Swiss eHealth Forum 2015

1. Konsequente Umsetzung des
Universalarchiv-Konzepts
im Kantonsspital Aarau
Alexander Mestre
Geschäftsführer Uptime Services AG
05.03.2015 / Swiss eHealth Forum Bern

2. Fragestellungen
• Was bedeutet konsequente Umsetzung
 Inhalte, Ziele und Vorgehen
• Was bedeutet Universalarchiv-Konzept
 Lösung, Nutzen und Architektur
• Und weshalb das KSA?
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3. Spitäler mit ARTS
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GZO Spital Wetzikon
Inselspital
Bethesda-Spital
Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Horgen
SRO Spital Oberaargau
Spitäler FMI
Kantonsspital Aarau
Kantonsspital Glarus
Felix Platter-Spital
Spital Zofingen
KSF Muri

4. Spitäler mit ARTS
4
GZO Spital Wetzikon
Inselspital
Bethesda-Spital
Regionalspital Emmental
Spital Limmattal
See Spital Horgen
SRO Spital Oberaargau
Spitäler FMI
Kantonsspital Aarau
Kantonsspital Glarus
Felix Platter-Spital
Spital Zofingen
KSF Muri

5. Kantonsspital Aarau
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Anzahl Betten 600
Stationäre Patienten pro Jahr 26’600
Ambulante Patienten pro Jahr 350’000
Interne Mitarbeiter 3’600
Behandlungszentren > 30

6. Ausschreibungsgegenstand
Erster Satz der Ausschreibungsunterlagen
«Das Kantonsspital Aarau AG (KSA AG) strebt für sein Archiv eine
universale integrierte digitale Lösung inkl. einem Dokumenten
Management System (DMS) an.»
Zentrale Inhalte
• Unterstützung der Geschäftsprozesse
• Universale integrierte Lösung für das spitalweite Dokumenten-
(Akten-) Management und die elektronische Archivierung von
Informationsobjekten.
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Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

7. Ziele und Umfang der Lösung
Dossier-Bildung
• Digitales Patientendossier: Import von elektronischen
Dokumenten aus allen relevanten Quellen (KIS, Labor, Mail,
Dateiablage, elektronischen Zuweisungen, bildgebenden
Modalitäten usw.)
• Weitere Digitale Dossiers (z.B. Mitarbeiter, Verträge usw.)
• Archivierung von Daten aus abgelösten und abzulösenden
Systemen (z.B. Mosaic, APIS, Apotheke, KIS):
Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar
und unabhängig von Applikationen sowie suchen und
anzeigen archivierter Informationsobjekte
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Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

8. Universalarchiv-Konzept
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PACS ERPKIS / RIS / LIS
Radiologie
VoiceBefundBerichtCT
Dynamisch
generiertes
Dossier
Medizin
BriefLaborBerichtEKG
Dynamisch
generiertes
Dossier
Administration
BriefFaxBerichtRechnung
Dynamisch
generiertes
Dossier
Universalarchiv – DMS – Workflow

9. ARTS Explorer Dossierübersicht
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10. Dokumentenmodell
und Berechtigungen
Patienten-Dokumente
• Gleiche Berechtigungen wie in KISIM
• Direkt verfügbar / freischalten (24h) /
nicht sichtbar
• Audit-Log für alle Zugriffe
• Umgang mit Gruppen-Accounts:
nicht zulassen
• Im Testsystem keine echten Daten
Administrative Dokumente
• Jeweils separate Bereiche

11. Archivierung alte KIS Dokumente
(Migration)
Migration von KIS zu KIS?  Nutzung Universalarchiv!
1. Migration der Daten von alten KIS zu Universalarchiv
Nutzung der DMS Funktionalität zum inkrementellen Laden
von Dokumenten, welche aus den abzulösenden KIS Systemen
ClinicWare und Nexus exportiert wurden.
2. Anbindung neues KIS an Universalarchiv
Vollintegration von KISIM (neues KIS) mit dem DMS.
Ergebnis
Die Dokumente stehen sowohl dem neuen KIS als auch dem
Universalarchiv/DMS (Patientendossier) zur Verfügung.

12. Ziele und Umfang der Lösung
Scanning (Digitalisierung)
• Frühes (online, lokal) und spätes (nachgestaffelt)
Scannen von Patientendossiers
• Nachscannen von Papier-KG’s (Massen-Scanning)
geplant beim Spital Zofingen
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Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

13. Universalarchiv-Konzept
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PACS ERPKIS / RIS / LIS
Radiologie
VoiceBefundBerichtCT
Dynamisch
generiertes
Dossier
Medizin
BriefLaborBerichtEKG
Dynamisch
generiertes
Dossier
Administration
BriefFaxBerichtRechnung
Dynamisch
generiertes
Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow

