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Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2009 Standards im Records Management & MoReq2 Dr. Ulrich Kampffmeyer 31. DGI-Online-Tagung 2009 Frankfurt, 15. Oktober 2009 P R O J E C TC O N S U L T Unternehmensberatung  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer  GmbH
Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2009 Agenda Einführung: Records und Records Management Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2 Studien: Der Markt für Records Management Herausforderung: BreakingtheBarriersof Traditional Records Management Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management
Einführung:  Records und Records Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  31. DGI-Online-Tagung 2009  |  Frankfurt  |  15.10.2009  |  Folie 3 von 225
Definitionen 1.2 … und das Problem der Übertragung englischsprachiger     Begriffe in das Deutsche … Einführung: Records und Records Management
Whatis a Record? Information created, received, and maintained as  evidence and information by an organisation or  person, in pursuance of legal obligations or in the  transaction of business. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
Was ist ein Record? Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt  wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person  bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug  einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter. Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw. Einführung: Records und Records Management
Records können über ihre Eigenschaften  definiert werden ,[object Object]
rechtlicheBedeutung
Kontext
Integrität
Unveränderbarkeit
Authentizität
KontrollierteMetadaten
Konsistenz
Klassifikation
und andere …Einführung: Records und Records Management
Whatis Records Management? Field of management responsible for the  efficient and systematic control of the creation, receipt,  maintenance, use and disposition of records, including  processes for capturing and maintaining evidence of  and information about business activities and  transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
Was ist Records Management? AlsFührungsaufgabewahrzunehmende effiziente und  systematische Kontrolle und Durchführung der  Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung  und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der  Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von  Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe  und Transaktionen in Form von Akten. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
Was ist Electronic Records Management? Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt. Einführung: Records und Records Management
Was ist Records Management? Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten)  Einführung: Records und Records Management
Was ist Records Management? Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen Einführung: Records und Records Management
Was ist Records Lifecycle Management? Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig Entsorgung vonInformationen Regeln und Nachweis der Vernichtung Einführung: Records und Records Management
Was ist Records Lifecycle Management? Viele Dokumente Einige Records Einführung: Records und Records Management Wenige Archiv- Objekte
Was ist Records Lifecycle Management? Ambivalenz des Dokument-Begriffs Einführung: Records und Records Management
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet „Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt Einführung: Records und Records Management
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert Einführung: Records und Records Management
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Der Begriff Records Management ist bekannt in der „akademischen Records Manager Welt“ im öffentlichen Sektor in der Schweiz in der Pharmaindustrie in der Finanzbranche Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum … Einführung: Records und Records Management
Standards: Records Management und Digital Preservation(Langzeitarchivierung) Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  31. DGI-Online-Tagung 2009  |  Frankfurt  |  15.10.2009  |  Folie 20 von 225
Standards betreffen unterschiedliche Ebenen Technik Methoden Architekturen Funktionalität Protokolle Formate Abläufe Metadaten Schnittstellen Verfahren Analysen und Darstellungen Betrachtungsweisen …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte Standards: Records Management und Digital Preservation
Records Management Terminologie Standards: Records Management und Digital Preservation …einige nennen dies jetzt MoReq1
Erstellen und Erfassen von Records … Wer hat dies jemals verwendet? Standards: Records Management und Digital Preservation
Erstellen und Erfassen von Records Standards: Records Management und Digital Preservation … dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …
Klassifikation von Records Standards: Records Management und Digital Preservation
Records Management: ISO 15489 Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen  Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“ Standards: Records Management und Digital Preservation
Requirements for managing records Gemäß ISO 15489 sollten Records folgendeEigenschaftenaufweisen: ,[object Object]
Glaubwürdigkeit
Integrität
BrauchbarkeitStandards: Records Management und Digital Preservation In vielenTeilen von MoReq2  gehtesbesonders um die Brauchbarkeit und Anwendbarkeit!
Internationale Standards im ERMS-    Umfeld Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik Standards: Records Management und Digital Preservation
Internationale Standards im ERMS-    Umfeld Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden Standards: Records Management und Digital Preservation
Internationale Standards im ERMS-    Umfeld Aufbewahrungsfristen und Vernichtung Standards: Records Management und Digital Preservation
Internationale Standards im ERMS-    Umfeld Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
Auffinden, Präsentieren undErschließung Auffinden und Präsentieren Inhaltliche Erschließung Standards: Records Management und Digital Preservation
ICA International Council on Archives Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht: 		a. demNamen des Elementes 		b. einem Statement zumZweck des Elementes 		c. einem Statement zu den Regeln und Daten-    	 	    Constraints, die auf das Element anwendbarsind 		d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist Standards: Records Management und Digital Preservation
Das Ziel des Projektsistes, global einheitlichePrinzipien und funktionelleAnforderungen an Software, die zumErzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetztwird, zudefinieren. Die Suite von Richtlinien und funktionellenAnforderungenist in dreiModulenorganisiert: Module 1    Overview and Statement of Principles Module 2    Guidelines and Functional Requirements for 			    Electronic Records Management Systems Module 3    Guidelines and Functional Requirements for   			    Records in Business Systems ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic  Office Environments Standards: Records Management und Digital Preservation
Übermittlung & Migration  Übermittlung Migration Standards: Records Management und Digital Preservation Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess … Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer … kontinuierliche Migration als Strategie
Langzeitarchivierung/Digital Preservation Standards: Records Management und Digital Preservation
Langzeitarchivierung/Digital Preservation … wird für einen Archivierungsstandard gehalten?! Standards: Records Management und Digital Preservation
OAIS Reference Model Standards: Records Management und Digital Preservation Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv
OAIS Referenz Model SIP Standardisierung und Erfassungsprozesse sind Themen für Records Management: ,[object Object]
Interfacing
Lebenszyklus Information
Sicherheit und AufrechterhaltungStandards: Records Management und Digital Preservation
Records und Archive Records Management = Archivierung? Nein. Records beinhalten ‘live’ Informationen. Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet. Einige Records sollten ins Archivüberstelltwerden. MoReq2 handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen. Records Management istnichtnur “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”. Standards: Records Management und Digital Preservation
Dokumentenformate ISO 32000 : 2008	PDF … ist noch der Bedarf gegeben?				PDF/A-1 oder PDF/A-2? Standards: Records Management und Digital Preservation Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format
Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
DoD 5015.2 DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen Zuletzt aktualisiert 2007 Standards: Records Management und Digital Preservation
Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
Internationale Standards im ERMS-    Umfeld Rechtliche Empfehlungen Standards: Records Management und Digital Preservation
DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A    CAPTURE       USE    ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS    CREATE       PRESERVE    PDF/A RECORDS ISO 12037    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE    MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation
DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A    CAPTURE       USE    ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS    CREATE       PRESERVE    PDF/A RECORDS ISO 12037    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE    MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation MoReq2
Folgerung aus Standards ,[object Object],   Anwendungsgebiete ab. Sie sind nicht immer     vergleichbar und kompatibel. ,[object Object]
  Standards garantieren per se keine   Investitionssicherheit und keine ewige    Informationsverfügbarkeit –  Standards können      nur ein Element in einer umfassenderen       Information-Management-Strategie sein. Standards: Records Management und Digital Preservation
