Absenzworkflow mit SharePoint

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Effizienz durch papierlose Prozesse

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Absenzworkflow mit SharePoint

  1. 1. ABSENZWORKFLOW EFFIZIENZ DURCH PAPIERLOSE PROZESSE
  2. 2. AGENDA Ausgangslage / Rahmenbedingungen Ziele Konzept / Ansatz Demo Entwicklung Fragen 20.11.2013 © IOZ AG 2
  3. 3. ÜBER UNS HEINZ SÜESS BEAT BUCHELI - Projektleiter bei IOZ AG - Wirtschaftsinformatiker FA - Seit 10.2009 - Software Ingenieur bei IOZ AG - Informatikingenieur FH - Seit 10.2012 Kontakt: heinz.sueess@ioz.ch +41 41 925 84 18 Kontakt: beat.bucheli@ioz.ch +41 41 925 84 94 20.11.2013 © IOZ AG 3
  4. 4. AUSGANGSLAGE 20.11.2013 © IOZ AG 4
  5. 5. AUSGANGSLAGE AKTUELLE SITUATION BEIM KUNDEN - Alle Absenzmeldungen laufen über Papierformulare Grosser Aufwand in der Verwaltung (Doppelspurigkeiten) Daten werden mehrfach erfasst und weiterverarbeitet Manuelle Eingabe in Lohnsystem (Abacus) Fehleranfälligkeit im Prozess (Medienbruch) Fehlende Funktionen: - Aktuelle Absenzübersicht (manuell geführt) - Aktuelle Saldoinformationen (nur auf Lohnabrechnung) - Export und Importfunktionen Abacus (Manuell) 20.11.2013 © IOZ AG 5
  6. 6. ZIELE Einfacher und verständlicher Workflow! 20.11.2013 © IOZ AG 6
  7. 7. ZIELE HAUPTZIELE - Reduktion des Arbeitsaufwands um 50% Papierloser Prozess für Absenzmeldungen Absenzübersicht für Mitarbeiter und Vorgesetzte Aktueller Stand der Ferien-/Weiterbildungssaldi Integration in Exchange und aktuellen Ferienplan 20.11.2013 © IOZ AG 7
  8. 8. KONZEPT/ANSATZ KONZEPT «TECHNOLOGIE-MIX» - SharePoint 2013 Front-End Grafische Kalenderdarstellung via DevExpress-Komponenten Formulare mit InfoPath Technologie SharePoint 2010 Workflow für die Automatisierung (nicht 2013) Kalenderformat ICS für Einladungen/Absagen/Aktual. SharePoint Listen für Konfiguration und Datenaufbewahrung Batchverarbeitung für Import/Export Schnittstellen 20.11.2013 © IOZ AG 8
  9. 9. ABSENZWORKFLOW FUNKTIONSUMFANG UND DEMO Kurzabsenz  Umwandlung in normale Absenz Normale Absenz mit Einladungen Stellvertretungen Stornierung von bewilligten Absenzen Übersichten • Grafisch • Tabellarisch • Saldo-Webpart MySite • Anbindung Lohnsystem • Export Lohndaten • Import Saldodaten • • • • • 20.11.2013 © IOZ AG 9
  10. 10. ENTWICKLUNG HERAUSFORDERUNGEN - Windows Workflow Foundation 4 (SP2013) - Limitiertes Set von OOTB Activities - Aufruf des 2010 Genehmigungsworkflows - Erweiterbarkeit: Custom Activities oder Webservice Aufrufe - Deployment der Custom Activities - Debugging  nicht eingesetzt - Genehmigungsworkflow 2010 - Inhaltsgenehmigung - Aufruf aus dem VS.NET Workflow heraus - Anderes Verhalten ICS (ICalendar) - CSOM Caml Queries - Where <Feld> not equal false nötig statt where <Feld> equals true 20.11.2013 © IOZ AG 10
  11. 11. ENTWICKLUNG ShortTermAbs enceDraft User: Save Draft User: Submit UMSETZUNGSDETAILS CancelApproval AndResubmit - InfoPath-Form mit mehreren Views - Zugriff auf User Profile Service - Zugriff auf SharePoint Liste «Vorgesetzte» Submitted WF: Approval WF: Start Approval User: Modify ApprovalPending Task Outcome: Approved Task Outcome: Rejected Approving Rejecting WF: Send ICS, Insert Into Calendar, Send Approved Mail WF: Send Rejection Mail Approved Rejected - Workflow mittels Zustandsmaschine User: Cancel Canceling 20.11.2013 © IOZ AG WF: Delete ICS, Delete in Calendar, Send Cancel Mail Canceled 11
  12. 12. ENTWICKLUNG UMSETZUNGSDETAILS - Nach Genehmigung/Ablehnen: Inhaltsgenehmigung löst Hauptworkflow aus - Vorbereiten der darzustellenden Absenzen in separater Liste - DevExpress-Grid für Monatsübersicht - Zellen mit HTML-Tabelle zeichnen - Saldo-Webpart: Anzeige nur auf meiner MySite Seite 20.11.2013 © IOZ AG 12
  13. 13. FRAGEN Haben Sie noch Fragen? 20.11.2013 © IOZ AG 13

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