Herausforderungen und Anforderungen:Als Vertragshersteller muss Zollner sehr flexibel und zuverlässig auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Zu meistern ist diese Herausforderung nur durch hoch entwickelte Technologien, Innovation und vor allem durch einen robusten IT-Support. Unternehmens- und IT-Strategien müssen aufeinander abgestimmt, eng verzahnt und präzise umgesetzt werden

1. Kundenprofil: Als Anbieter im Bereich der Elektronikfertigung und -entwicklung
(EMS) entwickelt und produziert Zollner Produkte unter anderem für Kunden in der
Automobil- und Rüstungsindustrie, der industriellen Elektronik sowie in den Bereichen
Luft- und Raumfahrt, Messtechnik und Telekommunikation. Die Fertigungsaufträge reichen
von einzelnen Komponenten bis zu kompletten Systemen. Die ca. 9000 Mitarbeiter des
Dienstleisters unterstützen ihre Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette: von der
kundenspezifischen Entwicklung und Konstruktion am Beginn des Produktlebenszyklus über
die Prototypen- und Serienproduktion inklusive Supply Chain Management sowie Material-
Management bis hin zu After Sales Services.
Herausforderungen und Anforderungen:Als Vertragshersteller muss Zollner
sehr flexibel und zuverlässig auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Zu meistern ist diese
Herausforderung nur durch hoch entwickelte Technologien, Innovation und vor allem durch
einen robusten IT-Support. Unternehmens- und IT-Strategien müssen aufeinander abgestimmt, eng
verzahnt und präzise umgesetzt werden. Seit 2006 nutzt Zollner die SAP Business Suite, deren
Module zu den wertvollsten und am häufigsten verwendeten Anwendungen des Unternehmens
gehören. Der Einsatz einer Software wie SAP kann aber aufgrund der Komplexität der SAP-
Lizenzierung und der Schwierigkeiten bei der Auswahl der jeweils optimalen Einzelnutzerlizenz
für jeden Nutzer auch hohe Lizenzkosten verursachen.
Als Zollner die SAP Business Suite implementierte, stellte man während der
Vertragsverhandlungen fest, dass sich Lizenz- und Vertragsmanagement komplex gestalten
können, insbesondere da Zollner nicht mit einem festen Mitarbeiterstamm, sondern mit
temporären Kräften arbeitet, was die Lizenzverwaltung noch weiter erschwert. Ohne präzise
Kenntnisse darüber, welche SAP-Lizenzen im Unternehmen im Einsatz sind und wer welche
Tätigkeit auf welchen Systemen ausführt und welcher Lizenztyp diesem Tätigkeitsprofil
entspricht, riskieren Organisationen kostspielige und unerwartete Rechnungen, die den
monetären Aufwand ihrer SAP-Investition erhöhen.
Lösung:Um die vertraglichen Herausforderungen zu meistern und ein Lizenzverwaltungssystem
zu entwickeln, das sowohl die internen Bedingungen als auch das Prinzip der Wirtschaftlichkeit
berücksichtigt, beschloss die Führungsspitze von Zollner, eine Lizenzoptimierungssoftware
einzuführen, die in erster Linie Ressourcen für das Lizenzmanagement einsparen, die Erstellung
eines internen Rückvergütungsmodells ermöglichen und die SAP-Vermessung regeln helfen sollte.
In anderen Worten: Das System sollte die für die interne Rückvergütung und die Vertragstreue
erforderlichen Daten sammeln und analysieren.
Vorteile: Zollner erfüllt nicht nur die Vorgaben seiner Lizenzkostenvereinbarung mit SAP und
senkt Kosten und Risiken, sondern vermeidet darüber hinaus Ausgaben für Lizenzen, die nicht
benötigt werden. Das Unternehmen kann so den künftigen Bedarf an zusätzlichen Lizenzen
besser abschätzen. „Dieselben monatlichen Nutzungs-Reports dienen auch als Grundlage für die
Abschätzung unseres künftigen Lizenzbedarfs“, berichtet Hacker. „So wissen wir immer, ob wir
zusätzliche Lizenzen erwerben müssen und wie viele des jeweiligen Benutzertyps erforderlich
sind.“ Die Zahlen aus diesen Voraussagen bilden die Basis für die Budgetplanung der nächsten
Jahre.
