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Records Management &Compliance Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar Hamburg, 22. September 2010 P R O J E C TC O N S U L T Unternehmensberatung  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer  GmbH
Themen Einführung in die Themen Records Management und Compliance Records Management  Standards Aktuelle Entwicklungen in der Standardisierung: 	MoReq2010, ICA-Req und neue ISO-Normen Compliance Anforderungen - gespiegelt auf die Funktion im Records Management Nutzenargumente für Records Management Records Management in Sharepoint Records Management in SAP Ausblick: Records Management und Compliance in der Cloud
Hinweise zur Dokumentation Es werden nicht alle Folien des Handouts im Seminar behandelt. Die zusätzlichen Folien im Handout dienen zur ergänzenden Informationder Seminarteilnehmer.  Das Handout wird den Seminarteilnehmernauch als PDF Download im Anschluss an die Veranstaltung zur Verfügung gestellt. Zum Thema Records Management gibt es zusätzlich mehrere MultiMedia-Aufzeichnungen mit Video, Audio und synchronisierten Folien aufhttp://www.MoReq2.de, http://www.PROJECT-CONSULT.com und www.doxTop.com.
Tagesordnung 10:00	Begrüßung 10:10	Einführung, Funktionen & Standards 11:15	Pause 11:30	Aktuelle Entwicklungen 12:45	Mittagspause 13:45	Compliance & Nutzenargumente 14:30	Sharepoint & SAP 15:10	Pause 15:25	Ausblick: Cloud & überlebt RM als eigenständige Disziplin? 16:00	Fragen & Antworten 16:15	Ende
Informationen PROJECT CONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Nur Handout
Unternehmensdaten Gegründet:	1.7.1992 Stammkapital:	51.129 € Geschäftsführer:	Dr. Ulrich Kampffmeyer	Karin Begemann Mitarbeiter:	 > 12  Teamkonzept: 	angestellte/ständige freie Berater Standorte:	Hamburg; Bundesweit  Nur Handout
Informationsverarbeitung undDokumenten-Management PROJECT CONSULT GmbH ist  ,[object Object]
Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der InformationstechnologienNur Handout
Mission / Statement PROJECT CONSULT GmbH berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption, optimalen Einführung und effizienten Nutzung von modernen Informationstechnologien unter Berücksichtigung aller Faktoren:  ,[object Object]
Mensch,
Firmenkultur,
Organisation,
Wirtschaftlichkeit,
Technik,
Zukunftssicherheit und ProjektarbeitNur Handout
Themenschwerpunkte ,[object Object]
Elektronische Archivierung
Records Management
Compliance
Standardisierung
Dokumenten-Management
Elektronische Signatur
Workflow
Information Lifecycle Management
KnowledgeManagement
Automatische Klassifikation
Business Process Management
Migration
Directory ServiceNur Handout
Beratungsleistungen (1) ,[object Object]
Organisationsberatung
Projektberatung
Unternehmensberatung
Business Process Engineering
Systemberatung
Coaching
Projektmanagement inkl. Moderation & Controlling
Organisatorische Vorbereitung Nur Handout
Beratungsleistungen (2) ,[object Object]
Fachkonzepte
Lasten- und Pflichtenhefterstellung
Ausschreibung & Auswahl
Vertragsgestaltung
Qualitätssicherung
Tests & Abnahmen
Verfahrensdokumentation
Seminare & Workshops: Public, Inhouse
Studien & GutachtenNur Handout
Leistungstypen ,[object Object]
Coaching
Workshops & Reviews
Seminare
Projektmanagement
Gutachten, Projektcontrolling und MediationNur Handout
BeratungsprojekteBranchenübergreifend ,[object Object]
Industrie und Handel
Öffentliche Verwaltung
Pharma und Chemie
Versicherungen und Rententräger
Wohnungsbau
Logistik
Energie
Dienstleistung
Internationale BeratungsprojekteNur Handout
PROJECT CONSULTMitarbeiterqualifikation PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder Erfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein.  Unser Human Resource Management garantiert das Fach-Know-how  zur kompetenten Kundenberatung die kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissens aller Berater durch ,[object Object]
   Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte
   Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte
   Mitarbeiter-Fortbildung
   Gemischtes Teamkonzept
   Hausinterne SeminareNur Handout
7 Gründe für PROJECT CONSULTals Beratungspartner Lösungsorientiert im Interesse des Kunden Erfolgreiche Projekte Know-how für Dokumenten-Technologien Kompetenz der Mitarbeiter Wirtschaftlichkeit  Effiziente Methoden  Unabhängigkeit Nur Handout
