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Tipps & Tricks aus dem Vergabealltag für Unternehmen – ein
auftrag.at-Webinar
Manuel Aghamanoukjan, auftrag.at
Erfolgreicher um öffentliche Aufträge
mitbieten
Webinar Ablauf & Etikette
Austausch mit
TeilnehmerInnen
während Webinar
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Webinar Ablauf & Etikette
Konkrete Fragen über
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am Schluss
• Ein Vergaberecht-Seminar
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• Beratung für individuelle BieterInnen-Probleme
Was dieses Webinar NICHT ist
Warum ich Ihnen überhaupt Tipps geben
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• Bid-Manager für Wiener Software-KMU für 15 Jahre
• Teilnahme an ca. 30 Ausschreibungen
• Erfolgsquote 40% in Österreich, Schweiz und Syrien
• Größter Auftragswert: ca. 2 Mio Euro
• Verantwortlich für auftrag.at + Wechsel ins AuftraggeberInnen-Team
Warum an
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• Zugang zu den größten Auftraggebern in Österreichs & EU
• Vertriebskanal ohne Netzwerke & Kontakte
• Mit Qualität und Kompetenz punkten
• Chance für KMU
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• 10 Arten von Vergabeverfahren
• Entweder offen für alle oder nur auf Einladung
• Auswahl basierend auf Art und Umfang des Auftrages
• Alle offene Ausschreibungen müssen veröffentlicht werden
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• Ich stehe auf der geistigen Einkaufsliste des Auftraggebenden
• In Folge einer Markterkundung
• Eintrag in BieterInnen-Datenbank wie connect.auftrag.at
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Klare Zuständigkeit schaffen – wer beobachtet?
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Wie wird Ausschreibung & Abgabe abgewickelt?
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Analyse Eckdaten
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• Wie lauten die Kriterien?
• Wie ist die Erfüllung
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Zuschlagskriterien verstehen
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• Ziel: Summe besser als die Einzelteile
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• Schaffen Sie die Rolle Bid ManagerIn
• Bringen Sie unterstützende Abteilungen vorab an Bord
Machen Sie sich fit für Ausschreibungen
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• Ziel: Bestmöglichen Teilnahmeantrag/Angebot abgeben
• Nicht-Ziel: Formelle Fehler begehen und ausgeschieden werden.
• Ausschreibungsunterlagen sind Ihre besten Freunde
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eigene Anleitung.
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• Sind unternehmensbezogene Mindestanforderungen
• Berufliche Befugnis und Zuverlässigkeit & finanzielle,
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• Liefern von Nachweisen oder Eigenerklärung
Die Pflicht: Eignungskriterien erfüllen
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Für Nachweise Aktualität und
Vorlaufzeit beachten
Die Kür: Auswahlkriterien/Zuschlagskriterien
optimieren
• Auswahlkriterien: Reihung nach Qualität – komme ich in 2. Runde?
• Zuschlagskriterien: Bewertung – bekomme ich den Auftrag?
• Art und Gewichtung der Kriterien genau analysieren
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spätere Verwendung
Nicht stur nach Preisliste agieren
Teilnahmeantrag/Angebot abgeben
• Vergessen Sie keine geforderten Angebotsteile
• Nehmen Sie sich immer Zeit für finalen Check und Lektorat
• Geben Sie nicht zu viel ab – vor allem keine Werbeunterlagen
Sprechen Sie die Sprache des
Auftraggebenden
Ignorieren Sie Formvorgaben des
Auftraggebenden nicht
• Weniger Aufwand für Sie
• Teilnahme IMMER, Unterlagen grundsätzlich kostenfrei
• Machen Sie sich früh mit eTendering Plattform vertraut
• Registrieren sich gleich zu Beginn für alle Infos
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Mit Spezialvollmacht
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Fazit
• Das erste Mal macht den meisten Aufwand
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auftrag.at-Webinar: Erfolgreich bei Ausschreibungen anbieten 16. Februar 2023

  • 1. Tipps & Tricks aus dem Vergabealltag für Unternehmen – ein auftrag.at-Webinar Manuel Aghamanoukjan, auftrag.at Erfolgreicher um öffentliche Aufträge mitbieten
  • 2. Webinar Ablauf & Etikette Austausch mit TeilnehmerInnen während Webinar über Chat-Funktion
  • 3. Webinar Ablauf & Etikette Konkrete Fragen über F & A Funktion stellen, Antworten am Schluss
  • 4. • Ein Vergaberecht-Seminar • Ein Webinar für Vergabe-Profis • Beratung für individuelle BieterInnen-Probleme Was dieses Webinar NICHT ist
  • 5. Warum ich Ihnen überhaupt Tipps geben kann? • Bid-Manager für Wiener Software-KMU für 15 Jahre • Teilnahme an ca. 30 Ausschreibungen • Erfolgsquote 40% in Österreich, Schweiz und Syrien • Größter Auftragswert: ca. 2 Mio Euro • Verantwortlich für auftrag.at + Wechsel ins AuftraggeberInnen-Team
  • 7. • Zugang zu den größten Auftraggebern in Österreichs & EU • Vertriebskanal ohne Netzwerke & Kontakte • Mit Qualität und Kompetenz punkten • Chance für KMU Bei Ausschreibungen mitmachen - Warum?
