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Benchlearning Bericht Social Intranet 2012 (blp12)
 

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Abschlussbericht zum Benchlearning Projekt Social Intranet 2012. Details unter http://www.cogneon.de/wiki/blp12.

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  • Benchlearning Projekt 2012Soziales Intranet (#blp12)
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)VorwortInnovationen folgen immer dem gleichen Muster. Zunächst werden Sie nur von wenigen Enthusias-ten, auch „Early Adopter“ genannt, angenommen und es kommt zu ersten Gehversuchen. Hat sicheine Innovation bewährt kommt es nach und nach zur Diffusion der Idee. Soziale Intranets sind sol-che Innovationen. Durch neue soziale Funktionen und Soziale Software ermöglichen Sie innovativeHandlungsmuster in Unternehmen.In einer immer komplexer werdenden Welt, die von einem zunehmenden Anteil Wissensarbeit ge-prägt ist, einer hohen Veränderungsgeschwindigkeit in den Märkten und den Erwartungen der Gene-ration Y nach transparenterer und offenerer Kommunikation, müssen Unternehmen reagieren. So istnicht verwunderlich, dass Soziale Intranets als Innovation mittlerweile im Mainstream angekommensind, mit deren Hilfe Unternehmen den Herausforderungen der heutigen Wirtschaftswelt begegnen.Initiiert von Christian Kuhna (adidas Group), Paul Seren (Schaeffler Gruppe) und Simon Dückert(Cogneon), zielte das Benchlearning Projekt Soziales Intranet (Mai-Dezember 2012) darauf ab, ge-meinsam zu lernen, Erfahrungen auszutauschen und an zukunftsweisenden Themen zu arbeiten. Wirfreuen uns Ihnen den Benchlearning Bericht 2012 zu präsentieren und hoffen, Sie können die vorlie-genden Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen nutzen um interne Veränderungen besser ar-gumentieren und umsetzen zu können.Um die freie Verbreitung von Wissen zu fördern ist dieses Dokument unter Creative Commons Lizenzkostenlos freigegeben. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen! Ihr Ansprechpartner: Benedikt Scheerer (benedikt.scheerer@cogneon.de) Benedikt Scheerer hat Internationale Betriebswirtschaft und Entrepreneurship in Deutschland, USA und den Niederlanden studiert. Er arbeitete als Dozent für Be- triebswirtschaftslehre in China und als Visiting Consultant bei einer internationalen Unternehmensberatung. Bei Cogneon ist er Berater und Coach im Bereich Enterprise 2.0, soziales Intranet und Arbeitsplatz der Zukunft. Veröffentlichungen:  2010: Knowledge sharing in an enterprise 2.0 context: Employee motivation in the light of a multifaceted conception of intrinsic motivation, Master Thesis, University of Groningen  2011: Wissensmanagement und Enterprise 2.0, Positionspapier des Fachteams Wissensmanagement der Gesellschaft für Wissensmanagement  2012: Enterprise 2.0 – mehr als „nur“ Social Software im Unternehmen?, Praxis Wissensmanagement 2
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)InhaltVorwort ........................................................................................................................................................................................................................... 21 Das Benchlearning Projekt ................................................................................................................................................................................. 42 Termine und Feldbesuche ................................................................................................................................................................................. 5 2.1 Kick-Off .................................................................................................................................................................................................... 5 2.2 Erster Feldbesuch .................................................................................................................................................................................... 