MoReq:             Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 DLM Forum MoReq:             Status, Scope and Vision of MoReq2 DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  31. DGI-Online-Tagung 2009  |  Frankfurt  |  15.10.2009  |  Folie 52 von 225 Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  DLM Network EEIG  |  Innova.doc 2009   |  Barcelona  |  06.10.2009  |  Slide 52 of 141
MoReq ModelRequirements for the Management of Electronic Records herausgegeben von derEuropäischen Kommission und dem DLM Forum MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
DLM Forum ,[object Object],	nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen ,[object Object],	durch die neue Konstitution ist es nun auch Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen möglich, Mitglied im DLM-Forum zu werden ,[object Object],	als rechtlicher und Verwaltungsträger des DLM Forum MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
MoReq(1) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM) 2001 fürEuropaveröffentlicht – aberinzwischenAnwendung auf derganzen Welt verbreitet Angeregtvom DLM Forum, finanziert von derEuropäischenKommission (IDA) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
MoReq1: Die Historie 1994 Entstehung des DLM-Forums 	nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen  1996 Initiative des DLM-Forums 	Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive 2000/2001 Erstellung von MoReq 	im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq1 Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden) Referenzdokument in Finnland und Dänemark GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006)  Nicht in die deutsche Spracheübersetzt MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2 Croatian               Czech               Dutch                 Fr  ench          Hungarian  Italian           Portuguese            Russian          Sloveni    an           Spanish  Brasil
MoReq2 MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1 verbessert und erweitert MoReq1 aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neueTechnologien und Regularien modularisiert MoReq1 nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards ergänzt MoReq1 um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2: Die Historie 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums 2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Entstehung von MoReq2: Scoping Report ,[object Object]
Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afkMoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Editorial Board MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2 Miguel Camacho, Sadiel, Spanien  Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland   Paul Murphy, Finanzministerium, Irland  Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande  Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England  Anne MetteDørum, National Archives, Norwegen  Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien  Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich  Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada
Project Officer DLM Forum European Commission Management  Editorial  Administration Team Board Team Test Framework  Semi - Independent Authoring  Development Team Reviewer  Team Archives  Specialists  Users  Vendor  Panel Panel Panel Panel Die Projekt-Struktur MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Anbieter Panel Fast die gesamte Records Management Industrie: MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Specialists Panel dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET) document@work, Belgien International Council on Archives Records Management Society, England Records Managers Guild, Russland Scientific Archivists Group, UK & Europa The Society of Archivists, Irland International Records Management Trust ARMA International, USA MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Archives Panel Archives Générales du Royaume de Belgique ArhivRepublikeSlovenije (Slowenien) Czech Republic Ministry of the Interior National Archives of Malta Instituto dos ArquivosNacionais (Portugal) StatensArkiver (Dänemark) LatvijasArhivi (Litauen) TeilnahmeweiterereuropäischerNationalarchivedurch das DLM Forum (Archiv-Panel) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Anwenderpanel ABN Amro (UK) Aksiom (Croatia) Artefactual Systems inc (Canada) Archives of Manitoba (Canada) Astra Zeneca R&D Charnwood (UK) Auckland Regional Council (New Zealand) Banco de Portugal (Portugal) Bently Historical Library (USA) BHP Billiton Archives (Australia) Cactus Tecnologia (Spain) Central Library of BAS (Bulgaria) Cimtech  (UK) Citigroup  (USA) Commission for Social Care Inspection (UK) Credit Suisse Securities  (Europe)  (UK) CSC Australia (Australia) Department of Information and Communication Studies (Namibia) Derbyshire County Council (UK) Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK) Dorset County Council (UK) DRF and Associates (USA) Electronic Office Systems (Russia) Emmerson Consulting  (UK) Environment Agency (UK) Essex County Council (UK) European Central Bank (Germany) European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg) Federal Court of Australia (Australia) Government Centre for Informatics (Slovenia) Group 5 Training  (UK) Home Office (UK) House of Lords Records Office (UK) IMERGE Consulting (USA) Indiana University (USA) INFORA GmbH (Germany) Information Handy Man (UK) Information Society Development Comittee (Lithuania) International Fund for Agricultural Development (Italy) Isle of Man Public Record Office (UK) Joint Research Centre of the European Commission ) Landcorp (Australia) Leicestershire County Council (UK) Lilly (France) Lilly (USA) Mid Sweden University (Sweden) National Agency for Medicines (Finland) National Health Insurance Fund (Bulgaria) Norfolk County Council (UK) Nova Scotia Archives & Records Management (Canada) Outokumpu Technology PTY (Australia) Petro Canada (UK) University College Dublin (Ireland) Varma Mutual Pensions Ins (Finland) Wiltshire County Council (UK) Xerox Corp. (USA) Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia) Rail Corp, Information and Records Management (Australia) Recordkeeping Innovation (Australia) Records & Archive Services (Australia) Records Management Association Australisia (Australia) Riigikantselei (Estonia) Royal Mail Group (UK) Royal Pharmaceutical Society of GB (UK) SABIC Europe  (The Netherlands) Salford City Council (UK) Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain) Service eLuxembourg (Luxembourg) Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain) Sirius Systems France (France) StadsarchiefAntwerpen (Belgium) Staffordshire County Council (UK) State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia) Swansea CC (UK) SWIM  (New Zealand) The Varendorff Consultancy ABN  (Australia) Universität Hamburg (Germany) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Die MoReq2 Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2: Die Spezifikation MoReq2 ist eineSpezifikation, die die Einsatzmöglichkeiteneiner guten, allgemeinen elektronischen Records-  Management-Anwendung beschreibt.  Kostenloserhältlichunter: www.moreq2.info www.moreq2.eu www.moreq2.de MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2: Die Spezifikation 235 Seiten Requirements 794 Anforderungen Funktional – nicht-funktional Obligatorisch/vorgeschrieben-  wünschenswert Kernanforderung - optional Veröffentlichtals Microsoft  	Word, Microsoft Word 2007  	und Adobe PDF MetadatenModell(nicht so  vollständigwieandere, aber besserstrukturiert) NutzungvorhandenerNormenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a. MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Inhalt von MoReq2 „Requirements“ (der eigentliche Standard) Datenmodell (Anhang 9) Test Framework XML Schema Zertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2.eu Spezifikation Metadaten Model Test framework Material XML Schema Strukturder MoReq2 Ergebnisse MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2 Die klassischen Records  Management Funktionen
MoReq2 Optionale Module 10.1 		Management of Physical (Non-electronic) Files 			and Records  10.2 		Disposition of Physical Records  10.3 		Document Management and Collaborative 			Working 10.4 		Workflow 10.5 		Casework 10.6 		Integration with Content Management Systems 10.7 		Electronic signatures 10.8 		Encryption  10.9 		Digital Rights Management 10.10 		Distributed Systems  10.11 		Offline and Remote Working 10.12 		Fax Integration 10.13 		Security Categories  MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 Anhänge Appendix 1 – Reference Publications Appendix 2 – Development of this Specification Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form Appendix 4 – Acknowledgements Appendix 5 – Correspondence to Other Models Appendix 6 – Date Processing Appendix 7 – Standards and Other Guidelines Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq Appendix 9 – Metadata Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Aufbau des Standards MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
   CAPTURE       USE       CREATE       PRESERVE    RECORDS    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE    ERM Funktionen (MoReq2)  MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
   CAPTURE       USE       CREATE       PRESERVE    RECORDS    DESTROY       TRANSFER       MANAGE       STORE    8 Kategorien für Funktionalität MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Marc Freskos Idee:  8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records
DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2008 „Everythingis in Place“ ,[object Object]
 Test Material bereitgestellt
 XML Schema fertiggestellt
 Test Center Abkommen unterzeichnet
MoReq Governance Boardgegründet
Übersetzungen & Kapitel 0 in Arbeit
Als erste Records Management Software   wurde das Produkt Folio von Fabasoft  zertifiziertMoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Status derÜbersetzungen     In Arbeit	           Erledigt Katalanisch Französisch Polnisch Koreanisch Portugiesisch Russisch (2) Rumänisch Tschechisch MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2 Slowenisch Ungarisch
