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„Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung


Mitarbeiter für Mitarbeiter, 18. Mai 2011
„Budgetierung SLUB“
 Unsere Erwartungen und Fragen

Ergebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai
      Rücklagenbildung für Investitionen (IT u. a.)
      Personalentwicklung?
      Rechtsform, Konsequenzen?
      Dezemberfieber?
      Möglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring?
      Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel
      Künftig mehr Outsourcing von Leistungen?
      Verändertes Haushaltsystem?
      Preis der Freiheit?



Michael Golsch                                                   18.05.2011   2
„Budgetierung SLUB“
Unsere Erwartungen und Fragen

Ziele:                                Wege zum Ziel:
  Wozu Budgetierung?                   Neues Steuerungsmodell (NSM)?
  Was bringt uns die Budgetierung?     Haushaltsflexibilisierungen?


Umsetzung:                            Akteure im Projekt:
 Was heißt Budgetierung?                Syncwork?
 Wie erfolgt die Umsetzung?             Projektlenkungsgruppe?
 Produkte in der Bibliothek?            SMWK und SMF?
 Zeiterfassung?
 Kameralistik?                        Debatte zur Rechtsform:
 Kaufmännisches Rechnungswesen?        Staatsbetrieb?
 Was bedeutet das für meine Arbeit?    Anstalt öffentlichen Rechts?
 Risiken und Nebenwirkungen?           Stiftung?



Michael Golsch                                                   18.05.2011   3
„Budgetierung SLUB“ –
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen


     Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB
     kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und
     betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und
     Finanzmanagement nicht zulassen.

     Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise
     kaum möglich.

     Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet.

     Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten.
     Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen,
     brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die
     Initiative nicht verlieren.


Michael Golsch                                                          18.05.2011   4
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen

Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?

Strategisches Personalmanagement?

Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?




Michael Golsch                             18.05.2011   5
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Wo wir stehen

Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?         -
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                      -
Strategisches Personalmanagement?            -
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?          -
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?                      -
Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter
diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren
gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.
Michael Golsch                                                 18.05.2011   6
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Was wir erreichen wollen



Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?       ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                    ✓
Strategisches Personalmanagement?          ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?        ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?                    ✓

Michael Golsch                                 18.05.2011   7
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah ...

29. Oktober 2010:                    Februar + März 2011:
Gespräch GD SLUB + StS. SMWK         Ist-Analyse zum SLUB-Controlling
zur NSM-Einführung in der SLUB       durch die syncwork AG

5. Januar 2011:                      30. März 2011:
Gespräch der Generaldirektion mit    Empfehlungen der PLG zur NSM-
den StS von SMWK + SMF: NSM          Einführung in der SLUB

19. Januar 2011:                     30. April 2011:
Kick off der Projektlenkungsgruppe   Berichtstermin der Staatsregierung
(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB         zur Drucksache 5/4654

20. Januar 2011:                     5. Mai 2011:
Landtagsbeschluss „Zukunft für       Bestätigung der Empfehlungen der
die SLUB“ (Drucksache 5/4654)        PLG durch die StS SMWK + SMF


Michael Golsch                                              18.05.2011   8
„Budgetierung SLUB“ –
Akteure im Projekt

Projektlenkungsgruppe:

    SMWK:
    Joachim Glöckner, Jörg Kärgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell)
    Martina Meißner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken)

    SMF:
    Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell)

    SLUB:
    Michael Golsch (Leitung)
    Peter Hesse (Personalrat)
    Jenny Herkner (Koordination, Protokoll)

Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)


Michael Golsch                                                            9
                                                18.05.2011
„Budgetierung SLUB“
Externes Consulting durch die syncwork AG




Michael Golsch                              18.05.2011   10
„Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
                                                                                                                     1/3



                 Rahmenbedingungen    •   Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation
                 für die SLUB         •   negative Entwicklung des Erwerbungsetats
                                      •   anhaltender Stellenabbau
                                      •   unternehmerisches Handeln eingeschränkt möglich

                 Erwartungen an den   •   umfassende Budgetierung       Staatsbetriebsgründung
                 NSM-Prozess          •   mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz
                                      •   mehr Flexibilität und dadurch höhere Produktivität
                                      •   Benchmarking und Konkurrenz
                                      •   Stärkung der Wettbewerbssituation am Markt
                                      •   Beschäftigte sehen die NSM-Einführung grundsätzlich positiv