6 2.3 Zweiter Feldbesuch ................................................................................................................................................................................. 7 2.4 Dritter Feldbesuch .................................................................................................................................................................................. 7 2.5 Abschlussworkshop................................................................................................................................................................................. 83 Übersicht Teilprojekte ........................................................................................................................................................................................ 9 3.1 Teilprojekt 1 – Einführung sozialer Intranets ........................................................................................................................................ 9 3.2 Teilprojekt 2 – Incentivierung in sozialen Intranets ........................................................................................................................... 10 3.3 Teilprojekt 3 – Suchen und Finden in sozialen Intranets ................................................................................................................... 114 Ergebnisse Teilprojekte .................................................................................................................................................................................... 12 4.1 Teilprojekt 1 – 16 Handlungsfelder bei der Einführung sozialer Intranets ....................................................................................... 12 4.2 Teilprojekt 1 - Dokumentenbibliothek ................................................................................................................................................ 19 4.3 Teilprojekt 2 - Incentives für die Nutzung sozialer Intranets ............................................................................................................. 20 4.4 Teilprojekt 2 - Argumentation für Projekt Stakeholder ..................................................................................................................... 215 Die Teilnehmer ................................................................................................................................................................................................. 23 5.1 adidas Group ......................................................................................................................................................................................... 23 5.2 Audi ........................................................................................................................................................................................................ 24 5.3 Detecon.................................................................................................................................................................................................. 25 5.4 Deutsche Bank ....................................................................................................................................................................................... 26 5.5 Deutsche Telekom ................................................................................................................................................................................ 27 5.6 Diehl ....................................................................................................................................................................................................... 28 5.7 Google .................................................................................................................................................................................................... 