SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 10
Downloaden Sie, um offline zu lesen
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 1 / 10
Vertrieb ist der Motor Ihres Unternehmens. Läuft er
nicht rund und effizient, hat Ihr Unternehmen ein Prob-
lem. Ihren Vertrieb müssen Sie steuern, seine Wirkung
und Effizienz planen und überwachen, Leistungsschwä-
chen erkennen und beheben. Dazu benötigen Sie geeig-
nete Instrumente, Prozesse und Strukturen: Vertriebs-
steuerung.
WAS IST VERTRIEBSSTEUERUNG?
Vertriebssteuerung ist die Gesamtheit der Prozesse, mit denen Sie ihren Vertrieb
planen und mit dem Sie Vorhersagen treffen, mit denen der Vertrieb gemessen, be-
wertet und gesteuert wird. Dies bezieht sich auf Kosten, Ergebnisse, Qualitat und
Zeiten. Vertriebssteuerung umfasst Absatzprognosen, Personal- und Ressourcenein-
satz, Preissteuerung, Provisionierung, um nur einige Elemente zu nennen. Vertriebs-
steuerung kann auch als Vertriebs-Controlling bezeichnet werden, was die enge Ver-
bindung von Vertrieb und Controlling verdeutlicht.
WOZU BRAUCHT MAN VERTRIEBSSTEUERUNG?
Jeder Vertrieb wird auf irgendeine Weise gesteuert – daher stellt sich die Frage nicht,
ob ein Unternehmen eine Vertriebssteuerung benotigt. Die Frage ist vielmehr, ob die
vorhandene Vertriebssteuerung gut genug ist, um Ihr Unternehmen wettbewerbs-
und zukunftsfahig zu machen. Die Frage ist, welchen zusatzlichen Nutzen Sie durch
eine Verbesserung / Optimierung Ihrer Vertriebssteuerung erzielen konnen?
Die Antwort wird fur jede Ausgangssituation und fur jedes Unternehmen unter-
schiedlich ausfallen: Mehr Wachstum durch gezieltere Akquisition, Kostensenkung
in Produktion und Einkauf durch bessere Vorhersagen, besseres Wahrnehmen von
Verkaufschancen durch rechtzeitige Kapazitatsplanung, mehr Fokus auf profitablere
Angebotssegmente, Kostensenkung im Verkauf durch optimierten Personaleinsatz …
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 2 / 10
UNSER VERTRIEBSSTEUERUNGS-MODELL
Fur unsere Beratungspraxis haben wir ein Vertriebssteuerungs-Modell entwickelt,
das systematisch funf Bereiche / Themen unterscheidet. Es ist ein Vertriebssteue-
rungs-Kreislauf, der keinen Anfang und kein Ende hat. In diesem Modell gibt es vier
Befahiger, die die Arbeit der funf Prozessbereiche ermoglichen und unterstutzen.
Vertriebssteuerung ist kein Selbstzweck; Kern und Zweck sind daher die Umsetzung
der Unternehmens- und Vertriebsstrategie.
5-STUFIGER VERTRIEBSSTEUERUNGS-KREISLAUF
Planen bedeutet, Entwicklungen vorherzusagen, Ziele zu setzen, Wege zur Zielerrei-
chung zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. Planen bedeutet auch, Chancen
und Risiken abzuwagen und letztlich Verantwortung zu ubernehmen. So hat Ver-
triebsplanung Auswirkungen auf an-
dere Bereiche und die Profitabilitat Ih-
res Unternehmens – sowohl bei zu op-
timistischer als auch zu pessimisti-
scher Planung. Ohne Planung keine
Steuerung, keine Optimierung.
Messen: Danach folgt die operative
Ausfuhrung und Umsetzung der Pla-
nung. Deren Ergebnisse und deren
Aufwand werden erfasst und gemes-
sen; entweder laufend und automati-
siert als Nebenprodukt der operativen
Arbeit oder durch gesonderte Messun-
gen, Erhebungen, Befragungen.
Analysieren, Auswerten: Messungen ergeben in der Regel zuerst einmal nur Roh-
daten. Ohne Analyse und Auswertung sind diese Rohdaten meist nutzlos: Sie mussen
getestet, aufgearbeitet, analysiert, ausgewertet und in eine diskutier- und bewert-
bare Form gebracht werden.
Bewerten: Erst jetzt kann das Management die aufbereiteten Ergebnisse bewerten,
diskutieren, kommentieren und Entscheidungen treffen. Manche Bewertungen erfol-
gen automatisiert auf Basis zuvor eingegebener Schwellenwerte und Regeln, andere
mussen manuell von Einzelpersonen oder Teams getroffen werden.
Steuern, Eingreifen: Weichen die ausgewerteten Ergebnisse von den Plan- und Ziel-
werten ab, mussen Entscheidungen getroffen werden, muss gesteuert und eingegrif-
fen werden: Durch manuelles Handeln, Investitionen, Organisationsmaßnahmen, An-
dern von Regeln und Ablaufen oder durch das Anpassen der Parameter von Regel-
systeme, zum Beispiel des Provisionssystems der Verkaufer.
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 3 / 10
Wichtig ist: Bloßes Messen ist noch keine Vertriebssteuerung. Der sogenannte Deming-
Circle („Plan – Do – Check – Act“) beruht genau auf diesem Kreislauf von Planen, Machen,
Prüfen der Ergebnisse und Umsetzen von Verbesserungsmaßnahmen.
DIE „ENABLER“
Damit Vertriebssteuerung funktioniert, mussen die Voraussetzungen dazu geschaf-
fen werden, die wir „Enabler“ nennen.
Prozesse: Vertriebssteuerung setzt Prozessmanagement voraus. Prozesse und Pro-
zessschritte mussen definiert und hinreichend fur die Zwecke der Vertriebssteue-
rung geeignet sein. Dazu gehort Prozessverstandnis im Unternehmen und die Fahig-
keit, Prozesse an geanderte Anforderungen anzupassen, standig zu optimieren. Dies
umfasst die Prozesse der Vertriebssteuerung und die zugrunde liegenden Vertriebs-
Prozesse, die geplant, gemessen und gesteuert werden.
Kompetenz: Damit Prozesse gemanagt und z.B. Analyse-Ergebnisse bewertet und
Entscheidungen getroffen werden konnen, benotigt Ihr Unternehmen die entspre-
chende Kompetenz und Fahigkeiten – sowohl bei den zustandigen Mitarbeitern als
auch beim Management. Die Anforderungen an Kompetenz wachsen standig. Somit
muss systematisch dafur gesorgt werden, dass die vorhandenen Fahigkeiten der be-
notigten Kompetenz entsprechen.
Verantwortlichkeiten: Sie mussen eindeutig definieren, wer wofur verantwortlich
und zustandig ist und was die jeweiligen Verantwortlichkeiten bedeuten und umfas-
sen: Wer darf Entscheidungen treffen, wer muss gefragt oder informiert werden und
wann mussen in kritischen Situationen Entscheidungen auf eine hohere Manage-
ment-Ebene eskaliert werden. Auch dies bezieht sich auf die Prozesse der Vertriebs-
steuerung ebenso wie auf die zugrunde liegenden Vertriebsprozesse. 
Systeme, Daten: Zudem werden geeignete Systeme zur Erfassung, Messung, Aus-
wertung und Aufbereitung der Informationen benotigt ebenso wie die klare, sinn-
volle Definition der verwendeten Daten.
STRATEGIE ALS KERN UND ZWECK
Vertriebssteuerung ist kein Selbstzweck. Selbst wenn Teile der Vertriebssteuerung
einfach nur zur Aufrechterhaltung des Vertriebs genutzt werden, ist der Kern der
Vertriebssteuerung die Mithilfe bei der Umsetzung der Strategie / Vertriebsstrategie.
ERFOLGSFAKTOREN
VORHERSAGEN
Will ein Schiffskapitan seine Ladung zum Ziel bringen, dann muss er die Reise sorg-
faltig planen und immer wieder den Kurs anlegen. Er muss externe Faktoren – Wind,
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 4 / 10
Stromung, Verkehr – berucksichtigen, seine Route planen und Treibstoff, Verpfle-
gung, Mannschaft beschaffen.
In einem Unternehmen umfasst ein Teil dieser Planung die Vorhersage der Entwick-
lung interner und externer Einflussfaktoren: Wie wird sich die Nachfrage entwi-
ckeln, wie der Wettbewerb, welche Technologien werden an Bedeutung zunehmen,
wie werden sich Markt und Kunden entwickeln? Aber auch: welche Kapazitat wer-
den wir zur Verfugung haben, wie viel Vormaterial werden wir beschaffen konnen,
wann wird das neue Produkt zur Verfugung stehen, welchen Service Level werden
wir einhalten konnen?
Dieser Vorhersageprozess ist in Bezug auf die Gesamtplanung des Unternehmens
