Präsentation PM Forum - Social Software

Wie der Würth Konzern Social Software für die

erfolgreiche Zusammenarbeit in Projekten nutzt.

Stream 1: Trends im Projektmanagement
Clemens Drilling (Würth Phoenix GmbH)

… more than software

• Projekte in der Würth-Gruppe

• Was Projektteams wirklich brauchen

• Social Software im WEB 2.0

• Erfahrungen bei Würth
– Google Suite

– Sharepoint

• Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit und
Teamentwicklung

9/25/2009 … more than software 2

Die Würth Gruppe | Team-Anforderungen | Social Software | Google Suite | Sharepoint | Regeln der Zusammenarbeit

Würth: Handel mit Montagematerial
Die Würth Gruppe

Einzelunternehmen 400
Mitarbeiter im Außendienst 30.000
Mitarbeiter gesamt 55.000
Kunden 3.000.000
9/25/2009 Umsatz 2008
… more than software 8.800.000.000
3


Projekte in der Würth Gruppe

• Lagerstrukturen
Bauvorhaben • Industriegebiete
• Verwaltungsgebäude und Museen

• Integration Lieferanten, Kunden
Supply Chain Projekte • Integration Speditionen
• Internationales Produkt

• Key Account Entwicklung
Vertriebsprojekte • Kundensegmentierung
• Preismodelle

• Mergers&Aquisitions, Start Ups
OE-Projekte • Lebenszyklusmodell
• Divisionalisierung


Wir arbeiten heute kaum noch
in einem Raum zusammen…

• Raum
• Stockwerk
• Gebäude
• Standort
Land
•
• Kontinent
• …

25.09.2009 … more than software 5


… was manchmal

durchaus

seine Vorteile hat …



… doch oft zu diesen Problemen führt

„Wo ist die neueste Version unseres
Projektplans?“

Nach einer halben Stunde Diskussion am
Telefon: „Mensch Karl, welche Version des
Handbuches hast Du da eigentlich?“

„Wo – zum Kuckuck – ist meine Anmerkung zu
diesem Punkt geblieben? Ich bin sicher, dass
ich sie geschrieben habe.“

„Wo – bitte schön – ist das Protokoll vom
letzten Lenkungsausschuss? Haben wir das
nun beschlossen oder nicht?“



… oder zu diesen !

„Ich brauche einen schnelles Überblick über den
Status des Projektes!“

„Wo ist noch mal seine email-Adresse? Wie sieht
der Typ eigentlich aus?“

„Wie geht es euch diese Woche-lasst uns bitte
kurz für 5 Minuten zusammensitzen. Wo
stehen wir?“

„Zwei Stunden Zeitaufwand für einen
gemeinsamen Termin sind keine Seltenheit bei
uns.“

„Ich werde zugeschüttet mit Informationen, die
mich weder interessieren noch angehen!“


Wir brauchen wieder einen „Raum“…

Einen Raum…

… der uns unser Wissen an einem Ort
aufbewahren läßt
… der uns Organisation erleichtert
… in welchem wir ALLE aktiv und kreativ
sein können
… den ich mir einrichten kann, wie ich es
brauche

… der uns zusammenarbeiten läßt
auch wenn wir gerade nicht neben-
einander sitzen!


Was Teams wirklich brauchen

Information Optimierung der eigenen Arbeit
 Dokumenten- Bibliotheken  Gute Integration mit bestehenden Anwendungen
(Versionen, Check-In/-out, Nachvollziehbarkeit)  Abbonieren, Synchronisieren und Benachrichtigen
 Terminkalender  Konfiguration eigener „persönlicher“ Bereiche
 Rollen- & Stakeholderbasierte Zugriffsrechte  Leistungsstarke Suchfunktion (Volltext)
 Automatisierung des Dokumenten-Life-Cycles  Gleichartiges Arbeiten auf Computer und PDA
 Multimediale Kanäle (Text, Audio, Video)

Zusammenarbeit Allgemeine Anforderungen
 Geschütze Arbeitsbereiche für Dokumente  Look&Feel in Anlehnung an Bekanntes
 Terminorganisation und –vorbereitung  Keine oder geringe Aufwände und Kosten für die
 „Wikis“ zur Erarbeitung von Projektergebnissen Bereitstellung und den Betrieb

 Diskussionsforen zur Sammlung von Rückmeldung  Keine Beteiligung der IT bei Strukturänderungen

 „Blogs“ zur Meinungsäußerung und Information  Keine Beteiligung der IT für die Benutzerverwaltung

 Bewertung von Inhalten und Verstichwortung


Social Software im WEB 2.0

Social Software
Soziale Netz-
Netzwerke Communities
Plattformen zum gegenseitigen Austausch
von Meinungen, Erfahrungen und Formaten

Wer?
User = Sender und Empfänger
(auf Augenhöhe)

Wie?
Interaktion und
Selbstorganisation
Was?
User Generated Content
(Infos, Links, Kontakte, Videos, Fotos,
PPTs, Podcasts …)