29 5.8 Otto Group ............................................................................................................................................................................................ 30 5.9 Schaeffler ............................................................................................................................................................................................... 31 5.10 Siemens AG ............................................................................................................................................................................................ 32 5.11 Siemens AG - Sektor Industry .............................................................................................................................................................. 336 Fazit und Ausblick 2013................................................................................................................................................................................... 347 Projekt-Initiatoren ............................................................................................................................................................................................ 348 Weiterführende Informationen ...................................................................................................................................................................... 34 3
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)1 Das Benchlearning ProjektSoziale Intranets sind eine Antwort auf aktuelle Herausforderungen wie Globalisierung, steigenderAnteil von Wissensarbeit, Vernetzung, Digitalisierung, Wertewandel, Mobilität, demografischerWandel und Fachkräftemangel. Neue Ideen für den Arbeitsplatz der Zukunft sind gefragt!Um diese Idee gemeinsam zu entwickeln, in der Praxis zu testen und voneinander zu lernen wurde2012 auf Initiative von adidas, Schaeffler und Cogneon das Benchlearning Projekt Soziales Intranetgestartet. Das Projekt lief von Mai bis Dezember 2012 und diente dazu, die Teilnehmer voneinanderüber die Einführung Sozialer Intranets (http://bit.ly/UsjtWT) lernen zu lassen. Für einen ersten Ver-gleich der Ansätze der teilnehmenden Unternehmen haben wir das Cogneon Social Intranet Frame-work verwendet, das einen Überblick über mögliche Bestandteile eines sozialen Intranets (Redaktio-nelles Intranet, Gruppen-Software, Soziales Netzwerk etc.) gibt und als Diskussionsgrundlage diente:Hierfür wurden gemeinsam mit den Teilnehmern die drei Teilprojekte "Einführung sozialer Intra-nets", "Incentivierung in sozialen Intranets" sowie „Suchen und Finden in sozialen Intranets“ defi-niert. Die Ergebnisse werden in diesem Benchlearning-Bericht zusammengefasst und veröffentlicht. 4
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)2 Termine und FeldbesucheDas Benchlearning Projekt begann am 23.05.2012. Parallel zu den Feldbesuchen bei ausgewähltenFirmen wurde in insgesamt drei Teilprojekten an definierten Themen gearbeitet. Das Projekt endeteam 05.12.2012 mit einem Abschlussworkshop.2.1 Kick-OffNach der Vorstellungsrunde zum Kennenlernen im Kick-off am 23.05.2012 in der Cogneon Akademiein Nürnberg standen Pecha Kucha Kurz-Präsentationen (jeweils ca. 6 Minuten) auf dem Programm.Die teilnehmenden Firmen stellten hierbei ihr Soziales Intranet vor. 5
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)Am Nachmittag wurden die Schwerpunktthemen für Zusammenarbeit in Teilprojekten identifiziertund bewertet. Dabei wurden drei Teilprojekte mit einer Mehrheitsentscheidung bestimmt:2.2 Erster FeldbesuchDer erste Feldbesuch fand am 18.07.2012 bei adidas und Schaeffler in Herzogenaurach statt. Miteiner Begehung des adidas Campus startete ein interessanter Tag regen Austausches. Anschließendstellte adidas ihren Ansatz zum sozialen Intranet vor. Am Nachmittag waren wir bei Schaeffler zuGast und erhielten auch hier eine Einführung in die internen Vorhaben. 6