MGB MoReq Governance Board Das MoReq Governance Board hat die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Schutz von Markenrechten Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq Koordinationder Chapter Zero und derÜbersetzungder MoReq Spezifikation Verbreitung von MoReq durchPublikationen, Schulungen und andereMaßnahmen FortlaufendesProgrammfür die Maintenance & Entwicklungder Tests und derZertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MGB MoreqGovernance Board Mitglieder Martin WaldronInformConsult  (England) 	Vorsitz Hans Fredrik Berg     National Archive (Norwegen) Marc FreskoInforesight (England) Jon Garde	        Objective (England) Ulrich Kampffmeyer  PROJECT CONSULT (Deutschland) Karl MayrhoferFabasoft (Österreich) Thomas Rumiimbus (Deutschland) JefSchram	        European Commission (Belgien) JozeSkofljanec	        Nation Archive (Slowenien) Rory Staunton	        Strategy Partners (England)  MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MGB MoreqGovernance Board Erste Ergebnisse Richtlinie für den Zertifizierungsprozess Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq Richtlinie für Übersetzer Richtlinie für Kapitel 0 DLM Forum und MoReq Website (September 2009) MoReqRoadmap Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MGB MoreqGovernance Board Arbeitsgruppen • Brand Protection (BPWG) • Dissemination and Training (DTWG) • Maintenance and Innovation (MIWG) • Testing and Certification (TCWG) • Translation & Chapter Zero (TZWG) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
DLM Forum -MoReq2 Testing Regime  Imbus AG  (http://www.imbus.de) EuropäischeKommission – DLM Forum (DLM Network EEIG) – akkreditiertesTestcenter •   11.12.2008 akkreditiertfür 2 Jahre, kannverlängertwerden ,[object Object],  	(Fabasoft, Wien, Österreich, http://www.Fabasoft.com) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen Es istnotwendig, den Wert und den Nutzen von MoReq2 aufzuzeigen: SogareinekomplexeStrukturkannleichtmitmodernen Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellenbenutztwerden Wenn man MoReq2 richtigeinsetzt, hilft dies, Geld zusparen und die Effizienzzusteigern NichtjederbrauchtjedeFunktion: man muss den modularenAnsatzpassendanwenden Die Systememüssennichtnur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondernauch die BüroangestelltenbeiihrerTagesarbeitunterstützen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Beispiele aus der Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MetadatenModell ,[object Object]
345 Elementeunter 158 IDsVorsichtin derAnwendung:beinhaltetFehler ,[object Object]
Metadatenfür Records
Basis für XML SchemaDerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorieren MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Datenmodell Reference model ,[object Object],MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Capture Subsysteme DetaillierteAnforderungenfür: E-Mail Integration Abfrage von Subsystemen Faxserver MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Workflow Integration mit Records Verwaltungsfunktionen z.B.  eine Workflow Instanzistein Record ErlaubtauchUnterbrechungenvon Records-Management-Prozessen, um andereECM-Anwendungenzubenutzen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Integration in ein Content Management System ,[object Object]
Transmitting copies
Common repository
Spezielle Web-CMS-Funktionalität,z.B. für “style sheets”
Berücksichtigung von CMS-Metadaten
befasstsichmitVersionen
 Audit trailMoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 XML Schema MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 XML-Schema Entitäten MoReq2-Class.xsd				- Class entitydefinition. MoReq2-Component.xsd			- Componenetentitydefinition. MoReq2-Entity_Agent.xsd			- Entity Agent relationshipdefinition. MoReq2-File.xsd				- File entitydefinition. MoReq2-Group.xsd				- Group entitydefinition. MoReq2-Record.xsd			- Recordentitydefinition. MoReq2-Record_Redaction.xsd		- RecordRedationdefinition. MoReq2-Record_Type.xsd			- Record Type definition. MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd		- Retentional & dispositionscheduledefinition. MoReq2-Role.xsd				- Roleentitydefinition. MoReq2-Sub-File.xsd			- Sub-File entitydefinition. MoReq2-User.xsd				- User entitydefinition. MoReq2-Volume.xsd			- Volume entitydefinition MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
XML Schema ,[object Object]
Basiert auf demMetadatenmodell
Erlaubt den Austausch von     - Electronic Records     - Aggregationen (Akten, Klassen etc.)     - Klassifikations-Schemata  VorgesehenhauptsächlichfürSoftware-Anbieter MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
MoReq2 ConformanceTesting MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Test Framework Material ,[object Object]
Über 1000 Seiten
KonformmitIEEE 829 - Standard for Software Test Documentation
ReferenzierteindeutigzurSpezifikation und detailliert dieSpezifikation
KomponentenkombinierzurAnpassung an spezifischeTestszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten
Beinhaltet
Test -Daten
Testskripte und undAnweisungen
ErwarteteErgebnisse
Hauptsächlichgedachtfür Software-Unternehmen;kannaberauch von Anwenderunternehmenfür dieDurchführung von Tests und Abnahmenbenutztwerden MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Conformance Tests  MoReq2 Test Framework Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“ Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung)  Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“ Testbarkeit der Kriterien Y   formal testbare Anforderung z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem N   nicht formal testbare Anforderung   z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens  P   teilweise testbare Anforderung.  z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen BedachteAnwendung von MoReq2 beiAusschreibungen: nichteinfachalleskopieren! IndividuelleAnpassung an die Anforderungen Heraussuchenderfür den AnwendungsfallrelevantenKriterien Nutzungderoptionalen Module, dahier die EffizienzpotentialeimProzess-Management liegen HinzufügenindividuellerAnforderungen, besondersfür: Integration in andereSysteme AllgemeineAnforderungensindzuspezifizieren (z.B. Performance)  Rollen- und Zugriffskontrollen NotwendigezusätzlichenMetadaten und Funktionalität Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in derAusschreibungveröffentlichen AlleÄnderungen die an derBasisspezifikationvorgenommenwerden, müssen in derAusschreibunghervorgehobenwerden Zertifizierte Software-Produktesind in 2009 verfügbar! MoReq: Status, Anwendungsbereiche und  Vision von MoReq2
Studien:  Der Markt für Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer  |  31. DGI-Online-Tagung 2009  |  Frankfurt  |  15.10.2009  |  Folie 103 von 225
Records Management: Eine Marktsicht Records Management als Teil von ECM Enterprise Content Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT   CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer  GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com ©  PROJECT CONSULT  2008 Der Markt für Records Management
Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien Der Markt für Records Management
Marktstudien Gartner, Forrester & Co. 	Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung Der Markt für Records Management
Gartner Group 2008     „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
Gartner Group 2009     „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
… und wo sind die deutschen Anbieter? Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote. Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt. Der Markt für Records Management
DataMonitor ERDM Studie2008 Autonomy        HP       Open Text Der Markt für Records Management
Marktstudien AIIM Association for Information  and Image Management international Records Management Anwendung und Perzeption Der Markt für Records Management
AIIM RM Studie 2009  Zusammenfassung ,[object Object]
   Half of organisations are scanning newly received     paper items and filing them electronically rather than     manually, and a third of businesses are looking to go     to all-electronic records-keeping.
   But for the other half, as well as manually filing     inbound paper documents, 40% admit to routinely     printing newly generated office documents and emails     for the purpose of filing them as paper records. Der Markt für Records Management
AIIM RM Studie 2009  Zusammenfassung ,[object Object]
  71% of organisations have a procedure for legal hold    of paper records in the event of litigation,    but only 57% have one for electronic records.
  For 25% of organisations, legal discovery of paper    records would take at least a month,    whereas for electronic records this is 17%.
  There is a reliance on IT staff to carry out legal    discovery on electronic records in the majority    of companies, whereas records management staff or    line-of-business staff deal with paper records. Der Markt für Records Management
AIIM RM Studie 2009  Zusammenfassung ,[object Object]
  Of those organisations with no ECM/ERM system,    60% would not be confident, if challenged,    that their electronic records have not been changed,    deleted or inappropriately accessed.
  38% of those polled admit that there is little or    no enforcement of their records management policies    and 55% set no guidance on dealing with important    emails as records. Der Markt für Records Management
AIIM RM Studie 2009  Zusammenfassung ,[object Object]
  35% are using in-house developed links to join up    repositories and a further 28% are using vendor    custom-developed links. CMIS (Content Management    Interoperability Services specification) has gained    traction in just 15% of organizations as yet.
  Half of organisations would “possibly” store records     in a local, identifiable outsource,  but 77% state they     would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon     or Microsoft) even if they were assured of an onshore     storage location. However,  67% would consider a     corporate or government cloud. Der Markt für Records Management
AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung ,[object Object]
  Over 70% of organisations have made no plans or    provision for long-term archiving of electronic records,    with no policies for migrating to new media, translating    formats, or virtualization of applications.