Quelle: Microsoft

Social Software Angebote

Social Video,
Network Podcast,
Vlog

Social- Social
Blog/
Software- Book-
Microblog
marking
Angebote

Wiki Internet-
forum

9/25/2009 … more than software
12
Quelle: Microsoft

Social Software mit starker Zukunft

Zahlen Daten Fakten (2008) 1:

Blogospäre: 100.000 neue Blogs jeden Tag

• Flickr: > 1.000.000.000.000 Bilder
1.000.000 neue Bilder jeden Tag

• Youtube: > 40.000.000 Videos
70.000 neue Videos jeden Tag

• 20-25% der WEB-Anwender in Europa nutzen sogenannte Social Software
Anwendungen

Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008

Social Software mit starker Zukunft

Quelle: Microsoft 1 Pascu, Corina, European Commission Joint Research Centre, 2008


… und ACHTUNG im Projektgeschäft

• Im WEB sind alle Teilnehmer anonym. Im Projekt bestehen meist
hierarchische Beziehungen sowie Geschäftsbeziehungen

• Die 1:9:90 Regel ist kritisch und muss aktiv bearbeitet werden

• Das 1:1000 Verhältnis
zwischen formalen
und informellen
Netzwerken zeigt das
Potentiale

• Würth und das Konzept
der virtuellen
Projekträume (VPRs)

1„Liberating knowledge“, Snowden, D., Introductory Chapter, 1999, CBI Business Guide


Erfahrungen bei Würth (I)

• Ein professionell betriebener VPR reduziert erheblich die
administrativen Aufwände
• Ein VPR steigert die Transparenz:
– Es werden mehr Informationen ausgetauscht
– Die Teammitglieder fühlen sich informierter und steuern
selbst mehr eigene Beiträge bei
• Die kurze Einarbeitung und das „smarte“ Aussehen
steigern die Akzeptanz
• Es entsteht eine neue Rolle des Redakteurs, der heute
vom Projektleiter wahrgenommen wird.
• Die Nutzung von Blogs und Diskussionsräumen muss
aktiv gefördert werden. „Build it and they come“
funktioniert nicht.
• Persönliche Meetings gewinnen an Bedeutung.
„Rein virtuell läuft praktisch nichts Soziales!“
VPR=Virtueller Projektraum


Erfahrungen bei Würth (II)

• Kooperation braucht Vertrauen. Die goldene VPR Regel:
„First give, then take.“
• Unterstützung des WIR-Gefühls und des „persönlichen
Drahtes“ zwischen den Teammitgliedern durch
– Den ausgewogenen Mix aus sachlicher und informeller
Information
– Eine visuell ansprechende Darbietung (der „Spaß“-Faktor)
– Einen Projektleiter-Blog
– Gemeinsame Vorbereitung wichtiger Veranstaltungen
mithilfe von Wikis
– Ergänzung der sachlichen Informationen über die Team-
mitglieder durch Privates auf freiwilliger Basis.
– Gemeinsam geführte (Team-) Arbeitslisten und das
kontinuierliche Feiern kleiner Erfolge
– Vereinbarung und Einhaltung der Teamregeln
• Wir tun uns mit „social“ noch schwer.



VPR mit Google Groups
Dokumente und Diskussionen

Erfahrungsberichte, Help Desk, Change Requests
Konferenzorganisation


VPR mit Google Suite: Projektseiten

Google Suite:
- Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle



Beispiel: iGoogle personalisierte WEB-Seite



Bewertung Google Suite

Vorteile Nachteile
 Eine extrem einfache Bereitstellung (Stunden)  Zugriffsrechte nur rudimentär zu vergeben
 Die Beteiligung der IT Abteilung ist nicht notwendig  Jeder Nutzer muss einen Google-Account haben
 Die wesentlichen Anforderungen sind erfüllt  Alle Information sind physisch bei Google abgelegt
 Die Nutzung ist kostenfrei  Einschränkungen für Dateitypen und –größen
 Mit iGoogle steht auch ein MashUp zur Verfügung  Social Software Komponenten wie Wikis, Blogs,
oder Tagging fehlen



Windows Sharepoint Services…

• WEB-Seiten-Struktur
selbst gestaltbar

• Dashboard mit dem
Blick auf das Wesentliche

• Aggregationen
verbundener Seiten für
Projektstatus

• Sehen, wer aktuell
online ist

• Teaminformationen



Dokumenten-Bibliotheken

TIPP

Checkin / Checkout
Version Management
Dokument-Historie

Dokumente mit Drag & Drop hochladen

Synchronisierung zur Offline Arbeit

Direkte Verknüpfung mit Ihrem RSS-Reader

Nachricht, wenn sich ein Dokument verändert



Change Requests

• Liste der Change Requests
CRQ mit Priorität und beliebigen
Attributen

• Automatische Zuweisung
von Aufgaben zur
Bearbeitung der CRQs

• Integrierter Workflow

• CRQ-Filterung

• CRQ-Historie



Kalender
with meeting workspaces

TIPP
Sitzungen mit
Outlook planen



Der PMO Blog

• Kontinuierliche
formale und informelle
Kommunikation (M3)