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)2.3 Zweiter FeldbesuchDen zweiten Feldbesuch am 05.09.2012 haben wir bei Google und Siemens in München verbracht.Am Vormittag trafen wir uns bei Google um interessante Einblicke in ihr auf google+ basierendesinternes soziales Intranet erleben zu können. Die zweite Station fand am Nachmittag bei Siemensstatt. Hier wurden zwei Ansätze sozialer Intranets vorgestellt: ein unternehmensweites soziales In-tranet und ein soziales Intranet eines Geschäftsbereichs.Jonathan Denner von nwebs schloss den Feldbesuch mit der Vorstellung seiner Diplomarbeit mitdem Thema „Digitale Team-Zusammenarbeit in sozialen Intranets – Eine qualitative Studie“ ab (s.a.http://bit.ly/blp12Denner).2.4 Dritter FeldbesuchBeim dritten Feldbesuch am 14.11. 2012 waren wir bei der Deutschen Bank in Frankfurt am Main zuGast. Neben der Vorstellung interner Vorhaben zum Thema Soziales Intranet bei der Deutschen Bankstand ebenfalls die Arbeit in den Teilprojekten auf dem Programm. Hierbei wurden u.a. die Ergebnis-se der Umfrage im Teilprojekt 1 präsentiert und diskutiert. 7
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)2.5 AbschlussworkshopAm 05.12.2012 fand der Abschlussworkshop in der Cogneon Akademie in Nürnberg statt. Am Vor-mittag wurde gemeinsam in den Teilprojekten gearbeitet. Dabei haben wir entlang eines erarbeite-ten Adoption Frameworks Dokumente und Vorlagen für den Werkzeugkasten gesammelt.Am Nachmittag stand die Besprechung der ersten Version des Benchlearning Berichts sowie eineFeedbackrunde zum Verlauf des Projekts und der Entscheidung über eine Projektfortführung aufdem Programm. Abschließend hielt Dr. Alexander Richter einen Vortrag mit dem Thema „aperto –Ein Rahmenwerk zur Auswahl, Einführung und Optimierung von Corporate Social Software“ (s.a.http://bit.ly/blp12RichterAperto). 8
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)3 Übersicht Teilprojekte3.1 Teilprojekt 1 – Einführung sozialer IntranetsZunächst einigten sich die Teilnehmer auf die Verwendung des Adoption Frameworks von Ross Daw-son aus dem Buch „Implementing Enterprise 2.0“ zur Sammlung von Praxisbeispielen aus den teil-nehmenden Unternehmen (s.a. http://bit.ly/blp12AdoptionFramework). Dazu wurde das Frameworkzunächst auf Deutsch übersetzt und leicht abgeändert. Enterprise 2.0 Adoption FrameworkDer iterative Kreislauf für die Entwicklung und Weiterentwicklung eines sozialen Intranets beginntdabei mit dem Themengebiet Treiber verstehen. Ist der Status Quo analysiert muss man die Voraus-setzungen schaffen, Anwendungsfälle fördern und dann die Erkenntnisse evaluieren und multipli-zieren. Danach beginnt der Kreislauf von Neuem.Im 1. Feldbesuch wurden entlang der 16 Handlungsfelder dieser vier Themengebiete des Frame-works mit Hilfe einer Mind-Map Ideen, Fallbeispiele, Geschichten, Lessons Learned und Hilfsmittelgesammelt. 9
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12) Mind Map zum Enterprise 2.0 Adoption FrameworkFür eine strukturierte Ergänzung dieser Mind-Map wurde daraufhin ein Fragebogen (Google Docs)entwickelt, um Praxisbeispiele der Teilnehmer zu erheben. Schließlich wurden die Umfrageergebnis-se ausgewertet. Neben der Mind Map und der Umfrage, diente das Framework als Grundlage für dieSammlung konkreter Dokumente und Praxisbeispiele, die den teilnehmenden Unternehmen in Formeiner Dokumentenbibliothek (Werkzeugkasten) zur Verfügung gestellt wurden (nicht-öffentlicher Teildes Abschlussberichts, nur für Projektteilnehmer).3.2 Teilprojekt 2 – Incentivierung in sozialen IntranetsWährend des ersten und zweiten Feldbesuchs wurde zunächst eine Liste mit Incentive Maßnahmenerstellt. Für jede Maßnahme wurde dann die Phase in der die Maßnahme genutzt wird festgelegt.Schließlich wurde in Form einer Umfrage ermittelt, welche Maßnahmen in den teilnehmenden Un-ternehmen angewendet werden. Zusätzlich wurden Argumente für die Einbindung von ProjektStakeholdern gesammelt und formuliert. 10
