1. Mit durchgängigen Prozessen
Zeit und Kosten sparen
Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben
Andrea Crameri, Sage Schweiz AG
Bern, 6. März 2014

2. Referenten
Martin Getzmann
Leiter Finanzen &
Administration,
Alterszentrum
Am Bachgraben
Andrea Crameri
Head of E-Health,
Sage Schweiz AG

3. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten

4. Kurzvorstellung AZB
 Privatrechtliche Stiftung
 Jahresumsatz CHF 28 Mio.
 200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)
 100 Alterswohnungen
 300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen

5. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten

6. Umfeld => Herausforderungen
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lange Wartelisten
Zunahme Demenzerkrankungen
Ausbau stationäre Angebote
vom KMU zum Grossunternehmen
Pflegefinanzierung
Kalibrierung BESA/RAI
drohende EL-Beschränkungen
steigende Ansprüche
Öffentlichkeit / Steuerzahler
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Verbundlösungen
Spitex
Spitäler
Verblisterung
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Fachkräftemangel
Personenfreizügigkeit
Grenzgänger
Abwerbungen über Lohn
Qualitätsanforderungen («Qualivista»)
Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht,
Datenschutz, Dokumentationen und
Nachweise etc.)

7. Umfeld => Herausforderungen
Gewachsene / aufwändige
Strukturen, Prozesse,
Abläufe
Kostendruck
Ressourcenknappheit
Kommunikationsbedürfnisse
Administrativer Aufwand

8. Herausforderungen => Strategien
 …….
 Fokussierung auf Kerngeschäft
 Prozess-Redesign und Systemunterstützung
 Effektivität und Effizienz Administration verbessern
 Erhöhung IT-Affinität
 Nutzung zeitgemässer Technologien
 .......

9. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten

10. Auslöser Projekt «Phoenix»
 komplizierte, „papierlastige“ Prozesse
 manuelle Abläufe
 Medienbrüche
 Doppelspurigkeiten
 „gewachsene“ Parametrierungen
 systemische Lücken
 „Workarounds“
 Eigenentwicklungen
 aufwändige Systemwartung
 Schnittstellenrisiken
 Kennzahlen / Führungsinformationen

11. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten

12. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
Nr.
Ziel
1
konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse
(Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen
2
Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme
3
Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren
4
«papierlose», durchgängige Prozesse
5
Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen
6
hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check)
7
Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen
und Auswertungen zu ermöglichen)
8
Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation
9
mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur
Analyse der Daten aus allen Bereichen
10
Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei
gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme

13. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die
keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben.
Excel-Lösungen
Menü-Bestellung
Mahlzeiten-Bestellung
Adress-DB
WB-Leistungen_Bewohner
Getränkeliste
Interflex (PEP &
Zeiterfassung)
GroupMail
QM-Pilot
Prozesse E-BA.doc
Avaya
(Telefonie)
EPS
(Kassensystem)
Sage 200 Plattform
TAXPUNKTE ERGO
Rest.Leistungen_Bewohner
Sage 200
Finanz
Sage 200
Personal
Mitglieder Liste.
Stellenplan
Heimverwaltung
Fileserver
Legende:
BESA
= bestehendes System
Pflegedokumentation
Coiffeur
Podologie
etc.
= bestehendes Sage-System

14. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt
und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden.
Sage 200 Plattform
Informationsportal (Intranet)
Terminplanung
Sage MyDesk
Sage Personal*
Pflegedokumentation*
Beschwerdemanagement?
QM-Pilot
Sage
Auftrag
Heimverwaltung*
Zeiterfassung?
Bewerbermanagement
Sage Finanz*
MenüBestellung
Cockpit
Sage Connect
Kollaborationsplattform (DMS)?
Sage
CRM
Excel-Lösungen
Personaleinsatzplanung?
Avaya
(Telefonie)
Fileserver
Legende:
Kassensystem?
BESA
= bestehendes System
…
= bestehendes Sage-System
= neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)

15. Vorgehen Projekt «Phoenix»
 Projektphase 1: Ist-Analyse
 Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
 Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation
 Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
 Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG
 Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)
 Projektphase 3: Implementierung
 Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und
Solution Providers Schweiz AG
 Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)

16. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten

17. Erfolgsfaktoren
 Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt
 Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung
 Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:
 Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren
 Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und
den am besten geeignetsten Partner identifizieren
 Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und
akzeptieren
 Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer
Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand
 Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement
starke, erfahrene Projektpartner beiziehen

18. Umfeld => Herausforderungen
Gewachsene / aufwändige
Strukturen, Prozesse,
Abläufe
Kostendruck
Ressourcenknappheit
Kommunikationsbedürfnisse
Administrativer Aufwand

19. Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE
 Kontinuität sicherstellen
 Ressourcenschonende Einführung
 Geringer Schulungsaufwand
 Keine Migration, kein Datenverlust
 Investitionsschutz
 Kompetenz
 Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche
 Nachhaltige Produktentwicklung
 Flexibilität
 Zielgruppengerechter Funktionsumfang
 Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung

20. Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
BewohnerIn:
Anfrage Bargeld
Empfang:
Abgabe Bargeld,
Ausstellung
Quittung
Empfang:
Eintrag auf Liste
Schritt 6
Schritt 5
Schritt 4
Administration:
Fakturierung
Administration:
Manuelle
Übernahme
Listeneintrag in
System
Interne Post:
Übermittlung in
Administration

21. Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
BewohnerIn:
Empfang:
Abgabe Bargeld,
Ausstellung
Quittung
Empfang:
Eintrag in System
mit App
Schritt 5
Schritt 4
Administration:
Fakturierung
Administration:
Prüfen der Daten,
Übernahme in
Fakturierung
Anfrage Bargeld
Schritt
Fazit:6
Administration:
Fakturierung
 Qualitätssicherung
 Kostensenkung
 Effizienzsteigerung

22. Agenda
1
Willkommen
2
Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB
3
Auslöser Projekt «Phoenix»
4
Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»
5
Erfolgsfaktoren
6
Fragen & Antworten