  Spending on Records Management systems and    modules is expected to be up overall in the next    12 months. Consultancy Services show a slight net fall.Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How long would it take to produce all of the organisational information related to a formercustomerorconstituent? N=468 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 For each type of content, evaluate the degree of control that exists in your organisation in managing it: N=462 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How would you best characterize your organisation’s experience with document management and recordsmanagement? N=478 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How are each of the following managed in your ECM  environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350 Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important: Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008? N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009 Der Markt für Records Management
Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie Der Markt für Records Management
PROJECT CONSULT Marktstudien  Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte PROJECT CONSULT drei Roadshows in  2007, 2008 und 2009 durch. Auf den Roadshows wurde immer das gleiche Teilnehmerbefragungsformular benutzt. 2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung über das Internet mit getrennten Fragebögen für  Anwender und Anbieter durchgeführt.  Der Markt für Records Management
Roadshow Teilnehmerbefragungen Daten und Methodik Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten 2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen 2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009 51 Fragebögen 2007:gemischtes Publikum, nur Germany 2008, 2009:gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von „gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot Nur „interessierte“ Personen … Der Markt für Records Management
Roadshow Teilnehmerbefragungen Fragen: Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein?  Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen? Bedeutung von Records Management Standards? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Branchenfokus von MoReq2? Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management
Internetumfrage Daten und Methodik ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web 22.April bis 23.May 2008 Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per E-Mail 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112): Anbieterbögen: 69 Anwenderbögen: 43 27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen,  11% Dienstleister, alle anderen unter 10% Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind Umfrageergebnisse anonymisiert Der Markt für Records Management
Internetumfrage Fragen zu: Branche, Position, Land, Größe Definition von Records Management / Übersetzung Anwendung und Einsatz von Records Management Lösungen Allgemeine Relevanz von Records Management  Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen Relevanz von Records Management für für die Erfüllung nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben Wissen über und Bedeutung von Records Management Standards und ähnlichen Standards Der Markt für Records Management
Internetumfrage Fragen zu: Die wichtigsten Funktionen von Records Management (MoReq2 kernelmodules) Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2 optional modules) elektronisches und papierbasiertes Records Management Bedeutung von Zertifizierung Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land und in Europa? Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records Management zu informieren? Der Markt für Records Management
Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009 Der Markt für Records Management
Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Der Markt für Records Management
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz  von Records Management für Ihr Unternehmen ein? Der Markt für Records Management
Aktualität von Records Management  in Ihrem Unternehmen? Der Markt für Records Management
Bedeutung von Records Management Standards? Der Markt für Records Management
Welche Bedeutung wird MoReq2  Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Der Markt für Records Management
Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Der Markt für Records Management
Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management
Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008  Der Markt für Records Management
Online-Marktstudie Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist: ISO 15489 Definition Erklärungstext Links zu weiterführenden Artikeln und Präsentationen Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc. so dass davon auszugehen ist, das der Begriff Records Management richtig verstanden wurde. Der Markt für Records Management
Einsatz von RM: Anwender 	Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Der Markt für Records Management
Einsatz von RM: Anwender Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Es gibt einen Markt fürRecords Management! Aber wie groß ist er? Der Markt für Records Management
Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management
Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management
Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management  ein?  (Mehrere Antworten möglich) Der Markt für Records Management
Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management  ein?  (Mehrere Antworten möglich)    Integration anderer  Anwendungen ist wichtig! Der Markt für Records Management
Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer  Geschäftsverkehr Corporate  Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht Der Markt für Records Management National  Branchen-  spezifische  Aufsicht  International  USA   Europa  Int. Branchen-  spezifische  Int. Aufsicht
Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer  Geschäftsverkehr Corporate  Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht National  Branchen-  spezifische  Aufsicht  International  USA   Europa  Int. Branchen-  spezifische  Int. Aufsicht Der Markt für Records Management    Anbieter glauben mehr an  Compliance als Markttreiber!
Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines  Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: Der Markt für Records Management
Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines  Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:  Dies soll Ihnen lediglich   einen Eindruck der Details geben …  Der Markt für Records Management
Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der  Nutzung eines Records Management Systems in  Bezug auf folgende Themen ein:    hohe Ausprägung … Compliance allgemein Transparenz Prüfbarkeit Prozessunterstützung Der Markt für Records Management Informationssicherheit Besserer Zugriff auf Informationen
Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1) Anwender Anbieter Risiko Management Nachvollziehbarkeit Transparenz Corporate  Governance Der Markt für Records Management WP Vorgaben 50% 81% Compliance
Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2) Anbieter Anwender Wirtschaftlichkeit Sicherheit der Informationen Audit-Trails Elektronisch unter- stützte Prozesse Innovationsfähig-keit Der Markt für Records Management Wettbewerbs- fähigkeit
Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?  Der Markt für Records Management
Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?  Wirklich wichtig: ISO 15489 Irgendwie wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA
Standards und Normen: Anbieter  Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?  Der Markt für Records Management
Standards und Normen: Anbieter  Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?  Wichtig: ISO 15489 Sehr wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA
RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die  kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen  Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:  Der Markt für Records Management
RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die  kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen  Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:  Das kombinierte Management von elektronischen und  Papier-Belegen ist eine  wichtige Aufgabe! Der Markt für Records Management
Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz Der Markt für Records Management
Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz             MoReq2 Der Markt für Records Management National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen
Bedeutung von MoReq2 in DACH Hat ein einheitlicher europäischer Records  Management Standard  wie MoReq2 in DACH zukünftig  eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale  Standards?  Anbieter Anwender Der Markt für Records Management
Online-Marktstudie  Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse … Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen Der Markt für Records Management
Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008 Alle Ergebnisse sind erhältlich unter: http://www.Moreq2.de Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx Der Markt für Records Management
… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mitangemessenerÜbersetzung und Referenzierung von Terminologien 2.   Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“  Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf: MoReq2 hat einen praktischen Wert MoReq2 ist nicht zu komplex MoReq2 ist effizient MoReq2 unterstützt Ihr Business MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit „modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern Der Markt für Records Management
… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … 3.  Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen 4.  Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen 5.  Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2 Der Markt für Records Management
Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management Der Markt für Records Management
Definition von ECM 	“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.  	ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”  AIIM international 2008 Der Markt für Records Management
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM Modell Der Markt für Records Management
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM KomponentenModell Document Management Collaboration Web Content Management Der Markt für Records Management Workflow  Business Process Management Records Management
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE ECM & Records Management Der Markt für Records Management Records Management  Ein integriertes Modul   des Komponenten-Modells

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[DE] Standards im Records Management & MoReq2 | DGI Online Tagung 2009 | Ulrich Kampffmeyer | 15.10.2009

  • 1. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Standards im Records Management & MoReq2 Dr. Ulrich Kampffmeyer 31. DGI-Online-Tagung 2009 Frankfurt, 15. Oktober 2009 P R O J E C TC O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  • 2. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Einführung: Records und Records Management Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2 Studien: Der Markt für Records Management Herausforderung: BreakingtheBarriersof Traditional Records Management Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management
  • 3. Einführung: Records und Records Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225
  • 4. Definitionen 1.2 … und das Problem der Übertragung englischsprachiger Begriffe in das Deutsche … Einführung: Records und Records Management
  • 5. Whatis a Record? Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
  • 6. Was ist ein Record? Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
  • 7. Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter. Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw. Einführung: Records und Records Management
  • 8.
  • 17. und andere …Einführung: Records und Records Management
  • 18. Whatis Records Management? Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
  • 19. Was ist Records Management? AlsFührungsaufgabewahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management
  • 20. Was ist Electronic Records Management? Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt. Einführung: Records und Records Management
  • 21. Was ist Records Management? Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten) Einführung: Records und Records Management
  • 22. Was ist Records Management? Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen Einführung: Records und Records Management
  • 23. Was ist Records Lifecycle Management? Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig Entsorgung vonInformationen Regeln und Nachweis der Vernichtung Einführung: Records und Records Management
  • 24. Was ist Records Lifecycle Management? Viele Dokumente Einige Records Einführung: Records und Records Management Wenige Archiv- Objekte
  • 25. Was ist Records Lifecycle Management? Ambivalenz des Dokument-Begriffs Einführung: Records und Records Management
  • 26. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet „Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt Einführung: Records und Records Management
  • 27. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert Einführung: Records und Records Management
  • 28. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Der Begriff Records Management ist bekannt in der „akademischen Records Manager Welt“ im öffentlichen Sektor in der Schweiz in der Pharmaindustrie in der Finanzbranche Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum … Einführung: Records und Records Management
  • 29. Standards: Records Management und Digital Preservation(Langzeitarchivierung) Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 20 von 225
  • 30. Standards betreffen unterschiedliche Ebenen Technik Methoden Architekturen Funktionalität Protokolle Formate Abläufe Metadaten Schnittstellen Verfahren Analysen und Darstellungen Betrachtungsweisen …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 31. Records Management Terminologie Standards: Records Management und Digital Preservation …einige nennen dies jetzt MoReq1
  • 32. Erstellen und Erfassen von Records … Wer hat dies jemals verwendet? Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 33. Erstellen und Erfassen von Records Standards: Records Management und Digital Preservation … dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …
  • 34. Klassifikation von Records Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 35. Records Management: ISO 15489 Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“ Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 36.
