PROSPER - Module 1 - Unit 1 de.pptx

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Produktivität im
digitalen Zeitalter
Modul 1 / Einheit 1

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Finanziert von der Europäischen Union. Die geäußerten Ansichten und Meinungen
sind jedoch ausschließlich die des Autors/der Autoren und spiegeln nicht
unbedingt die der Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für
Bildung und Kultur (EACEA) wider. Weder die Europäische Union noch die EACEA
können für sie verantwortlich gemacht werden. 2021-1-AT01-KA220-VET-
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Einführung
Jedes Unternehmen liebt die Produktivität, aber bedeutet Produktivität im digitalen Zeitalter noch
dasselbe wie früher? Steht sie für die gleiche Rendite des Kapitals und der Anstrengungen der
Mitarbeiter, nur dass jetzt jeder einen Laptop hat?
In dieser Einheit wird das Konzept der digitalen Produktivität untersucht - was es bedeutet und warum es
für Sie wichtig sein sollte. Ist es nur eine Frage des Einsatzes des richtigen Tools oder steckt mehr
dahinter? Wie wirkt sich der Beginn der Digitalisierung auf das Geschäftsmodell des Unternehmens
aus? Kann man die digitale Produktivität messen? Was sind die Produktivitätskiller und wie kann man
sie vermeiden? Und wenn es Ihnen gelingt, Ihr Unternehmen zu digitalisieren, welche Möglichkeiten
eröffnen sich Ihnen dann? Wer werden die Hauptnutznießer sein - die Mitarbeiter, das Management
oder die Kunden? Und wenn Digitalisierung gut ist, heißt das, dass mehr immer besser ist? Wie wählen
Sie das richtige Werkzeug für die Aufgaben aus, die Ihr Unternehmen zu erfüllen hat?
Dieses Referat lädt Sie dazu ein, über all diese Fragen nachzudenken und zu überlegen, wie sie sich auf
die Zukunft Ihres Unternehmens auswirken könnten.

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Befähigung
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Inhaltsübersicht
01 Was ist digitale Produktivität?
02 Die Herausforderungen der digitalen Produktivität
03
Aufgaben und Werkzeuge aufeinander abstimmen
04
Die Möglichkeiten der digitalen Produktivität
05 Selbsteinschätzung
06 Übergang zur nächsten Einheit

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Befähigung
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der
Pandemie
KENNTNISSE:
Lernergebnisse
SKILLS:
VERHÄLTNISSE: Proaktive Suche nach Möglichkeiten zur Anpassung an neue
Herausforderungen, Improvisation und Einholung von Feedback
ATTITUDIEN:
Offenheit für Veränderungen, Bereitschaft, sich auf neue Prozesse und
Instrumente einzulassen
Analytisches Denken, systemisches Denken, Problemlösung, Auswahl
geeigneter digitaler Werkzeuge für eine bestimmte Aufgabe
Digitale Produktivität als Phänomen, Hindernisse und Chancen für die digitale
Produktivität

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Was ist digitale
Produktivität?
01

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Warum digitale Produktivität?
Die digitale Produktivität stellt eine neue Variante der Herausforderung dar, mit der Unternehmen schon
immer zu kämpfen hatten. Als Teil eines ganzheitlichen Ökosystems sind Unternehmen auf
wirtschaftliches Wachstum ausgerichtet und können nur durch dieses aufrechterhalten werden. Dieses
Wachstum wird maßgeblich von der Produktivität der Mitarbeiter eines Unternehmens und ihrer
Effektivität bei der Arbeit bestimmt. Daher ist die Produktivität zweifellos das Hauptanliegen eines jeden
Managers.
Doch was tun in Zeiten der Krise und des raschen Wandels? Untersuchungen haben gezeigt, dass das
Produktivitätsniveau in den meisten Unternehmen in letzter Zeit gelitten hat. Insbesondere das US
Bureau of Labor Statistics sorgte für große Schlagzeilen, als es einen Produktivitätsrückgang von -7,5 % im
ersten Quartal 2022 bekannt gab (bereinigt auf -1,7 % für das gesamte Jahr). In Europa war kein
dramatischer Rückgang zu verzeichnen, da das Produktivitätswachstum in den letzten 20 Jahren zum
Stillstand gekommen ist.
Was sind die Gründe für diesen Produktivitätsrückgang? Ein Teil davon lässt sich durch den rasanten
technologischen Fortschritt und die drastische Veränderung des Arbeitsumfelds aufgrund der Pandemie
erklären. Digitale Produktivität bedeutet, in der Lage zu sein, in einem von digitalen Werkzeugen
beherrschten Umfeld effektiv zu arbeiten. Um wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben, ist es für
jedes Unternehmen oberste Priorität, das Produktivitätsniveau seiner Mitarbeiter zu steigern und
aufrechtzuerhalten - in einem digitalen Zeitalter umfasst dies weit mehr als die traditionellen
Dimensionen der Produktivität.
1. Was ist digitale Produktivität?