Zollner profitiert damit aber nicht nur beim monatlichen Reporting des FlexNet Manager for
SAP Applications, sondern auch bei der jährlichen Auswertung der SAP-Lizenzen und deren
Optimierung. Bei der SAP-Systemvermessung sorgt die Flexera-Software für einen schlankeren
Prozess und schafft die notwendige Transparenz für eine genauere Durchführung der Aufgabe.
Der IT-Verantwortliche bringt seine Erfahrung mit der Flexera-Software folgendermaßen auf den
Punkt: „Das SAP-Lizenz- und Vertragsmanagement mit FlexNet Manager for SAP Applications
macht sich bezahlt.“ Zollner spart durch den Wegfall von mindestens 20 bis 30 Lizenzen pro Jahr,
die nicht erworben und gepflegt werden müssen. „Darüber hinaus erzielen wir Kostensenkungen
durch unseren internen Rückvergütungsprozess, der seine Daten aus FlexNet Manager for SAP
Applications bezieht.“
Erfolgsgeschichte:
Zollner optimiert das SAP-Lizenz- und Vertragsmanagement
dank FlexNet Manager for SAP Applications
>> Fortsetzung
„Das Lizenzierungsmodell von Softwareanbietern
wie SAP ist in der Regel sehr rigide“, erklärt
IT-Leiter Günther Hacker. „Aber unser
Geschäftsmodell erfordert ein gewisses Maß an
Flexibilität. Unser auf Produktion ausgerichtetes
Geschäft bringt es beispielsweise mit sich, dass
ein Mitarbeiter lediglich ein- bis zweimal am Tag
das SAP-System nutzt, dennoch darf eine Lizenz
nicht von mehreren Personen verwendet werden.“
Das Lizenzmanagement mit Flexera bringt Zollner
zwei wichtige Vorteile. „Mit dem Reporting der
Flexnet Manager Suite können wir einerseits die
Daten nutzen, die dieses Produkt jeden Monat
sammelt, um im Rahmen unseres Vertrags eine
präzise und angemessene Lizenzierung zu
gewährleisten, was bedeutet, dass wir stets unseren
vertraglichen Verpflichtungen nachkommen. Auf der
anderen Seite können wir intern eine Rückvergütung
unserer Softwareaufwendungen durchführen“,
erklärt der IT-Leiter.
Günther Hacker
- Director IT
Zollner

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(Globale Firmenzentrale):
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Suche nach der richtigen Lösung
„Wir mussten nicht lange suchen“, stellt
Hacker fest. „Nach kurzer Suche und einer
Empfehlung sind wir auf Flexera gestoßen.“
FlexNet Manager for SAP Applications
wurde in einem eintägigen Workshop
vorgestellt und nach einem gründlichen
Studium der Dokumentation hat man sich
schnell für die Lizenzoptimierungssoftware
entschieden. Durch den Einsatz von
FlexNet Manager for SAP Applications,
einer Kernkomponenten von FlexNet
Manager Suite for Enterprises, kann der
Vertragshersteller die Nutzung seiner
SAP-Lizenzen zentral überwachen und
analysieren. Die Software bietet Einblick in
die SAP-Nutzung und empfiehlt die jeweils
optimale Einzelnutzerlizenz für jeden Nutzer,
um unnötige Ausgaben für Lizenzen und
Wartung zu vermeiden.