  • 39. BrauchbarkeitStandards: Records Management und Digital Preservation In vielenTeilen von MoReq2 gehtesbesonders um die Brauchbarkeit und Anwendbarkeit!
  • 40. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 41. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 42. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Aufbewahrungsfristen und Vernichtung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 43. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 44. Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 45. Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 46. Auffinden, Präsentieren undErschließung Auffinden und Präsentieren Inhaltliche Erschließung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 47. ICA International Council on Archives Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht: a. demNamen des Elementes b. einem Statement zumZweck des Elementes c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element anwendbarsind d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 48. Das Ziel des Projektsistes, global einheitlichePrinzipien und funktionelleAnforderungen an Software, die zumErzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetztwird, zudefinieren. Die Suite von Richtlinien und funktionellenAnforderungenist in dreiModulenorganisiert: Module 1 Overview and Statement of Principles Module 2 Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems Module 3 Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 49. Übermittlung & Migration Übermittlung Migration Standards: Records Management und Digital Preservation Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess … Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer … kontinuierliche Migration als Strategie
  • 50. Langzeitarchivierung/Digital Preservation Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 51. Langzeitarchivierung/Digital Preservation … wird für einen Archivierungsstandard gehalten?! Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 52. OAIS Reference Model Standards: Records Management und Digital Preservation Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv
  • 53.
  • 56. Sicherheit und AufrechterhaltungStandards: Records Management und Digital Preservation
  • 57. Records und Archive Records Management = Archivierung? Nein. Records beinhalten ‘live’ Informationen. Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet. Einige Records sollten ins Archivüberstelltwerden. MoReq2 handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen. Records Management istnichtnur “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”. Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 58. Dokumentenformate ISO 32000 : 2008 PDF … ist noch der Bedarf gegeben? PDF/A-1 oder PDF/A-2? Standards: Records Management und Digital Preservation Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format
  • 59. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 60. DoD 5015.2 DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen Zuletzt aktualisiert 2007 Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 61. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 62. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 63. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Rechtliche Empfehlungen Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 64. DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A CAPTURE USE ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS CREATE PRESERVE PDF/A RECORDS ISO 12037 DESTROY TRANSFER MANAGE STORE MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 65. DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A CAPTURE USE ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS CREATE PRESERVE PDF/A RECORDS ISO 12037 DESTROY TRANSFER MANAGE STORE MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation MoReq2
  • 66.
  • 67. Standards garantieren per se keine Investitionssicherheit und keine ewige Informationsverfügbarkeit – Standards können nur ein Element in einer umfassenderen Information-Management-Strategie sein. Standards: Records Management und Digital Preservation
  • 68. MoReq:            Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 DLM Forum MoReq:            Status, Scope and Vision of MoReq2 DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 52 von 225 Dr. Ulrich Kampffmeyer | DLM Network EEIG | Innova.doc 2009 | Barcelona | 06.10.2009 | Slide 52 of 141
  • 69. MoReq ModelRequirements for the Management of Electronic Records herausgegeben von derEuropäischen Kommission und dem DLM Forum MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 70.
  • 71. MoReq(1) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 72. MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM) 2001 fürEuropaveröffentlicht – aberinzwischenAnwendung auf derganzen Welt verbreitet Angeregtvom DLM Forum, finanziert von derEuropäischenKommission (IDA) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 73. MoReq1: Die Historie 1994 Entstehung des DLM-Forums nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen 1996 Initiative des DLM-Forums Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive 2000/2001 Erstellung von MoReq im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 74. MoReq1 Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden) Referenzdokument in Finnland und Dänemark GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006) Nicht in die deutsche Spracheübersetzt MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish Brasil
  • 75. MoReq2 MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 76. MoReq2 isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1 verbessert und erweitert MoReq1 aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neueTechnologien und Regularien modularisiert MoReq1 nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards ergänzt MoReq1 um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 77. MoReq2: Die Historie 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums 2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 78.
  • 79. Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afkMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 80. Editorial Board MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Miguel Camacho, Sadiel, Spanien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland Paul Murphy, Finanzministerium, Irland Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England Anne MetteDørum, National Archives, Norwegen Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada
  • 81. Project Officer DLM Forum European Commission Management Editorial Administration Team Board Team Test Framework Semi - Independent Authoring Development Team Reviewer Team Archives Specialists Users Vendor Panel Panel Panel Panel Die Projekt-Struktur MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 82. MoReq2 Anbieter Panel Fast die gesamte Records Management Industrie: MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 83. MoReq2 Specialists Panel dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET) document@work, Belgien International Council on Archives Records Management Society, England Records Managers Guild, Russland Scientific Archivists Group, UK & Europa The Society of Archivists, Irland International Records Management Trust ARMA International, USA MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 84. MoReq2 Archives Panel Archives Générales du Royaume de Belgique ArhivRepublikeSlovenije (Slowenien) Czech Republic Ministry of the Interior National Archives of Malta Instituto dos ArquivosNacionais (Portugal) StatensArkiver (Dänemark) LatvijasArhivi (Litauen) TeilnahmeweiterereuropäischerNationalarchivedurch das DLM Forum (Archiv-Panel) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 85. MoReq2 Anwenderpanel ABN Amro (UK) Aksiom (Croatia) Artefactual Systems inc (Canada) Archives of Manitoba (Canada) Astra Zeneca R&D Charnwood (UK) Auckland Regional Council (New Zealand) Banco de Portugal (Portugal) Bently Historical Library (USA) BHP Billiton Archives (Australia) Cactus Tecnologia (Spain) Central Library of BAS (Bulgaria) Cimtech (UK) Citigroup (USA) Commission for Social Care Inspection (UK) Credit Suisse Securities (Europe) (UK) CSC Australia (Australia) Department of Information and Communication Studies (Namibia) Derbyshire County Council (UK) Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK) Dorset County Council (UK) DRF and Associates (USA) Electronic Office Systems (Russia) Emmerson Consulting (UK) Environment Agency (UK) Essex County Council (UK) European Central Bank (Germany) European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg) Federal Court of Australia (Australia) Government Centre for Informatics (Slovenia) Group 5 Training (UK) Home Office (UK) House of Lords Records Office (UK) IMERGE Consulting (USA) Indiana University (USA) INFORA GmbH (Germany) Information Handy Man (UK) Information Society Development Comittee (Lithuania) International Fund for Agricultural Development (Italy) Isle of Man Public Record Office (UK) Joint Research Centre of the European Commission ) Landcorp (Australia) Leicestershire County Council (UK) Lilly (France) Lilly (USA) Mid Sweden University (Sweden) National Agency for Medicines (Finland) National Health Insurance Fund (Bulgaria) Norfolk County Council (UK) Nova Scotia Archives & Records Management (Canada) Outokumpu Technology PTY (Australia) Petro Canada (UK) University College Dublin (Ireland) Varma Mutual Pensions Ins (Finland) Wiltshire County Council (UK) Xerox Corp. (USA) Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia) Rail Corp, Information and Records Management (Australia) Recordkeeping Innovation (Australia) Records & Archive Services (Australia) Records Management Association Australisia (Australia) Riigikantselei (Estonia) Royal Mail Group (UK) Royal Pharmaceutical Society of GB (UK) SABIC Europe (The Netherlands) Salford City Council (UK) Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain) Service eLuxembourg (Luxembourg) Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain) Sirius Systems France (France) StadsarchiefAntwerpen (Belgium) Staffordshire County Council (UK) State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia) Swansea CC (UK) SWIM (New Zealand) The Varendorff Consultancy ABN (Australia) Universität Hamburg (Germany) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 86. Die MoReq2 Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 87. MoReq2: Die Spezifikation MoReq2 ist eineSpezifikation, die die Einsatzmöglichkeiteneiner guten, allgemeinen elektronischen Records- Management-Anwendung beschreibt. Kostenloserhältlichunter: www.moreq2.info www.moreq2.eu www.moreq2.de MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 88. MoReq2: Die Spezifikation 235 Seiten Requirements 794 Anforderungen Funktional – nicht-funktional Obligatorisch/vorgeschrieben- wünschenswert Kernanforderung - optional Veröffentlichtals Microsoft Word, Microsoft Word 2007 und Adobe PDF MetadatenModell(nicht so vollständigwieandere, aber besserstrukturiert) NutzungvorhandenerNormenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a. MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 89. Inhalt von MoReq2 „Requirements“ (der eigentliche Standard) Datenmodell (Anhang 9) Test Framework XML Schema Zertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 90. MoReq2.eu Spezifikation Metadaten Model Test framework Material XML Schema Strukturder MoReq2 Ergebnisse MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 91. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 92. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Die klassischen Records Management Funktionen
  • 93. MoReq2 Optionale Module 10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records 10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative Working 10.4 Workflow 10.5 Casework 10.6 Integration with Content Management Systems 10.7 Electronic signatures 10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management 10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working 10.12 Fax Integration 10.13 Security Categories MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 94. MoReq2 Anhänge Appendix 1 – Reference Publications Appendix 2 – Development of this Specification Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form Appendix 4 – Acknowledgements Appendix 5 – Correspondence to Other Models Appendix 6 – Date Processing Appendix 7 – Standards and Other Guidelines Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq Appendix 9 – Metadata Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 95. Aufbau des Standards MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 96. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE ERM Funktionen (MoReq2) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 97. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE 8 Kategorien für Funktionalität MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Marc Freskos Idee: 8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records
  • 98.