                 Befürchtungen im     • Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht
                 NSM-Prozess          • Budget wird um Einnahmen gekürzt
                                      • Rahmenbedingungen verschlechtern sich




Michael Golsch                                                                                          18.05.2011   11
„Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
                                                                                                                        2/3


                 Ist-Situation           • umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System,
                                           mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten
                 Steuerungsinstrumente
                 Rahmenbedingungen       • ein Hauptproduktkatalog wurde für die Abteilung
                 für die SLUB              „Bestandsentwicklung“ entwickelt
                                         • für die Abteilung „Benutzung und Information“
                                           sind Vorarbeiten geleistet
                                         • Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere
                 Erwartungen an den        Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet
                 NSM-Prozess
                 Unsere Einschätzung     • Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist
                                         • landesweite Produkte und interne Tätigkeiten müssen noch
                                           berücksichtigt werden
                                         • keine Vollkostenauswertungen
                                           (nur Pauschalsätze ohne Overhead)
                                         • keine produktorientierte Zeiterfassung
                                         • keine Kostenverrechnung
                                         • mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne
                                           Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt)
                                         • hoher manueller Aufwand für Berichtswesen



Michael Golsch                                                                                             18.05.2011   12
„Budgetierung SLUB“
Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG
                                                                                                                    3/3



                 Verwendung der        • monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte
                 Steuerungsdaten       • halbjährlich: kennzahlenbasierter Bericht zur
                 für Führungs-           Bestandsentwicklung
                 entscheidungen        • wöchentlich: Statistiken zur Digitalisierung
                                       • monatlich: Haushaltsberichtswesen
                 Erwartungen an den    • halbjährlich: Lagebericht
                 NSM-Prozess           • Berichtsempfänger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen

                 Unsere Einschätzung   • Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument für
                                         Generaldirektion und Abteilungsleitungen




Michael Golsch                                                                                         18.05.2011   13
„Budgetierung SLUB“
Was bisher geschah ...

29. Oktober 2010:                    Februar + März 2011:
Gespräch GD SLUB + StS. SMWK         Ist-Analyse zum SLUB-Controlling
zur NSM-Einführung in der SLUB       durch die syncwork AG

5. Januar 2011:                      30. März 2011:
Gespräch der Generaldirektion mit    Empfehlungen der PLG zur NSM-
den StS von SMWK + SMF: NSM          Einführung in der SLUB

19. Januar 2011:                     30. April 2011:
Kick off der Projektlenkungsgruppe   Berichtstermin der Staatsregierung
(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB         zur Drucksache 5/4654

20. Januar 2011:                     5. Mai 2011:
Landtagsbeschluss „Zukunft für       Bestätigung der Empfehlungen der
die SLUB“ (Drucksache 5/4654)        PLG durch die StS SMWK + SMF


Michael Golsch                                              18.05.2011   14
„Budgetierung SLUB“
Das Neue Steuerungsmodell (NSM)

Entwicklung:
  Tilburger Modell 1986: „von der Ämter- zur Konzernstruktur“
  KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 für die Kommunalverwaltung
  Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden



      Output                    Steuerung über den Output je Struktureinheit


     Kontrakt          Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit


      Budget              Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit


  Wettbewerb           Zwischen den Struktureinheiten: Qualität und Quantität

Michael Golsch                                                     18.05.2011   15
„Budgetierung SLUB“
NSM für die SLUB – Umsetzung in zwei Ausbaustufen


(1) NSM-Basiscontrolling, kameral      Produktbildung
                                       Stundenrechnung
                                       Controlling / Reporting
                                       Haushaltsflexibilisierung



                 Unsere Einschätzung

(2) Kaufmännisches Rechnungswesen      Neue Haushaltssoftware
                                       Kosten- und Leistungsrechnung
                                       Anlagebuchhaltung + Bilanzierung
                                       Umfassende Budgetierung


Michael Golsch                                                   18.05.2011   16
„Budgetierung SLUB“
Produkte in der Bibliothek?

Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T.
hochkomplexen Arbeitsvorgänge als Produkte abbilden? Ist das überhaupt
sinnvoll?


          Produkte                     Interne Tätigkeiten         Projekte

   Standards                           Querschnittaufgaben    Befristete Aufgaben
   Mengen, Zeiten                      Overhead
                 Unsere Einschätzung


Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern
im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung
von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.

Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und Universitätsbibliothek
Hamburg und die Universitätsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg.
Michael Golsch                                                         18.05.2011   17
„Budgetierung SLUB“ –
Akteure im Projekt


AG „Produktbildung SLUB“

    Henrik Ahlers
    Frank Aurich
    Corina Döge
    Michael Golsch
    Birgit Klagge
    Dagmar Wohlfahrt
    N.N. (Personalrat)




Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)



Michael Golsch                                                 18.05.2011   18
„Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?
                                       Neue Software zur
                                       Zeiterfassung: proweb.sax




                 Erwartungen an den
                 NSM-Prozess

                 Unsere Einschätzung




Michael Golsch                                      18.05.2011   19
„Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?




                 Erwartungen an den
                 NSM-Prozess

                 Unsere Einschätzung




Michael Golsch                         18.05.2011   20
„Budgetierung SLUB“
Zeiterfassung, Stundenverrechnung?




                 Erwartungen an den
                 NSM-Prozess

                 Unsere Einschätzung




Michael Golsch                         18.05.2011   21
„Budgetierung SLUB“
Produktkatalog der Bibliothek
                                                                                            stellen netto   Stück (min)    ges. €     pro Stück (€)   Stück (€)   Stelle

 3.1 - 3.3           Mono-GG                 ausleihfertige Mono    103.470     2.394.690      26,57          43,63       1.567.955      15,15         18,94       3.894
                Inf.-vermittl. (FR)                                  6.062                      3,79                       238.692       39,37         49,22       1.600

   3.4           Pflicht, Tausch,              Pflicht Mono          7.442                      2,52          32,51       115.712        15,55         19,44       2.953
                    Geschenk                 Tausch allg. Mono       1.360                      0,23          15,88         9.791         7,20         9,00        6.044
                                             Kunsttausch Mono        1.497                      0,45          28,86        25.805        17,24         21,55       3.327
                                              Geschenk Mono          3.899                      0,72          17,73        33.509         8,59         10,74       5.415

   3.5                NBM                        Digitalisate        17.458                     8,40           46,08      293.466        16,81         21,01       2.078
                                                  Qucosa               517                      0,75          139,26      38.636         74,73         93,41        689
                                            NBM auf Datenträger       1.408                     0,30          20,45       12.964         9,21          11,51       4.693
                                             Online-Ressourcen        3.529                     0,68           18,36       31.916         9,04         11,30       5.228

   3.6            Zeitschriften                 ZS-Erwerbung         84.541     3.885.460       6,21           7,05       265.125         3,14          3,92      13.620
                                                   Pflege            33.782                     3,31           9,40       146.110         4,33          5,41      10.208

   3.7         Medienbearbeitung                Medienbearb.        107.034                     7,10           6,37       276.573         2,58          3,23      15.067
                                                   Binden           22.463      194.988         1,77           7,27        79.327         3,53          4,41      12.691
                                                Aussonderung        21.532                      1,33           5,93        61.701         2,87          3,58      16.189
                                                 Verwertung         18.453                      0,80           4,16        38.723         2,10          2,62      23.066

   3.8        Sondererschließung               Retrokat. Mono.       84.525                    11,23          12,76       540.760        6,40          8,00        7.524
                                      Unsere Einschätzung
                                           ZS-Exemplarsätze 31.533                              7,32          27,51       357.026        11,32         14,15       4.308
                                                     VD 18            7.963                     4,07          31,20       187.945        23,60         29,50       1.957
                                               bibliograf. Nachw.    19.172                     2,24          12,52       122.547         6,39          7,99       8.559

   3.9       Digitalisierungszentrum                Roboter         1.843.219                   8,10          0,42         316.566        0,17          0,21      227.558
                                                    Proserv          842.059                    5,65           0,64        221.964        0,26          0,33      149.037
                                                   Buchtisch         130.334                    1,20           0,88         42.318        0,32          0,41      108.612
                                                      HIT             3.855                     0,50          12,45         20.030        5,20          6,49       7.710    Hauptproduktkatalog
  Summe                                                                         6.475.138      105,23                     5.045.159                                         Abt. 3., 31.12.2010
Stellen brutto Abt. 3 (Ist)                                                                    95,00
Personalkosten Abt 3. ges.                                                                                                5.357.950
Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt                                                                                5,84%
Overhead Personalkosten gesamt                                                                                             312.791
Ausgaben für Datenbanken                                                        1.223.391
Fortsetzungswerke                                                                61.000
Sammlungen                                                                       36.000
Erwerbungsnebenkosten                                                            60.000
Erwerbungsausgaben ges.:                                                        7.855.529



