Mit durchgängigen Prozessen
Zeit und Kosten sparen
Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben
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Referenten

Martin Getzmann
Leiter Finanzen &
Administration,
Alterszentrum
Am Bachgraben

Andrea Crameri
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Kurzvorstellung AZB
 Privatrechtliche Stiftung
 Jahresumsatz CHF 28 Mio.
 200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standort...
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Auslöser Projekt «Phoenix»
 komplizierte, „papierlastige“ Prozesse
 manuelle Abläufe
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 Projektphase 1: Ist-Analyse
 Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortli...
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 Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt
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Gewachsene / aufwändige
Strukturen, Prozesse,
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Ressourcenknappheit

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Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE
 Kontinuität sicherstellen
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Praxisbeispiel / Sicht SAGE
Schritt 1

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Praxisbeispiel / Sicht SAGE
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Quittung

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SeHF 2014 | Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen

  1. 1. Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri, Sage Schweiz AG Bern, 6. März 2014
  2. 2. Referenten Martin Getzmann Leiter Finanzen & Administration, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri Head of E-Health, Sage Schweiz AG
  3. 3. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  4. 4. Kurzvorstellung AZB  Privatrechtliche Stiftung  Jahresumsatz CHF 28 Mio.  200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)  100 Alterswohnungen  300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen
  5. 5. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  6. 6. Umfeld => Herausforderungen • • • • • • • • • lange Wartelisten Zunahme Demenzerkrankungen Ausbau stationäre Angebote vom KMU zum Grossunternehmen Pflegefinanzierung Kalibrierung BESA/RAI drohende EL-Beschränkungen steigende Ansprüche Öffentlichkeit / Steuerzahler • • • • • • • • Verbundlösungen Spitex Spitäler Verblisterung • • Fachkräftemangel Personenfreizügigkeit Grenzgänger Abwerbungen über Lohn Qualitätsanforderungen («Qualivista») Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht, Datenschutz, Dokumentationen und Nachweise etc.)
  7. 7. Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand
  8. 8. Herausforderungen => Strategien  …….  Fokussierung auf Kerngeschäft  Prozess-Redesign und Systemunterstützung  Effektivität und Effizienz Administration verbessern  Erhöhung IT-Affinität  Nutzung zeitgemässer Technologien  .......
  9. 9. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  10. 10. Auslöser Projekt «Phoenix»  komplizierte, „papierlastige“ Prozesse  manuelle Abläufe  Medienbrüche  Doppelspurigkeiten  „gewachsene“ Parametrierungen  systemische Lücken  „Workarounds“  Eigenentwicklungen  aufwändige Systemwartung  Schnittstellenrisiken  Kennzahlen / Führungsinformationen
  11. 11. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  12. 12. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» Nr. Ziel 1 konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse (Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen 2 Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme 3 Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren 4 «papierlose», durchgängige Prozesse 5 Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen 6 hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check) 7 Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen und Auswertungen zu ermöglichen) 8 Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation 9 mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur Analyse der Daten aus allen Bereichen 10 Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme
  13. 13. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben. Excel-Lösungen Menü-Bestellung Mahlzeiten-Bestellung Adress-DB WB-Leistungen_Bewohner Getränkeliste Interflex (PEP & Zeiterfassung) GroupMail QM-Pilot Prozesse E-BA.doc Avaya (Telefonie) EPS (Kassensystem) Sage 200 Plattform TAXPUNKTE ERGO Rest.Leistungen_Bewohner Sage 200 Finanz Sage 200 Personal Mitglieder Liste. Stellenplan Heimverwaltung Fileserver Legende: BESA = bestehendes System Pflegedokumentation Coiffeur Podologie etc. = bestehendes Sage-System
  14. 14. Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden. Sage 200 Plattform Informationsportal (Intranet) Terminplanung Sage MyDesk Sage Personal* Pflegedokumentation* Beschwerdemanagement? QM-Pilot Sage Auftrag Heimverwaltung* Zeiterfassung? Bewerbermanagement Sage Finanz* MenüBestellung Cockpit Sage Connect Kollaborationsplattform (DMS)? Sage CRM Excel-Lösungen Personaleinsatzplanung? Avaya (Telefonie) Fileserver Legende: Kassensystem? BESA = bestehendes System … = bestehendes Sage-System = neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)
  15. 15. Vorgehen Projekt «Phoenix»  Projektphase 1: Ist-Analyse  Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation  Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG  Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)  Projektphase 3: Implementierung  Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und Solution Providers Schweiz AG  Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)
  16. 16. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten
  17. 17. Erfolgsfaktoren  Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt  Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung  Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:  Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren  Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und den am besten geeignetsten Partner identifizieren  Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und akzeptieren  Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand  Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement starke, erfahrene Projektpartner beiziehen
  18. 18. Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand
  19. 19. Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE  Kontinuität sicherstellen  Ressourcenschonende Einführung  Geringer Schulungsaufwand  Keine Migration, kein Datenverlust  Investitionsschutz  Kompetenz  Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche  Nachhaltige Produktentwicklung  Flexibilität  Zielgruppengerechter Funktionsumfang  Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung
  20. 20. Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Anfrage Bargeld Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag auf Liste Schritt 6 Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Manuelle Übernahme Listeneintrag in System Interne Post: Übermittlung in Administration
  21. 21. Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag in System mit App Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Prüfen der Daten, Übernahme in Fakturierung Anfrage Bargeld Schritt Fazit:6 Administration: Fakturierung  Qualitätssicherung  Kostensenkung  Effizienzsteigerung
  22. 22. Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

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