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)3.2.1 Teilprojekt 3 – Suchen und Finden in sozialen IntranetsDie Mitglieder des Teilprojekts drei identifizierten zunächst drei fundamentale Herausforderungen,denen Unternehmen im Bereich Suchen und Finden in sozialen Intranets begegnen müssen. Auf die-ser Basis wurden anschließend neun relevante Fragestellungen abgeleitet und diskutiert. Im weiterenVerlauf des Projekts wurde das Thema „klassische Strukturierung in Ordnern vs. Tagging Mechanis-men“ in den Fokus der Betrachtungen genommen. 11
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4 Ergebnisse Teilprojekte4.1 Teilprojekt 1 – 16 Handlungsfelder bei der Einführung sozialer IntranetsIn diesem Kapitel möchten wir Ihnen die Ergebnisse der Umfrage vorstellen. Diese geben Ihnen da-rüber Auskunft, inwieweit die 16 Handlungsfelder des Adoption Frameworks bei den teilnehmendenFirmen ausgeprägt sind.4.1.1 Treiber verstehen – Treiber identifizierenIn acht von neun Firmen fand die Ableitung der Treiber aus der Unternehmensstrategie statt. Diegenannten Treiber waren durchaus vielfältig in ihren Themengebieten. So wurden klassische operati-ve Effizienzsteigerungen, die hierbei im Anwendungsbereich von Wissensarbeit anzusiedeln sind, alsHaupttreiber identifiziert. Die Erwartungshaltung der sogenannten Generation Y nach transparente-rer und offenerer Kommunikation wurde als zweitwichtigster Treiber genannt.4.1.2 Treiber verstehen – Anwendungsfelder identifizierenDie aus den strategischen Treibern abgeleiteten Anwendungsfelder sozialer Intranets können eben-falls als durchaus heterogen bezeichnet werden. 12
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4.1.3 Treiber verstehen – Stakeholder und Kultur analysierenEine ideale Aufstellung eines Projekts zur Etablierung eines sozialen Intranets hat eine heterogeneMitgliederstruktur. Im Idealfall sind Vertreter folgender Bereiche und Funktionen vertreten:  Interne Kommunikation  Personalmanagement/HR  IT  Vorstand  Mittleres Management  Betriebsrat  Organisationsentwicklung (für den Veränderungsprozess) 13
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)Die folgende Tabelle stellt Merkmale einer förderlichen und hinderlichen Kultur aus Sicht der Teil-nehmer dar. Hierbei sei angemerkt, dass gerade in Groß-Unternehmen keine einheitliche Kultur vor-herrschen muss. Bestimmte informelle Handlungsmuster beziehen sich häufig nur auf bestimmteorganisatorische Einheiten, Funktionsbereiche oder Regionen. Merkmale, die fördern … Merkmale, die verhindern …  Innovationskultur  Angst vor Chaos durch Basisdemokratie  Offene und transparente Kommunikation  Hierarchie- und Silodenken und Austausch  Macht und Politik  Familiär  Starre Prozesse  IT Betriebsvereinbarung  Sicherheitsbestreben  Internationalität  Konservative Werte  Junge Altersstruktur  Selbstverantwortung  Regionale-Unterschiede-berücksichtigend4.1.4 Treiber verstehen – Risiken und Barrieren identifizierenNeben einer hinderlichen Unternehmenskultur, wurden darüber hinaus folgende Risiken und Barrie-ren genannt:  Fehlender ROI (return on invest)  Fehlende Zeit  Kein Nutzen erkennbar  Fehlende Verbindlichkeit der Nutzung  Anzahl der IuK Systeme  Bedenken des Betriebsrats  Angst vor Reputationsschäden durch unbedachte Äußerungen  Know-How Verlust in Asien  Heterogene Zielgruppen  Keine Ableitung aus der Unternehmensstrategie  Gewohnheiten der Mitarbeiter  Kontrollverlust durch Hierarchiefreiheit der Kommunikation 14