  • 99. Test Material bereitgestellt
  • 100. XML Schema fertiggestellt
  • 101. Test Center Abkommen unterzeichnet
  • 104. Als erste Records Management Software wurde das Produkt Folio von Fabasoft zertifiziertMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 105. Status derÜbersetzungen In Arbeit Erledigt Katalanisch Französisch Polnisch Koreanisch Portugiesisch Russisch (2) Rumänisch Tschechisch MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Slowenisch Ungarisch
  • 106. MGB MoReq Governance Board Das MoReq Governance Board hat die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Schutz von Markenrechten Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq Koordinationder Chapter Zero und derÜbersetzungder MoReq Spezifikation Verbreitung von MoReq durchPublikationen, Schulungen und andereMaßnahmen FortlaufendesProgrammfür die Maintenance & Entwicklungder Tests und derZertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 107. MGB MoreqGovernance Board Mitglieder Martin WaldronInformConsult (England) Vorsitz Hans Fredrik Berg National Archive (Norwegen) Marc FreskoInforesight (England) Jon Garde Objective (England) Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT (Deutschland) Karl MayrhoferFabasoft (Österreich) Thomas Rumiimbus (Deutschland) JefSchram European Commission (Belgien) JozeSkofljanec Nation Archive (Slowenien) Rory Staunton Strategy Partners (England) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 108. MGB MoreqGovernance Board Erste Ergebnisse Richtlinie für den Zertifizierungsprozess Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq Richtlinie für Übersetzer Richtlinie für Kapitel 0 DLM Forum und MoReq Website (September 2009) MoReqRoadmap Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 109. MGB MoreqGovernance Board Arbeitsgruppen • Brand Protection (BPWG) • Dissemination and Training (DTWG) • Maintenance and Innovation (MIWG) • Testing and Certification (TCWG) • Translation & Chapter Zero (TZWG) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 110.
  • 111. Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen Es istnotwendig, den Wert und den Nutzen von MoReq2 aufzuzeigen: SogareinekomplexeStrukturkannleichtmitmodernen Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellenbenutztwerden Wenn man MoReq2 richtigeinsetzt, hilft dies, Geld zusparen und die Effizienzzusteigern NichtjederbrauchtjedeFunktion: man muss den modularenAnsatzpassendanwenden Die Systememüssennichtnur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondernauch die BüroangestelltenbeiihrerTagesarbeitunterstützen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 112. Beispiele aus der Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 113.
  • 114.
  • 116. Basis für XML SchemaDerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorieren MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 117.
  • 118.
  • 119. Capture Subsysteme DetaillierteAnforderungenfür: E-Mail Integration Abfrage von Subsystemen Faxserver MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 120. Workflow Integration mit Records Verwaltungsfunktionen z.B. eine Workflow Instanzistein Record ErlaubtauchUnterbrechungenvon Records-Management-Prozessen, um andereECM-Anwendungenzubenutzen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 121.
  • 127. Audit trailMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 128. MoReq2 XML Schema MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 129. MoReq2 XML-Schema Entitäten MoReq2-Class.xsd - Class entitydefinition. MoReq2-Component.xsd - Componenetentitydefinition. MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationshipdefinition. MoReq2-File.xsd - File entitydefinition. MoReq2-Group.xsd - Group entitydefinition. MoReq2-Record.xsd - Recordentitydefinition. MoReq2-Record_Redaction.xsd - RecordRedationdefinition. MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition. MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & dispositionscheduledefinition. MoReq2-Role.xsd - Roleentitydefinition. MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entitydefinition. MoReq2-User.xsd - User entitydefinition. MoReq2-Volume.xsd - Volume entitydefinition MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 130.
  • 132. Erlaubt den Austausch von - Electronic Records - Aggregationen (Akten, Klassen etc.) - Klassifikations-Schemata VorgesehenhauptsächlichfürSoftware-Anbieter MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 133. MoReq2 ConformanceTesting MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 134.
  • 136. KonformmitIEEE 829 - Standard for Software Test Documentation
  • 138. KomponentenkombinierzurAnpassung an spezifischeTestszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten
  • 143. Hauptsächlichgedachtfür Software-Unternehmen;kannaberauch von Anwenderunternehmenfür dieDurchführung von Tests und Abnahmenbenutztwerden MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 144. Conformance Tests MoReq2 Test Framework Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“ Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung) Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“ Testbarkeit der Kriterien Y formal testbare Anforderung z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem N nicht formal testbare Anforderung z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens P teilweise testbare Anforderung. z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 145. Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen BedachteAnwendung von MoReq2 beiAusschreibungen: nichteinfachalleskopieren! IndividuelleAnpassung an die Anforderungen Heraussuchenderfür den AnwendungsfallrelevantenKriterien Nutzungderoptionalen Module, dahier die EffizienzpotentialeimProzess-Management liegen HinzufügenindividuellerAnforderungen, besondersfür: Integration in andereSysteme AllgemeineAnforderungensindzuspezifizieren (z.B. Performance) Rollen- und Zugriffskontrollen NotwendigezusätzlichenMetadaten und Funktionalität Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in derAusschreibungveröffentlichen AlleÄnderungen die an derBasisspezifikationvorgenommenwerden, müssen in derAusschreibunghervorgehobenwerden Zertifizierte Software-Produktesind in 2009 verfügbar! MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
  • 146. Studien: Der Markt für Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 103 von 225
  • 147. Records Management: Eine Marktsicht Records Management als Teil von ECM Enterprise Content Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Der Markt für Records Management
  • 148. Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien Der Markt für Records Management
  • 149. Marktstudien Gartner, Forrester & Co. Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung Der Markt für Records Management
  • 150. Gartner Group 2008 „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
  • 151. Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
  • 152. Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
  • 153. Gartner Group 2009 „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management
  • 154. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
  • 155. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
  • 156. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
  • 157. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
  • 158. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management
  • 159. … und wo sind die deutschen Anbieter? Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote. Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt. Der Markt für Records Management
  • 160. DataMonitor ERDM Studie2008 Autonomy HP Open Text Der Markt für Records Management
  • 161. Marktstudien AIIM Association for Information and Image Management international Records Management Anwendung und Perzeption Der Markt für Records Management
  • 162.
  • 163. Half of organisations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping.
  • 164. But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records. Der Markt für Records Management
  • 165.