AIIM – Zertifizierungsprogramm  ,[object Object]
Individuelle Modulauswahl und Zeitplanung
ECM-Projekte erfolgreich gestalten
Know-How der Mitarbeiter erweitern und so einen Wett-bewerbsvorteil für Ihr Unternehmen schaffen
Ortsunabhängiger Online-Test für den ECM Master in deutscher Sprache (in englischer Sprache bei anderen Kursen)
Termine in Hamburg auf Anfrage; Referent:  Drs. Hanns Köhler-Krüner
Das AIIM ZertifizierungsprogrammenthältweitereKurse, die zurZeit in englischerSpracheangebotenwerden. Deutsche Versionensind in Planung:
Records Management
E 2.0
Sharepoint,[object Object]
AIIM Records Management Master  ,[object Object]
setzt sich zusammen aus:
Strategie Workshop
Practitioner Programm
Specialist Modul
Master Programm
jedes Modul wird mit einem Test abgeschlossen,[object Object]
AIIM Records Management Master Practitioner Programm: Was ist ERM? Records Management Terminologien und Prinzipien Lifecycle von Records, mit besonderem Fokus auf elektronische Records derzeitge Metadaten Standards und Richtlinien Klassifikationskonzepte und verschiedene Ansätze entsprechend der regionalen Unternehmensbedürfnisse  Digital Preservation Techniken … Nur Handout
AIIM Records Management Master Specialist Modul: wie implementiert man ERM? ,[object Object]
Identifizieren von Records Management Methoden und Prozeduren
Information Governance
Erstellen von Records Management Methoden
Erstellen von Records Technologie Lösungen
Discovery und Disclosure Aktivitäten
…Nur Handout
AIIM Records Management Master Master Programm: „Puttingit all together“ ,[object Object]
Teilnehmer nutzen ihr erlerntes Wissen, um ein ERM-Projekt zu planen, designen und zu implementieren
Case Study exercisesNur Handout
PROJECT CONSULT & Records Management Standardisierung ,[object Object]
MoReq: Mitarbeit 2005 im DLM Forum
MoReq2: Mitarbeit 2007-2009 im DLM Forum, 	  Mitherausgeber
MGB Moreq Governance Board des DLM Forum: Mitglied seit 2009
MoReq2010: Mitarbeit 2009 bis heute ,[object Object]
Regierung Luxemburg, Luxemburg
Forschung:
ESA/ESRIN, Frascati
Pharma:
Hoffmann LaRoche, Basel
Grünenthal, Aachen
Bayer Schering, Berlin
Finanzdienstleistungen:
Credit Suisse, Zürich,[object Object]
1.1	Was ist Records Management? Nur Handout
Einführung – Was ist Records Management? ,[object Object]
Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte,  eindeutige Indizierung von Informationen
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules),[object Object]
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen,[object Object]
ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.,[object Object],[object Object]
Worum geht es beim Records Management? ,[object Object],Nur Handout
Worum geht es beim Records Management? ,[object Object],Nur Handout
Normen (bisher)ISO 15489 ,[object Object]
Zielsetzung:  für Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von physischer Beschaffenheit und der logischer Struktur, einen Rahmen schaffen,[object Object]
Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
Gemäß der ISO 15489 soll ein Record Authentizität  Glaubwürdigkeit  Integrität  Brauchbarkeit 	aufweisen
Was ist Records Lifecycle Management? Viele Dokumente Einige Records Wenige  Archiv-Objekte
Records Lifecycle Management ,[object Object],aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig ,[object Object],Regeln und Nachweis der Vernichtung Nur Handout
Einführung – Was ist Records Management? ,[object Object]
in der deutschen Übersetzung der ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt
Oft ist die Rede von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung ,[object Object]
1.2	Definitionen von Records 	Management und Records Nur Handout
Probleme bei der Übersetzung Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ das, was ein „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht:  ,[object Object]
beliebiger Content-Typ
Bezieht sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens
Physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle
Beispiele: E-Mails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien,[object Object]
Records und Archive Records = Archive? Nein. ,[object Object]
Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet.
