Faktenbasierte Verbesserungen – Prozessanalyse mit BPMN 2.0

FAKTENBASIERTE VERBESSERUNGEN
Prozessanalyse mit BPMN 2.0
28.01.2015 14.00 Uhr
Mmh, mein
Analyseergebnis:
Das ist ein
Prozess!
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1. Einleitung und Grundlagen
2. Strategische Prozessanalysen
1. Kausalkettenanalyse
2. Komplexitätsanalyse
3. Kollaborationsanalysen
4. Prozess-Detail-Analysen
5. Zusammenfassung und Fazit
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AGENDA

• Ein Prozess ist eine Folge logisch zusammenhängender
Aktivitäten, durch die eine Leistung erstellt oder ein
Objekt vom Eingangszustand in einen gewünschten
Endzustand überführt wird.1
• Die Prozessanalyse soll ein klares Bild der Prozesse im
Unternehmen liefern (Prozesserkennung) und diesen
Ist-Zustand auf Schwachstellen und Einsparpotentiale
hin überprüfen.2
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PROZESS UND PROZESSANALYSE
1 Schneck
2 Nüssel

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AKTUELLE SITUATION
Prozess-
erhebung
Prozess-
dokumentation
Prozess-
konzeption
Prozess-
umsetzung
Prozess-
controlling
Prozess-
analyse
Existierender
Prozess
Neuer
Prozess
Ja
Nein
Schwachstellen?
IST-
Prozessmodell
SOLL-
Prozessmodell
IST-
Prozess-
modell
Kontinuierlich, bis
Prozessverbesserung
notwendig wird
Problemdiagnose
Ursachenforschung
Potentialschätzung
Modellierung
Soll-Konzept
Prozess-Simulation
Bewertung von Alternativen
ROI-Schätzung
Change Management
Klassische IT-Projekte
Prozessautomatisierung
Workshops
Interviews
Beobachtung
Modellierung
Prozesslandkarten
Ablaufdiagramme
BPM-Governance
Prozess-
erhebung
Prozess-
dokumentation
Prozess
controllin
Existierender
Prozess
Ja
Nein
Schwachstellen?
IST-
Prozessmodell
Kontinuierlich, bis
Prozessverbesserung
Workshops
Interviews
Beobachtung
Modellierung
Prozesslandkarten
Ablaufdiagramme
Häufig hört das
Prozessmanagement
bei der Dokumentation
auf und verschenkt
unglaubliche
Potentiale.
Prozessanalysen bringen den kontinuierlichen
Verbesserungskreislauf in Bewegung.
Vgl. Freund/Rücker

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BITTE WAS?
Was‘n für‘ne
Analyse
Lass uns was
strategisches
machen!
Och nöö, nicht schon
wieder nur bla bla!
Lasst uns doch mal
ins Detail gehen
Kollaborations
analyse habe
ich gesagt,
basta!
Ooköy

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ANALYSEN
• Vision
• Mission
• Ziele, Strategie
• Kosten und Erlöse
• (Prozessinformationen)
• Kollaborationsdiagramme
• System-Architektur
• Kapazitätsinformationen
• Prozess-Ziele
• Prozessdiagramme
• Standardisierungs-informationen
• Arbeitspläne
• Prozess-Kennzahlen
Strategische
Analysen
Kollaborations-
Analysen
Detail-
Analysen
• Organigramm
• Prozesslandkarte
• Kausalketten
• Informationsfluss,
Medienbrüche, Schnittstellen
• Kapazitätsinformationen
(Auslastung, Bedarf)
• SW-Anforderungen
• Optimierungsmaßnahmen
• Reifegrad
• Prozesskosten
• Verschwendungs-informationen
• Optimierungsmaßnahmen
• Qualitäts-Auswertungen
Ziel: Effektivität der Prozesse
Ziel: Effizienz der Prozesse

STRATEGISCHE ANALYSEN
Wie verdienen wir morgen Geld?
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Wie komme ich
morgen an mein
Futter?

Aufbauorganisation:
o Hierarchisches Gerüst einer
Organisation, betrachtet
Ressourcen
o Gestaltungsziele: Skaleneffekte
o Vorgehensweise (klassisch):
1) Stellenbildung durch
Aufgabenanalyse und –synthese
2) Zusammenfassung von Stellen
zu Organisationseinheiten
3) Definition von Leitungs- und
Berichtslinien
Ablauforganisation:
o Definition von Arbeitsprozessen
unter Berücksichtigung von
Raum, Zeit, Sachmitteln und
Personen
o Gestaltungsziele: Flexibilität und
Standardisierung
o Vorgehensweise (klassisch)
1) Definition/ Erhebung von
Prozessen und Prozess-
Ergebnissen (unter Beachtung
von Abhängigkeiten)
2) Retrograde Analyse von
Aufgaben
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VORAUSSETZUNGEN/ VORGEHENSWEISE
• Definition Vision, Mission sowie strategischer und
operativer Ziele
• Entwicklung der …