  • 166. 71% of organisations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.
  • 167. For 25% of organisations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.
  • 168. There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records. Der Markt für Records Management
  • 169.
  • 170. Of those organisations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.
  • 171. 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records. Der Markt für Records Management
  • 172.
  • 173. 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.
  • 174. Half of organisations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud. Der Markt für Records Management
  • 175.
  • 176. Over 70% of organisations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.
  • 177. Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.Der Markt für Records Management
  • 178. AIIM Studie 2009 What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476 Der Markt für Records Management
  • 179. AIIM Studie 2009 How long would it take to produce all of the organisational information related to a formercustomerorconstituent? N=468 Der Markt für Records Management
  • 180. AIIM Studie 2009 For each type of content, evaluate the degree of control that exists in your organisation in managing it: N=462 Der Markt für Records Management
  • 181. AIIM Studie 2009 How would you best characterize your organisation’s experience with document management and recordsmanagement? N=478 Der Markt für Records Management
  • 182. AIIM Studie 2009 How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”) Der Markt für Records Management
  • 183. AIIM Studie 2009 Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406 Der Markt für Records Management
  • 184. AIIM Studie 2009 Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
  • 185. AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
  • 186. AIIM Studie 2009 How are each of the following managed in your ECM environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
  • 187. AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management
  • 188. AIIM Studie 2009 What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350 Der Markt für Records Management
  • 189. AIIM Studie 2009 The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE) Der Markt für Records Management
  • 190. AIIM Studie 2009 The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important: Der Markt für Records Management
  • 191. AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
  • 192. AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008? N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management
  • 193. PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009 Der Markt für Records Management
  • 194. Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie Der Markt für Records Management
  • 195. PROJECT CONSULT Marktstudien Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte PROJECT CONSULT drei Roadshows in 2007, 2008 und 2009 durch. Auf den Roadshows wurde immer das gleiche Teilnehmerbefragungsformular benutzt. 2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung über das Internet mit getrennten Fragebögen für Anwender und Anbieter durchgeführt. Der Markt für Records Management
  • 196. Roadshow Teilnehmerbefragungen Daten und Methodik Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten 2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen 2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009 51 Fragebögen 2007:gemischtes Publikum, nur Germany 2008, 2009:gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von „gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot Nur „interessierte“ Personen … Der Markt für Records Management
  • 197. Roadshow Teilnehmerbefragungen Fragen: Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein? Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen? Bedeutung von Records Management Standards? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Branchenfokus von MoReq2? Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management
  • 198. Internetumfrage Daten und Methodik ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web 22.April bis 23.May 2008 Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per E-Mail 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112): Anbieterbögen: 69 Anwenderbögen: 43 27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister, alle anderen unter 10% Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind Umfrageergebnisse anonymisiert Der Markt für Records Management
  • 199. Internetumfrage Fragen zu: Branche, Position, Land, Größe Definition von Records Management / Übersetzung Anwendung und Einsatz von Records Management Lösungen Allgemeine Relevanz von Records Management Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen Relevanz von Records Management für für die Erfüllung nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben Wissen über und Bedeutung von Records Management Standards und ähnlichen Standards Der Markt für Records Management
  • 200. Internetumfrage Fragen zu: Die wichtigsten Funktionen von Records Management (MoReq2 kernelmodules) Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2 optional modules) elektronisches und papierbasiertes Records Management Bedeutung von Zertifizierung Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land und in Europa? Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records Management zu informieren? Der Markt für Records Management
  • 201. Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009 Der Markt für Records Management
  • 202. Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Der Markt für Records Management
  • 203. Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein? Der Markt für Records Management
  • 204. Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen? Der Markt für Records Management
  • 205. Bedeutung von Records Management Standards? Der Markt für Records Management
  • 206. Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Der Markt für Records Management
  • 207. Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Der Markt für Records Management
  • 208. Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management
  • 209. Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008 Der Markt für Records Management
  • 210. Online-Marktstudie Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist: ISO 15489 Definition Erklärungstext Links zu weiterführenden Artikeln und Präsentationen Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc. so dass davon auszugehen ist, das der Begriff Records Management richtig verstanden wurde. Der Markt für Records Management
  • 211. Einsatz von RM: Anwender Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Der Markt für Records Management
  • 212. Einsatz von RM: Anwender Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Es gibt einen Markt fürRecords Management! Aber wie groß ist er? Der Markt für Records Management
  • 213. Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management
  • 214. Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management
  • 215. Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein?  (Mehrere Antworten möglich) Der Markt für Records Management
  • 216. Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein?  (Mehrere Antworten möglich) Integration anderer Anwendungen ist wichtig! Der Markt für Records Management
  • 217. Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer Geschäftsverkehr Corporate Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht Der Markt für Records Management National Branchen- spezifische Aufsicht International USA Europa Int. Branchen- spezifische Int. Aufsicht
  • 218. Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer Geschäftsverkehr Corporate Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht National Branchen- spezifische Aufsicht International USA Europa Int. Branchen- spezifische Int. Aufsicht Der Markt für Records Management Anbieter glauben mehr an Compliance als Markttreiber!
  • 219. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: Der Markt für Records Management
  • 220. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: Dies soll Ihnen lediglich einen Eindruck der Details geben … Der Markt für Records Management
  • 221. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: hohe Ausprägung … Compliance allgemein Transparenz Prüfbarkeit Prozessunterstützung Der Markt für Records Management Informationssicherheit Besserer Zugriff auf Informationen
  • 222. Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1) Anwender Anbieter Risiko Management Nachvollziehbarkeit Transparenz Corporate Governance Der Markt für Records Management WP Vorgaben 50% 81% Compliance
  • 223. Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2) Anbieter Anwender Wirtschaftlichkeit Sicherheit der Informationen Audit-Trails Elektronisch unter- stützte Prozesse Innovationsfähig-keit Der Markt für Records Management Wettbewerbs- fähigkeit
  • 224. Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Der Markt für Records Management
  • 225. Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Wirklich wichtig: ISO 15489 Irgendwie wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA
  • 226. Standards und Normen: Anbieter Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Der Markt für Records Management
  • 227. Standards und Normen: Anbieter Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Wichtig: ISO 15489 Sehr wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA
  • 228. RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle: Der Markt für Records Management
  • 229. RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle: Das kombinierte Management von elektronischen und Papier-Belegen ist eine wichtige Aufgabe! Der Markt für Records Management
  • 230. Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz Der Markt für Records Management
  • 231. Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz MoReq2 Der Markt für Records Management National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen
  • 232. Bedeutung von MoReq2 in DACH Hat ein einheitlicher europäischer Records Management Standard wie MoReq2 in DACH zukünftig eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale Standards? Anbieter Anwender Der Markt für Records Management
  • 233. Online-Marktstudie Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse … Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen Der Markt für Records Management
  • 234. Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008 Alle Ergebnisse sind erhältlich unter: http://www.Moreq2.de Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx Der Markt für Records Management
  • 235. … damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mitangemessenerÜbersetzung und Referenzierung von Terminologien 2. Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“ Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf: MoReq2 hat einen praktischen Wert MoReq2 ist nicht zu komplex MoReq2 ist effizient MoReq2 unterstützt Ihr Business MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit „modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern Der Markt für Records Management
  • 236. … damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … 3. Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen 4. Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen 5. Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2 Der Markt für Records Management
  • 237. Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management Der Markt für Records Management
  • 238. Definition von ECM “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.” AIIM international 2008 Der Markt für Records Management
  • 239. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM Modell Der Markt für Records Management
  • 240. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM KomponentenModell Document Management Collaboration Web Content Management Der Markt für Records Management Workflow Business Process Management Records Management
  • 241. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE ECM & Records Management Der Markt für Records Management Records Management Ein integriertes Modul des Komponenten-Modells
  • 242. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Das MoReq2 Modell Der Markt für Records Management Die gleichen Begriffe wie in dem ECM Modell?!
  • 243. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Das MoReq2 Modell Capture Preserve RecordsManagement Der Markt für Records Management Manage Store Ein anderer Blickwinkel… Records sind der Mittelpunkt der Welt?!