Einige Records sollten ins Archivgestelltwerden.
Records Management handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen.
Records Management istnicht “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”.,[object Object]
Definitionen – Was ist Records Management? Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.
Definitionen Definition „Records“ ISO/DIS 30300: Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.
1.3	Records Management im 	ECM - Konzept Nur Handout
ECM – das 5-Komponenten-Modell MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE
Records Management im ECM-Konzept Collab DM ,[object Object]
Indizierung und Thesaurus
Aufbewahrungsfristen
Metadaten
ArchivverwaltungSTORE WCM WF/BPM Records  Management RM
ERM Funktionen von MoReq2     CAPTURE       USE       CREATE       PRESERVE    RECORDS    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE
ERM Funktionen von MoReq2in Bezug auf ECM  Capture    CAPTURE       USE    Preserve RecordsManagement    CREATE       PRESERVE    RECORDS    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE    Manage Store
Unterschiedlicher Fokus ECM:			Records Management als eine 				integrierte Komponente von ECM RM nach MoReq2:	Records Management im 					Zentrum, weitere ECM-					Komponenten als Satelliten
ECM-Funktionen rund um Records Management  Nur Handout
1.4	Definitionen von Compliance Nur Handout
Einführung – Was ist Compliance? Compliance Definition von  PROJECT CONSULT: Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.
Einführung – Compliance Definition „Übereinstimmung“ Voraussetzung sind nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben, die Regeln enthalten, was zu tun ist. Dazu ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne dass die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist. Das ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist. „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe. Nur Handout
Einführung – Compliance Definition „Erfüllung“ Erfüllung der Anforderungen in der Lösung, dies muss ein Prozess sein, keine einmalige Aktion. Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen. „Erfüllung“ geht meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte. Es ist ein dynamischer, ständig laufender, kontrollierter Prozess. Nur Handout
Einführung – Compliance Definition Definition von Gregor Wecker: Compliance bedeutet die Einhaltung sämtlicher für das jeweilige Unternehmen relevanten gesetzlichen Pflichten, Vorschriften und Richtlinien. Definition von Compliance-Magazin.de: Bei "Compliance" geht es um die "Erfüllung", "Entsprechung" bzw. "Konformität" mit staatlichen Gesetzen sowie mit Regeln und Spezifikationen, mit Grundsätzen (ethische und moralische) und Verfahren sowie mit Standards (z.B. ISO) und Konventionen, die klar definiert worden sind.
Compliance - Auswirkungen Unterschiede: ,[object Object],HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation ,[object Object],Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG Nur Handout
Compliance-AnforderungenGesetzlich  ,[object Object]
Verpflichtend! Lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht HandlungsspielraumNur Handout
Compliance-AnforderungenRegulativ ,[object Object]
Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle. Diese werden als „regulative Vorgaben“ abgegrenzt.Nur Handout
Compliance-AnforderungenUnterschiedliche Auswirkungen 	Grundsätzlich gelten alle gesetzlichen, rechtlichen und regulativen Vorgaben auch in der elektronischen Welt. Häufig sind die Anforderungen de IT-Welt jedoch noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden Nur Handout
Compliance-Anforderungen„direkte Betroffenheit“ ,[object Object]
Neben generell gültigen Vorgaben treten besondere, die auf die Branche oder Geschäftstätigkeit bezogen sind.Nur Handout
Compliance-Anforderungen„indirekte Betroffenheit“ ,[object Object],Nur Handout
These 	Records Management ist das probate Mittel zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben. Records Management wurde hierfür „erfunden“.
Diskussionspunkte ,[object Object]
Records Management-Systeme nur wegen Compliance einführen oder um Information besser und wirtschaftlicher zu nutzen?!