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Digitaler Wandel
Schon vor der Pandemie sahen die meisten
führenden Unternehmen die digitale
Transformation als ihre oberste Priorität an.
Aber war es eine digitale Transformation?
Es versteht sich von selbst, dass Unternehmen
immer mehr digitale Werkzeuge nutzen, um ihre
Arbeit zu organisieren, zu kommunizieren, ihre
Aufgaben zu erfüllen und Kunden zu erreichen.
Die digitale Transformation ist jedoch viel mehr
als der Einsatz verschiedener digitaler Tools
und die Schulung der Mitarbeiter in deren
Nutzung.
Bei der digitalen Transformation geht es um die
Integration digitaler Technologien zur
Umgestaltung aller Bereiche der
Unternehmensfunktionen. Um die Chancen der
Digitalisierung wirklich nutzen zu können,
müssen Unternehmen bereit sein, ihre eigene
Kultur zu verändern.

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Die Vorteile der Konzentration auf die digitale Produktivität
Sich auf die Verbesserung der digitalen Produktivität zu konzentrieren, erfordert Zeit und Ressourcen -
manchmal gerade dann, wenn diese knapp sind. Dennoch ist es die Investition wert. Einige der Vorteile einer
gesteigerten digitalen Produktivität sind:
1)Eine bessere Wettbewerbsposition des Unternehmens (besseres Wachstum und höhere Gewinne);
2)Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund ihrer Leistungen, die durch Prämien und ein stärkeres
Zugehörigkeitsgefühl ausgeglichen werden können;
3)Höhere Kundenzufriedenheit als Ergebnis der verbesserten Produkte und Dienstleistungen;
4)Neue Ressourcen für F&E- und Innovationsaktivitäten;
5)Mehr Möglichkeiten für Fortbildungs- und persönliche Entwicklungsmaßnahmen, da mehr Geld und Zeit zur
Verfügung stehen;
6) Mit den neuen Ressourcen und den neuen Fähigkeiten der Mitarbeiter können neue digitale Werkzeuge
und Technologien in die Aktivitäten des Unternehmens integriert werden.
Die meisten Unternehmen hatten in letzter Zeit erhebliche Schwierigkeiten mit dem letzten Punkt - dem
Versuch, die Digitalisierung als isolierte Maßnahme zu verfolgen und nicht als Schritt in einem
Gesamtprozess zur Steigerung der Produktivität. Dieses Training soll helfen, den Fokus auf den größeren
Kontext zu lenken, in dem digitale Produktivität für das Unternehmen relevant wird.

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Digitale Produktivität
Die digitale Produktivität ist das Ergebnis einer Überschneidung von zwei verschiedenen Faktorengruppen:
● die digitale Reife der Organisation - d. h. der Besitz der richtigen Werkzeuge und die Fähigkeit, sie zu
nutzen. Dieser Teil ist leichter zu quantifizieren und leicht zu erkennen. Er umfasst die Bereitstellung
einer Reihe spezieller digitaler Werkzeuge und die Gewährleistung, dass alle Mitarbeiterebenen über das
erforderliche Maß an digitaler Kompetenz verfügen, um sie effektiv nutzen zu können;
● das Geschäftsmodell der Organisation - das "Warum", die Gründe, warum die Werkzeuge und digitalen
Fähigkeiten überhaupt benötigt werden. Es ist weniger offensichtlich, dass sich die digitale
Transformation auf diesen Bereich des Unternehmens auswirkt, aber sie tut es. Das gesamte
Geschäftsmodell und die Strategie des Unternehmens, einschließlich der Ziele und Prozesse, müssen im
Lichte der digitalen Transformation neu bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen und
nicht den früheren Bedürfnissen der Kunden entsprechen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, sich nur auf den ersten Aspekt zu konzentrieren und eine Reihe von
Fähigkeiten zu erwerben, die nicht genutzt werden, weil sie nicht der Organisationsstruktur und den Zielen
entsprechen. Das würde bedeuten, dass man ein Programm kauft, weil es in Mode ist oder weil die
Konkurrenz es einsetzt, ohne darüber nachzudenken, ob wirklich ein Bedarf besteht. Der richtige Weg ist,
mit der Neubewertung des Geschäftsmodells zu beginnen und sich danach auf die digitale Reife zu
konzentrieren, wenn klar ist, welche Art von Fähigkeiten benötigt werden.