KAUSALKETTENANALYSE
Wird die Strategie umgesetzt?
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Wenn ihr mehr wollt, dann müsst ihr …
…es euch holen
…herkommen
…es mir abnehmen
…sie schälen

“Our mission is to offer
lending and investment products that
• Serve low-and moderate-income individuals and families
• Improve underserved low- and moderate-income communities
• Create sustainable practices for the long haul”
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VON DER STRATEGIE ZUR STRUKTUR
Tätigkeit
Leistung
Zielgruppe
Wertbeitrag

Strategie und Mission findet sich
bereits ab der zweiten Ebene in
der Aufbauorganisation wieder
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AUFBAUORGANISATION
Bestehende VisionNeue Strategie

Unternehmensziele bestimmen Maßnahmen im Bereich
der Organisation
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KAUSALKETTEN
Unternehmensziel
Unternehmensziel
Unternehmensziel
Gesetze
Unternehmensziel
Mission

Die Mission findet sich in der Ablauforganisation wieder
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ABLAUFORGANISATION

• Organisation ermöglicht die Umsetzung strategischer
Entscheidungen
• Organisation ergibt sich aus Aufbau- und
Ablauforganisation („Structure follows Strategy“)
• Eine Kausalkettenanalyse ergibt Aufschluss darüber…
• ob die Unternehmensstrategie sich in der
Organisation wieder findet.
• ob Elemente der Aufbau- oder Ablauforganisation
einen Bezug zur Mission, Strategie oder sonstiger
Anforderungen haben
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ZUSAMMENFASSUNG

KOMPLEXITÄTSANALYSE
Auswirkungen strategischer Entscheidungen
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Lohnt sich das
Aufstehen?

• Wie bewerte ich die Wirtschaftlichkeit dieses
strategischen Ansatzes?
• “number crunching”
• Komplexitätsbewertung
• Zentrale Frage: Wieviel Komplexität wird durch die
strategische Entscheidung, Dienstleistungen ergänzend
zum Produktgeschäft anzubieten, erzeugt?
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KOMPLEXITÄTSANALYSE

• Indikatoren:
• Gesamtanzahl der Prozesse
• Anzahl nötiger Aktivitäten
• Anzahl von Gateways, Regeln, Kollaborations-
Partner
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KOMPLEXITÄT IM PROZESSMANAGEMENT

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BEISPIELAUSWERTUNG

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KOMPLEXITÄTSBERECHNUNG
+ 42.000 EUR
Veränderung
durch strateg.
Entscheidung
40.992 EUR
Direkte
Verursachung
durch strateg.
Entscheidung
Interner Verrechnungsatz 38 EUR
Häufigkeit (pro Jahr): 12000
Gesamt
Task Einsatzfaktor Kosten pro
Prozessausführung
Kosten
Auftrag prüfen 1,00 5,07 € 60.800,00 €
Auftrag erfassen 1,00 7,60 € 91.200,00 €
Investitionsprodukt bestellen 0,80 3,80 € 36.480,00 €
Bestätigung senden 0,80 8,87 € 85.120,00 €
Kapazität prüfen 0,20 2,53 € 6.080,00 €
Mitarbeiter zuteilen 0,20 1,27 € 3.040,00 €
Termin mit Kunden vereinbaren 0,13 2,53 € 3.952,00 €
Kapazitäts- planung aktualisieren 0,13 3,80 € 5.928,00 €
Vor-Ort-Termin vereinbaren 0,07 13,93 € 11.704,00 €
Ressource reservieren 0,07 3,80 € 3.192,00 €
Beratungseinsatz beauftragen 0,07 3,80 € 3.192,00 €
Rechnung erstellen 1,00 3,80 € 45.600,00 €
Rechnung versenden 1,00 1,27 € 15.200,00 €
Summen 30,96 € 371.488,00 €

Potentiell weitere betroffene Prozesse:
• Leistungsvermarktung
• Auftragsdurchführung
• Auftragsabrechnung
• U.a.m.
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FAZIT
Strategische
Entscheidung
Soll-
Prozessmodell
Vergleich
Prozess-
varianten
Komplexitäts-
Bewertung
Aber Achtung!
Dies ist nur eine
finanzwirtschaftliche
Betrachtung

KOLLABORATIONSANALYSE
Zusammenarbeit und Schnittstellen
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Zusammen
überwältigen wir den
Tiefpfleger und dann
kommen wir ans
Futter

• Es soll untersucht werden, wie die Anzahl der
Übergabeschnittstellen reduziert werden kann, um
Bearbeitungskosten und Fehler zu reduzieren.
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ANALYSE EBENE

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KOLLABORATIONSDIAGRAMM …
3 Prozesse
9 Kommunikations-Punkte
3 Schnittstellen

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… PLUS IT-SYSTEME
3 Prozesse + 3 Systeme
14 Kommunikations-Punkte
Unzählige Schnittstellen
Unberücksichtigt sind:
Email- und Telefonkommunikation
Excel-Tabellen, Meetings usw.

