Notwendigkeit für rahmenleistungsverzeichnisse in der Bauwerkserhaltung, bei Instandsetzungsmaßnahmen und Reparaturen als Massenthema sowie deren Erfolgsfaktoren

1. excellence in real estate
Wirtschaftliche
Bauwerkserhaltung mit
AIS-Rahmenleistungs-
verzeichnissen
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2. Ihr Partner AIS Management
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3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
 Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
 Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
 Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
 Benchmarking
 Einkauf und Lieferantenmanagement
 planungs- und baubegleitendes Facility Management
 betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
 SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
 aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
 Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
 FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
 Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
 Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
 Software und Wissensarchive
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4. Notwendigkeit für Rahmenleistungsverzeichnisse und Erfolgsfaktoren
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5. Ihre Aufgaben, unsere Lösungen, Ihr Nutzen
Sie sind ...
Eigentümer eines großen Immobilienportfolios oder komplexen Industriestandorts und wollen die Wirtschaftlichkeit der
Bauwerkserhaltung durch Rahmenleistungsverzeichnisse optimieren
Ihre Ausgangssituation …
 Werteerhalt und Wirtschaftlichkeit Erfolgskriterien
 hoher Serviceanspruch der Nutzer / aus dem Kerngeschäft
 Eigenorganisation ist „lean“
 Eigenleistung: steuernd, nicht ausführend
 Kleinreparaturen sind ein Massenthema
 Rahmenleistungsverzeichnisse sind nicht vorhanden, lückenhaft oder werden nicht gelebt
 zusätzliche Ziele: geringer Verwaltungs- und Kontrollaufwand, Transparenz, ggf. maximale Kostenumlage auf Mieter
... wir helfen Ihnen
 mit praxisgerechten AIS-Musterleistungsverzeichnissen für alle Gewerke der Bauwerkserhaltung (best practice)
 mit unserem exklusiven Pool an Primärdaten (Preisbenchmarks aus einem Projektfundus i.H.v. mehreren Mrd. EUR)
 Potentiale von Rahmenleistungsverzeichnissen auszuschöpfen
 Bauleistungen übergreifend zu standardisieren und best möglicht einzukaufen
 Preise und Leistungen transparent und vergleichbar zu machen
 das Controlling Ihrer Dienstleister zu erleichtern
 Ihre Bedarfsträger, Fach- und Einkaufsabteilungen einzubinden
 die Schnittstelle Betrieb / Bauwerkserhaltung zu optimieren
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6. Wesen und Vorteile von Rahmenleistungsverzeichnissen
Definition
 standardisierte, einheitliche Beschreibung von wiederkehrenden Leistungen
 mit Lieferanten vereinbarter Preis-Leistungskatalog
 fachliche Grundlage von Rahmenverträgen in der Bauwerkserhaltung
 gemeinsame Basis zukünftiger, auch dezentraler Beauftragung (Abrufe aus Rahmenvertrag)
 Beschaffungsinstrument
 Grundlage für erleichtertes Controlling in der Bauwerkserhaltung
Idealfall
besser…
 Qualitätssicherung in der Spezifikation („Rad wird nicht immer neu erfunden“)
 Vorzugslieferanten
 Vergleichbarkeit von Bestellungen / Leistungen / Basis für Benchmarking
 höhere Transparenz in der Beschaffung / Compliance
schneller…
 kürzere Reaktionszeit
 Reduktion Beschaffungszeiten (keine Ausschreibung mehr erforderlich)
 definierter Einkaufsprozess
 beschleunigter Abrechnungs- und Prüfungsprozess
günstiger…
 erhebliche Prozesskosteneinsparung
 Einkaufseinsparung durch Bündelung
 Leistungen budgetierbar
 marktgerechte Preise
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7. kritische Erfolgsfaktoren unbedingt zu beachten!
vollständig  Rahmenleistungsverzeichnisse für alle wiederkehrend
anfallenden Gewerke vorhanden?
von der Eigenorganisation getragen  bei Verantwortlichen bekannt?
 fachlich verstanden?
 idealerweise mit Bedarfsträgern gemeinsam entwickelt?
praxisgerecht  relevant für konkreten Immobilienbestand?
 so detailliert wie möglich, so spezifiziert wie nötig?
 für den Dienstleister kalkulierbar?