  • 9. • 10 Arten von Vergabeverfahren • Entweder offen für alle oder nur auf Einladung • Auswahl basierend auf Art und Umfang des Auftrages • Alle offene Ausschreibungen müssen veröffentlicht werden Vergaben – Offen oder nur auf Einladung
  • 10. • Ich stehe auf der geistigen Einkaufsliste des Auftraggebenden • In Folge einer Markterkundung • Eintrag in BieterInnen-Datenbank wie connect.auftrag.at Wie komme ich zu einer Einladung zur Ausschreibung?
  • 11. • Über nationale oder EU-weite Veröffentlichung • Jeden Tag auf verschiedenen Plattformen suchen • In der eigenen Mailbox mit der auftrag.at-Suche Wie finde ich offene Ausschreibungen?
  • 13. Praxis-Tipps: Ausschreibungen finden Klare Zuständigkeit schaffen – wer beobachtet? Öffentliche Ausschreibungen konstant beobachten Definieren Sie Suchkriterien für interessante Ausschreibungen
  • 14. Achtung Fallgrube: Ausschreibungen finden Urlaubsfalle: Beobachtung nicht nur einer MitarbeiterIn zuweisen Ausschreibungsbeschreibungen nicht immer perfekt – daher nicht zu enge Suchkriterien verwenden
  • 16. Ist der Auftrag noch zu vergeben? Was ist zu anzubieten? Wann ist die Deadline für Abgabe und Fragen? Was ist es für eine Art von Vergabeverfahren? Wie wird Ausschreibung & Abgabe abgewickelt? Wie komme ich zu den Ausschreibungsunterlagen? Analyse Eckdaten
  • 17. Analyse Eckdaten Was für Arten von Dienstleistungen/Produkte werden gesamt ausgeschrieben. Termine als Timeline visualisieren Abgabefrist High Noon oder End of Day
  • 18. Grob-Analyse Ausschreibungskriterien • Wie lauten die Kriterien? • Wie ist die Erfüllung nachzuweisen? Auswahl- und Zuschlagskriterien verstehen Eignungskriterien müssen erfüllt werden
  • 19. Go/NoGo Entscheidung treffen Kann ich die gewünschte Leistung anbieten? Kann ich die Kriterien möglichst gut erfüllen? & Nein?! Bietergemeinschaftbilden Teilnahmeabbrechen oder
  • 20. • Ziel: Summe besser als die Einzelteile • Teilnahmebarriere überwinden • Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen & Risiko verteilen Erfolgreich als Bietergemeinschaft Klare Rechnung – gute Freunde So schnell wie möglich finden & fixieren
  • 22. • Eine Ausschreibung ist ein Projekt, managen sie dieses genauso • Schaffen Sie die Rolle Bid ManagerIn • Bringen Sie unterstützende Abteilungen vorab an Bord Machen Sie sich fit für Ausschreibungen Ausschreibungsteilnahme geht ohne RechtsanwältIn Partner-Management nicht vergessen
  • 23. • Ziel: Bestmöglichen Teilnahmeantrag/Angebot abgeben • Nicht-Ziel: Formelle Fehler begehen und ausgeschieden werden. • Ausschreibungsunterlagen sind Ihre besten Freunde Folgen Sie der Ausschreibung Jede Ausschreibung ist ihre eigene Anleitung. Alternativangebote nur abgeben, wenn erlaubt.
  • 24. Einzig erlaubter Kommunikationsweg vor Abgabe • Eingrenzen • Klarstellen • Fehler aufzeigen & Probleme melden Fragen stellen? Ja aber richtig. Aus Fragen der Konkurrenz lernen Immer offene Fragen stellen
  • 25. • Sind unternehmensbezogene Mindestanforderungen • Berufliche Befugnis und Zuverlässigkeit & finanzielle, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit • Liefern von Nachweisen oder Eigenerklärung Die Pflicht: Eignungskriterien erfüllen Check welche Form der Eigenerklärung? Für Nachweise Aktualität und Vorlaufzeit beachten
  • 26. Die Kür: Auswahlkriterien/Zuschlagskriterien optimieren • Auswahlkriterien: Reihung nach Qualität – komme ich in 2. Runde? • Zuschlagskriterien: Bewertung – bekomme ich den Auftrag? • Art und Gewichtung der Kriterien genau analysieren Referenzen aufheben, für spätere Verwendung Nicht stur nach Preisliste agieren
  • 27. Teilnahmeantrag/Angebot abgeben • Vergessen Sie keine geforderten Angebotsteile • Nehmen Sie sich immer Zeit für finalen Check und Lektorat • Geben Sie nicht zu viel ab – vor allem keine Werbeunterlagen Sprechen Sie die Sprache des Auftraggebenden Ignorieren Sie Formvorgaben des Auftraggebenden nicht
  • 28. • Weniger Aufwand für Sie • Teilnahme IMMER, Unterlagen grundsätzlich kostenfrei • Machen Sie sich früh mit eTendering Plattform vertraut • Registrieren sich gleich zu Beginn für alle Infos eTendering – Online teilnehmen Mit Spezialvollmacht Signaturprobleme vermeiden Digitale Signatur als Fallgrube
  • 29. Fazit
  • 30. • Das erste Mal macht den meisten Aufwand • Strukturen und Inhalte sind wieder verwendbar • Ausschreibungen sind das Tor zum größten Auftraggeber Österreichs Ausschreibung – trauen Sie sich
  • 31. Interessante Ausschreibungen jeden Tag per E-Mail bekommen? Testen Sie die auftrag.at-Suche 30 Tage lang kostenfrei unter suche.auftrag.at