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Messung der digitalen Produktivität
Zu einem strukturierten Ansatz für die Umsetzung der digitalen Produktivität gehört auch die Möglichkeit,
sie zu messen. Zu den aussagekräftigsten Indikatoren, die in Betracht gezogen werden sollten, gehören
KPIs, die sich auf den Kern des Geschäftsmodells beziehen - sie wären für jedes Unternehmen einzigartig.
Es gibt jedoch einige gemeinsame Aspekte, die zu berücksichtigen sind:
● Kosten - wie hoch sind die Kosten für die neuen Tools und deren Betrieb? Welche Art von IT-
Unterstützung ist erforderlich? Welche Art von Mitarbeiterschulung? Wie lange wird die Umstellung
auf die neuen Tools dauern?
● Gesamtnutzung der digitalen Werkzeuge - werden die erworbenen neuen Softwarelösungen
überhaupt genutzt und zu welchem Zweck?
● Wer sind die aktivsten Nutzer von bestimmten Lösungen? Vielleicht können sie qualitatives Feedback
geben und andere durch ihr Beispiel anregen.
● Teambezogene Aspekte - sind die Mitarbeiter motivierter? Wurden bestimmte von ihnen geäußerte
Probleme angegangen? Haben sie besseren Zugang zu Fortbildungsmöglichkeiten oder eine bessere
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben?
● Kundenzufriedenheit - haben die durchgeführten Änderungen zu einer größeren Kundenzufriedenheit
geführt und in welcher Hinsicht?

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Neubewertung des Geschäftsmodells
Die Digitalisierung wirkt sich auf alle Bereiche des Unternehmens aus, nicht nur auf die Ausführung konkreter
Aufgaben. Deshalb empfiehlt es sich, wenn es die Zeit erlaubt, alle Aspekte des Unternehmens zu
überdenken - es könnte sich erheblich verändert haben.
Mithilfe des Business Canvas-Modells könnten Sie die folgenden Aspekte untersuchen:
● Schlüsselaktivitäten - gibt es Möglichkeiten für neue Aktivitäten, oder sind einige der alten überflüssig
geworden?
● Schlüsselressourcen - Haben Sie zusätzliche Ressourcen zur Verfügung, insbesondere Personal und Software?
● Partnernetzwerke - haben Sie Ihre Partnerschaften in letzter Zeit erweitert?
● Wertangebote - können Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser erfüllen, indem Sie entweder bestehende
Dienstleistungen verbessern oder neue hinzufügen?
● Kundensegmente - wie hat die Digitalisierung das Profil Ihrer Kunden beeinflusst?
● Kanäle - haben Sie neue Kanäle - leichtere Lieferung von Produkten, vielleicht sogar online?
● Kundenbeziehungen - wie haben sich Automatisierung und Mitgestaltung auf sie ausgewirkt?
● Kosten und Einnahmen - wie hat sich die Digitalisierung auf beides ausgewirkt?
Mehr über die Verbindung der identifizierten Prozesse mit geeigneten Werkzeugen erfahren Sie in Thema 4.
Quelle: https://www.strategyzer.com/canvas/business-model-canvas

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Die
Herausforderungen
der digitalen
Produktivität
02

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Vor der Digitalisierung
Ineffiziente Prozesse waren schon immer der größte
Produktivitätskiller für Unternehmen. Eine Umfrage
unter britischen Unternehmen vor der Pandemie
ergab, dass jeder Mitarbeiter ein ganzes Viertel seines
Arbeitstages mit unnötigen Aufgaben, überflüssigem
Verwaltungsaufwand oder überholten Methoden der
Arbeitsorganisation vergeudet. Um genau zu sein:
• 42 Minuten für Verwaltungsaufgaben, wenn die
Notwendigkeit fraglich ist;
• 36 Minuten für Arbeitsgespräche, die zu keinen
greifbaren Ergebnissen führen;
• 28 Minuten für obligatorische Teamsitzungen, bei
denen die Anwesenheit des Mitarbeiters nicht
erforderlich war;
• 26 Minuten Aufgaben, die sich mit veralteter
Technologie befassen.
2. Die Herausforderungen der digitalen Produktivität
Quelle: Wie ineffiziente Prozesse fast ein Drittel der Zeit
der Mitarbeiter verschwenden Der CFO: https://the-
cfo.io/2019/06/19/how-inefficient-processes-waste-
nearly-a-third-of-employees-time/

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Die wichtigsten Hindernisse
Eine ähnliche Umfrage, die in den
USA, dem Vereinigten Königreich,
Deutschland und den Niederlanden
durchgeführt wurde, konzentrierte
sich auf die Hauptfaktoren, die
Mitarbeiter an einer effektiven
Arbeit hindern - Meetings und E-
Mails standen an erster Stelle,
deutlich vor anderen Aspekten des
Unternehmenslebens, wie
Management, organisatorische
Aspekte und Zusammenarbeit.
Quelle: Mitarbeiter verschwenden viel
Zeit in Sitzungen und mit E-Mails.
Beratung.eu:
https://www.consultancy.eu/news/32
99/employees-waste-tons-of-time-in-

