Das Dokument beschreibt die Entwicklung eines BPMN-Frameworks an der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) zur Optimierung des Geschäftsprozessmanagements, welches aus einer IT-Umstrukturierung im Jahr 2007 resultierte. Es werden strukturierte Anforderungsmanagement-Methoden sowie die Einführung eines BPMN-Style-Guides behandelt, um Klarheit und Verständlichkeit in den Prozessen zu gewährleisten. Trotz der Herausforderungen steht die DNB am Anfang eines umfassenden geschäftsprozessorientierten Ansatzes, mit wichtigen Grundlagen bereits geschaffen.

1. Cornelia Diebel
Entwicklung eines BPMN
E i kl i BPMN-
Frameworks bei der Deutschen
Nationalbibliothek (DNB)
1

2. BPMCon 2011, 9. September 2011

3. Geschäftsprozessmanagement in der
G häft ti d
DNB
Eine Umstrukturierung der IT-Abteilung im Jahr 2007 war
der Ausgangspunkt für die Beschäftigung mit
Geschäftsprozessmanagement.
Die tägliche Arbeit ist stark projektorientiert. Ein
l h b k k
Schwerpunkt sind Projekte, die der Einführung neuer
Prozesse dienen.
3 BPMCon 2011, 9. September 2011

4. Anforderungsmanagement als
A f d t l
Ausgangspunkt
Um die Projektarbeit zu optimieren, wurde mit der
Einführung eines strukturierten
Anforderungsmanagements begonnen.
Anforderungsmanagement erfolgt mit dem Ziel d
f d f l d l der
Ergebnissicherung in Projekten, in denen viele Beteiligte
zu koordinieren sind.
4 BPMCon 2011, 9. September 2011

5. Methoden im Anforderungsmanagement
M th d i A f d t
Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden drei
Methoden als verpflichtend angewendet:
o Anwendungsfälle (Use Cases)
o Anforderungslisten
o Ablaufdiagramme
5 BPMCon 2011, 9. September 2011

6. BPMN – wieso?
i ?
DNB hatte bisher kein etabliertes Prozessmanagement und
konnte die Notation für Ablaufdiagramme frei wählen
wählen.
Für BPMN sprachen:
o Verständlichkeit (durch Reduktion auch für nicht IT-
Spezialisten)
o Genauigkeit (im Bereich der Ereignisse)
o Beherrschung von Komplexität
6 BPMCon 2011, 9. September 2011

7. BPMN – wie?
i ?
Einführung im Rahmen eines Projektes, angeregt durch
berufsbegleitendes Masterstudium.
Wichtige Bestandteile des Projektes waren:
o Klärung des Prozessbegriffes
o Klärung der Notwendigkeit von Prozessmanagement
auch in der öffentlichen Verwaltung
o Erstellung eines BPMN-Frameworks
o Erstellung eines BPMN-Style-Guides
7 BPMCon 2011, 9. September 2011

8. BPMN-Framework d D t h
BPMN F k der Deutschen
Nationalbibliothek
8 BPMCon 2011, 9. September 2011

9. Ebene 1 – St t i h
Eb Strategisches P
Prozessmodell:
d ll
Zielgruppe und Zweck
Zielgruppen:
o Oberste Führungsebene
o Fachliche Projektleitung
o Mitarbeiter der Fachabteilung (Prozessbeteiligte)
Zweck:
Grundsätzliche und ergebnisorientierte Darstellung eines
Prozesses.
9 BPMCon 2011, 9. September 2011

10. Ebene 1 – St t i h
Eb Strategisches P
Prozessmodell:
d ll
Anforderungen an das Modell
Hauptanforderungen:
o Leichte Verständlichkeit, auch für Menschen ohne
,
BPMN-Kenntnisse
o Leichte Erkennbarkeit des Kunden eines Prozesses
Die Einschränkung der Symbolpalette auf 10 Flussobjekte
und 8 Artefakte gewährleistet die Übersichtlichkeit eines
Prozessmodells.
Prozessmodells
10 BPMCon 2011, 9. September 2011

