Systemisches Vorgehen hilft Projekten aus der KriseWiderstände und Ineffizienz lassen sich mit klassischen Projektmanageme...
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Der Autor                     Mathias W. Vaagt ist PM Associate bei der PM FIREFIGHTERS Project Management                ...
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Systemisches Vorgehen hilft Projekten aus der Kriseement pmff

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Widerstände und Ineffizienz lassen sich mit klassischen Projektmanagement-Methoden nicht immer in den Griff kriegen – die systemische Sicht auf ein Projekt liefert wertvolle neue Impulse für mehr Produktivität - von Mathias W. Vaagt, PM Associate PM FIREFIGHTERS

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Systemisches Vorgehen hilft Projekten aus der Kriseement pmff

  1. 1. Systemisches Vorgehen hilft Projekten aus der KriseWiderstände und Ineffizienz lassen sich mit klassischen Projektmanagement-Methoden nicht immer in den Griff kriegen – die systemische Sicht auf ein Projektliefert wertvolle neue Impulse für mehr Produktivitätvon Mathias W. Vaagt, PM Associate PM FIREFIGHTERS„Da ist einfach der Wurm drin.“ So lautet nicht selten die Antwort, wenn nach den Gründengefragt wird, warum ein Unternehmensprojekt in eine Krise geraten und vom Scheiternbedroht ist. Eine Formulierung, die auf komplexe Ursachen hinweist. Und die verdeutlicht,dass die Beteiligten selbst kaum noch in der Lage sind, verwobene Zusammenhänge zudifferenzieren und den Kern des Problems zu benennen. Genau das ist in einer solchenSituation aber notwendig: Denn Krisenbewältigung im Projektmanagement heißt, Ursachenzu identifizieren, Missstände klar zu benennen, belastbare Entscheidungen desManagements herbeizuführen und neue Perspektiven für das Projekt zu entwickeln.Eine Ausgangssituation, in der wertvolle Impulse von einer systemischen Herangehensweiseausgehen können, deren Arbeitsweise wir nachfolgend näher erläutern. Im Mittelpunkt dersystemischen Arbeit steht ein Grundverständnis, das sowohl Individuen als auch Gruppenals komplexe soziale Systeme versteht. Sie funktionieren nicht nach Ursache und Wirkung,oder im Rahmen ihrer funktionalen Zuordnung, sondern steuern sich weitgehend selbst undunterliegen dabei vielen Wechselwirkungen. Organisations- bzw. Projektkultur undKommunikationsbeziehungen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Es ist eben nicht so,dass der Sender einer kommunikativen Botschaft bestimmt, was beim Empfängerverstanden wird, sondern letztendlich entscheidet der Empfänger, welche Botschaftenankommen.Komplexe Probleme können nicht gelöst werden, wenn sich die Betrachtung lediglich aufoffensichtliche sachliche Aspekte wie etwa das Zeitmanagement oder die Produktqualitätkonzentriert. Denn die offensichtlichen Themen sind nicht das Thema - die allesentscheidende Beziehungsebene liegt unter der Oberfläche, einem Eisberg vergleichbar.Projektmanager sind daher gut beraten, eine wertschätzende Haltung einzunehmen, ihreKommunikation daraufhin zu überprüfen und auf die wohlwollende Unterstützung durchMitarbeiter und Stakeholder zu achten.Auch Unternehmen, in denen immer wieder dieselben Probleme den Erfolg von Projektenverhindern, profitieren von einer ganzheitlichen systemischen Sicht. Denn diese sorgt fürgrundlegend neue Erkenntnisse und Konsequenzen, die den weiteren Verlauf einzelnerProjekte als auch die Rahmenbedingungen der Projektarbeit im Unternehmen maßgeblichbeeinflussen können.Die systemische Betrachtungsweise hält derzeit immer weiter Einzug in die klassischeProjektmanagement-Methodik. Ausschlaggebend dafür ist auch die Einsicht, dass sichProjekte und Organisationen gegenseitig beeinflussen - beide repräsentieren voneinanderabgegrenzte Systeme und stehen in einem Komplementär-Verhältnis zueinander. FürProjektmanager erweist es sich daher grundsätzlich als hilfreich, im operativenTagesgeschäft durch die „systemische Brille“ auf das Geschehen zu schauen, weil esdadurch sicherer gelingen kann, Problemfelder einzugrenzen.PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu
  2. 2. Kommt es allerdings im Falle einer Projektkrise zur Notwendigkeit einer Intervention mitnachhaltigen Veränderungen, kann der Projektleiter selbst die dafür nötige Neutralität nichtgewährleisten, so dass ein externer Spezialist hinzugezogen werden muss.Solche Organisationsberater unterstützen das Projektmanagement dahingehend, dass siemit systemischer Ausrichtung darauf setzen, zunächst die Regeln und Umstände zuverstehen, die das Verhalten der Personen im Unternehmen, in den Abteilungen undinnerhalb des Projektteams beeinflussen. Gerät ein Projekt in eine Schräglage, so ist das einklarer Hinweis auf eine Störung im Gesamtsystem. Ein systemisch arbeitender Spezialistarbeitet darauf hin, dieses zunächst zu identifizieren und gemeinsam mit dem Projektteameine neue Balance zu schaffen. Die Lösung muss dabei immer von den Beteiligten selbstentwickelt werden, denn sie sind die „Experten des Problems“. Der systemischeOrganisationsberater tritt in dieser Situation als Coach und Moderator im Projekt auf.Das Ziel des Gruppenprozesses ist es, möglichst viele Dimensionen zu erkennen, die einGesamtsystem und damit das Verhalten der Team-Mitglieder und deren Zusammenspielprägen. Dazu gehört immer ein Blick in die Frühphase des Projekts, der klärt, unter welchenPrämissen die Mitarbeiter ins Projekt eingebunden wurden und mit welchen Erwartungen,mit welchen Einstellungen sie hineingegangen sind.Auch die Handlungs- und Verhaltensweisen des Projektmanagers sowie derGeschäftsführung, von Stakeholdern und der beteiligten Linienstrukturen werdenausgeleuchtet. Die Rahmenbedingungen wie die gesetzten Ziele und Aufgaben, dieGeschichte und Kultur des Unternehmens, die Strukturen und Prozesse sowieVertragsfragen fließen in die systemische Betrachtung mit ein. So entsteht eine umfassendeTransparenz, die von den Betroffenen zunächst oft als unbequem empfunden wird, weshalbsie mitunter mit Ablehnung auf die systemische Arbeitsweise reagieren.Nach der eingehenden Betrachtung der Systems formuliert der systemische BeraterHypothesen über die Ursachen des Problems und entwickelt auf dieser Grundlage eineInterventionsstrategie – das gezielte Umsetzen einzelner, auf den ersten Blick „kleiner“Veränderungen mit potentiell großer Wirkung. Die Folgewirkungen dieser Maßnahmenmüssen anschließend wie alle Veränderungen im Projekt-Umfeld beobachtet und analysiertwerden. Denn die systemische Methode spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn sielangfristig und konsequent angewendet wird.Ein Projekt bedeutet in erster Linie Veränderung, die jedoch nie von allen Beteiligten ingleicher Weise mitgetragen wird. Eine Energie, mit der Projektmanager bewusst umzugehenlernen müssen. Denn letztlich scheitern die meisten Projekte nicht an unzureichenderPlanung oder Steuerung, sondern an mangelnder Beteiligung.FAZITMit den Ansätzen der systemischen Organisationsberatung ist ein Instrumentariumentstanden, das dem Projektmanagement wertvolle neue Einsichten und Methoden imHinblick auf die Einflussfaktoren liefert, die den Erfolg von Projekten maßgeblichmitbestimmen. Eine steigende Erfolgsquote in der Projektarbeit, verbunden mit einerwachsenden Produktivität und einer erhöhten Identifikation der Mitarbeiter sprechen dafür,dass die Bedeutung systemischer Perspektiven in der Projektarbeit in den kommendenJahren weiter wachsen wird. .PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu
  3. 3. Der Autor Mathias W. Vaagt ist PM Associate bei der PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH (www.pm-firefighters.eu). Seit 1987 in unterschiedlichen operativen Rollen und Funktionen mit Schwerpunkt General Management, Vertrieb und Projekte in internationalen Unternehmen tätig, arbeitet er als Interim- und Projekt-Manager mit dem Selbstverständnis eines operativ tätigen "hands-on" Prozess-Managers mit Fokus auf Projektmanagement und Veränderung. Neben der Zertifizierung in klassischem Projektmanagement und agiler Vorgehensweise ist er in systemischer Organisationsberatung ausgebildet. Einer Methode, um Kommunikationsbeziehungen in Organisationen, und damit die Umsetzung von Veränderung positiv zu beeinflussen.PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu

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