosten mehr Nutzen höhere Flexibilität weniger Bürokratie Inhalte statt Formalien Zeitersparnis Dokumente (Wiki) Prozesse Kommunikation Kollaboration 7
  • 8. ISO-Norm vs. Wiki „Lenkung“ gemäß ISO 9001 Wiki-Prinzip Aktualisierbarkeit Jeder darf editieren Nachvollziehbarkeit Versionierung Kennzeichnen veralteter Inhalte Inhalte immer aktuell Genehmigung, Überarbeitungsstatus Nutzung der gültigen Fassung Dokumentverantwortlicher TODO 8
  • 9. Auswahl Basistechnologie Kriterien Anforderungen QM Unternehmenswiki/Social Intranet Partner/Know-How Preis/Leistung Open Source Wiki + Eigenbau - Realisierungsrisiko + Zeit - Usability Drupal Wiki + QM-Modul - zu starr - ungeeignet für Social Intranet (Usability) - Preis Confluence - Partner + Erfahrung mit QM - Usability - gutes Preis/Leistungsverhältnis  9
  • 10. Migration + Überarbeitung Bestehende QM-Dokumente Automatischer Import Manuelle Überarbeitung Confluence-Seitenstruktur mit Verlinkung 10
  • 11. Autor-Plugin Eigenes Makro: Definition und Anzeige des ISO Dokumentautors in der Seite plus Vererbung aus Elterndokument! 11
  • 12. Freigabeworkflow  powered by: Entwurf Bestätigung Autor Prüfung QMB Freigabe Vorstand/GF freigegeben 12
  • 13. Versionsanzeige Automatisch durch Comala Workflow 13
  • 14. Gliffy&Anhänge Dokument: v1 (freigegeg.) Anhang: v1 Dokument: v1 (freigegeg.) Anhang: v2 Dokument: v2 (Entwurf) Anhang: v2 Dokument: v1 (freigeg.) Anhang: v2 Dokument: v1 (freigeg.) Anhang: v1 Lösung durch Makro Bearbeiten eines Anhangs Zugriff auf freigegebene Version Editiere Anhang Automatisch (CWF) 14
  • 15. Export QMH …zur Bereitstellung für den Auditor und auf Nachfrage für Kunden.  Export eines Auszugs der Dokumenthierarchie mit Template  Immer die freigegebene Version  ISO-gerechter Header 15
  • 16. Audit-Protokolle und Abweichungen Confluence-Bordmittel:  Templates  Auszüge  Aufgaben  Comala Workflow für Freigabeprozess 16
  • 17. Überblick bewahren Reports und Übersichten erleichtern die Arbeit (Workflow-Report) 17 Welche Aufgaben stehen für mich an? Wo sind noch Dokumente freizugeben oder zu genehmigen?
  • 18. Unterschriftsmatrix ALT: physische Unterschriften NEU: Liste pro MA, Aufgaben und Überblick für QMB 18
  • 20. Review Ziele leichterer Zugang Beteiligung Praxisrelevanz weniger Kosten mehr Nutzen höhere Flexibilität weniger Bürokratie Inhalte statt Formalien Zeitersparnis Dokumente (Wiki) Prozesse Kommunikation Kollaboration häufiger genutzt Inhalte relevanter Begeisterung mehr Transparenz Wirksamkeit Aufwand langfristig sinkend Anteil Formalien gesunken Remotearbeit möglich höhere Motivation QM und Intranet befruchten sich gegenseitig Dokumente und Lenkung ISO-konform leichtgewichtige Entwicklung 20
  • 21. Thesen zum Schluss. Ein QMS ist so individuell wie die jeweilige Firma. Der Umstieg auf ein Confluence-basiertes QMS ist ähnlich drastisch wie der Schritt zwischen „Web 1.0“ und „Web 2.0“. Der Charakter des QMS wandelt sich. Passt zu den Arbeitsweisen und Unternehmenstrends unserer Zeit – Führungsstil, Agilität, Transparenz… Auch der ISO-9001-Standard ist in Bewegung. 21
  • 22. Vielen Dank! André Engelhorn SQL Projekt AG Franklinstraße 25 a 01069 Dresden Telefon +49 171 5610483 E-Mail: andre.engelhorn@sql-ag.de w w w. x i n g . c o m / p r o f i l e / A n d r e _ E n g e l h o r n w w w. s q l – a g . d e 22
  • 23. Bildnachweis Background page 8 etc.: „Planning“ by Nomadic Lass https://www.flickr.com/photos/nomadic_lass/6728580615/ Background page 10 etc.: „cases cochees“ by diagnosticetrenovation https://www.flickr.com/photos/50745490@N08/4652455815 Background page 11 etc.: „Warten auf Arbeit“ by Günter Henschel https://www.flickr.com/photos/v230gh/14875116789/ Icons: Word Document (page 13) by Icons8 – downloaded from www.flaticon.com All other icons by Freepik – downloaded from www.flaticon.com All icons licensed under CC BY 3.0 All other images © SQL Projekt AG 2014

Hinweis der Redaktion

  1. Verweis auf Quelldokument explizit