Die Komax Gruppe suchte nach einer Lösung, um die globale Zusammenarbeit und das Know-how-Management in der dezentralen Organisation zu verbessern. Sie führte eine umfassende Kollaborationsplattform auf der Basis von Microsoft SharePoint 2013 ein.

1. Komax optimiert die globale Zusammenarbeit und das
Know-how-Management mit Microsoft SharePoint 2013
Die Komax Gruppe ist ein globales Technologieunternehmen, welches sich
auf Märkte im Bereich der Automatisierung konzentriert. Um die globale
Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb der dezentralen
Organisation und mit Kunden zu erleichtern, führt Komax zusammen mit
dem SharePoint-Spezialisten IOZ AG eine umfassende Kollaborationsplatt-
form ein. Diese umfasst vordefinierte Workspaces für Projekte und Gremien,
eine Dokumenten-Suche, die auch auf Netzlaufwerke zugreift, individuelle
Mitarbeiter-Profile mit Kompetenzen, eine visuelle Darstellung aller
Prozesse und Workflows zur Prozessautomatisierung.
Als führende Herstellerin innovativer und
qualitativ hochstehender Lösungen für
die Kabelverarbeitung, für die Fertigung
von Modulen in der Photovoltaik sowie
für Anlagen zur Herstellung von Anwen-
dungen im Bereich der Selbstmedikation
unterstützt Komax wirtschaftliche und
sichere Fertigungsabläufe insbesondere
bei Automobilzulieferern, Solarpanelher-
stellern und Pharmaunternehmen. Komax
beschäftigt insgesamt 1‘350 Mitarbei-
tende und erwirtschaftete im Jahr 2012
einen Umsatz von rund 300 Mio. Schweizer
Franken.
Wissensplattform zur Unterstützung
der interdisziplinären globalen
Zusammenarbeit
Komax wuchs in den vergangenen
Jahren sowohl organisch als auch
durch Übernahmen. Daraus resultierte
eine dezentrale Struktur mit weltweit
24 Standorten. Die vorhandenen IT-
Lösungen waren unter den gegebenen
Voraussetzungen nicht mehr optimal.
Deshalb wurde mit dem Auftrag das
Ziel verfolgt, die Zusammenarbeit
zwischen den Mitarbeitenden der
verschiedenen Standorte zu erleichtern
und die Voraussetzungen für einen
effizienteren Informationsaustausch
innerhalb der Komax sowie mit den
Kunden zu schaffen.
Instrumente für Zusammenarbeit und
Know-how-Suche
Gemeinsam mit dem SharePoint- und Cloud-
Spezialisten IOZ baut Komax eine Plattform
auf der Basis von Microsoft SharePoint 2013,
die folgende Instrumente aufweist:
Projekt- und Gremien-Workspaces
Diese Workspaces erleichtern die team-
und standortübergreifende Zusam-
menarbeit durch eine gemeinsame
Dokumentenablage, einen Projektplan
und ein Diskussionsforum. Die Projekt-
Workspaces erlauben zudem, Kunden
in die Projekte einzubeziehen, indem
sie, mit den entsprechenden Rechten
ausgestattet, direkt auf Dokumente und
Informationen zugreifen können.
Leistungsstarke Suche
Viele Dokumente mit wertvollen Informa-
tionen sind ausschliesslich lokal an den
verschiedenen Standorten von Komax
abgespeichert. Um diese Quellen zu
erschliessen, werden die Mitarbeitenden
alle Speicherorte, die am Netzwerk von
Komax angeschlossen sind, mit der leis-
tungsstarken Suche von SharePoint 2013
durchsuchen können.
Kompetenz-Profile
Damit auch die Erfahrungen aller Mitar-
beitenden für Komax nutzbar werden,
Kunde:
Komax Holding AG
Phone: +41 41 455 04 55
Web: www.komaxgroup.com
Country: Schweiz
Industry: Produktion
IOZ AG
Phone: +41 41 925 84 00
Web: www.ioz.ch
Country: Schweiz
Partner:
Verwendete Produkte:

2. präsentieren sich alle Mitarbeitenden neu
mit einem individuellen Profil. Dieses ent-
hält die Position und Aufgabenbereiche,
erworbene Qualifikationen und Erfahrun-
gen sowie diejenigen Projekte, in denen
sich der Mitarbeitende engagiert.