wichtig. Noch wichtiger ist es oft, durch eine treffsichere Vorhersage lieferfahig zu
sein, d.h. keine Umsatzpotentiale zu verschenken und auf der anderen Seite eine
hohe Auslastung der Kapazitat zu erzielen.
WARUM UND WAS MUSS MAN MESSEN
Wenn Sie dann steuern und optimieren mochten, mussen Sie wissen, wo Sie aktuell
stehen. Jeder neue Kurs braucht einen Ausgangspunkt. Ein bloßes Gefuhl dafur
reicht nicht aus, es muss gemessen und Entwicklung sowie Ergebnisse moglichst
prazise bestimmt werden. So wie ein Flugkapitan ganz genau wissen muss, wo er
sich befindet und in welchem Zustand sein Flugzeug ist, bevor er starten und den
Kurs anlegen kann.
Ublicherweise hat sich ein
Unternehmen verbindliche
Ziele gesetzt: Umsatzwachs-
tum, Ergebnisverbesserung,
Marktanteilsgewinn, Steige-
rung des Aktienkurses. Diese
Ziele mussen im Interesse
aller Beteiligten moglichst
erreicht werden. Investitio-
nen basieren auf Erwartun-
gen und Annahmen und sol-
len sich am Ende auszahlen.
Dazu muss eine realistische Planung aufgesetzt und die Erfullung der Erwartungen
sichergestellt werden.
Gemessen, beobachtet und ausgewertet werden mussen im Vertrieb unterschiedli-
che Dinge – abhangig vom eigenen Geschaft und der eigenen Vertriebssituation
• Aufwandsgroßen: Anzahl Arbeitsstunden, Vertriebskosten, Sonder-Entwicklungs-
kosten, Reisekosten im Vertrieb, benotigte Flachen, Anzahl Besuche pro Tag…
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 5 / 10
• Ergebnisgroßen: Auftragseingang, Umsatz, Preisrealisierung, Anzahl Projekte, De-
ckungsbeitrag…
• Effizienzgroßen und Relative Großen: Hitrate, Vertriebskosten pro Euro Auftrags-
eingang, Umsatz pro Neukunde, Umsatz pro Mitarbeiter…
• Strukturgroßen: Sortimentsanteile, Regionale Anteile, Anteile aus Kundensegmen-
ten…
• Qualitatsgroßen: Anzahl Kundendienstfalle, Kosten fur Garantieleistungen…
• Zufriedenheitsgroßen: Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit…
• Entwicklungsgroßen: Umsatzanteil Neukunden, Trainingsaufwand Mitarbeiter…
• Markt- und Wettbewerbsvergleich: Marktanteil, Wachstum…
Was gemessen werden soll, muss sich an den Zielen von Unternehmen und Vertrieb
orientieren. Je mehr Großen berucksichtig werden, desto teurer und aufwandiger
kann der Prozess der Beobachtung, Messung und Auswertung werden und desto
schwieriger wird der Fokus auf die wirklich wichtigen Großen.
Ein probates Mittel zur Bestimmung dessen, was wirklich wichtig ist und was ge-
messen werden soll, ist die sogenannte Work-Breakdown-Structure. An ihrer Spitze
stehen die Zielwerte fur das gesamte Unternehmen. Auf jeder Stufe darunter werden
die Werte angegeben, die diese Ziele beeinflussen und bestimmen. Dies wird solange
weitergefuhrt und herunter gebrochen, bis man zu den Großen gelangt, die direkt
beeinflusst und gemessen werden konnen.
WIE KANN MAN MESSEN – MESSQUALITÄT
Einige der benotigten und ausgewahlten Messwerte liegen im Unternehmen mog-
licherweise bereits vor, da sie an anderer Stelle genutzt werden, wie etwa Umsatz
und Kosten aus der Finanzbuchhaltung. Andere Daten werden aber ublicherweise
nicht erhoben oder gespeichert und konnen nur mit zusatzlichen Aufwand erfasst
werden. Hierzu gehoren etwa die Anzahl der Verkaufer-Besuche pro Tag oder die
Kundenzufriedenheit. In diesem Fall muss gepruft werden, ob der Nutzen aus der
Erfassung und Bereitstellung der gewunschten Messwerte den zur Messung erfor-
derlichen Aufwand auch tatsachlich rechtfertigt.
Selbst fur so eindeutig klingende Werte wie „Umsatz“ ist eine genaue Definition und
Abgrenzung notig. Es muss geklart werden, in welcher Taktung (Echtzeit, taglich
vom Vortag oder halbjahrlich) Daten erhoben werden und wie diese unterschiedli-
chen Taktungen bei relativen Werten zu berucksichtigen sind. Ein Beispiel: Zur Um-
setzung einer Wachstumsstrategie aus der Ansoff-Matrix kann es wichtig sein, den
Umsatz mit Neukunden zu messen – aber was sind Neukunden, wann wird ein
fruherer Kunde zum Nicht-Kunden und kann wieder Neukunde werden, was ist,
wenn die Filiale eines bestehenden Kunden neu gewonnen wird. Hier gibt es kein
falsch oder richtig – es muss sorgfaltig abgewogen und verbindlich entschieden wer-
den – die so vereinbarte Festlegung muss dann auch technisch umsetzbar sein.
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 6 / 10
Es gibt zudem „harte“ Werte, wie den Umsatz, und eher weiche, ungenaue, wie die
Anzahl der Besuche pro Tag – wie ist z.B. ein „Besuch“ definiert – oder die Zufrieden-
heit von Kunden und Mitarbeitern.
Bei allen Daten ist sicherzustellen, dass ihre Definition korrekt ist und dass sie wie
gewunscht verfugbar sind. Oft liegen sie in anderen (IT-)Systemen und konnen nicht
ohne weiteres abgegriffen werden. Es empfiehlt sich, eine Datenarchitektur zu ent-
wickeln, in der alle Daten definiert und ihre Zusammenhange dokumentiert werden.
Viele Daten werden aus dem vorhandenen ERP-System abgegriffen werden konnen;
fur viele Vertriebs-relevante Daten wird man ein CRM nutzen oder einfuhren wollen.
BEARBEITEN UND AUSWERTEN
In vielen Unternehmen liegen Daten und Informationen in erheblichem Umfang vor
– Stichwort Big Data – jedoch oft in nicht akzeptabler oder nur schwer auswertba-
rer Qualitat und an Speicherorten, auf die nur bedingt zugegriffen werden kann.
Die Speicherung, Verfugbarkeit, Abfrage, Auswertung und Analyse von Messwerten
ist eine Frage, die sowohl von der Business- als auch der IT-Architektur geklart wer-
den muss.
Ublicherweise werden vom Vertrieb – idealerweise in Abstimmung mit dem Control-
ling – die System-Anforderungen definiert und dann von der IT umgesetzt – nach
klassischer Wasserfall-Methode (erst alle Anforderungen definieren und dann uber
Pflichten-, Lastenheft, Proof-of-Concept etc. realisieren) oder agil mit der so genann-
ter SCRUM-Technik.
Machtige IT-Instrumente zur Auswertung und Aufbereitung gibt es heute zu ver-
gleichsweise moderaten Preisen als Standards zu kaufen. Dies ist heute kein Problem
mehr, niemand wurde ernsthaft ein auf Dauer angelegtes Auswertungssystem aus
Microsoft-Excel oder -Access aufbauen – wohl aber fur Einmalaufgaben und in der
Entwicklung. Das Stichwort, unter dem man geeignete Instrumente findet, ist Busi-
ness Intelligence oder BI. Ein solches BI-Instrument sollte zusammen mit einem
CRM-Tool eingesetzt werden und kann auch Teil eines CRM-Systems sein. Engpass
und kritisch sind dabei die Anbindung an andere Systeme und die eindeutige wie
praktikable Definition der Daten.
Es gibt Methoden, wie die Balanced Scorecard, und Instrumente, die ein Unterneh-
men fur die Vertriebssteuerung verwenden und einsetzen kann. Sie sind viel disku-
tiert und vielfach erprobt. Wir greifen selbst gern auf eine an die Balanced Scorecard
angelehnte Methode zuruck. Zudem haben wir eine Methode der Vertriebssteuerung
entwickelt, die wir Potenzial-orientierte Vertriebssteuerung nennen und die eben-
falls als Ausgangsbasis verwendet werden kann.
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 7 / 10
UMSETZUNG DER ERGEBNISSE
Ausschlaggebend ist die Verbindung der Vertriebssteuerung mit der strategischen
Ausrichtung und den Unternehmenszielen. Irgendetwas zu messen und auszuwerten
mag den Eindruck erwecken, den Vertrieb zu steuern – in Wirklichkeit ist dies aber
ein falscher Eindruck.
Ein Prozess mit Regeln, Ablaufen und Verantwortlichkeiten ist fur den Umgang mit
Auswertungen und Ergebnissen erforderlich. Vertriebssteuerung besteht nicht nur