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)  Befürchtung „was gelangt nach draußen“  Negatives Image von sozialen Medien4.1.5 Voraussetzungen schaffen – gemeinsame Vision erarbeitenIn allen großen, partizipativen Veränderungsprozessen ist eine Vision für die Orientierung der Mitar-beiter angebracht.4.1.6 Voraussetzungen schaffen – Governance, Prinzipien und Regeln definierenNeben einer partizipativen Führung wurden im Bereich Governance folgenden Regelungen undRichtlinien genannt, um auch hier - ähnlich der Vision - Orientierung zu schaffen:  Social Media Guideline  Betriebsvereinbarung  IT Richtlinie  Intranet Richtlinie  DatenschutzrichtlinieDarüber gibt es diverse Institutionen und Rollen, die für ein erfolgreiches Projekt notwendig sind:  Steering Committee  Abteilung / Projekt (organisatorische Verankerung)  Community Management 15
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4.1.7 Voraussetzungen schaffen – Anwendungsfälle definierenIn der folgenden Tabelle werden die Begriffe Anwendungsfeld und Anwendungsfall gegenüberge-stellt. Während Anwendungsfelder aus der Vision & den strategischen Unternehmens-Zielen abgelei-tet werden, konkretisieren die Anwendungsfälle diese dann.Übergeordnete Anwendungsfelder AnwendungsfälleUnternehmenskommunikation  Ask the Management  Top Management Blog  Unternehmens-InfosProjekt- und Prozessmanagement  Gruppen für Projekt- und Abteilungskommunika- tionAnsprechpartner finden  Suche der Mitarbeiter mit Hilfe von persönlichen ProfilenAllgemeiner Wissensaustausch  Statusmeldungen  Informations-Suche und ProblemlösungInnovationsmanagement  Internes Crowd-Sourcing  Gruppen für R&D/Innovations- Projek- te/AbteilungenCommunities of Practice  Für Fachthemen  Neue Mitarbeiter  Sekretariate  Betriebssportgruppen4.1.8 Voraussetzungen schaffen – IuK-Systeme implementieren und anpassenDie Haupt-Informations- und Kommunikations-Systeme, die am Markt angeboten und teilweise beiden teilnehmenden Unternehmen in diversen Kombinationen verwendet werden, sind:  Confluence (Wiki)  Connections (Gruppen-Software, Soziales Netzwerk)  Google+ (Soziales Netzwerk)  Jive (Gruppen-Software, Soziales Netzwerk)  Liferay (Soziales Netzwerk) 16
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)  Lotus Notes (Gruppen-Software)  Mediawiki (Wiki)  Newsgator (Add-On, das SharePoint um soziale Funktionen ergänzt)  Sharepoint (Gruppen-Software, Soziales Netzwerk)  Wordpress (Weblog)4.1.9 Anwendungsfälle fördern – Anwendungsfälle pilotierenSobald die Voraussetzungen geschaffen sind, sollten zunächst ausgewählte definierte Anwendungs-fälle pilotiert werden. Folgende Merkmale und Aufgaben sollten bei einer ersten Iterations-Schleifebeachtet werden.  Auswahl der Piloten o Anwendungsfälle mit Multiplikatoren Potential (Verbreitung durch virales Marketing und Mundpropaganda ermöglichen) o Freiwillige Teilnahme als Basis für die Akzeptanz o Nachfragegetrieben o Nach Erfolgsaussichten und Commitment zur Nutzung o Repräsentativer Querschnitt aller Unternehmens-Bereiche  Aufgaben o Anwendungsfälle inhaltlich konkretisieren (z.B. Anwendungsfall-Steckbrief) o Evaluierungskriterien festlegen o Feedbackkanal festlegen o Zeiträume für Review definieren o Vorgesetze der Pilot-Anwender vom Nutzen des Piloten überzeugen (Pilot-Nutzer brauchen „Rückendeckung“) o Intensive Begleitung und Hilfestellung gewährleisten4.1.10 Anwendungsfälle fördern – Multiplikatoren finden und unterstützenDer Großteil der teilnehmenden Mitglieder haben Multiplikatoren im Einsatz, die helfen das sozialeIntranet in die Breite zu bringen. Folgende Begrifflichkeiten werden dabei ebenfalls verwendet. Rol-lenbenennungen sind z.B.  Administrator  Evangelisten 17