Wie kann man den wirtschaftlichen Nutzen von Records Management bestimmen und messen?,[object Object]
Standards betreffen unterschiedliche Ebenen ,[object Object]
Methoden
Architekturen
Funktionalität
Protokolle
Formate
Abläufe
Metadaten
Schnittstellen
Verfahren
Analysen und Darstellungen
Betrachtungsweisen
…und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte,[object Object]
Im Englischen wird nur von „Standards“ gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich um eine „Norm“ oder um einen  „Industriestandard“ nach deutscher Definition handelt.Nur Handout
2.1	ISO 15489 	Requirements for managing records
ISO 15489 – Die Historie ,[object Object]
Die Veröffentlichung wurde auf der Jahreskonferenz von ARMA International (Berufsorganisation von Archivaren und Records Managern mit Mitgliedern aus 30 Ländern weltweit) am 3. Oktober 2001 in Montreal, Kanada, einer breiten Fachöffentlichkeit bekannt gemacht. Nur Handout
ISO 15489 – Die Historie ,[object Object]
Damit ist auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch gelungen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch zu analysieren und zu vergleichen und gemeinsame Anforderungen zu definieren. Nur Handout
ISO 15489 – Die Historie ,[object Object],[object Object]
Vertreten von öffentlichen und privaten Archiven, sowie Wirtschaftsunternehmen und Forschungseinrichtungen aus dem Bereich der Verwaltungsinformatik
Der AA 15 dient als deutsches Spiegelgremium für die internationale Normungsarbeit in diesem Bereich Nur Handout
Records Management: ISO 15489 ,[object Object]
Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus
Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder
Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“,[object Object]
Technologie–unabhängig
International
Alle Branchen
Keine „echte“ Zertifizierung,[object Object]
 Glaubwürdigkeit
 Integrität
 Brauchbarkeit,[object Object]
Hieraus ergibt sich die Ableitung, dass Records Management für alle Dokumentationsaufgaben im Qualitäts- und Umwelt-Management-Bereich erforderlich ist. Diese „Botschaft“ ist aber in Deutschland noch „nicht angekommen“.,[object Object],[object Object]
Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsverfahren einzuführen («To do this, organizationsshould institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).,[object Object],[object Object]
Reliability (glaubwürdige, vollständige und genaue Wiedergabe der nachgewiesenen Aktivitäten);
Integrity(es muss vollständig und unverändert bleiben);
Useability (es muss nachgewiesen, wiederaufgefunden, dargestellt und verstanden werden können,damit es benutzbar bleibt (Ziff. 7.2.2 bis 7.2.5).
Wesentliche Inhalte der ISO 15489 ,[object Object]
Sie schildert sodann ausführlich Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwaltung (Ziff. 9) und machtschließlich Aussagen zur Überwachung (Ziff. 10) und zur Ausbildung (Ziff. 11).,[object Object]
ISO 15489Ausblick (1) ,[object Object]
Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 303xx ersetzt werdenNur Handout
ISO 15489Ausblick (2) ,[object Object]
Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.Nur Handout
2.2	MoReq
MoReq Ursprünglich (MoReq & MoReq2): Model Requirements for the Management of Electronic Records Heute (MoReq2010): Model Requirements for Records Management Systems
MoReq – was ist das Besondere daran? MoReq ,[object Object]
ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie
wird wie ein de facto Standard behandelt
ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt
-Erfüllung wird weltweit bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert
enthält Forderungen für praxisnahe Nutzbarkeit
ist leicht zu verstehen
ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2Nur Handout
MoReq: Nichtnur Records Management Openness Electronic Signatures Document  Management Workflow Admin. Records  Management Functionality Search, Render Availability Easy of Use Performance Digital  Preservation Technical Standards Legislation Outsourcing
MoReq - Fokus ,[object Object]
Sehr tiefgehend und technologisch
Erweitertes Records Management und begriffsangrenzende Bereiche von ECM
Zertifizierung
… aber bisher „schlechte Vermarktung“,[object Object]
MoReq1: Die Historie ,[object Object],	nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen  ,[object Object],	Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive ,[object Object],	im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell ,[object Object]
2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission,[object Object]
MoReq1 ,[object Object]
Referenzdokument in Finnland und Dänemark
GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)
Nicht in die deutsche SpracheübersetztNur Handout Croatian               Czech               Dutch                 Fr  ench          Hungarian  Italian           Portuguese            Russian          Sloveni    an           Spanish  Brasil
MoReq2 Nur Handout
MoReq2 ,[object Object]
verbessert und erweitert MoReq1
aktualisiertMoReq1in Bezug auf neueTechnologien und Regularien
modularisiertMoReq1
nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards
ergänztMoReq1um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums
wurde am 13. Februar 2008 veröffentlichtNur Handout
MoReq2 – Die Historie ,[object Object]
2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2

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