aus Messung und Analyse, sondern vor allem aus Bewertung, Maßnahmen und Pla-
nung. Es muss daher festgelegt werden, welche Messergebnisse noch im zulassigen
Bereich liegen und welche bereits kritisch sind. Und es muss bereits vorher entschie-
den sein, wer fur Abweichungen zustandig ist und wer entsprechende Maßnahmen
entwickeln, entscheiden und umsetzen darf und muss.
EINFÜHRUNG ODER OPTIMIERUNG
DEFINITION ALS PROJEKT
Alles beginnt damit zu bestimmen, wo man steht und wohin man gehen mochte, wie
Vertriebssteuerung zukunftig
aufgebaut werden soll. Sofern es
sich auf dem Weg zum Zukunfts-
bild um mehr als nur kleine An-
derungen an einem bestehenden
System handelt, sind Neueinfuh-
rung oder Optimierung einer
Vertriebssteuerung als ein Pro-
jekt zu verstehen und zu definie-
ren. Es handelt sich um mehrere
Dimensionen und um vielfache
Risiken: Am Anfang steht die Business-Dimension, in der Zweck, Nutzen und Rich-
tung definiert werden. Dazu mussen Prozesse und Organisationsstrukturen ange-
passt werden. Das so Entwickelte muss in Systemen und IT-Strukturen realisiert
werden und letztlich muss das so Realisierte in der Organisation umgesetzt und ein-
gefuhrt werden – Menschen mussen es verstehen, wollen und konnen.
Ohne ausreichende Business- und System-Kompetenz werden Einfuhrung und lau-
fende Optimierung / Wartung einer Vertriebssteuerung nicht gelingen. Fur die Ein-
fuhrung kann externer Sachverstand genutzt werden, fur die laufende Nutzung und
Aktualisierung muss dieser Sachverstand im Unternehmen vorhanden und up-to-
date sein.
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 8 / 10
„ROAD MAP“ UND REALISIERUNGS-STRATEGIE
Sie konnen eine brauchbare Vertriebssteuerung als großen, einmaligen Wurf anle-
gen mit dem Ziel, in einem einzigen Projekt zur Ideallosung zu kommen. Sie konnen
aber auch in mehreren Phasen vorgehen und mit Quick Wins versuchen, schnell ers-
ten Nutzen zu erzielen und eine perfekte Losung dann in mehreren, vorgeplanten
Schritten zu realisieren; dies bietet sich insbesondere dann an, wenn parallel dazu
die IT-Landschaft uber einen großeren Zeitraum neu gestaltet wird. Ebenso – aber
eher weniger gut – kann eine bestehende Vertriebssteuerung auch evolutionar in
Mini-Schritten weiterentwickelt werden, ohne dass bereits zu Beginn eine klare Vor-
stellung vom Zielbild vorliegt.
UNTERSTÜTZUNG DURCH EXTERNE
Wir vertreten die Ansicht, dass ein Unternehmen seine Kernaufgaben eigentlich
selbst erledigen sollte. Dazu gehort das Steuern seines Vertriebs. Damit diese Auf-
gabe aber wahrgenommen werden kann, muss das fur das jeweilige Unternehmen
bestmogliche System zur Vertriebssteuerung eingefuhrt und genutzt werden.
Sollte ein Unternehmen das nicht selbst konnen – mangels Erfahrung oder mangels
Kapazitat – sollte es sich dazu kompetenter externer Hilfe bedienen. Dabei ist vor
allem der Uberblick, das ganzheitliche Verstandnis wichtig. Nur dadurch konnen die
geeigneten Elemente angemessen gefunden und in den richtigen Rahmen gestellt
werden.
Die Einfuhrung oder Optimierung einer Vertriebssteuerung hat zwar mit IT-Themen
zu tun – eine Aufgabe fur einen IT-Experten oder einen IT-Lieferanten an der Pro-
jektspitze ist es sicherlich nicht.
Externe konnen auf unterschiedliche Weise unterstutzen:
• Externe ubernehmen eine komplette Aufgabe, bearbeiten sie in einem großen, im
Wesentlichen externen Team und liefern am Ende die Ergebnisse ab
• Ein Externer leitet und steuert ein Kunden-internes Team; nur fur Sonderaufgaben
werden gezielte weitere Externe eingesetzt; der Externe ist sowohl Projektleiter
als auch derjenige, der die Konzeptideen einbringt
• Ein oder mehrere Externe werden als Experten eingesetzt und ubernehmen ein-
zelne Aufgaben
• Ein Externer coacht die Verantwortlichen ohne selbst im Projekt aktiv zu sein, zu-
dem kann er z.B. Mitglied im Projektlenkungsausschuss sein
Welche Arbeitsweise im konkreten Fall infrage kommt, muss individuell anhand der
Moglichkeiten und Ziele eines Unternehmens definiert werden. Sowohl Kosten als
auch „Eigentumerschaft“ und Knowhow-Transfer sprechen aus unserer Sicht dafur,
kein großes externes Team einzusetzen
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 9 / 10
PROJEKTSTRUKTUR
Dass aus unserer Sicht die Strategie im Kern der Vertriebssteuerung liegt, wird ein
Projekt sinnvoll mit der Definition der Anforderungen aus der Strategie beginnen.
Wir schlagen daruber hinaus ein agiles Vorgehen vor. Dabei mussen drei Kompetenz-
bereiche aussage- und entscheidungsfahig eingebunden sein: Die Business-Seite, d.h.
insbesondere Vertrieb und Controlling, die IT-Seite, mit allen relevanten Elementen
und Daten-Verantwortliche.
Wichtig ist typischerweise die Koordination mit anderen Projekten, insbesondere in
der IT, um mittel- bis langfristige Anpassungen rechtzeitig zu berucksichtigen.
VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG
Oktober 2018 Seite 10 / 10
ÜBER UNS
Best Practice Sales ist eine auf Vertriebsthemen speziali-
sierte Unternehmensberatung. Unsere Themen: Vertriebs-
Audits, Personalprozesse und Personalentwicklung im Ver-
trieb, Vertriebsstrategie, Vertriebssteuerung (einschließlich
Provisionssysteme), IT im Vertrieb (CRM, BI), Organisations-
anderungen, „Neustart Vertriebsmotor“ als Wachstumsiniti-
ative, Key Account Management.
Wir tun dies in komplexen Neuausrichtungen, bei Verande-
rungsprojekten, bei Krisenbewaltigung und Restrukturie-
rung – als Berater, Interim-Manager, Projektleiter, Fuhrungs-
krafte-Coach oder Referent.
Wir arbeiten zumeist in langerfristigen Mandaten und legen
Wert darauf, nicht nur zu beraten, sondern unsere Kunden
„hands-on“ als operativer Macher zu begleiten. Dazu bringen
wir Kompetenz mit, sichern die Projektqualitat, fuhren die
Kunden-Teammitglieder und stellen den Knowhow-Transfer
zum Kunden sicher.
Wir arbeiten fur kleine bis sehr große Unternehmen und
Vertriebsorganisationen, schwerpunktmaßig im deutsch-
und englischsprachigen Raum – von mittelstandischen, eigentumergefuhrten Unternehmen bis zu
multinationalen Konzernen. Dabei betreuen wir Außendienst-Organisationen, Einzelhandel, Key Ac-
count Management, Vertriebssteuerung, Agenturen/Makler, Auftragsbearbeitung, Call-Center und
Kundendienste. Wir kennen viele Industrien – Handel, Industrie-Geschafte, Finanzdienstleister,
Transport, Dienstleister, Konsumguter, Interessenvertretungen – in vielen unterschiedlichen Ver-
kaufssituationen – Endverbrauchergeschaft, OEM, Distributoren/Handel, Vermittler, Agenturen, Ein-
zelhandel.
Eine Vielzahl erfolgreicher Projekte mit nachgewiesenen Ergebnissen konnen wir vorweisen ebenso
wie zahlreiche Referenzen aus unterschiedlichen Industrien.
Was zeichnet uns aus – was macht uns zu „Best Practice“? Wir bringen in unsere Arbeit ein unsere
personliche Erfahrung als Berater renommierter Beratungsfirmen (Boston Consulting Group, Gemini
Consulting), Projektleitungskompetenz, Berufserfahrung als Vertriebsleiter, Geschaftsleitungserfah-
rung in Sanierungssituationen. Unsere Kompetenz umfasst Vertrieb, Strategie, Personalprozesse, Pro-
zessoptimierung, IT-Systemunterstutzung (u.a. CRM und BI), Organisationsentwicklung, Projektma-
nagement (auch agiles Arbeiten und Scrum Master), Steuerung/Controlling und Change Manage-
ment.
PETER KLESSE
Geschäftsführer
Tel. +49 (211) 13866 - 211
Fax +49 (171) 5550111
eMail klesse@bpsales.de
Best Practice Sales Consultants Ltd.
Konigsallee 14, 40212 Dusseldorf
www.bpsales.de