 Michael Golsch                                                                                                                                                               18.05.2011   22
„Budgetierung SLUB“
Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012


Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt:

    Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfähigkeiten

    Bildung von periodenübergreifenden Rücklagen

    Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat
                 Unsere Einschätzung




Michael Golsch                                                       18.05.2011   23
„Budgetierung SLUB“
Rahmenbedingungen: Was wir erreichen können

Zum 1. Januar 2012


Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien?       ✓
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)?                    ✓
Strategisches Personalmanagement?          ✓
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat?        ✓
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement?


Michael Golsch                                 18.05.2011   24
„Budgetierung SLUB“
Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011




                 Unsere Einschätzung




Michael Golsch                              18.05.2011   25
„Budgetierung SLUB“
Rechtsformen ...

Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenen
Rechtsformen erreicht werden. Gegenüber den Flexibilisierungszielen ist die
konkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig.


Als mögliche Rechtsformen kommen für die SLUB in Frage:


                 Stiftung


             Staatsbetrieb


 Anstalt öffentlichen Rechts


Michael Golsch                                                      18.05.2011   26
„Budgetierung SLUB“
Rechtsformen im Vergleich

Stiftung öffentlichen Rechts:
 Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung
 Basis: Landesstiftungsgesetz – nicht das BGB
 Gewährträgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine Kapitalerträge


Staatsbetrieb:
 Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung
 Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Tätigkeit
 Rechtlich unselbstständig


Anstalt öffentlichen Rechts:
 Bundes- oder Landesgesetz als Basis für die Errichtung
 Anstaltslast und Gewährträgerhaftung
 Ausgestaltung als rechtlich selbstständige Anstalt möglich

Michael Golsch                                                  18.05.2011   27
„Budgetierung SLUB“
Rechtsformen im Vergleich

                                     Regelfälle


                 Stiftung            budgetiert



             Staatsbetrieb           budgetiert



 Anstalt öffentlichen Rechts   budgetiert oder kameral




Michael Golsch                                           18.05.2011   28
Zukunft für die SLUB
Was wir bereits erreicht haben




Michael Golsch                   18.05.2011   29
„Budgetierung SLUB“ –
Zukunft durch Flexibilisierung


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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Budgetierung SLUB. Zukunft durch Flexibilisierung 18.5.11