• Multimediale Darstellung

• Kommentare der Leser
erwünscht

• Kommentare auf
Kommentare erwünscht

• Erzeugung von Wissen



Bewertung Microsoft Sharepoint

Vorteile Nachteile
 Sehr einfache Bedienung für den Anwender  Einarbeitung in das System dauert Tage/Wochen
 Betrieb und Erweiterung der Seiten ist ohne die IT  Initialaufwand der IT-Abteilung ist notwendig
Abteilung möglich  Persönliche Seiten („MySite“) und Tagging nur in
 Umfangreiche Funktionen für den VPR der kostenpflichtigen Version MOSS möglich
 Social Software Komponenten vorhanden
(Wiki, Blogs, Abbos und Benachtichtigungen,
Arbeitsbereiche, …)
 Autopmatisch auch eine mobile Version der Seiten
 Synchronisation mit Outlook (Dateien, Meetings)
 Alle Informationen und Dateien liegen physisch auf
den Servern der eigenen Firma
 Sharepoint „Light“ (WSS 3.0) quasi kostenfrei
 Enthält PM-Basiskomponenten wie Gantt-Chart,
Tasklisten und Fertigstellungs-%



Regeln der Zusammenarbeit

1. Wie wir die 90:9:1 Regel durchbrechen
– Zeiten zum Abrufen und Beantworten von Mails
– Reaktionszeiten für Kommentare und Antworten
in Blogs und Diskussionen
– Prozessverabredungen werden publiziert
2. Wann und wie wir uns virtuell und persönlich
treffen
3. Welche Informationen und Daten vertraulich
sind und was dies bedeutet
4. Wie mit Kritik umgegangen wird
(Feedback Modell)
5. Wie Verletzungen von Absprachen geahndet
werden
6. „First give, then take“
7. „Think positive“

Zeit für Veränderung!
Zeit für Social Software im Projektalltag!

“Wenn der Wind der Veränderung weht,
bauen manche Menschen Mauern und
andere Windmühlen.”

9/25/2009 … more than software
29

Interessiert daran, mehr zu erfahren?

Dann lassen Sie uns zusammen sitzen!

… im gleichen Raum!

Clemens Drilling
Würth Phoenix GmbH

Fest: 0039 0471 564 138
Mobil: 0039 335 788 7891

eMail: clemens.drilling@wuerth-phoenix.com


Anhang


Social Software - Twitter

• Beispiel: www.twitter.com

Steckbrief:
- Soziales Netzwerk für den Austausch von
Kurznachrichten (140 Zeichen), Blogs, Chats in
Echtzeit=Microblogging
- Öffentlich einsehbares Tagebuch, geführt im Internet
oder mobil mit Mobilphone
- Einträge heißen Tweets aus der „Ich-Perspektive“
- Many-to-many

Quelle: http://www.krasse-news.de/lance-armstrong-fahrrad-geklaut-nun-sucht-er-bei-twitter-12401/
Quelle: Microsoft

Social Software - XING

• Beispiel Social Network: XING
Steckbrief:
Netzgemeinschaften/Netzwerke, bei denen die
Nutzer gemeinsam eigene Inhalte erstellen und
veröffentlichen.

Quelle: Microsoft

Social Software - YouTube

• Beispiel: www.youtube.de

Steckbrief:
- Internetvideoportal auf dem Nutzer kostenlos
Videoclips ansehen und hochladen können:
- Film- und Fernsehausschnitte
- Commercials
- Musikvideos
- Selbstgedrehte Filme
- Video-“Feeds“ können in Blogs gepostet oder
auf Webseiten über eine Programmier-
schnittstelle eingebettet werden

Quelle: http://www.youtube.com/openreichstag?gl=DE&hl=de

Quelle: http://www.youtube.com/results?search_query=ea+tiger+woods&search_type=&aq=f

Quelle: Microsoft


Aufgabenlisten

TIPP
Sie können eigene
Ansichten festlegen


Meeting Workspace


Bibliotheken
Version Historie


Change Request example
MyCRQ_04


Synchronize Libraries for offline usage
via connect to Outlook

TIPP
Includes
Document viewer


Bibliotheken synchronisieren

TIPP
Includes
Document viewer


Change Request
Current workflow status



Change Requests
CRQ Tasks (workflow)



Team Diskussion

TIPP
Diskussionsbeiträge
können per Mail
gesendet werden



Beispiel Google Suite: Seminarorganisation

Google Suite:
- Google Site, Google Groups, Google Calendar, Picasa, iGoogle
- Google Gears


Präsentation PM Forum - Social Software

Weitere ähnliche Inhalte

Andere mochten auch

Ähnlich wie Präsentation PM Forum - Social Software

Mehr von GPMS

Präsentation PM Forum - Social Software