Implementierung von FlexNet Manager
for SAP Applications
Installation und Konfiguration der
Software gingen nahtlos vonstatten und
kosteten das Team bei Zollner und die
Flexera-Softwareexperten nur zwei bis
drei Manntage. „FlexNet Manager for
SAP Applications ist selbsterklärend und
benutzerfreundlich und wird mit einer sehr
detaillierten Dokumentation geliefert“, betont
der Projektmanager. „Wenn neue Systeme
hinzugefügt werden, braucht man nur eine
Transportanfrage durchzuführen, um die
Systeme zu integrieren.“ Als Zollner zu einem
späteren Zeitpunkt die SAP-Installation um
HCM (Human Capital Management) und
PPS (Production Planning and Scheduling)
erweiterte, verfügte Hackers Team bereits
um genügend Know-how, um ohne weiteren
externen Support auszukommen. „Eine
gute strukturierte Bedienoberfläche trägt
wesentlich zur Benutzerfreundlichkeit
bei“, sagt Hacker. „Sie ermöglicht es, die
an die Software angebundenen Systeme
sowie aktuelle Werte zum Benutzer und
die Auswertungen sehr strukturiert und
übersichtlich darzustellen.
Rückvergütung von Softwarelizenzkosten
Die SAP-Nutzerdaten, die von FlexNet
Manager for SAP Applications für
jeden Nutzer gesammelt werden (z. B.
CPU-Verbrauch, Rollenautorisierung
und Modulnutzung), gehen in die
monatlichen Reports ein und werden
an das Rückvergütungsteam von Zollner
weitergeleitet. So kann das Unternehmen
entsprechende Kosten auf SAP-Anwender
umlegen, die über eine gewisse Zeitspanne
viel Systemlast erzeugen, und denjenigen,
die SAP in dem Zeitraum weniger genutzt
haben, geringere Kosten anrechnen. „Diese
flexible, leistungsgerechte Kostenumlage wirkt
sich sehr positiv auf die Wirtschaftlichkeit
verschiedener Bereiche aus“, betont der
IT-Leiter.
Stetige Compliance
Um die Lizenzvereinbarungen zu erfüllen,
gibt es monatliche Prozesse, mit denen das
Tool die in den SAP-Verträgen festgelegten
Ziele mit der tatsächlichen Nutzung
vergleichen und damit einen präzisen
Lizenzstatus ermitteln kann. Die Software
überwacht außerdem die nicht genutzten
Lizenzen und stellt sicher, dass Nutzer
korrekt klassifiziert werden. Darüber hinaus
erkennt und ermöglicht sie das Entfernen
von mehrfach angelegten Nutzern. Die
Software sorgt für Transparenz bei der
SAP-Lizenzklassifizierung. „Wir haben eine
Klassifizierungsstrategie festgelegt, die mit
Hilfe des parametrisierbaren Regelwerks in
FlexNet Manager for SAP Applications die
jeweils effizienteste Lizenzierung ermöglicht“,
stellt Hacker fest. „So kann der Prozess der
SAP-Lizenzverwaltung automatisiert und
optimiert werden.“
„Wir haben ein internes Verrechnungsmodell
entwickelt, das auf den Informationen von
FlexNet Manager for SAP Applications aufbaut
und auf der Basis der Systemnutzung eine
leistungsgerechte Umlage der Kosten ermöglicht“,
so Hacker.
Günther Hacker
Über Flexera Software
Flexera Software unterstützt Softwarehersteller
und Anwenderunternehmen dabei,
die Nutzung von Software zu steigern
und Mehrwerte daraus zu generieren.
Die innovativen Lösungen für
Softwarelizenzierung, Compliance und
Installation ermöglichen kontinuierliche
Lizenz-Compliance und optimierte
Softwareinvestitionen. Sie wappnen
Geschäftsmodelle gegen die Risiken und
Kosten einer sich ständig ändernden
Technologie und machen Unternehmen
zukunftsfähig. In mehr als 25 Jahren
Marktführerschaft hat sich Flexera Software
den Ruf einer bewährten und neutralen
Quelle für Wissen und Expertise erarbeitet.
Über 80.000 Kunden vertrauen auf das
Automatisierungspotenzial und die Intelligenz
der Produkte von Flexera Software. Weitere
Informationen: www.flexerasoftware.de