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Controlling audit ak west i
Controlling audit ak west iControlling audit ak west i
Controlling audit ak west i
ICV_eV
 
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
fokus_prinzip
 
Moderne budgetierung fundamente_final
Moderne budgetierung fundamente_finalModerne budgetierung fundamente_final
Moderne budgetierung fundamente_final
ICV_eV
 
Folder finanzierung
Folder finanzierungFolder finanzierung
Folder finanzierung
fokusprinzip
 
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase! Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
WM-Pool Pressedienst
 
Rech ctrl folien kap07 76 78
Rech ctrl folien kap07 76 78Rech ctrl folien kap07 76 78
Rech ctrl folien kap07 76 78
denkbar media
 
Strategisches marketing einführung
Strategisches marketing einführungStrategisches marketing einführung
Strategisches marketing einführung
Flodur
 

Was ist angesagt? (20)

BPM-Club Köln 03.11.16: Ariane Möller - Praxisbeispiele prozessorientiertes U...
BPM-Club Köln 03.11.16: Ariane Möller - Praxisbeispiele prozessorientiertes U...BPM-Club Köln 03.11.16: Ariane Möller - Praxisbeispiele prozessorientiertes U...
BPM-Club Köln 03.11.16: Ariane Möller - Praxisbeispiele prozessorientiertes U...
 
BPM Club Köln, 03.11.16: Frank Ahlrichs über Prozessorientiertes Unternehmens...
BPM Club Köln, 03.11.16: Frank Ahlrichs über Prozessorientiertes Unternehmens...BPM Club Köln, 03.11.16: Frank Ahlrichs über Prozessorientiertes Unternehmens...
BPM Club Köln, 03.11.16: Frank Ahlrichs über Prozessorientiertes Unternehmens...
 
Controlling audit ak west i
Controlling audit ak west iControlling audit ak west i
Controlling audit ak west i
 
Mercuri international studie vergütungssysteme im vertriebsaussendienst kom...
Mercuri international   studie vergütungssysteme im vertriebsaussendienst kom...Mercuri international   studie vergütungssysteme im vertriebsaussendienst kom...
Mercuri international studie vergütungssysteme im vertriebsaussendienst kom...
 
Checkliste: Entscheidungshilfe Einführung Balanced Scorecard (020165)
Checkliste: Entscheidungshilfe Einführung Balanced Scorecard (020165)Checkliste: Entscheidungshilfe Einführung Balanced Scorecard (020165)
Checkliste: Entscheidungshilfe Einführung Balanced Scorecard (020165)
 
PROFIT PILOT
PROFIT PILOTPROFIT PILOT
PROFIT PILOT
 
Nachhaltige Unternehmensentwicklung
Nachhaltige UnternehmensentwicklungNachhaltige Unternehmensentwicklung
Nachhaltige Unternehmensentwicklung
 
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
Nachhaltige Unternehmensentwicklung V2
 
Moderne budgetierung fundamente_final
Moderne budgetierung fundamente_finalModerne budgetierung fundamente_final
Moderne budgetierung fundamente_final
 
Strategische Marketingplanung - Training für das Strategische Marketing
Strategische Marketingplanung - Training für das Strategische MarketingStrategische Marketingplanung - Training für das Strategische Marketing
Strategische Marketingplanung - Training für das Strategische Marketing
 
Nützliche tipps für einen erfolgreichen vertrieb
Nützliche tipps für einen erfolgreichen vertriebNützliche tipps für einen erfolgreichen vertrieb
Nützliche tipps für einen erfolgreichen vertrieb
 
Folder finanzierung
Folder finanzierungFolder finanzierung
Folder finanzierung
 
Erfolgsfaktoren Sales Excellence - White Paper Survey 2017
Erfolgsfaktoren Sales Excellence - White Paper Survey 2017Erfolgsfaktoren Sales Excellence - White Paper Survey 2017
Erfolgsfaktoren Sales Excellence - White Paper Survey 2017
 
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase! Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
Businessplan-Verwirklichen Sie Ihre Ideen nicht nur in der Gründungsphase!
 