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)  Pilot User  Super User  Botschafter  Guides  Concierge Service4.1.11 Anwendungsfälle fördern – Management Partizipation / KommunikationeinfordernDer Vorstand ist bei nahezu allen teilnehmenden Unternehmen eingebunden, teilweise sogar aktiv.Dabei reicht der Grad der Aktivität von einem ausgefüllten Profil bis hin zum CEO Blog im sozialenIntranet.4.1.12 Anwendungsfälle fördern – Community ManagementFür einzelne Gruppen innerhalb des sozialen Intranets gibt es bei den meisten Unternehmen freiwil-lige Community Manager, die teilweise auch Schulung und Beratung von den übergeordneten Ver-antwortlichen / Community Managern auf Organisations-Ebene erhalten.4.1.13 Evaluieren und multiplizieren – Anwendungsfälle evaluierenDie Evaluation der Anwendungsfälle sollte sowohl von den Verantwortlichen für die Entwicklung dessozialen Intranets als auch selbstorganisiert durch definierte Community Manager der Pilotgruppengeschehen:  Entwicklung von Nutzerzahlen, erstellte Inhalte, Kennzahlen zu Interaktionen auswerten  Usability Tests durchführen  KPIs für Power Use Cases bestimmen und evaluieren  Diskussionsforum für Nutzer Feedback betreiben  Erfolgsgeschichten (Story-Telling, 1-Pager) festhalten und kommunizieren  Umfragen zu Nutzungsverhalten und Akzeptanz durchführen4.1.14 Evaluieren und multiplizieren – Erfolgsgeschichten identifizierenEine Form der Evaluation ist die Kommunikation von konkreten Erfolgsgeschichten einzelner Nutzerbzw. Nutzergruppen. Hierbei werden konkrete Beispiele von Zeit- und Kosteneinsparungen erzählt.Über 60% der Unternehmen nutzen diese Art der Evaluation. 18
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4.1.15 Evaluieren und multiplizieren – Programm zum kulturellen Wandel durch-führenIn der Literatur zu Change Management unterscheidet man zwischen Planned Change und EmergentChange. Planned Change bedeutet, dass ein genaues Ziel bekannt ist und man für dessen Erreichunggenau planen kann. Emergent Change beschreibt dagegen einen Prozess der selbstorganisiert undadhoc getrieben abläuft, da das Ziel nicht vollständig klar ist.Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, das die meisten Unternehmen kein dediziertes Programmum einen kontinuierlichen Wandel der Unternehmens-Kultur voranzutreiben haben, sondern derWandel eher selbstorganisiert abläuft (Emergent Change). Gleichwohl haben die Unternehmen ein-zelne Maßnahmen im Einsatz um den Wandel zu unterstützen: 1. Wettbewerb von unterschiedlichen Abteilungen oder Regionen 2. Honorierung von besonders guten Ergebnissen 3. Nutzung der internen Unternehmensmedien für die Verbreitung.4.1.16 Evaluieren und multiplizieren – Organisations-weite Nutzung fördernEine Organisationsweite Nutzung wird durch folgende Aktivitäten verfolgt 1. Kommunikationsveranstaltungen 2. Schulungen 3. Multiplikatoren und Community Manager.4.2 Teilprojekt 1 - DokumentenbibliothekEntlang der 16 Handlungsfelder des Adoption Frameworks wurden Dokumente und Präsentationenaus der Praxis der teilnehmenden Unternehmen gesammelt und allen Teilnehmern in einer struktu-rierten Dokumentenbibliothek inklusive der Pech-Kucha Kurz-Präsentationen der Kick-Off Veranstal-tung übergeben. Dieser Dokumente-Pool ist nicht öffentlich einsehbar und ausschließlich für die Nut-zung innerhalb der Benchlearning Unternehmen vorgesehen. 19
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4.3 Teilprojekt 2 - Incentives für die Nutzung sozialer IntranetsIn Teilprojekt zwei wurde eine Auflistung von Motivations-Maßnahmen entwickelt. Bei den teilneh-menden Unternehmen gibt es Unterschiede sowohl im Hinblick auf sich bereits im Einsatz befindli-che Maßnahmen als auch auf generell für den Einsatz wünschenswerte Maßnahmen: Maßnahme Im Einsatz (in Prozent der Einsatz generell wünschens- teilnehmenden Unternehmen) wert (in % der teilnehmenden Unternehmen) Kommunikation von Spielregeln, welche 82% 18% die Fehlertoleranz aufzeigen Profilausfüllung inkl. Foto fördern 82% 27% Bericht über aktive Communities (z.B. in 73% 45% Mitarbeiterzeitschrift) Aktionen (sowohl unterhaltsame als 73% 45% auch nützliche z.B. Ideenwettbewerbe) Top und Middle Management Teilnahme 64% 27% und Statement zur Nutzungserwartung Kommunikation der Nutzer-Mehrwerte 55% 55% für Mitarbeiter bzgl. Arbeitserfüllung Collaboration Teil des Mitarbeiterge- 45% 45% sprächs / Zielvereinbarung Möglichkeit für Nutzer "Erfolgsgeschich- 45% 36% ten" der Nutzung in Unternehmens- News zu veröffentlichen Verbindlichkeit des Systems 45% 36% Reverse Mentoring Program 36% 18% Zeit für Nutzung (z.B. 10%) im Arbeits- 36% 27% vertrag geregelt Öffentliche Würdigung von aktiven Nut- 36% 27% zern und Teams Anreize zur Erstnutzung 36% 18% Rangliste der aktivsten Mitglieder 18% 45% Badges und Gamification 9% 36% 20