  • 1. „Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung Mitarbeiter für Mitarbeiter, 18. Mai 2011
  • 2. „Budgetierung SLUB“ Unsere Erwartungen und Fragen Ergebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai Rücklagenbildung für Investitionen (IT u. a.) Personalentwicklung? Rechtsform, Konsequenzen? Dezemberfieber? Möglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring? Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel Künftig mehr Outsourcing von Leistungen? Verändertes Haushaltsystem? Preis der Freiheit? Michael Golsch 18.05.2011 2
  • 3. „Budgetierung SLUB“ Unsere Erwartungen und Fragen Ziele: Wege zum Ziel: Wozu Budgetierung? Neues Steuerungsmodell (NSM)? Was bringt uns die Budgetierung? Haushaltsflexibilisierungen? Umsetzung: Akteure im Projekt: Was heißt Budgetierung? Syncwork? Wie erfolgt die Umsetzung? Projektlenkungsgruppe? Produkte in der Bibliothek? SMWK und SMF? Zeiterfassung? Kameralistik? Debatte zur Rechtsform: Kaufmännisches Rechnungswesen? Staatsbetrieb? Was bedeutet das für meine Arbeit? Anstalt öffentlichen Rechts? Risiken und Nebenwirkungen? Stiftung? Michael Golsch 18.05.2011 3
  • 4. „Budgetierung SLUB“ – Rahmenbedingungen: Wo wir stehen Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen. Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise kaum möglich. Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet. Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die Initiative nicht verlieren. Michael Golsch 18.05.2011 4
  • 5. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Wo wir stehen Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? Strategisches Personalmanagement? Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? Michael Golsch 18.05.2011 5
  • 6. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Wo wir stehen Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? - Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? - Strategisches Personalmanagement? - Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? - Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? - Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht. Michael Golsch 18.05.2011 6
  • 7. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Was wir erreichen wollen Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓ Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? ✓ Strategisches Personalmanagement? ✓ Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? ✓ Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? ✓ Michael Golsch 18.05.2011 7
  • 8. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah ... 29. Oktober 2010: Februar + März 2011: Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controlling zur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG 5. Januar 2011: 30. März 2011: Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM- den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB 19. Januar 2011: 30. April 2011: Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung (PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/4654 20. Januar 2011: 5. Mai 2011: Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen der die SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMF Michael Golsch 18.05.2011 8
  • 9. „Budgetierung SLUB“ – Akteure im Projekt Projektlenkungsgruppe: SMWK: Joachim Glöckner, Jörg Kärgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell) Martina Meißner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken) SMF: Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell) SLUB: Michael Golsch (Leitung) Peter Hesse (Personalrat) Jenny Herkner (Koordination, Protokoll) Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.) Michael Golsch 9 18.05.2011
  • 10. „Budgetierung SLUB“ Externes Consulting durch die syncwork AG Michael Golsch 18.05.2011 10
  • 11. „Budgetierung SLUB“ Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 1/3 Rahmenbedingungen • Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation für die SLUB • negative Entwicklung des Erwerbungsetats • anhaltender Stellenabbau • unternehmerisches Handeln eingeschränkt möglich Erwartungen an den • umfassende Budgetierung Staatsbetriebsgründung NSM-Prozess • mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz • mehr Flexibilität und dadurch höhere Produktivität • Benchmarking und Konkurrenz • Stärkung der Wettbewerbssituation am Markt • Beschäftigte sehen die NSM-Einführung grundsätzlich positiv Befürchtungen im • Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht NSM-Prozess • Budget wird um Einnahmen gekürzt • Rahmenbedingungen verschlechtern sich Michael Golsch 18.05.2011 11
  • 12. „Budgetierung SLUB“ Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 2/3 Ist-Situation • umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System, mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten Steuerungsinstrumente Rahmenbedingungen • ein Hauptproduktkatalog wurde für die Abteilung für die SLUB „Bestandsentwicklung“ entwickelt • für die Abteilung „Benutzung und Information“ sind Vorarbeiten geleistet • Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere Erwartungen an den Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet NSM-Prozess Unsere Einschätzung • Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist • landesweite Produkte und interne Tätigkeiten müssen noch berücksichtigt werden • keine Vollkostenauswertungen (nur Pauschalsätze ohne Overhead) • keine produktorientierte Zeiterfassung • keine Kostenverrechnung • mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt) • hoher manueller Aufwand für Berichtswesen Michael Golsch 18.05.2011 12
  • 13. „Budgetierung SLUB“ Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG 3/3 Verwendung der • monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte Steuerungsdaten • halbjährlich: kennzahlenbasierter Bericht zur für Führungs- Bestandsentwicklung entscheidungen • wöchentlich: Statistiken zur Digitalisierung • monatlich: Haushaltsberichtswesen Erwartungen an den • halbjährlich: Lagebericht NSM-Prozess • Berichtsempfänger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen Unsere Einschätzung • Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument für Generaldirektion und Abteilungsleitungen Michael Golsch 18.05.2011 13
  • 14. „Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah ... 29. Oktober 2010: Februar + März 2011: Gespräch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controlling zur NSM-Einführung in der SLUB durch die syncwork AG 5. Januar 2011: 30. März 2011: Gespräch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM- den StS von SMWK + SMF: NSM Einführung in der SLUB 19. Januar 2011: 30. April 2011: Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung (PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/4654 20. Januar 2011: 5. Mai 2011: Landtagsbeschluss „Zukunft für Bestätigung der Empfehlungen der die SLUB“ (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMF Michael Golsch 18.05.2011 14