Marketing 1
Marketing 1Marketing 1
Marketing 1
 
Strategieanalysen - Services für die Strategie- und Managementberatung
Strategieanalysen - Services für die Strategie- und ManagementberatungStrategieanalysen - Services für die Strategie- und Managementberatung
Strategieanalysen - Services für die Strategie- und Managementberatung
 
Transformation einer Vertriebsorganisation im Maschinenbau
Transformation einer Vertriebsorganisation im MaschinenbauTransformation einer Vertriebsorganisation im Maschinenbau
Transformation einer Vertriebsorganisation im Maschinenbau
 
Rech ctrl folien kap07 76 78
Rech ctrl folien kap07 76 78Rech ctrl folien kap07 76 78
Rech ctrl folien kap07 76 78
 
Der Controlling Berater Kennzahlen optimal nutzen: Balanced Scorecard als gan...
Der Controlling Berater Kennzahlen optimal nutzen: Balanced Scorecard als gan...Der Controlling Berater Kennzahlen optimal nutzen: Balanced Scorecard als gan...
Der Controlling Berater Kennzahlen optimal nutzen: Balanced Scorecard als gan...
 
Strategisches marketing einführung
Strategisches marketing einführungStrategisches marketing einführung
Strategisches marketing einführung
 

Ähnlich wie Vertrieb braucht Steuerung

Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - GermanIntegrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
Birgit Breitschuh
 
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben? Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
WM-Pool Pressedienst
 
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
WM-Pool Pressedienst
 

Ähnlich wie Vertrieb braucht Steuerung (20)

Accountplan einführen
Accountplan einführenAccountplan einführen
Accountplan einführen
 
Marketing-Controlling mit Data Mining
Marketing-Controlling mit Data MiningMarketing-Controlling mit Data Mining
Marketing-Controlling mit Data Mining
 
Aktiver Vertrieb 08-18
Aktiver Vertrieb 08-18Aktiver Vertrieb 08-18
Aktiver Vertrieb 08-18
 
Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzen
Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzenUnternehmensstrategien erfolgreich umsetzen
Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzen
 
Arbeitshandbuch geschäftsführer
Arbeitshandbuch geschäftsführerArbeitshandbuch geschäftsführer
Arbeitshandbuch geschäftsführer
 
7 Gebote für eine erfolgreiche Planung des Handelsmarketings
7 Gebote für eine erfolgreiche Planung des Handelsmarketings7 Gebote für eine erfolgreiche Planung des Handelsmarketings
7 Gebote für eine erfolgreiche Planung des Handelsmarketings
 
Erfolgs und Wirkungsmessung von Regionalentwicklungsprozesse
Erfolgs  und Wirkungsmessung von RegionalentwicklungsprozesseErfolgs  und Wirkungsmessung von Regionalentwicklungsprozesse
Erfolgs und Wirkungsmessung von Regionalentwicklungsprozesse
 
Broschüre Store Entwicklungs Projekt
Broschüre Store Entwicklungs ProjektBroschüre Store Entwicklungs Projekt
Broschüre Store Entwicklungs Projekt
 
Aufbau einer erfolgreichen Vertriebsabteilung – Neue Erkenntnisse aus der Ver...
Aufbau einer erfolgreichen Vertriebsabteilung – Neue Erkenntnisse aus der Ver...Aufbau einer erfolgreichen Vertriebsabteilung – Neue Erkenntnisse aus der Ver...
Aufbau einer erfolgreichen Vertriebsabteilung – Neue Erkenntnisse aus der Ver...
 
Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - GermanIntegrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
Integrierte Unternehmensplanung - IBP for High Performance - German
 
Marketing-Controlling am Beispiel von Endverbraucher Promotion
Marketing-Controlling am Beispiel von Endverbraucher PromotionMarketing-Controlling am Beispiel von Endverbraucher Promotion
Marketing-Controlling am Beispiel von Endverbraucher Promotion
 
First-Line Sales Manager (Mercuri International - Studie 2016)
First-Line Sales Manager (Mercuri International - Studie 2016)First-Line Sales Manager (Mercuri International - Studie 2016)
First-Line Sales Manager (Mercuri International - Studie 2016)
 
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben? Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
Kann ein Unternehmen heute ohne Strategie überleben?
 
Qualitäts monitor 2013
Qualitäts monitor 2013Qualitäts monitor 2013
Qualitäts monitor 2013
 
Online Marketing-Kampagnen - Services für die Management- und Marketingberatung
Online Marketing-Kampagnen - Services für die Management- und MarketingberatungOnline Marketing-Kampagnen - Services für die Management- und Marketingberatung
Online Marketing-Kampagnen - Services für die Management- und Marketingberatung
 
Unternehmensgründung in Polen (2014)
Unternehmensgründung in Polen (2014)Unternehmensgründung in Polen (2014)
Unternehmensgründung in Polen (2014)
 
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
Unternehmensstrategie - Was braucht eine KMU?
 
Buy & Integrate - EY GSA TAS Advisory Services Flyer (German)
Buy & Integrate - EY GSA TAS Advisory Services Flyer (German)Buy & Integrate - EY GSA TAS Advisory Services Flyer (German)
Buy & Integrate - EY GSA TAS Advisory Services Flyer (German)
 
KPI Management
KPI ManagementKPI Management
KPI Management
 
Businessplan: Durchstarten statt Notlanden
Businessplan: Durchstarten statt NotlandenBusinessplan: Durchstarten statt Notlanden
Businessplan: Durchstarten statt Notlanden
 

