Konsequente Umsetzung des
Universalarchiv-Konzepts
im Kantonsspital Aarau
Alexander Mestre
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Fragestellungen
• Was bedeutet konsequente Umsetzung
 Inhalte, Ziele und Vorgehen
• Was bedeutet Universalarchiv-Konzept
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Spitäler mit ARTS
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Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Ho...
Spitäler mit ARTS
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GZO Spital Wetzikon
Inselspital
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Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Ho...
Kantonsspital Aarau
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Anzahl Betten 600
Stationäre Patienten pro Jahr 26’600
Ambulante Patienten pro Jahr 350’000
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Ausschreibungsgegenstand
Erster Satz der Ausschreibungsunterlagen
«Das Kantonsspital Aarau AG (KSA AG) strebt für sein Arc...
Ziele und Umfang der Lösung
Dossier-Bildung
• Digitales Patientendossier: Import von elektronischen
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Archivierung alte KIS Dokumente
(Migration)
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Universalarchiv-Konzept
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• Papierdokumente bei Eintritt
 Hausarztbericht
 Polizeirapport
 Rettungsdienstp...
Integrierte Scanning-Lösung
bedeutet
• Bereits beim Scanning sind die Metadaten aus den
angebundenen Umsystemen (HIS, KIS,...
Ziele und Umfang der Lösung
Information Lifecycle Management
• Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar...
Integriertes DMS und
elektronisches Archiv
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Abbildung: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS
Radiologie
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Information Lifecycle Management
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Betriebliches
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Langzeit
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Ziele und Umfang der Lösung
Datenaustausch
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(Konformität gemäss Standards und Architektur
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Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS
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Nutzen für das Spital
Synergien durch gemeinsame Nutzung einheitlicher Lösung
• Anwender kennen die einheitliche Lösung
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Vorteile durch das DMS
• Zentrale Ablage von elektronischen Dokumenten
• Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente...
Aufbau und Einführung 2013-2015: DMS im Projektportfolio
Weiterentwicklung ab 2016
• Nach Bedarf im Rahmen von (Migrations...
Phase I
spätere Phasen
klinischer
Geschäftsfall
administrativer
Geschäftsfall
TP1
TP2 TP4
TP3
TP1 – Patientendossier
TP2 –...
Projektplan Phase I
Laufender Statusüberblick
Entwicklung gegenüber dem Plan
Projektfortschritt Risiko-Matrix
Projektkosten
Projektrisiken
1
3...
Vorteile gestaffeltes Vorgehen
• Reduktion der technischen Komplexität
(Schnittstellen, Testing, Rollout)
• Reduktion des ...
Wie geht es weiter?
• Phase IV (weitere Systeme und Migrationen)
• Ausbau Spital Zofingen
• Datenaustausch KSA und Zofinge...
Vielen Dank
Für Ihr Interesse
Herrn Andreas Rohr (KSA)
für die Unterstützung dieses Referates
Sehr gerne stehe ich für Ihr...
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SeHF 2015 | Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau

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SeHF 2015 | Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau

  1. 1. Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau Alexander Mestre Geschäftsführer Uptime Services AG 05.03.2015 / Swiss eHealth Forum Bern
  2. 2. Fragestellungen • Was bedeutet konsequente Umsetzung  Inhalte, Ziele und Vorgehen • Was bedeutet Universalarchiv-Konzept  Lösung, Nutzen und Architektur • Und weshalb das KSA? 2
  3. 3. Spitäler mit ARTS 3 GZO Spital Wetzikon Inselspital Bethesda-Spital Regionalspital Emmental Spital Limmattal See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau Spitäler FMI Kantonsspital Aarau Kantonsspital Glarus Felix Platter-Spital Spital Zofingen KSF Muri