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Zeitverschwendende Aktivitäten und einige Lösungen
• E-Mail-Verwaltung - Abhilfe könnte ein Tool wie EmailAnalytics
schaffen, das die Reaktionszeit Ihres Teams misst und
verbessert, indem es die E-Mail-Nutzung mit Grafiken und
Diagrammen visualisiert; oder ein E-Mail-Manager wie Mailbird,
der die Integration mehrerer E-Mail-Konten mit Drittanbieter-
Apps wie Dropbox, Facebook und Twitter ermöglicht; oder
sogar ein personalisierter Posteingang wie SaneBox, der die
wichtigen Nachrichten herausfiltert;
• Die Teilnahme an unnötigen Besprechungen - Sie könnten
Besprechungen und tägliche Aufgaben effizienter gestalten,
indem Sie ein Zeiterfassungstool wie TimeBro verwenden; oder
Sie könnten einige der Tipps ausprobieren, die wir in Thema 4
(Effektive hybride Besprechungen) von Referat 4 - Effektives
Management von hybriden Teams - geben;
• Bearbeitung der Spesen der Mitarbeiter und Organisation von
Geschäftsreisen - die beste Lösung ist hier die Auslagerung
dieser Aufgaben an eine externe Agentur, die sie viel schneller
und effizienter erledigen kann

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Das Gesamtbild
Die größten Herausforderungen für die digitale Produktivität liegen jedoch jenseits der täglichen Routine
der Mitarbeiter.
Sie sind tief in die Unternehmenskultur eingebettet. Sie sind sogar die Kultur des Unternehmens. Wenn
man sich an eine Reihe von Werten und eine Art der Zusammenarbeit gewöhnt hat, fällt es oft sehr
schwer, sich zu verändern, selbst wenn die Notwendigkeit dazu offensichtlich ist. Die Hauptgründe dafür
sind unter anderem:
● Abneigung gegen Veränderungen - Organisationen sind von Natur aus konservativ. Vor allem je
größer ein Unternehmen wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass die bürokratische Trägheit es dazu
zwingt, an bewährten und von allen Schichten der Unternehmensleitung gebilligten, aber letztlich
überholten Routinen festzuhalten
● funktionale und abteilungsspezifische Silos - in einer größeren Organisation führen die verschiedenen
Geschäftsbereiche ein Eigenleben, und oft wird es für sie schwierig, sich auf dieselbe Vision zu
konzentrieren wie der Rest des Unternehmens
● fehlende einheitliche Kundenorientierung - obwohl das nutzerzentrierte Design in der Theorie zur
Norm in der Produktentwicklung geworden ist, stößt es in der Praxis oft auf viele Hindernisse. Dies
bedeutet, dass Produkte und Dienstleistungen oft entwickelt werden, weil ein Designer dachte, es
wäre eine coole Idee, und nicht auf der Grundlage einer gründlichen Erforschung der Bedürfnisse der

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Zusammenfassung
Die Herausforderungen für die digitale Produktivität
sind eine Kombination aus mehreren Faktoren:
• Traditionelle Herausforderungen für die
Produktivität der Mitarbeiter, wie z. B. die
Überlastung der Verwaltung;
• Zusätzliche Faktoren, die spezifisch für das hybride
Arbeitsumfeld sind - fehlendes Echtzeit-Feedback,
schlechte Work-Life-Balance;
• Das Vorhandensein verschiedener,
unstrukturierter und manchmal veralteter
Arbeitsabläufe;
• Eine Unternehmenskultur, die sich dem Wandel
widersetzt.
Neben der Notwendigkeit, sich mit all diesen
Herausforderungen zu befassen, bieten sich den
Unternehmen im digitalen Zeitalter auch einige
einzigartige Chancen. Lassen Sie uns einen Blick
auf diese werfen - gleich nachdem Sie die

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Selbstreflexion
Die Produktivitätshindernisse in meinem
Unternehmen
Überlegen Sie, was Ihrer Erfahrung nach die größten
Produktivitätshindernisse in Ihrem Unternehmen waren.
Welches sind die Prozesse und Tätigkeiten, die die meiste Zeit
Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen, ohne einen greifbaren
Nutzen zu bringen?
Versuchen Sie für jedes Hindernis herauszufinden,
warum es existiert. Schließlich sind die meisten
Aufgaben in einem Unternehmen aus einem
bestimmten Grund gestellt worden. Ist dieser Grund
noch gültig?
Wenn der Grund weiterhin besteht, gibt es dann
alternative Möglichkeiten, Ihre Aktivitäten zu
organisieren, die die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimaler
nutzen?
Was brauchen Sie, um diese Möglichkeiten zu nutzen?
Eine Investition von Zeit? Geld? Hardware?