Vertrieb braucht Steuerung

  • 1. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 1 / 10 Vertrieb ist der Motor Ihres Unternehmens. Läuft er nicht rund und effizient, hat Ihr Unternehmen ein Prob- lem. Ihren Vertrieb müssen Sie steuern, seine Wirkung und Effizienz planen und überwachen, Leistungsschwä- chen erkennen und beheben. Dazu benötigen Sie geeig- nete Instrumente, Prozesse und Strukturen: Vertriebs- steuerung. WAS IST VERTRIEBSSTEUERUNG? Vertriebssteuerung ist die Gesamtheit der Prozesse, mit denen Sie ihren Vertrieb planen und mit dem Sie Vorhersagen treffen, mit denen der Vertrieb gemessen, be- wertet und gesteuert wird. Dies bezieht sich auf Kosten, Ergebnisse, Qualitat und Zeiten. Vertriebssteuerung umfasst Absatzprognosen, Personal- und Ressourcenein- satz, Preissteuerung, Provisionierung, um nur einige Elemente zu nennen. Vertriebs- steuerung kann auch als Vertriebs-Controlling bezeichnet werden, was die enge Ver- bindung von Vertrieb und Controlling verdeutlicht. WOZU BRAUCHT MAN VERTRIEBSSTEUERUNG? Jeder Vertrieb wird auf irgendeine Weise gesteuert – daher stellt sich die Frage nicht, ob ein Unternehmen eine Vertriebssteuerung benotigt. Die Frage ist vielmehr, ob die vorhandene Vertriebssteuerung gut genug ist, um Ihr Unternehmen wettbewerbs- und zukunftsfahig zu machen. Die Frage ist, welchen zusatzlichen Nutzen Sie durch eine Verbesserung / Optimierung Ihrer Vertriebssteuerung erzielen konnen? Die Antwort wird fur jede Ausgangssituation und fur jedes Unternehmen unter- schiedlich ausfallen: Mehr Wachstum durch gezieltere Akquisition, Kostensenkung in Produktion und Einkauf durch bessere Vorhersagen, besseres Wahrnehmen von Verkaufschancen durch rechtzeitige Kapazitatsplanung, mehr Fokus auf profitablere Angebotssegmente, Kostensenkung im Verkauf durch optimierten Personaleinsatz …
  • 2. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 2 / 10 UNSER VERTRIEBSSTEUERUNGS-MODELL Fur unsere Beratungspraxis haben wir ein Vertriebssteuerungs-Modell entwickelt, das systematisch funf Bereiche / Themen unterscheidet. Es ist ein Vertriebssteue- rungs-Kreislauf, der keinen Anfang und kein Ende hat. In diesem Modell gibt es vier Befahiger, die die Arbeit der funf Prozessbereiche ermoglichen und unterstutzen. Vertriebssteuerung ist kein Selbstzweck; Kern und Zweck sind daher die Umsetzung der Unternehmens- und Vertriebsstrategie. 5-STUFIGER VERTRIEBSSTEUERUNGS-KREISLAUF Planen bedeutet, Entwicklungen vorherzusagen, Ziele zu setzen, Wege zur Zielerrei- chung zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. Planen bedeutet auch, Chancen und Risiken abzuwagen und letztlich Verantwortung zu ubernehmen. So hat Ver- triebsplanung Auswirkungen auf an- dere Bereiche und die Profitabilitat Ih- res Unternehmens – sowohl bei zu op- timistischer als auch zu pessimisti- scher Planung. Ohne Planung keine Steuerung, keine Optimierung. Messen: Danach folgt die operative Ausfuhrung und Umsetzung der Pla- nung. Deren Ergebnisse und deren Aufwand werden erfasst und gemes- sen; entweder laufend und automati- siert als Nebenprodukt der operativen Arbeit oder durch gesonderte Messun- gen, Erhebungen, Befragungen. Analysieren, Auswerten: Messungen ergeben in der Regel zuerst einmal nur Roh- daten. Ohne Analyse und Auswertung sind diese Rohdaten meist nutzlos: Sie mussen getestet, aufgearbeitet, analysiert, ausgewertet und in eine diskutier- und bewert- bare Form gebracht werden. Bewerten: Erst jetzt kann das Management die aufbereiteten Ergebnisse bewerten, diskutieren, kommentieren und Entscheidungen treffen. Manche Bewertungen erfol- gen automatisiert auf Basis zuvor eingegebener Schwellenwerte und Regeln, andere mussen manuell von Einzelpersonen oder Teams getroffen werden. Steuern, Eingreifen: Weichen die ausgewerteten Ergebnisse von den Plan- und Ziel- werten ab, mussen Entscheidungen getroffen werden, muss gesteuert und eingegrif- fen werden: Durch manuelles Handeln, Investitionen, Organisationsmaßnahmen, An- dern von Regeln und Ablaufen oder durch das Anpassen der Parameter von Regel- systeme, zum Beispiel des Provisionssystems der Verkaufer.
  • 3. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 3 / 10 Wichtig ist: Bloßes Messen ist noch keine Vertriebssteuerung. Der sogenannte Deming- Circle („Plan – Do – Check – Act“) beruht genau auf diesem Kreislauf von Planen, Machen, Prüfen der Ergebnisse und Umsetzen von Verbesserungsmaßnahmen. DIE „ENABLER“ Damit Vertriebssteuerung funktioniert, mussen die Voraussetzungen dazu geschaf- fen werden, die wir „Enabler“ nennen. Prozesse: Vertriebssteuerung setzt Prozessmanagement voraus. Prozesse und Pro- zessschritte mussen definiert und hinreichend fur die Zwecke der Vertriebssteue- rung geeignet sein. Dazu gehort Prozessverstandnis im Unternehmen und die Fahig- keit, Prozesse an geanderte Anforderungen anzupassen, standig zu optimieren. Dies umfasst die Prozesse der Vertriebssteuerung und die zugrunde liegenden Vertriebs- Prozesse, die geplant, gemessen und gesteuert werden. Kompetenz: Damit Prozesse gemanagt und z.B. Analyse-Ergebnisse bewertet und Entscheidungen getroffen werden konnen, benotigt Ihr Unternehmen die entspre- chende Kompetenz und Fahigkeiten – sowohl bei den zustandigen Mitarbeitern als auch beim Management. Die Anforderungen an Kompetenz wachsen standig. Somit muss systematisch dafur gesorgt werden, dass die vorhandenen Fahigkeiten der be- notigten Kompetenz entsprechen. Verantwortlichkeiten: Sie mussen eindeutig definieren, wer wofur verantwortlich und zustandig ist und was die jeweiligen Verantwortlichkeiten bedeuten und umfas- sen: Wer darf Entscheidungen treffen, wer muss gefragt oder informiert werden und wann mussen in kritischen Situationen Entscheidungen auf eine hohere Manage- ment-Ebene eskaliert werden. Auch dies bezieht sich auf die Prozesse der Vertriebs- steuerung ebenso wie auf die zugrunde liegenden Vertriebsprozesse.  Systeme, Daten: Zudem werden geeignete Systeme zur Erfassung, Messung, Aus- wertung und Aufbereitung der Informationen benotigt ebenso wie die klare, sinn- volle Definition der verwendeten Daten. STRATEGIE ALS KERN UND ZWECK Vertriebssteuerung ist kein Selbstzweck. Selbst wenn Teile der Vertriebssteuerung einfach nur zur Aufrechterhaltung des Vertriebs genutzt werden, ist der Kern der Vertriebssteuerung die Mithilfe bei der Umsetzung der Strategie / Vertriebsstrategie. ERFOLGSFAKTOREN VORHERSAGEN Will ein Schiffskapitan seine Ladung zum Ziel bringen, dann muss er die Reise sorg- faltig planen und immer wieder den Kurs anlegen. Er muss externe Faktoren – Wind,