• Schnittstellen sind fehleranfällig
• Kollaborationsdiagramme machen Schnittstellen
sichtbar
• Maßnahmen umfassen prozessuale Reorganisation
sowie Anforderungen an (ggf. neue) IT-Systeme
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FAZIT

PROZESSDETAILANALYSE
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Sind Details wichtig?

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PROZESSZIELE
Qualität
ZeitoptimierungKostenoptimierung
• Stakeholder-Zufriedenheit ggf. weiteres Prozessziel
(je nach Literatur), hier unter Qualität subsummiert.
Qualitätsoptimierung

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ZEIT, KOSTEN, QUALITÄT
Bearbeitung
Transport
Korrekturen
Vorbeugen
Zeit:
• Bearbeitungszeit
• Liegezeit
• Rüstzeit
• Transportzeit
Kosten:
• Personalkosten
• Maschinenkosten*
• Werteverzehr**
Qualität:
• Vorbeugemaßnahmen
• Korrekturmaßnahmen
• Werteverzehr**
** Nur bedingt prozessual darstellbar

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ZEIT, KOSTEN, QUALITÄT
Name: Prozessdetailanalyse
Häufigkeit (pro Jahr): 1000
Gesamt
Task Einsatzfaktor Werteverzehr Arbeitszeit Kosten Kosten
Material bereitstellen 1,00 122,00 € 6,50 € 128,50 € 128.500,00 €
Produktqualität prüfen 1,00 0,00 € 2,60 € 2,60 € 2.600,00 €
Produktionsdaten laden 1,00 1,60 € 1,30 € 2,90 € 2.900,00 €
Maschine einstellen 1,00 32,00 € 2,60 € 34,60 € 34.600,00 €
Einstellungen überprüfen 1,00 12,00 € 1,30 € 13,30 € 13.300,00 €
Produkt fertigen 1,00 60,00 € 6,50 € 66,50 € 66.500,00 €
Produkttests durchführen 1,00 60,00 € 4,33 € 64,33 € 64.333,33 €
Toleranzen nacharbeiten 1,00 40,00 € 4,33 € 44,33 € 44.333,33 €
Produkt bereitstellen 1,00 10,00 € 1,30 € 11,30 € 11.300,00 €
Summen 337,60 € 30,77 € 368,37 € 368.366,67 €
Annahme: 1 Maschinen-Minute = 4 EUR
Halbzeuge inbegriffen

ZUSAMMENFASSUNG UND FAZIT
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Wie schieß ich denn
jetzt ein Tor?

Siege im Prozessmanagement erreichen Sie, wenn …
• Mission, Vision und Ziele definiert sind
• Prozesse erhoben und dokumentiert/modelliert sind
• Prozess-Daten (Dauer, Kosten, Qualität) gemessen
werden
• Prozessanalyse-Verfahren richtig gewählt werden
• Business und IT abgestimmt und Change-Projekte
wirtschaftliche begründet sind
• es nicht als Projekt, sondern als strategischer Fokus
betrachtet wird (mit Ressourcen ausgestattet)
• der Erfolg nachweisbar wird
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ZUSAMMENFASSUNG

Vgl. Freund/Rücker
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BPM KREISLAUF
Prozess-
erhebung
Prozess-
dokumentation
Prozess-
konzeption
Prozess-
umsetzung
Prozess-
controlling
Prozess-
analyse
Existierender
Prozess
Neuer
Prozess
Ja
Nein
Schwachstellen?
IST-
Prozessmodell
SOLL-
Prozessmodell
IST-
Prozess-
modell
Kontinuierlich, bis
Prozessverbesserung
notwendig wird
Problemdiagnose
Ursachenforschung
Potentialschätzung
Modellierung
Soll-Konzept
Prozess-Simulation
Bewertung von Alternativen
ROI-Schätzung
Change Management
Klassische IT-Projekte
Prozessautomatisierung
Workshops
Interviews
Beobachtung
Modellierung
Prozesslandkarten
Ablaufdiagramme
BPM-Governance
DONT STOP HERE
Go further…!

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Björn Richerzhagen
Dipl.-Wirtsch.-Inf. (FH), M.A., PMP
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• SCHNECK: Lexikon der Betriebswirtschaft
• NÜSSEL: Reorganisation, Business Reengineering, Organisationsentwicklung und Lernende
Organisation als Ansätze organisatorischer Gestaltung
• FREUND/RÜCKER: Praxishandbuch BPMN 2.0
• CHANG: Business Process Management Systems
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QUELLEN

Faktenbasierte Verbesserungen – Prozessanalyse mit BPMN 2.0

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