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Die Möglichkeiten
der digitalen
Produktivität
03

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Vollständige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
Die Verwaltung ist für ihren Konservatismus berüchtigt. Auf die Frage, warum etwas auf eine bestimmte
Art und Weise getan wird, lautet die Standardantwort eines Verwalters: "Warum? Das wurde schon
immer so gemacht."
Die Fernarbeit während des Zeitraums Covid-19 zwang dazu, einige Prozesse online zu verlagern, aber in
den meisten Fällen führt dies zu einer Vermischung von digitalen und papierbasierten Lösungen, die
wohl noch mehr Zeit als sonst in Anspruch nehmen kann. Der Instinkt der Verwaltung wäre eine
"Rückkehr zur Normalität" - also mehr Papier. Sogar einige Mitarbeiter könnten das begrüßen, wenn sie
sich in der Welt der sich ändernden Regeln und Anforderungen verloren fühlen.
Cloud-basierte Bürodienste
Dienste wie Microsoft 365 ermöglichen es, die Dokumentation von überall und zu jeder Zeit zu bearbeiten.
Die Auswahl eines Dienstes muss jedoch strategisch erfolgen - er muss preisgünstig, funktional und
einfach zu nutzen sein und die Probleme der Datensicherheit berücksichtigen. Kann ein einziger Dienst
alle Anforderungen der Organisation erfüllen, oder sind spezialisierte Anwendungen besser?
Andererseits können zu viele Anwendungen für die Benutzer verwirrend sein und wertvolle Zeit für die
3. Die Möglichkeiten der digitalen Produktivität

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Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
Sich wiederholende Aufgaben gehören seit jeher zu den schlimmsten
Produktivitätskillern, die wertvolle Zeit verschwenden und die
Motivation der Mitarbeiter ruinieren. Früher war die Automatisierung
von Aufgaben mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und
Ressourcen verbunden, so dass sie nicht immer eine Option war. Doch
dank der Fortschritte in der Softwareentwicklung gibt es heute bereits
Produkte, die die Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe
ermöglichen. Diese ermöglichen Dinge wie die automatisierte
Erstattung von Ausgaben, ein automatisiertes Leistungsmanagement
mit Echtzeit-Einblicken und sofortigem Feedback bis hin zur
automatisierten Sortierung von Kundenanfragen.
Einzelne Mitarbeiter können auch ihre eigenen Lösungen erstellen, ohne
das IT-Team fragen zu müssen - eine Win-Win-Situation für beide
Seiten. Wenn jeder die Initiative ergreifen kann, um die Probleme zu
lösen, die ihn am meisten stören, wird dies zu einer erheblichen
Verringerung lästiger, sich wiederholender Arbeiten führen.

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Pandemie
Beispiel: Microsoft Power Apps
Einfache Automatisierung für alle
Microsoft Power Apps nutzt vorgefertigte KI-
Komponenten, um die einfache Entwicklung
eigener Softwareanwendungen zu
ermöglichen. Ziel ist es, die Erstellung von Low-
Code-Apps einem breiten Publikum zugänglich
zu machen, damit Organisationsprozesse
modernisiert und konkrete Aufgaben
angegangen werden können. Es bietet
vorgefertigte Vorlagen, Drag-and-Drop-
Funktionen und eine schnelle Bereitstellung, so
dass neue Anwendungen schnell eingeführt
und verbessert werden können. Es soll
allgemein zugänglich sein und nicht nur für
Softwareentwickler - obwohl es für diese
einige zusätzliche Funktionen bietet.
Was sie bietet
• einfache App-Erstellung für jedermann;
• Förderung der Unternehmensinnovation;
• Erweiterung der Funktionen bestehender
Anwendungen;
• automatische App-Generierung aus vorhandenen
Daten;
• Erstellung von sicheren Websites.
Wie sieht es aus?
Sie können sich eine Demo des Produkts ansehen:
https://powerapps.microsoft.com/en-us/demo/
Welche Alternativen gibt es?
OutSystems, AppSheet, Quickbase, Salesforce
Platform, Application Express, Kissflow, Airtable,