  • 4. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 4 / 10 Stromung, Verkehr – berucksichtigen, seine Route planen und Treibstoff, Verpfle- gung, Mannschaft beschaffen. In einem Unternehmen umfasst ein Teil dieser Planung die Vorhersage der Entwick- lung interner und externer Einflussfaktoren: Wie wird sich die Nachfrage entwi- ckeln, wie der Wettbewerb, welche Technologien werden an Bedeutung zunehmen, wie werden sich Markt und Kunden entwickeln? Aber auch: welche Kapazitat wer- den wir zur Verfugung haben, wie viel Vormaterial werden wir beschaffen konnen, wann wird das neue Produkt zur Verfugung stehen, welchen Service Level werden wir einhalten konnen? Dieser Vorhersageprozess ist in Bezug auf die Gesamtplanung des Unternehmens wichtig. Noch wichtiger ist es oft, durch eine treffsichere Vorhersage lieferfahig zu sein, d.h. keine Umsatzpotentiale zu verschenken und auf der anderen Seite eine hohe Auslastung der Kapazitat zu erzielen. WARUM UND WAS MUSS MAN MESSEN Wenn Sie dann steuern und optimieren mochten, mussen Sie wissen, wo Sie aktuell stehen. Jeder neue Kurs braucht einen Ausgangspunkt. Ein bloßes Gefuhl dafur reicht nicht aus, es muss gemessen und Entwicklung sowie Ergebnisse moglichst prazise bestimmt werden. So wie ein Flugkapitan ganz genau wissen muss, wo er sich befindet und in welchem Zustand sein Flugzeug ist, bevor er starten und den Kurs anlegen kann. Ublicherweise hat sich ein Unternehmen verbindliche Ziele gesetzt: Umsatzwachs- tum, Ergebnisverbesserung, Marktanteilsgewinn, Steige- rung des Aktienkurses. Diese Ziele mussen im Interesse aller Beteiligten moglichst erreicht werden. Investitio- nen basieren auf Erwartun- gen und Annahmen und sol- len sich am Ende auszahlen. Dazu muss eine realistische Planung aufgesetzt und die Erfullung der Erwartungen sichergestellt werden. Gemessen, beobachtet und ausgewertet werden mussen im Vertrieb unterschiedli- che Dinge – abhangig vom eigenen Geschaft und der eigenen Vertriebssituation • Aufwandsgroßen: Anzahl Arbeitsstunden, Vertriebskosten, Sonder-Entwicklungs- kosten, Reisekosten im Vertrieb, benotigte Flachen, Anzahl Besuche pro Tag…
  • 5. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 5 / 10 • Ergebnisgroßen: Auftragseingang, Umsatz, Preisrealisierung, Anzahl Projekte, De- ckungsbeitrag… • Effizienzgroßen und Relative Großen: Hitrate, Vertriebskosten pro Euro Auftrags- eingang, Umsatz pro Neukunde, Umsatz pro Mitarbeiter… • Strukturgroßen: Sortimentsanteile, Regionale Anteile, Anteile aus Kundensegmen- ten… • Qualitatsgroßen: Anzahl Kundendienstfalle, Kosten fur Garantieleistungen… • Zufriedenheitsgroßen: Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit… • Entwicklungsgroßen: Umsatzanteil Neukunden, Trainingsaufwand Mitarbeiter… • Markt- und Wettbewerbsvergleich: Marktanteil, Wachstum… Was gemessen werden soll, muss sich an den Zielen von Unternehmen und Vertrieb orientieren. Je mehr Großen berucksichtig werden, desto teurer und aufwandiger kann der Prozess der Beobachtung, Messung und Auswertung werden und desto schwieriger wird der Fokus auf die wirklich wichtigen Großen. Ein probates Mittel zur Bestimmung dessen, was wirklich wichtig ist und was ge- messen werden soll, ist die sogenannte Work-Breakdown-Structure. An ihrer Spitze stehen die Zielwerte fur das gesamte Unternehmen. Auf jeder Stufe darunter werden die Werte angegeben, die diese Ziele beeinflussen und bestimmen. Dies wird solange weitergefuhrt und herunter gebrochen, bis man zu den Großen gelangt, die direkt beeinflusst und gemessen werden konnen. WIE KANN MAN MESSEN – MESSQUALITÄT Einige der benotigten und ausgewahlten Messwerte liegen im Unternehmen mog- licherweise bereits vor, da sie an anderer Stelle genutzt werden, wie etwa Umsatz und Kosten aus der Finanzbuchhaltung. Andere Daten werden aber ublicherweise nicht erhoben oder gespeichert und konnen nur mit zusatzlichen Aufwand erfasst werden. Hierzu gehoren etwa die Anzahl der Verkaufer-Besuche pro Tag oder die Kundenzufriedenheit. In diesem Fall muss gepruft werden, ob der Nutzen aus der Erfassung und Bereitstellung der gewunschten Messwerte den zur Messung erfor- derlichen Aufwand auch tatsachlich rechtfertigt. Selbst fur so eindeutig klingende Werte wie „Umsatz“ ist eine genaue Definition und Abgrenzung notig. Es muss geklart werden, in welcher Taktung (Echtzeit, taglich vom Vortag oder halbjahrlich) Daten erhoben werden und wie diese unterschiedli- chen Taktungen bei relativen Werten zu berucksichtigen sind. Ein Beispiel: Zur Um- setzung einer Wachstumsstrategie aus der Ansoff-Matrix kann es wichtig sein, den Umsatz mit Neukunden zu messen – aber was sind Neukunden, wann wird ein fruherer Kunde zum Nicht-Kunden und kann wieder Neukunde werden, was ist, wenn die Filiale eines bestehenden Kunden neu gewonnen wird. Hier gibt es kein falsch oder richtig – es muss sorgfaltig abgewogen und verbindlich entschieden wer- den – die so vereinbarte Festlegung muss dann auch technisch umsetzbar sein.
  • 6. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 6 / 10 Es gibt zudem „harte“ Werte, wie den Umsatz, und eher weiche, ungenaue, wie die Anzahl der Besuche pro Tag – wie ist z.B. ein „Besuch“ definiert – oder die Zufrieden- heit von Kunden und Mitarbeitern. Bei allen Daten ist sicherzustellen, dass ihre Definition korrekt ist und dass sie wie gewunscht verfugbar sind. Oft liegen sie in anderen (IT-)Systemen und konnen nicht ohne weiteres abgegriffen werden. Es empfiehlt sich, eine Datenarchitektur zu ent- wickeln, in der alle Daten definiert und ihre Zusammenhange dokumentiert werden. Viele Daten werden aus dem vorhandenen ERP-System abgegriffen werden konnen; fur viele Vertriebs-relevante Daten wird man ein CRM nutzen oder einfuhren wollen. BEARBEITEN UND AUSWERTEN In vielen Unternehmen liegen Daten und Informationen in erheblichem Umfang vor – Stichwort Big Data – jedoch oft in nicht akzeptabler oder nur schwer auswertba- rer Qualitat und an Speicherorten, auf die nur bedingt zugegriffen werden kann. Die Speicherung, Verfugbarkeit, Abfrage, Auswertung und Analyse von Messwerten ist eine Frage, die sowohl von der Business- als auch der IT-Architektur geklart wer- den muss. Ublicherweise werden vom Vertrieb – idealerweise in Abstimmung mit dem Control- ling – die System-Anforderungen definiert und dann von der IT umgesetzt – nach klassischer Wasserfall-Methode (erst alle Anforderungen definieren und dann uber Pflichten-, Lastenheft, Proof-of-Concept etc. realisieren) oder agil mit der so genann- ter SCRUM-Technik. Machtige IT-Instrumente zur Auswertung und Aufbereitung gibt es heute zu ver- gleichsweise moderaten Preisen als Standards zu kaufen. Dies ist heute kein Problem mehr, niemand wurde ernsthaft ein auf Dauer angelegtes Auswertungssystem aus Microsoft-Excel oder -Access aufbauen – wohl aber fur Einmalaufgaben und in der Entwicklung. Das Stichwort, unter dem man geeignete Instrumente findet, ist Busi- ness Intelligence oder BI. Ein solches BI-Instrument sollte zusammen mit einem CRM-Tool eingesetzt werden und kann auch Teil eines CRM-Systems sein. Engpass und kritisch sind dabei die Anbindung an andere Systeme und die eindeutige wie praktikable Definition der Daten. Es gibt Methoden, wie die Balanced Scorecard, und Instrumente, die ein Unterneh- men fur die Vertriebssteuerung verwenden und einsetzen kann. Sie sind viel disku- tiert und vielfach erprobt. Wir greifen selbst gern auf eine an die Balanced Scorecard angelehnte Methode zuruck. Zudem haben wir eine Methode der Vertriebssteuerung entwickelt, die wir Potenzial-orientierte Vertriebssteuerung nennen und die eben- falls als Ausgangsbasis verwendet werden kann.