  4. 4. Spitäler mit ARTS 4 GZO Spital Wetzikon Inselspital Bethesda-Spital Regionalspital Emmental Spital Limmattal See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau Spitäler FMI Kantonsspital Aarau Kantonsspital Glarus Felix Platter-Spital Spital Zofingen KSF Muri
  5. 5. Kantonsspital Aarau 5 Anzahl Betten 600 Stationäre Patienten pro Jahr 26’600 Ambulante Patienten pro Jahr 350’000 Interne Mitarbeiter 3’600 Behandlungszentren > 30
  6. 6. Ausschreibungsgegenstand Erster Satz der Ausschreibungsunterlagen «Das Kantonsspital Aarau AG (KSA AG) strebt für sein Archiv eine universale integrierte digitale Lösung inkl. einem Dokumenten Management System (DMS) an.» Zentrale Inhalte • Unterstützung der Geschäftsprozesse • Universale integrierte Lösung für das spitalweite Dokumenten- (Akten-) Management und die elektronische Archivierung von Informationsobjekten. 6 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  7. 7. Ziele und Umfang der Lösung Dossier-Bildung • Digitales Patientendossier: Import von elektronischen Dokumenten aus allen relevanten Quellen (KIS, Labor, Mail, Dateiablage, elektronischen Zuweisungen, bildgebenden Modalitäten usw.) • Weitere Digitale Dossiers (z.B. Mitarbeiter, Verträge usw.) • Archivierung von Daten aus abgelösten und abzulösenden Systemen (z.B. Mosaic, APIS, Apotheke, KIS): Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen sowie suchen und anzeigen archivierter Informationsobjekte 7 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  8. 8. Universalarchiv-Konzept 8 PACS ERPKIS / RIS / LIS Radiologie VoiceBefundBerichtCT Dynamisch generiertes Dossier Medizin BriefLaborBerichtEKG Dynamisch generiertes Dossier Administration BriefFaxBerichtRechnung Dynamisch generiertes Dossier Universalarchiv – DMS – Workflow
  9. 9. ARTS Explorer Dossierübersicht 9
  10. 10. Dokumentenmodell und Berechtigungen Patienten-Dokumente • Gleiche Berechtigungen wie in KISIM • Direkt verfügbar / freischalten (24h) / nicht sichtbar • Audit-Log für alle Zugriffe • Umgang mit Gruppen-Accounts: nicht zulassen • Im Testsystem keine echten Daten Administrative Dokumente • Jeweils separate Bereiche
  11. 11. Archivierung alte KIS Dokumente (Migration) Migration von KIS zu KIS?  Nutzung Universalarchiv! 1. Migration der Daten von alten KIS zu Universalarchiv Nutzung der DMS Funktionalität zum inkrementellen Laden von Dokumenten, welche aus den abzulösenden KIS Systemen ClinicWare und Nexus exportiert wurden. 2. Anbindung neues KIS an Universalarchiv Vollintegration von KISIM (neues KIS) mit dem DMS. Ergebnis Die Dokumente stehen sowohl dem neuen KIS als auch dem Universalarchiv/DMS (Patientendossier) zur Verfügung.
  12. 12. Ziele und Umfang der Lösung Scanning (Digitalisierung) • Frühes (online, lokal) und spätes (nachgestaffelt) Scannen von Patientendossiers • Nachscannen von Papier-KG’s (Massen-Scanning) geplant beim Spital Zofingen 12 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  13. 13. Universalarchiv-Konzept 13 PACS ERPKIS / RIS / LIS Radiologie VoiceBefundBerichtCT Dynamisch generiertes Dossier Medizin BriefLaborBerichtEKG Dynamisch generiertes Dossier Administration BriefFaxBerichtRechnung Dynamisch generiertes Dossier Scanning Universalarchiv – DMS – Workflow
  14. 14. Scanning Scanning von Papierdokumenten • Papierdokumente bei Eintritt  Hausarztbericht  Polizeirapport  Rettungsdienstprotokoll  Bilder, Fotos • Papier-Krankengeschichten • EKGs • Lieferscheine (nicht realisiert, keine Aufbewahrungspflicht) 14
  15. 15. Integrierte Scanning-Lösung bedeutet • Bereits beim Scanning sind die Metadaten aus den angebundenen Umsystemen (HIS, KIS, ERP, …) verfügbar. Schlüsseldaten: FID, UID, SAP-Nr., … via Barcode Kontrolldaten: Namen, Geb-Datum, Lieferant, … • So resultieren hoch effiziente und qualitativ optimale Scanning-Prozesse • Kein vorgängiger Entscheid über das Zielsystem notwendig • Kein doppeltes Scannen oder Ablegen notwendig 15