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Pandemie
Automatisierung des Kundendienstes
Schätzungen zufolge sind bis zu 85 % der Kundeninteraktionen
automatisiert worden.
Chatbots wurden während der Pandemie immer beliebter, da die
Hilfsanfragen in die Höhe schnellten, während das Personal für
die Bearbeitung der Anfragen oft nicht zur Verfügung stand.
Wenn er richtig funktioniert, ist der Live-Chat schneller als eine E-
Mail und einfacher als ein Telefonanruf, was für den Kunden
eine Erleichterung darstellt und gleichzeitig enorme Kosten
spart.
Allerdings sind sie am besten für triviale Anfragen geeignet -
komplexe Probleme, die kreative Lösungen erfordern, verwirren
sie eher und verärgern den Kunden. Ein Chatbot ist also keine
Universallösung für alle Kundenprobleme - manchmal ist der
Kontakt zu einem echten Menschen die beste Option. Die
effektivste Software erkennt, wann diese Situationen
eintreten.
Quelle: Ist das die "Person", die behauptet,
Ihre Probleme zu lösen? Dies ist Geld:
https://www.thisismoney.co.uk/money/news/
article-9291693/Robots-posing-humans-
answer-85-customer-queries-online.html

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Pandemie
Verbesserte Zusammenarbeit der
Mitarbeiter
Digitale Tools ermöglichen es Mitarbeitern und ganzen
Abteilungen, auf eine Art und Weise zu
kommunizieren und zusammenzuarbeiten, die vorher
nicht für möglich gehalten wurde.
Digitale Lösungen haben das Potenzial, den
Mitarbeitern die richtigen Prozesse und Werkzeuge
an die Hand zu geben, damit sie ihre Aufgaben
effizienter erledigen können.
Außerdem können die Manager die Fortschritte ihrer
Teams leichter überprüfen und die erzielten
Gesamtergebnisse im Auge behalten.

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Neubewertung der bestehenden Systeme und
Prozesse
Die Digitalisierung ist allgegenwärtig und bietet immer neue
Dienste und Werkzeuge, die Manager dazu zwingen, alle
internen Prozesse systematisch zu überdenken. Sie sind
aufgefordert, darüber nachzudenken, ob die derzeitigen
Systeme und Prozesse noch gültig sind und den sich
ändernden Bedürfnissen der Teams und des
Unternehmens entsprechen.
Ein Beispiel wäre der Einsatz verbesserter Posteingangsfilter
oder strengerer Richtlinien für die interne
Kommunikation, um die Zeit zu reduzieren, die
Mitarbeiter mit der Bearbeitung eingehender E-Mails
verbringen.
Ein weiteres Beispiel wäre die Beauftragung eines speziellen
Geschäftsreisedienstes, der sich um alle Besonderheiten

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Steigerung der Produktivität des
Unternehmens
Wenn Sie einen Bereich auswählen müssten, auf
den Sie Ihre Bemühungen zur Steigerung der
Produktivität in Ihrem Unternehmen
konzentrieren sollten, welcher wäre das?
Liegt Ihr Schwerpunkt auf dem Management von
innerbetrieblichen Prozessen, der
Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, dem
Management von Kundenbeziehungen, dem
Marketing und dem Kundenservice?
Warum sollten Sie dort anfangen?
Wenn Sie Ihre begrenzte Zeit und Ihre
Ressourcen auf einen Bereich konzentrieren
müssen, warum ist dies die beste Wahl?
Ist sie die wichtigste oder die am leichtesten zu
erreichende, die zu einer bedeutenden
Wirkung führt?
Selbstreflexion

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Aufgaben und
Werkzeuge
aufeinander
abstimmen
04

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Ist ein Übergang erforderlich?
Wenn man darüber nachdenkt, ein digitales Werkzeug
für eine bestimmte Aufgabe auszuwählen, lautet die
erste Frage immer: "Sollten Sie?"
Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist mit
erheblichen Kosten, Umschulungsbedarf und einer
Umstrukturierung der Arbeitsabläufe verbunden. Aus
diesem Grund sollte der Digitalisierung eines
bestimmten Arbeitsprozesses eine gründliche
Analyse seiner Ziele und seines weiteren Potenzials
vorausgehen. Wenn ein System bereits gut
funktioniert, könnte der Versuch, es zu verbessern,
zum gegenteiligen Ergebnis führen. Dies gilt auch für
den Wechsel zwischen einem bereits eingesetzten
Werkzeug und einem vermeintlich besseren.
Selbst wenn ein klarer Bedarf festgestellt wurde, lohnt
es sich, sich ausreichend Zeit zu nehmen, um zu
4. Aufgaben und Werkzeuge aufeinander abstimmen