  • 7. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 7 / 10 UMSETZUNG DER ERGEBNISSE Ausschlaggebend ist die Verbindung der Vertriebssteuerung mit der strategischen Ausrichtung und den Unternehmenszielen. Irgendetwas zu messen und auszuwerten mag den Eindruck erwecken, den Vertrieb zu steuern – in Wirklichkeit ist dies aber ein falscher Eindruck. Ein Prozess mit Regeln, Ablaufen und Verantwortlichkeiten ist fur den Umgang mit Auswertungen und Ergebnissen erforderlich. Vertriebssteuerung besteht nicht nur aus Messung und Analyse, sondern vor allem aus Bewertung, Maßnahmen und Pla- nung. Es muss daher festgelegt werden, welche Messergebnisse noch im zulassigen Bereich liegen und welche bereits kritisch sind. Und es muss bereits vorher entschie- den sein, wer fur Abweichungen zustandig ist und wer entsprechende Maßnahmen entwickeln, entscheiden und umsetzen darf und muss. EINFÜHRUNG ODER OPTIMIERUNG DEFINITION ALS PROJEKT Alles beginnt damit zu bestimmen, wo man steht und wohin man gehen mochte, wie Vertriebssteuerung zukunftig aufgebaut werden soll. Sofern es sich auf dem Weg zum Zukunfts- bild um mehr als nur kleine An- derungen an einem bestehenden System handelt, sind Neueinfuh- rung oder Optimierung einer Vertriebssteuerung als ein Pro- jekt zu verstehen und zu definie- ren. Es handelt sich um mehrere Dimensionen und um vielfache Risiken: Am Anfang steht die Business-Dimension, in der Zweck, Nutzen und Rich- tung definiert werden. Dazu mussen Prozesse und Organisationsstrukturen ange- passt werden. Das so Entwickelte muss in Systemen und IT-Strukturen realisiert werden und letztlich muss das so Realisierte in der Organisation umgesetzt und ein- gefuhrt werden – Menschen mussen es verstehen, wollen und konnen. Ohne ausreichende Business- und System-Kompetenz werden Einfuhrung und lau- fende Optimierung / Wartung einer Vertriebssteuerung nicht gelingen. Fur die Ein- fuhrung kann externer Sachverstand genutzt werden, fur die laufende Nutzung und Aktualisierung muss dieser Sachverstand im Unternehmen vorhanden und up-to- date sein.
  • 8. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 8 / 10 „ROAD MAP“ UND REALISIERUNGS-STRATEGIE Sie konnen eine brauchbare Vertriebssteuerung als großen, einmaligen Wurf anle- gen mit dem Ziel, in einem einzigen Projekt zur Ideallosung zu kommen. Sie konnen aber auch in mehreren Phasen vorgehen und mit Quick Wins versuchen, schnell ers- ten Nutzen zu erzielen und eine perfekte Losung dann in mehreren, vorgeplanten Schritten zu realisieren; dies bietet sich insbesondere dann an, wenn parallel dazu die IT-Landschaft uber einen großeren Zeitraum neu gestaltet wird. Ebenso – aber eher weniger gut – kann eine bestehende Vertriebssteuerung auch evolutionar in Mini-Schritten weiterentwickelt werden, ohne dass bereits zu Beginn eine klare Vor- stellung vom Zielbild vorliegt. UNTERSTÜTZUNG DURCH EXTERNE Wir vertreten die Ansicht, dass ein Unternehmen seine Kernaufgaben eigentlich selbst erledigen sollte. Dazu gehort das Steuern seines Vertriebs. Damit diese Auf- gabe aber wahrgenommen werden kann, muss das fur das jeweilige Unternehmen bestmogliche System zur Vertriebssteuerung eingefuhrt und genutzt werden. Sollte ein Unternehmen das nicht selbst konnen – mangels Erfahrung oder mangels Kapazitat – sollte es sich dazu kompetenter externer Hilfe bedienen. Dabei ist vor allem der Uberblick, das ganzheitliche Verstandnis wichtig. Nur dadurch konnen die geeigneten Elemente angemessen gefunden und in den richtigen Rahmen gestellt werden. Die Einfuhrung oder Optimierung einer Vertriebssteuerung hat zwar mit IT-Themen zu tun – eine Aufgabe fur einen IT-Experten oder einen IT-Lieferanten an der Pro- jektspitze ist es sicherlich nicht. Externe konnen auf unterschiedliche Weise unterstutzen: • Externe ubernehmen eine komplette Aufgabe, bearbeiten sie in einem großen, im Wesentlichen externen Team und liefern am Ende die Ergebnisse ab • Ein Externer leitet und steuert ein Kunden-internes Team; nur fur Sonderaufgaben werden gezielte weitere Externe eingesetzt; der Externe ist sowohl Projektleiter als auch derjenige, der die Konzeptideen einbringt • Ein oder mehrere Externe werden als Experten eingesetzt und ubernehmen ein- zelne Aufgaben • Ein Externer coacht die Verantwortlichen ohne selbst im Projekt aktiv zu sein, zu- dem kann er z.B. Mitglied im Projektlenkungsausschuss sein Welche Arbeitsweise im konkreten Fall infrage kommt, muss individuell anhand der Moglichkeiten und Ziele eines Unternehmens definiert werden. Sowohl Kosten als auch „Eigentumerschaft“ und Knowhow-Transfer sprechen aus unserer Sicht dafur, kein großes externes Team einzusetzen
  • 9. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 9 / 10 PROJEKTSTRUKTUR Dass aus unserer Sicht die Strategie im Kern der Vertriebssteuerung liegt, wird ein Projekt sinnvoll mit der Definition der Anforderungen aus der Strategie beginnen. Wir schlagen daruber hinaus ein agiles Vorgehen vor. Dabei mussen drei Kompetenz- bereiche aussage- und entscheidungsfahig eingebunden sein: Die Business-Seite, d.h. insbesondere Vertrieb und Controlling, die IT-Seite, mit allen relevanten Elementen und Daten-Verantwortliche. Wichtig ist typischerweise die Koordination mit anderen Projekten, insbesondere in der IT, um mittel- bis langfristige Anpassungen rechtzeitig zu berucksichtigen.
  • 10. VERTRIEB BRAUCHT STEUERUNG Oktober 2018 Seite 10 / 10 ÜBER UNS Best Practice Sales ist eine auf Vertriebsthemen speziali- sierte Unternehmensberatung. Unsere Themen: Vertriebs- Audits, Personalprozesse und Personalentwicklung im Ver- trieb, Vertriebsstrategie, Vertriebssteuerung (einschließlich Provisionssysteme), IT im Vertrieb (CRM, BI), Organisations- anderungen, „Neustart Vertriebsmotor“ als Wachstumsiniti- ative, Key Account Management. Wir tun dies in komplexen Neuausrichtungen, bei Verande- rungsprojekten, bei Krisenbewaltigung und Restrukturie- rung – als Berater, Interim-Manager, Projektleiter, Fuhrungs- krafte-Coach oder Referent. Wir arbeiten zumeist in langerfristigen Mandaten und legen Wert darauf, nicht nur zu beraten, sondern unsere Kunden „hands-on“ als operativer Macher zu begleiten. Dazu bringen wir Kompetenz mit, sichern die Projektqualitat, fuhren die Kunden-Teammitglieder und stellen den Knowhow-Transfer zum Kunden sicher. Wir arbeiten fur kleine bis sehr große Unternehmen und Vertriebsorganisationen, schwerpunktmaßig im deutsch- und englischsprachigen Raum – von mittelstandischen, eigentumergefuhrten Unternehmen bis zu multinationalen Konzernen. Dabei betreuen wir Außendienst-Organisationen, Einzelhandel, Key Ac- count Management, Vertriebssteuerung, Agenturen/Makler, Auftragsbearbeitung, Call-Center und Kundendienste. Wir kennen viele Industrien – Handel, Industrie-Geschafte, Finanzdienstleister, Transport, Dienstleister, Konsumguter, Interessenvertretungen – in vielen unterschiedlichen Ver- kaufssituationen – Endverbrauchergeschaft, OEM, Distributoren/Handel, Vermittler, Agenturen, Ein- zelhandel. Eine Vielzahl erfolgreicher Projekte mit nachgewiesenen Ergebnissen konnen wir vorweisen ebenso wie zahlreiche Referenzen aus unterschiedlichen Industrien. Was zeichnet uns aus – was macht uns zu „Best Practice“? Wir bringen in unsere Arbeit ein unsere personliche Erfahrung als Berater renommierter Beratungsfirmen (Boston Consulting Group, Gemini Consulting), Projektleitungskompetenz, Berufserfahrung als Vertriebsleiter, Geschaftsleitungserfah- rung in Sanierungssituationen. Unsere Kompetenz umfasst Vertrieb, Strategie, Personalprozesse, Pro- zessoptimierung, IT-Systemunterstutzung (u.a. CRM und BI), Organisationsentwicklung, Projektma- nagement (auch agiles Arbeiten und Scrum Master), Steuerung/Controlling und Change Manage- ment. PETER KLESSE Geschäftsführer Tel. +49 (211) 13866 - 211 Fax +49 (171) 5550111 eMail klesse@bpsales.de Best Practice Sales Consultants Ltd. Konigsallee 14, 40212 Dusseldorf www.bpsales.de