 Kosten- und Leistungstransparenz für etwaige Umlagen (Mieter)?
wirtschaftlich  sinnvolle Funktionseinheiten für schlüsselfertige Herstellung,
Abnahmen und Abrechnung?
 IT-technisch für Bestellung und Abrechnung abbildbar?
 effizient zu managen?
 Realität: aufgrund Missachtung findet nur ein Bruchteil der Rahmenleistungsverzeichnisse tatsächlich Anwendung
 Abgrenzung und Zusammenspiel Betreiberpflichten / Bauwerkserhaltung suboptimal
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8. AIS-Methodik und Leistungen
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9. AIS-Unterstützung: umfassend und qualitätssichernd
Kundenorganisation AIS-Beiträge
Einkauf Muster-LVs
Fachabteilung Tools
Wirtschaftliche
Bauwerkserhaltung mit
AIS-Rahmen-LVs
→ Zusammenführen
→ Standardisieren
Bedarfsträger → Etablieren Know-how
… Benchmarks
 praxisgerechte Spezifikation, exklusive Benchmarks, erprobte Lieferanten
 Begleitung entlang gesamter Prozess: von Analyse Kundenbesonderheiten über Leistungsspezifikationen bis Implementierung
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10. Bündelung von Gewerken für Rahmenleistungsverzeichnisse
Gewerk (Ausschnitt) Themen
 Malerarbeiten Soll
 Trockenbau „vom Messen zum Zählen“:
 Doppelboden  Abrechnung nach Stück
 F30-Decken Innen
 weg von Lohn und Verbrauchsmaterial
 Bodenbelag
 Umwandlung Regie- in Regelleistung
 Bodenbeschichtung
…  schlüsselfertig, z.B. Versetzen Trockenbauwand
 Sonnenschutz
Außen
… Gründe
 Elektroarbeiten  Messen kaum wirtschaftlich möglich
 Umzug
 Anreiz / Disziplinierung des Lieferanten
 Brandschutz Spezial
 Sprinkler  Lieferant darf Positionen nicht mehr selbst
… konfigurieren
 Bildung von Funktionseinheiten („Module“)
 Reduktion von Fällen und Artikeln
 Bündelung durch gewerkeübergreifende Losvergaben
 Lieferantenkonsolidierung
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11. AIS-Projektframework: Aufbau und Ergebnisse
Phasen / Meilensteine
Charakter
Projekt- Terminplan
Kommunikationsstandards  Kick-off
abstimmung Schnittstellen
Status quo beim Kunden
Analyse Schwächen, Lücken bei RLV, Betreiberpflichten  Standortbestimmung
Volumen- Festlegung zu erwartende Jahresvolumina  Bedarfsermittlung
prognose
Aufbereitung / Spezifikation LV  Integration Inhalte
Anpassung Zusammenführung der vorhandenen Unterlagen  Entwicklung RLV
mit Fachabteilung / Einkaufsabteilung  Integration Organisation
Abstimmung
und Mitarbeiter
Ausschreibung Online-Ausschreibungsprozess  Procurement
Verhandlung Rahmenverträge  Zuschläge
Vergabe
 Abschlüsse
optional Schulung AG RLV, QC-Konzept,
Implementierung Prozessverbesserung  Qualitätssicherung
KPI, Bewertung,
Lieferantenmanagement  Systematisierung
Optimierung Lieferantenportfolio
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12. AIS-Toolbox (Auszug)
FM-Marktforum
 webbasierte Ausschreibelösung
 Archivbausteine, Preisbenchmarks
 Lieferantendatenbank
Rückvergütungsmodelle
 Szenarien
AIS-Mustervertrag
 Best Practice
Request for Information
 Konzepte, Prozesse
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13. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen
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14. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
 Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
 Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
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15. excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: consulting@ais-management.de
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