  16. 16. Ziele und Umfang der Lösung Information Lifecycle Management • Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen • Application content life cycle (Bereinigung der Applikation durch Archivierung von Daten zu abgeschlossenen Fällen) • Beweissichere Dokumentenablage • Langzeit-Datenspeicherung • Gleichzeitige Verwendung mehrerer unterschiedlichen Speichersysteme (SAN/NAS/Band/DVD) 16 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  17. 17. Integriertes DMS und elektronisches Archiv 17 Abbildung: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  18. 18. Universalarchiv-Konzept 18 Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS Radiologie VoiceBefundBerichtCT Dynamisch generiertes Dossier Medizin BriefLaborBerichtEKG Dynamisch generiertes Dossier Administration BriefFaxBerichtRechnung Dynamisch generiertes Dossier Scanning Universalarchiv – DMS – Workflow
  19. 19. ARTS Repositories Information Lifecycle Management DMS Betriebliches Archiv Langzeit Archiv Storage SAN Silent Cubes freigeben archivieren archivieren
  20. 20. Ziele und Umfang der Lösung Datenaustausch • eHealth Readyness (Konformität gemäss Standards und Architektur eHealth Suisse) • Anbindung von Zuweisern • Abbildung von Dokumentenworkflow (z.B. Publikation von Weisungen) 20 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012
  21. 21. Universalarchiv-Konzept 21 Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS Dritte Radiologie VoiceBefundBerichtCT Dynamisch generiertes Dossier Medizin BriefLaborBerichtEKG Dynamisch generiertes Dossier Administration BriefFaxBerichtRechnung Dynamisch generiertes Dossier Scanning Universalarchiv – DMS – Workflow
  22. 22. Nutzen für das Spital Synergien durch gemeinsame Nutzung einheitlicher Lösung • Anwender kennen die einheitliche Lösung • IT-Know-how wird gemeinsam genutzt • Kosten werden geteilt (Unternehmenslizenz verfügbar) • KSA interne Kooperationen wird optimal unterstützt (Austausch von Dokumenten) • Austausch von Dokumenten mit Zofingen (SPZ wechselt ebenfalls auf ARTS) • Weniger Komplexität dank minimaler Anzahl Schnittstellen Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 18.12.2013
  23. 23. Vorteile durch das DMS • Zentrale Ablage von elektronischen Dokumenten • Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente • Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche Dokument • Vereinfachung der Ablage- und Suchabläufe • Reduktion der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten (Kopieren, Suchen, Ablegen, Ordnen, Transportieren) • Reduktion von Medienbrüchen und Rationalisierung in den Prozessen • Reduktion vom Papier-Umlauf • Reduktion vom Platzbedarf bei bestehenden Papierablagen • Unterstützung bei der Ablösung von Applikationen • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung • … Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 12.04.2013
  24. 24. Aufbau und Einführung 2013-2015: DMS im Projektportfolio Weiterentwicklung ab 2016 • Nach Bedarf im Rahmen von (Migrations-) Projekten Projekt Gesamtplan Universalarchiv KSA und SPZ
  25. 25. Phase I spätere Phasen klinischer Geschäftsfall administrativer Geschäftsfall TP1 TP2 TP4 TP3 TP1 – Patientendossier TP2 – klinische Bilder TP3 – Finanzdokumente TP4 – Lieferscheine x y Gestaffeltes Vorgehen 1. Technischer Aufbau des Systems 2. Etappenweise Realisierung der Geschäftsfälle
  26. 26. Projektplan Phase I
  27. 27. Laufender Statusüberblick Entwicklung gegenüber dem Plan Projektfortschritt Risiko-Matrix Projektkosten Projektrisiken 1 34 2 …
  28. 28. Vorteile gestaffeltes Vorgehen • Reduktion der technischen Komplexität (Schnittstellen, Testing, Rollout) • Reduktion des Koordinationsaufwandes (Hinter jeder Systemintegration stehen Kliniken, Abteilungen und Lieferanten die koordiniert werden müssen) • Schnellere Nutzen-Generierung (Die Lösung ist innerhalb von wenigen Monaten nach dem Kickoff bereits in Produktion)
  29. 29. Wie geht es weiter? • Phase IV (weitere Systeme und Migrationen) • Ausbau Spital Zofingen • Datenaustausch KSA und Zofingen • Anbindung Kommunikationsplattform • Ausbau und Nutzung des DMS als IHE Repository sowie IHE Consumer mit Anbindung an Registry und MPI
  30. 30. Vielen Dank Für Ihr Interesse Herrn Andreas Rohr (KSA) für die Unterstützung dieses Referates Sehr gerne stehe ich für Ihre Fragen zur Verfügung 30

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