11. Ebene 2 – O
Eb Operatives Prozessmodell
ti P d ll
Zielgruppe und Zweck
Zielgruppen:
o Fachliche und technische Projektleitung
j g
o Mitarbeiter der Fachabteilung
o Mitarbeiter der IT-Abteilung in der Prozessanalyse
Zweck:
Beschreibung der Details der operativen Abwicklung und
Dokumentation der Abläufe.
11 BPMCon 2011, 9. September 2011

12. Ebene 2 – O
Eb Operatives Prozessmodell
ti P d ll
Anforderungen an das Modell
Hauptanforderungen:
o Präzision
o Syntaktische und semantische Korrektheit
o Formale Fehler sollen ausgeschlossen werden
o Nutzbarkeit für Prozessbeteiligte
b k f b l
o Nutzbarkeit für die Umsetzung des Prozesses
12 BPMCon 2011, 9. September 2011

13. Ebene 3 - IT S
Eb IT-Spezifikation
ifik ti
Zielgruppe und Zweck
Zielgruppe:
o Mitarbeiter der IT-Abteilung auf der Ebene der Analyse
g y
von Prozessen
Zweck:
Erstellung einer Vorgabe zur Entwicklung von Software
oder für die Umsetzung von neuen Prozessen.
13 BPMCon 2011, 9. September 2011

14. Ebene 3 - IT S
Eb IT-Spezifikation
ifik ti
Anforderungen an das Modell
Hauptanforderungen:
o Syntaktische und semantische Korrektheit
o Fehlerfreie und präzise Modelle
o Vermeidung von Interpretationsspielraum
Zusätzlich zu den Informationen der technischen
Prozessmodelle werden bei der klassischen
Softwareentwicklung weitere Spezifikationen benötigt
benötigt.
14 BPMCon 2011, 9. September 2011

15. Ebene 4 – I
Eb Implementierung
l ti
Zielgruppe und Zweck
Zielgruppe:
o Mitarbeiter der IT-Abteilung auf der Ebene der
g
Umsetzung von Prozessen und der Softwareentwicklung
Zweck:
Umsetzung der Spezifikationen.
Ebene 4 des BPMN-Frameworks hat zurzeit in DNB keine
praktische Relevanz.
15 BPMCon 2011, 9. September 2011

16. BPMN-Style-Guide
BPMN St l G id
Zweck:
o Prozessmodelle mit Leben füllen
o Möglichst einheitliche Nutzung von BPMN in der DNB
festlegen
Beinhaltet Regelungen zur Nutzung von Symbolen und
Angaben zur Funktion der Notationselemente.
16 BPMCon 2011, 9. September 2011

17. BPMN-Style-Guide
BPMN St l G id
Der Style-Guide beschreibt die Notationselemente in der
Struktur:
o Definition/Beschreibung
o Abbildung
o Beispiel
17 BPMCon 2011, 9. September 2011

18. Einbindung Organisationsreferat /
Ei bi d O i ti f t
Fachabteilungen
Das vorgeschlagene Prozessmodell soll in der DNB die
Kommunikation über Prozesse zwischen allen Beteiligten
erfolgreich gestalten.
Geschäftsprozesse sind auch im organisatorischen und
fachlichen Kontext ein wichtiges Thema.
18 BPMCon 2011, 9. September 2011

19. Einbindung Organisationsreferat /
Ei bi d O i ti f t
Fachabteilungen
Darstellung von Prozessen in BPMN im Rahmen des
Frameworks auch gegenüber den Fachabteilungen.
Positives Feedback:
o Die Prozessmodelle der Ebenen 1 und 2 werden
verstanden.
verstanden
o Die Vorgehensweise wird akzeptiert, auch wenn die
Einführung von BPMN durch die IT-Abteilung initiiert
wurde.
19 BPMCon 2011, 9. September 2011

20. Fazit
F it
Die intensive Vorarbeit an BPMN-Framework und Style-
Guide bietet Orientierung für Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter und dient als gemeinsame Grundlage für die
Arbeit.
Die Deutsche Nationalbibliothek steht noch am Anfang
h lb bl h k h h f
einer konsequenten Geschäftsprozessorientierung, ein
erster Schritt ist gemacht und für die weiteren Schritte
sind die Grundlagen geschaffen.
20 BPMCon 2011, 9. September 2011