  • 244. Unterschiedliche Blickwinkel ECM: Records Management als eine integrierte Komponente RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM- Komponenten als Satelliten Der Markt für Records Management
  • 245. ECM-Funktionen rund um Records Management Der Markt für Records Management
  • 246. Markttreiber für die Weiterentwicklung Der Markt für Records Management
  • 247. Markttreiber für die Weiterentwicklung von Records Management ComplianceWachsende regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation von elektronischen Geschäftsvorgängen IntegrationZunehmende Integration von Records-Management-Funktionalität in Fachanwendungen, ERP Enterprise Ressource Management, CRM Customer Relationship Management und PLM Produkt Lifecycle Management Einbezug von DatensätzenNicht nur Dokumente und Akten sondern auch Daten aus Anwendungen, Protokolldateien und Datenbanken sind ebenfalls aufbewahrungspflichtige Records Web 2.0 FunktionalitätNeue Softwarewarefunktionalität, besonders aus dem sogenannten „2.0“-Umfeld, stellt neue Herausforderungen an Records Management Der Markt für Records Management
  • 248. Records Management als Infrastruktur auch im Web Records Management wird inzwischen (mit Einschränkungen) auch als SaaSSoftware as a Service angeboten. Mit der Nutzung von Web-basierten Applikationen, entsteht der Bedarf, die entstehenden Records entweder sicher auch im Web oder aber als Kopie im eigenen System zu speichern. Der Markt für Records Management
  • 249. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Herausforderung:        Breaking the Barriers of Traditional Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 195 von 225
  • 250. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 The positive Aspect is, this Die Informationsflut…
  • 251. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 The positive Aspect is, this Die gute Nachricht ist, dass diese Welle noch nicht die Registraturen und Archive erreicht hat …
  • 252. Drei große Herausforderungen Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 253.
  • 254. Blogs, Twitter, Instant Massages & Wikis
  • 258. etc., etc., etc.Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 259. Die technologische Herausforderung Vielleichtsolltenwirsogarerneut die Diskussionaufnehmen, ob wireine Definition füretwaswieein“digitales Original” brauchen ... Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 260.
  • 261. “Digital immigrants” versus “digital natives”
  • 262. “Always online”
  • 264. Rights Management & Datenschutz
  • 265. etc., etc., etc.Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 266. Die kulturelle Herausforderung Vielleichtsolltenwirerneut die Diskussionaufnehmen, über die Zukunft der „Informationsgesellschaft“ und die sozialen Auswirkungen dessen, was wir tun. Und auch die „Digital Addicts“ dürfen nicht vergessen werden … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 267.
  • 269.
  • 270. Einige besondere RecordsManagement Herausforderungen VielleichtmöchtenSie den Begriff “Records Manager” auchdurch den Begriff “Archivar” oder “Bibliothekar” ersetzen … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 271. Einige Provokationen Records Manager liebenMetadaten. SiesindkomplexeDateneingabeformularegewohnt. 2.0 User hassenkomplexeDateneingabeformulare! SievertrauenderautomatischenKategorisierung. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 272. Einige Provokationen Records Manager sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche. Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden. 2.0 User hassenkomplexeSuchformulare! Sielieben “single field search” á la Google, die allesirgendwofindet. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 273. Einige Provokationen Records Manager kennen die Relevanz eines Informationskontextes. Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen. 2.0 User sind faul! Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 274. Einige Provokationen Records Manager wissengenau, wiesiedurchhierarchischeBäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturennavigieren. Es machtihneneinfachSpaß. 2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nichtwieeineMedienbibliothekoder YouTube funktioniert. Sind sie von der Software genervt, gebensie die Sucheeinfach auf. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 275. Einige Provokationen Records Manager sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst. Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten. 2.0 User wissen, dass eine TeraByteHard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet. Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 276. Einige Provokationen Records Manager sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records. Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten. 2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist. Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 277. Einige Provokationen Records Manager lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden. 2.0 User glauben an Folksonomy. WenngenügendAnwender den selben “Tag” verwenden, kannesnichtfalschsein. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 278. Einige Provokationen Records Manager sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen. Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden. 2.0 User lieben ihren iPod! Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 279. Einige Provokationen Records Manager wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet. Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente. 2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“. … und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 280. Konsequenzen Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 281. These aus dem Jahr 1999* „Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“ * Ulrich Kampffmeyer, Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW Hamburg, publiziert 2000 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 282. Thesen aus dem Jahr 2002* „In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“ „Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“ „Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“ * Ulrich Kampffmeyer, DLM Forum Barcelona 2002 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 283. Thesen aus dem Jahr 2005* „Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.“ “Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“ „Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“ Dr. Ulrich Kampffmeyer, Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 284. These aus dem Jahr 2009* „The profession of records management is dead, software will take over their task.“ * Steve Bailey, Blogeintrag, Januar 2009 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 285. Thesen aus dem Jahr 2009* „Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.“ „Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!“ * Ulrich Kampffmeyer, Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, 2009 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 286.
  • 289.
  • 291. Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven
  • 292. …Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 293.
  • 294. Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler
  • 295. Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler
  • 297. IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, QualitätsmanagerHerausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 298.
  • 299. wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren
  • 300. die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen
  • 301. Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 302.
  • 303.
  • 304.
  • 305.
  • 306.
  • 307.
  • 308. zur Bildung von Wissen zu nutzen,
  • 309. den Lebenszyklus zu verwalten,
  • 312. in Prozessen nutzbar zu machen und
  • 313. kontrolliert zu entsorgen.… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 314. Fazit Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren. Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen! Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
  • 315. Ausblick:           Die Zukunft des Records und Information Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225
  • 316.
  • 317. WerdenzukünftigeHistorikerunsereÄra “als das dunkleZeitalterderfrühenInformationsgesellschaft” bezeichnen? Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management
  • 318.
  • 319.
  • 320.
  • 322. Wirdalle Enterprise Software zukünftigstandardmäßig Records Management Funktionalitäthaben – müssen?
  • 323. Wirdes die Notwendigkeitfürspezialisierte Records Management Software dannnochgeben?Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management
  • 324.
  • 325.
  • 326.
  • 327.
  • 328. Siehaben die Wahl! Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management
  • 329. Siehaben die Wahl! Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management
  • 330. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.comPräsentation, Text, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com
  • 331. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Quellenverzeichnis MoReq2 Projekt-Website: www.MoReq2.eu, http://www.moreq.info Informationswebsite auf deutsch: www.MoReq2.de Download des MoReq2 Standards und weiterführende Links: http://moreq.niniel.org/quellen/ MoReq2 Roadshow 2007 Dokumentation: http://www.project-consult.net/Files/Seminarband%20MoReq2_TN2007.pdf MoReq2 Roadshow 2008 Dokumentation und Marktstudie: http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband %202008.pdf und http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx Records Management Marktstudie 2007/2008 DLM-Forum: http://www.project-consult.net/Files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20Study_Kff.pdf DLM Forum, BreakingtheBarriersof traditional RM: http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers_Kff.pps und http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers _Kff_Print.pdf DLM Forum Toulouse 2008 Ergebnisse: frz: http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR_web.pdf und engl: http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directions_web.pdf Records Management & MoReq2, Humboldt Universität | BBK Berliner Bibliothekswissenschaftliches Kolloquium, 13.01.2009, Berlin http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf Vth DLM-Forum Conference | La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles directions. Toulouse, décembre 2008 | Information and Electronic Records Management in Europe: Achievements and new Directions | Toulouse, 10, 11 & 12 December 2008 | Archives de France | Vol 2 http://www.project-consult.net/files/DLM-Forum_Toulouse_2008_2.pdf/ Records Management & MoReq2, innova.dpc 2009, Barcelona, 6.10.2009 http://www.project-consult.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx Ulrich Kampffmeyer, Wer braucht Archivare und Records Manager? Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, April 2009,http://www.project-consult.net/files/Fachhochschule Potsdam_Kff_20090424.ppt „MoReq – Howtouse ist“, Marc Fresko: http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how% 20to%20use%20it%20%20publication %20version.pdf Wikipedia Artikel zum DLM Forum und MoReq: MoReq, dt: http://de.wikipedia.org/wiki/MoReq MoReq, frz: http://fr.wikipedia.org/wiki/MOREQ DLM Forum, engl: http://en.wikipedia.org/wiki/DLM_Forum