Michele Schönherr (d.velop AG), Ing. Nikolaus Proske (d.velop GmbH)
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Ganzheitliche digitale Prozesse und deren Rechtssicherheit. Hr. Michele Schönherr (d.velop AG), Ing. Nikolaus Proske (d.velop GmbH).
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Michele Schönherr (d.velop AG), Ing. Nikolaus Proske (d.velop GmbH)
- 2. Haus der Europäischen Union, Wien | 29.04.2019 Agenda Europe 2035 – Ganzheitliche digitale Prozesse und deren Rechtssicherheit
- 3. 01 02 03 04 05 Begrüßung und kurze Einführung Onlineantrag ausgefüllt und wie gehts weiter? d.velop eGovernment compentence network Agenda Datenschutz und Revisionssicherheit Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis
- 5. Wer sind wir Nikolaus Proske Geschäftsführer d.velop GmbH Euro Plaza, Technologiestraße 5 A - 1120 Wien Phone: +43 1 908089620 Mobile: +43 676 880896620 E-Mail: Nikolaus.Proske@d-velop.com Michele Schönherr Market Director E-Government d.velop AG Schildarpstraße 6-8 D - 48712 Gescher Phone: +49 2542 93071189 Mobile: +49 176 19307108 E-Mail: Michele.Schoenherr@d-velop.de
- 6. „Wir helfen der öffentlichen Verwaltung dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten, indem wir digitale Dienste bereitstellen, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten“
- 7. 02Onlineantrag ausgefüllt und wie gehts weiter?
- 8. 8
- 9. 9
- 10. 03Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis
- 11. 11 Herausforderungen für die digitale Verwaltung Informationen/Dokumente rechtskonform und revisionssicher digitalisieren und archivieren Prozesse digitalisieren Nahtlose Integration Wissen/Informationen/Dokumente einfach verfügbar machen 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis
- 12. 12 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Zentrales Dokumenten Repository Akten-Management Dokumenten-Management Workflow Revisionssichere Langzeitspeicherung Fileablage Office und E-Mail Fachapplikation Papierakten ERP Enterprise Content Management
- 13. 13 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis - Skalierbare ECM-Plattform
- 14. 14 Lösung für semistrukturierte Verwaltungsprozesse Der Benutzer wählt anhand seiner Erfahrung die Teilaktivitäten aus, die nötig sind um den Vorgang optimal abzuwickeln. Lösung für strukturierte Verwaltungsprozesse Der Prozess definiert die Aktivitäten des Benutzers. Ablauf / Statusmodell Aufgaben Workflowmanagement und Vorgangsbearbeitung 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis
- 15. 15 Formular E-Akte Postausgang Adressen Checklisten Fristenüberw. Wiedervorl. Workflow Statuswechsel ….. Autovorgänge 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Workflowmanagement und Vorgangsbearbeitung
- 16. 16 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Geschäftsprozesse über Self Services optimieren • Anpassbarkeit und Modellierung von Prozessen durch den Nutzer (hier am Beispiel des neuen Vertragsmanagement) • Self Service BPM • Zusammenführung der bisherigen Ansätze
- 17. 17
- 18. 18 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis - Nahtlos integriert in Fachverfahren
- 19. 19 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Standardintegrationen
- 20. 20 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Kommunale Anwendungsintegrationen
- 21. 21 03 Digitale Prozesse und d.3ecm als Basis Integrationen im Hochschulbereich
- 22. • Aktenplanmodul • Posteingangsbearbeitung und -verteilung • Digitale Einkaufs- und Beschaffungsakte • Verwaltungsweites Vertragsmanagement • Rechnungsbelegerfassung und -ablage • Rechnungseingangsbearbeitung und -freigabe • Gebäude- und Liegenschaftsakte • Projektakte, Bauakte • Digitale Personalakte, Dienstreiseantrag Lösungstemplates / Prozessmodelle
- 24. 24 • Es werden sensible Daten verarbeitet, gespeichert und dokumentiert. • Dabei müssen verschiedenste Richtlinien, Verordnungen und Compliance-Vorgaben eingehalten werden. • ECM-Lösungen von d.velop unterstützen Sie bei der Einhaltung all dieser Anforderungen, dies wird durch diverse Zertifikate bescheinigt, um immer den aktuellsten regulatorischen Anforderungen zu genügen. • Flexibilität und Skalierbarkeit von d.velop-Lösungen stellen sicher, dass Sie auch bei regulatorischen Änderungen immer nach den aktuellsten Vorgaben agieren können. • Aber…Software ist nicht alles, um z. B. Revisionssicherheit zu gewährleisten! 04 Datenschutz und Revisionssicherheit Schutz von sensiblen Daten
- 25. 25 04 Datenschutz und Revisionssicherheit • Eine ECM-Lösung wie d.3ecm bringt bereits die Basis für eine Revisionssicherheit mir, um die typischen Anforderungen abzudecken (Bescheinigt durch ein Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft). ECM • Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit kommt mit der Software häufig eine Storagelösung zum Einsatz. Aus Risikogesichtspunkten sind technische Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit das maximal mögliche, sind aber durch organisatorische Maßnahmen zu ergänzen. Unveränderbarkeit • Basierend auf dem Fundament der Soft- und Hardware erfolgt eine unternehmensspezifische Implementierung der Lösung. Die implementierten Verfahren und Prozesse (z.B. Arbeitsanweisungen für einen Scanvorgang, Datensicherheit, Berechtigungsvergabe, Administration) sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Dokumentation • Auf Basis der implementierten und dokumentierten Lösung ist es empfehlenswert, einen Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung zu beauftragen. Wirtschaftsprüfer Vier Bausteine zur Erreichung von Revisionssicherheit
- 29. Kollegen in der d.velop Gruppe über 650
- 31. 31 05 d.velop eGovernment compentence network GmbH, Wien Kommunalverwaltungen Hochschulen Forschungsinstitute Stiftungen Digitalisierungsberatung Lieferant HWK/IHK Ver- und Entsorger eGovernment competence network - Auszug
- 32. 32 • Kommunal- und Kreisverwaltungen • Bundes- und Landesbehörden • Hochschulen und Universitäten • Forschungsinstitute • HWK/IHK • Ver- und Entsorger • Stiftungen • Sonstige öffentliche Einrichtungen (Verbände etc.) • Kirchen, Caritas 05 d.velop eGovernment compentence network Marktgsegmente und Zielgruppen
- 33. 33 • > 340 Kunden aus der „Öffentlichen Verwaltung“ • > 65 Kunden aus dem Bereich der „Hochschulen und Forschungseinrichtungen“ • > 75 Kunden aus dem Bereich der „IHK/HWK“ • Weitere 05 d.velop eGovernment compentence network Kundenportfolio bei der d.velop im Bereich eGovernment
- 34. Vielen Dank!
Hinweis der Redaktion
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