  • 15. „Budgetierung SLUB“ Das Neue Steuerungsmodell (NSM) Entwicklung: Tilburger Modell 1986: „von der Ämter- zur Konzernstruktur“ KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 für die Kommunalverwaltung Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden Output Steuerung über den Output je Struktureinheit Kontrakt Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit Budget Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit Wettbewerb Zwischen den Struktureinheiten: Qualität und Quantität Michael Golsch 18.05.2011 15
  • 16. „Budgetierung SLUB“ NSM für die SLUB – Umsetzung in zwei Ausbaustufen (1) NSM-Basiscontrolling, kameral Produktbildung Stundenrechnung Controlling / Reporting Haushaltsflexibilisierung Unsere Einschätzung (2) Kaufmännisches Rechnungswesen Neue Haushaltssoftware Kosten- und Leistungsrechnung Anlagebuchhaltung + Bilanzierung Umfassende Budgetierung Michael Golsch 18.05.2011 16
  • 17. „Budgetierung SLUB“ Produkte in der Bibliothek? Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T. hochkomplexen Arbeitsvorgänge als Produkte abbilden? Ist das überhaupt sinnvoll? Produkte Interne Tätigkeiten Projekte Standards Querschnittaufgaben Befristete Aufgaben Mengen, Zeiten Overhead Unsere Einschätzung Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert. Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg und die Universitätsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg. Michael Golsch 18.05.2011 17
  • 18. „Budgetierung SLUB“ – Akteure im Projekt AG „Produktbildung SLUB“ Henrik Ahlers Frank Aurich Corina Döge Michael Golsch Birgit Klagge Dagmar Wohlfahrt N.N. (Personalrat) Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.) Michael Golsch 18.05.2011 18
  • 19. „Budgetierung SLUB“ Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Neue Software zur Zeiterfassung: proweb.sax Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere Einschätzung Michael Golsch 18.05.2011 19
  • 20. „Budgetierung SLUB“ Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere Einschätzung Michael Golsch 18.05.2011 20
  • 21. „Budgetierung SLUB“ Zeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere Einschätzung Michael Golsch 18.05.2011 21
  • 22. „Budgetierung SLUB“ Produktkatalog der Bibliothek stellen netto Stück (min) ges. € pro Stück (€) Stück (€) Stelle 3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894 Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600 3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953 Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044 Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327 Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415 3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078 Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689 NBM auf Datenträger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693 Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228 3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620 Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208 3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067 Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691 Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189 Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066 3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524 Unsere Einschätzung ZS-Exemplarsätze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308 VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957 bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559 3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558 Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037 Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612 HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710 Hauptproduktkatalog Summe 6.475.138 105,23 5.045.159 Abt. 3., 31.12.2010 Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00 Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950 Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84% Overhead Personalkosten gesamt 312.791 Ausgaben für Datenbanken 1.223.391 Fortsetzungswerke 61.000 Sammlungen 36.000 Erwerbungsnebenkosten 60.000 Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529 Michael Golsch 18.05.2011 22
  • 23. „Budgetierung SLUB“ Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012 Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt: Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfähigkeiten Bildung von periodenübergreifenden Rücklagen Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat Unsere Einschätzung Michael Golsch 18.05.2011 23
  • 24. „Budgetierung SLUB“ Rahmenbedingungen: Was wir erreichen können Zum 1. Januar 2012 Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? ✓ Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)? ✓ Strategisches Personalmanagement? ✓ Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat? ✓ Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement? Michael Golsch 18.05.2011 24
  • 25. „Budgetierung SLUB“ Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011 Unsere Einschätzung Michael Golsch 18.05.2011 25
  • 26. „Budgetierung SLUB“ Rechtsformen ... Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenen Rechtsformen erreicht werden. Gegenüber den Flexibilisierungszielen ist die konkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig. Als mögliche Rechtsformen kommen für die SLUB in Frage: Stiftung Staatsbetrieb Anstalt öffentlichen Rechts Michael Golsch 18.05.2011 26
  • 27. „Budgetierung SLUB“ Rechtsformen im Vergleich Stiftung öffentlichen Rechts: Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung Basis: Landesstiftungsgesetz – nicht das BGB Gewährträgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine Kapitalerträge Staatsbetrieb: Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Tätigkeit Rechtlich unselbstständig Anstalt öffentlichen Rechts: Bundes- oder Landesgesetz als Basis für die Errichtung Anstaltslast und Gewährträgerhaftung Ausgestaltung als rechtlich selbstständige Anstalt möglich Michael Golsch 18.05.2011 27
  • 28. „Budgetierung SLUB“ Rechtsformen im Vergleich Regelfälle Stiftung budgetiert Staatsbetrieb budgetiert Anstalt öffentlichen Rechts budgetiert oder kameral Michael Golsch 18.05.2011 28
  • 29. Zukunft für die SLUB Was wir bereits erreicht haben Michael Golsch 18.05.2011 29
  • 30. „Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.