Prozessdokumentationen
Auch die Prozessdokumentationen
enthalten viel Wissen. Sie zeigen, wie die
Qualitätsstandards der Komax effizient
erreicht werden. Auf der neuen Platt-
form werden deshalb alle Prozesse von
Komax mit Hilfe von Microsoft Visio
Services grafisch dargestellt, damit sich
alle Mitarbeitenden schnell orientieren
können. Die Darstellung ist mit den
Dokumenten des Qualitätsmanagements
verknüpft, so dass sich die richtigen
Dokumente durch Klicken in der Pro-
zessdarstellung aufrufen lassen. Die
Durchsetzung der Qualitätsstandards
wird neu mit Hilfe von zwei Workflows
sichergestellt: Erstens werden die
Prozessverantwortlichen vom Qualitäts-
management automatisch zur Freigabe
oder Korrektur der Dokumente innerhalb
der Plattform aufgefordert. Erst wenn
deren Freigabe vorliegt, wird das Do-
kument für alle Komax-Mitarbeitenden
veröffentlicht. Zweitens wird mittels eines
automatischen Schulungsnachweises
sichergestellt, dass alle Betroffenen über
Änderungen informiert werden und die
Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
SharePoint 2013 erhöht die
Transparenz in Bezug auf die in
der Organisation vorhandenen
Kompetenzen und Prozesse
Die neue Plattform wird einerseits die
Zusammenarbeit und andererseits die
Suche nach Informationen und Wissens-
trägern nachhaltig erleichtern, indem sie
Transparenz schafft:
Die Workspaces werden sicherstellen,
dass alle Berechtigten jederzeit sämtliche
benötigten Informationen und Dokumente
einsehen und bearbeiten können –
unabhängig von Standort oder Organi-
sationseinheit. Projektleiter werden die
global verstreuten Experten von Komax
einfach in ihre Projekte einbeziehen
können. Die Kunden werden sich selbst
über den Projektfortschritt informieren
oder Details nachschlagen können. „Wir
werden unseren Kunden eine Zusammen-
arbeit auf dem neusten Stand der Technik
anbieten und so die Kundenbindung stär-
ken“, fasst Ralf Oswald, Leiter Informatik,
zusammen.
Mit der leistungsstarken Suche werden
die Mitarbeitenden die Dokumente aller
Speicherorte der Komax Holding durch-
suchen können. Dies verhindert, dass
Arbeiten aus Unwissenheit nochmals ge-
leistet werden. Anhand der individuellen
Profile werden die Mitarbeitenden zudem
nicht-dokumentierte Informationen und
Erfahrungen der Experten entdecken
können, um ihre Ziele schneller und bes-
ser zu erreichen.
Dank der neuen grafischen Aufbereitung
der Prozessdokumentationen werden die
Mitarbeitenden diese Informationen auch
dann schnell und einfach finden, wenn
sie die korrekte Prozessbezeichnung nicht
kennen. Der Qualitätsverantwortliche
wiederum wird aufgrund der beiden
neuen Workflows jederzeit wissen, wie
weit die Freigabe und Quittierung eines
aktualisierten Prozesses fortgeschritten
ist. So kann er gezielt nachfassen und
Qualitätsoptimierungen deutlich schneller
weltweit realisieren.
Dank der grafischen Aufbereitung sind Prozess-
dokumentationen auch dann schnell und einfach
zu finden, wenn Mitarbeitende die korrekte
Prozessbezeichnung nicht kennen.
„Dank der Visualisierung der Prozesse mittels Visio Services auf unserem Intranet werden
Mitarbeitende schneller den gesuchten Prozess finden und dank der Verknüpfung auch
die dazugehörenden Dokumente.“ Ralf Oswald, Leiter Informatik, Komax Holding AG
„Die interne Zusammenar-
beit und der Austausch mit
unseren Kunden wird dank
dem neuen Intranet mit seiner
Extranet-Funktionalität viel
einfacher.“
Ralf Oswald, Leiter Informatik, Komax Holding AG