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"Best of"-Führer
Wenn man online nach einem digitalen Werkzeug für
eine bestimmte Aufgabe sucht, stößt man
unweigerlich auf zahlreiche Rankings. Einige davon
werden von unabhängigen Gutachtern erstellt,
während eine nicht unerhebliche Anzahl von
Softwareentwicklungsunternehmen erstellt wird.
Nach einem mehr oder weniger objektiven Artikel
wird Ihnen unweigerlich das Tool empfohlen, das das
Unternehmen verkauft. Das ist nicht unbedingt das
schlechteste Ergebnis - in dem Bemühen, Ihr
Vertrauen zu gewinnen, bieten viele Unternehmen
wirklich nützliche Bewertungen an - Sie müssen nur
die unvermeidliche Bevorzugung ihres Produkts
ignorieren.
Dennoch sollten Sie mehrere Tools ausprobieren, bevor
Sie eine Kaufentscheidung treffen. Am besten ist es,
sie mit den potenziellen Nutzern zu besprechen und
auf diese Weise das für Ihr Unternehmen am besten
geeignete herauszufinden.
4. Aufgaben und Werkzeuge aufeinander abstimmen

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der
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Den Übergang vorbereiten
Ein Softwareprodukt kann schnell und einfach installiert
werden, aber die tatsächliche Nutzung ist viel
komplizierter - sie erfordert geschulte Mitarbeiter, die
in der Lage sind, die Funktionen zu implementieren,
sowie die Übertragung aller erforderlichen Daten. Wie
alle anderen Schritte muss auch dieser strategisch
erfolgen - es wäre gut, einen bestimmten Zeitpunkt für
die Umstellung vorzusehen, die Art und Weise, wie sie
durchgeführt wird - auf einmal oder schrittweise, wer
für die Schulung der Teammitglieder in der Anwendung
verantwortlich ist, wer Unterstützung leistet, wenn
etwas schief geht usw.
Wenn ein neues System eingeführt wird, ist es in der Regel
sinnvoll, in der Anfangsphase ein Backup zu haben - so
kann der Betrieb des Unternehmens weiterlaufen, auch
wenn etwas schief geht.
4. Abstimmung von Aufgaben und Instrumenten

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4. Aufgaben und Werkzeuge aufeinander abstimmen - eine
Kurzanleitung
Vorbereitung auf den Einsatz
Erstellen Sie nach der Auswahl
eines Tools einen Plan für
dessen schrittweise
Einführung. Wer werden die
Hauptnutzer sein, die in den
Funktionen des Tools geschult
werden müssen? Werden sie in
der Lage sein, andere zu
schulen, und wie lange werden
sie dafür brauchen? Wie
werden die Daten von der
alten Speicherform
übertragen? Wird es eine
Prozesse überprüfen
Ermitteln Sie die Ziele, die Ihr
Unternehmen zu erreichen
versucht, und die Wege, die
Sie zur Verwirklichung dieser
Ziele einschlagen.
Welche Prozesse werden von
der Automatisierung oder
anderen Formen der
Digitalisierung profitieren?
Warum?
Welche Vorteile ergeben sich
daraus und für wen - das
Team, das Management, die
Verfügbare Tools überprüfen
Recherchieren Sie, welche
Werkzeuge für die gewählte
Aufgabe zur Verfügung
stehen.
Verwenden Sie bereits eine?
Ist es sinnvoll, die für einen
Wechsel erforderliche Zeit,
Mühe und Ressourcen zu
investieren?
Kann ein einziges Tool
mehrere Hauptprozesse
abdecken, oder ist es besser,
für jeden Prozess eine eigene

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Gute Praxis: Hubspot
Eine einzige CRM-Plattform
Hubspot zielt darauf ab, die Daten, Teams und
Kunden eines Unternehmens auf einer CRM-
Plattform zu verbinden, die mit dem
Unternehmen wächst. Es besteht aus
mehreren separaten Tools, die einzeln
verwendet werden können, aber als Paket
effektiver funktionieren sollen:
● eine Marketingsoftware, die bei der
Durchführung kompletter
Marketingkampagnen hilft.
● eine CRM-Software für den Vertrieb, die
tiefere Einblicke in potenzielle Kunden
gewährt und Aufgaben automatisiert
● eine Software für den Kundendienst
● eine flexible, leistungsstarke und sichere
Content-Management-Software
● eine Betriebssoftware, die Anwendungen
synchronisiert, Kundendaten kuratiert und
Prozesse automatisiert
Hubspot verfügt über eine beeindruckende Reihe
von Funktionen, die allerdings auch einen hohen
Preis haben. Kleinere Unternehmen sollten sich
für günstigere Alternativen entscheiden.
Einige Alternativen sind: EngageBay,
ActiveCampaign, GetResponse, Sendinblue,
Sharpspring, Drip, Ontraport, Insightly.
Mehr über Hubspot erfahren Sie hier.