14. Scanning
Scanning von Papierdokumenten
• Papierdokumente bei Eintritt
 Hausarztbericht
 Polizeirapport
 Rettungsdienstprotokoll
 Bilder, Fotos
• Papier-Krankengeschichten
• EKGs
• Lieferscheine (nicht realisiert, keine Aufbewahrungspflicht)
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15. Integrierte Scanning-Lösung
bedeutet
• Bereits beim Scanning sind die Metadaten aus den
angebundenen Umsystemen (HIS, KIS, ERP, …) verfügbar.
Schlüsseldaten: FID, UID, SAP-Nr., … via Barcode
Kontrolldaten: Namen, Geb-Datum, Lieferant, …
• So resultieren hoch effiziente und qualitativ optimale
Scanning-Prozesse
• Kein vorgängiger Entscheid über das Zielsystem notwendig
• Kein doppeltes Scannen oder Ablegen notwendig
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16. Ziele und Umfang der Lösung
Information Lifecycle Management
• Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar
und unabhängig von Applikationen
• Application content life cycle (Bereinigung der Applikation
durch Archivierung von Daten zu abgeschlossenen Fällen)
• Beweissichere Dokumentenablage
• Langzeit-Datenspeicherung
• Gleichzeitige Verwendung mehrerer unterschiedlichen
Speichersysteme (SAN/NAS/Band/DVD)
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Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

17. Integriertes DMS und
elektronisches Archiv
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Abbildung: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

18. Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS
Radiologie
VoiceBefundBerichtCT
Dynamisch
generiertes
Dossier
Medizin
BriefLaborBerichtEKG
Dynamisch
generiertes
Dossier
Administration
BriefFaxBerichtRechnung
Dynamisch
generiertes
Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow

19. ARTS Repositories
Information Lifecycle Management
DMS
Betriebliches
Archiv
Langzeit
Archiv
Storage
SAN Silent Cubes
freigeben
archivieren
archivieren

20. Ziele und Umfang der Lösung
Datenaustausch
• eHealth Readyness
(Konformität gemäss Standards und Architektur
eHealth Suisse)
• Anbindung von Zuweisern
• Abbildung von Dokumentenworkflow
(z.B. Publikation von Weisungen)
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Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

21. Universalarchiv-Konzept
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Compliance PACS ERPKIS / RIS / LIS
Dritte
Radiologie
VoiceBefundBerichtCT
Dynamisch
generiertes
Dossier
Medizin
BriefLaborBerichtEKG
Dynamisch
generiertes
Dossier
Administration
BriefFaxBerichtRechnung
Dynamisch
generiertes
Dossier
Scanning
Universalarchiv – DMS – Workflow

22. Nutzen für das Spital
Synergien durch gemeinsame Nutzung einheitlicher Lösung
• Anwender kennen die einheitliche Lösung
• IT-Know-how wird gemeinsam genutzt
• Kosten werden geteilt (Unternehmenslizenz verfügbar)
• KSA interne Kooperationen wird optimal unterstützt
(Austausch von Dokumenten)
• Austausch von Dokumenten mit Zofingen
(SPZ wechselt ebenfalls auf ARTS)
• Weniger Komplexität dank minimaler Anzahl Schnittstellen
Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 18.12.2013

23. Vorteile durch das DMS
• Zentrale Ablage von elektronischen Dokumenten
• Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche Dokument
• Vereinfachung der Ablage- und Suchabläufe
• Reduktion der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
(Kopieren, Suchen, Ablegen, Ordnen, Transportieren)
• Reduktion von Medienbrüchen und Rationalisierung in den Prozessen
• Reduktion vom Papier-Umlauf
• Reduktion vom Platzbedarf bei bestehenden Papierablagen
• Unterstützung bei der Ablösung von Applikationen
• Erfüllung der rechtlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung
• …
Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 12.04.2013

24. Aufbau und Einführung 2013-2015: DMS im Projektportfolio
Weiterentwicklung ab 2016
• Nach Bedarf im Rahmen von (Migrations-) Projekten
Projekt Gesamtplan Universalarchiv
KSA und SPZ

25. Phase I
spätere Phasen
klinischer
Geschäftsfall
administrativer
Geschäftsfall
TP1
TP2 TP4
TP3
TP1 – Patientendossier
TP2 – klinische Bilder
TP3 – Finanzdokumente
TP4 – Lieferscheine
x y
Gestaffeltes Vorgehen
1. Technischer Aufbau des Systems
2. Etappenweise Realisierung der Geschäftsfälle

26. Projektplan Phase I

27. Laufender Statusüberblick
Entwicklung gegenüber dem Plan
Projektfortschritt Risiko-Matrix
Projektkosten
Projektrisiken
1
34 2
…

28. Vorteile gestaffeltes Vorgehen
• Reduktion der technischen Komplexität
(Schnittstellen, Testing, Rollout)
• Reduktion des Koordinationsaufwandes
(Hinter jeder Systemintegration stehen Kliniken, Abteilungen
und Lieferanten die koordiniert werden müssen)
• Schnellere Nutzen-Generierung
(Die Lösung ist innerhalb von wenigen Monaten nach dem
Kickoff bereits in Produktion)

29. Wie geht es weiter?
• Phase IV (weitere Systeme und Migrationen)
• Ausbau Spital Zofingen
• Datenaustausch KSA und Zofingen
• Anbindung Kommunikationsplattform
• Ausbau und Nutzung des DMS als
IHE Repository sowie IHE Consumer
mit Anbindung an Registry und MPI

30. Vielen Dank
Für Ihr Interesse
Herrn Andreas Rohr (KSA)
für die Unterstützung dieses Referates
Sehr gerne stehe ich für Ihre Fragen zur Verfügung
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