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Pandemie
Wählen Sie das beste Werkzeug
Die Auswahl des besten Tools aus einem riesigen
Pool von Angeboten kann oft überwältigend sein.
Versuchen wir es mit einem Prozess, der allen
Unternehmen gemeinsam ist - der internen
Kommunikation.
Welche Aufgaben müssen Ihre Mitarbeiter
erledigen, wenn sie in einer hybriden Umgebung
kommunizieren? Sind Sie der Meinung, dass die
derzeit eingesetzten Lösungen alle aktuellen
Anforderungen erfüllen?
Wie wäre es, einige Alternativen zu erkunden?
Können Sie online Anleitungen finden, die Ihnen
andere Tools empfehlen, die besser zu Ihnen
passen würden? Welche spezifischen Vorteile
könnten diese haben? Würden Sie einen Wechsel
in Betracht ziehen?
Selbstreflexion

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Pandemie
Die digitale Produktivität ist das Ergebnis
einer Überschneidung des digitalen
Reifegrads der Organisation und ihres
Geschäftsmodells.
Sie wird nicht nur durch eine Überlastung der
Verwaltung herausgefordert, sondern auch
durch veraltete Arbeitsabläufe und eine
veränderungsresistente
Unternehmenskultur.
Zu den Möglichkeiten, die sich daraus
ergeben, gehören die Automatisierung sich
wiederholender Aufgaben, der
Kundenservice und die Verbesserung der
Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Der digitale Wandel sollte durch eine
ZUSAMMENFASSUNG
VON EINHEIT 1

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der
Pandemie
Wir bieten Ihnen einen kurzen
Fragebogen zur Selbsteinschätzung,
inwieweit Sie die Inhalte
verstanden haben.
Das Ziel ist es, das Gelernte zu
überprüfen und zu festigen.
Sie können das Quiz so oft Sie wollen
machen. Denken Sie daran, dass
das Quiz nur ein Teil des
Lernprozesses ist, um neue Dinge
zu lernen! Klicken Sie unten, um
loszulegen.
SELBSTBEWERTUNGSFRA
GEBOGEN

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zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Thema 1 - US Bureau of Labor Statistics, 2022. "Viertes Quartal und
Jahresdurchschnitt 2022, revidiert":
https://www.bls.gov/news.release/prod2.nr0.htm
Bruegel, 2022 "Die geringe Produktivität der europäischen Unternehmen:
Wie kann die Politik die Ressourcenallokation verbessern?":
https://www.bruegel.org/sites/default/files/wp-
content/uploads/2022/04/WP-06.pdf
Replicon, 2021 "4 Wege, wie Unternehmen die digitale Transformation
nutzen können, um die digitale Produktivität zu steigern":
https://www.replicon.com/blog/ways-enterprises-can-use-digital-
transformation-to-enhance-productivity/
Breezy, 2020 "Wie Sie den ROI Ihres digitalen Arbeitsplatzes messen: 5 zu
verfolgende Metriken": https://www.beezy.net/blog/how-to-measure-
digital-workplace-roi
Referenzen

Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Thema 1 - Strategyzer "Business Model Canvas":
https://www.strategyzer.com/canvas/business-model-canvas
Thema 2 - The CFO, 2019 "Wie ineffiziente Prozesse fast ein Drittel der Zeit
von Mitarbeitern verschwenden: https://the-cfo.io/2019/06/19/how-
inefficient-processes-waste-nearly-a-third-of-employees-time/
Thema 3 - This is Money, 2021 "Ist das die 'Person', die behauptet, Ihre
Probleme zu lösen? Roboter, die sich als Menschen ausgeben,
beantworten inzwischen bis zu 85 % der Kundenanfragen im Internet":
https://www.thisismoney.co.uk/money/news/article-9291693/Robots-
posing-humans-answer-85-customer-queries-online.html
Information Age, 2021 "Drei digitale Tools zur Steigerung der
Mitarbeiterproduktivität": https://www.information-age.com/three-digital-
tools-to-boost-employee-productivity-19079/
Referenzen

Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Der größte Teil unserer
digitalen Transformation
besteht darin, unsere
Denkweise zu ändern.
Simeon Preston, Bupa

Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Ein guter Ausgangspunkt für
Überlegungen zur Verbesserung
der digitalen Produktivität Ihres
Unternehmens ist die
Betrachtung der
organisatorischen Abläufe und
der Möglichkeiten ihrer
Optimierung.
Mehr darüber erfahren Sie in der
nächsten Einheit.
ÜBERGANG ZUR
EINHEIT 2

Programm
zur
Stärkung
der
Handlungskompetenz
nach
der
Pandemie
Sie können uns finden:
● https://prosper-project.eu/
● https://www.facebook.com/Workplace.SMEs.EU
● https://www.linkedin.com/company/workplace-smes/
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