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)4.4 Teilprojekt 2 - Argumentation für Projekt Stakeholder4.4.1 Human ResourcesBedingt durch den demographischen Wandel wird es zukünftig zu einem Mangel an qualifiziertenMitarbeitern kommen. Durch die Verschiebung der Machtverhältnisse zugunsten der potentiellenArbeitnehmer der Generation Y, müssen Unternehmen in dem „War for Talents“ zunehmend auf dieBedürfnisse dieser Menschen eingehen, indem sie die Werte dieser Generation in den Praktiken undArbeitsabläufen der Unternehmen verankern. Der Einsatz interner sozialer Netzwerke prägt dabei dieHandlungs- und Denkmuster der Unternehmenskultur hinzu Werten wie Offenheit, Transparenz,Authentizität und Sinnhaftigkeit der Arbeit.Neben dem Interesse an internen sozialen Netzwerken, in denen auch die Kompetenzentwicklungder Mitarbeiter gefördert werden kann, sollte HR darüber hinaus Employer Branding in öffentlichensozialen Netzwerken beachten.4.4.2 ITTrotz des erhöhten Aufwandes durch Datenschutzthemen und Integration mit bestehenden Syste-men, hat die IT das Interesse gerade beim Thema Governance beteiligt zu sein, um die Komplexitätso gering wie möglich zu halten.4.4.3 Interne KommunikationManagement Blogs und Unternehmensnachrichten werden in Sozialen Intranets Bestand haben undum soziale Features wie Kommentare und Likes ergänzt und erlauben eine bessere Verbindung vonManagement und Mitarbeitern.4.4.4 Forschung und Entwicklung/InnovationsmanagementSpeziell das Innovationsmanagement kann von den Möglichkeiten eines Sozialen Intranets enormprofitieren, da hier schnell und flexibel viele Mitarbeiter gerade am Anfang eines Innovationsprozes-ses mit eingebunden werden können und somit viele Sichtweisen mit einfließen können und das ineiner strukturierten Weise.4.4.5 MarketingDie Grenzen zwischen interner und externer Nutzung von Social Media werden in Zukunft aufge-weicht. Daher hat auch das Marketing wie die Personalabteilung das Interesse, dass Mitarbeiter nachaußen nur mit bestimmten Botschaften kommunizieren dürfen bzw. auch ausdrücklich sollen (sieheMitarbeiter Blogs bei Daimler).4.4.6 BetriebsratVor dem Hintergrund, dass die Hauptaufgabe des Betriebsrates ist, sich um die Belange der Arbeit-nehmer zu kümmern, sollte der BetrR sich für soziale Intranets aussprechen, da diese wissensintensi- 21
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)ve Arbeiten erleichtern können. Durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen, Expertfinder, kön-nen Informationen schneller aufgefunden und Abstimmungen getroffen werden. Gerade bei Aus-nahmesituationen für die es keine Prozesse gibt, bieten soziale Intranets durch Crowd Intelligencedie Möglichkeit schnell Lösungen zu finden.4.4.7 Geschäftsleitung/VorstandEine konsequente und integrierte Nutzung von Social Media für interne und externe Zwecke ermög-licht Effizienzsteigerungen in Form von Kosten- und Zeiteinsparungen, Erhöhung der Innovationsfä-higkeit, Steigerung der Beliebtheit als Arbeitgeber, Steigerung der Kundenbindung sowie agiles undflexibles Agieren und Reagieren bezogen auf sich rasch ändernde Marktbedingungen. 22
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5 Die Teilnehmer5.1 adidas Group  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Sharepoint (Gruppen-Software), Newsgator (Soziales Netzwerk), Weblogs, Firmenwiki, Persönliches Dashboard.  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) 3.500 Mitarbeiter auf Sharepoint o (+) Begeisterte junge Leute („Besser als Facebook“) o (+) Tägliche Anfragen: Wann kann ich es haben? o (-) Schleppende Implementierung o (-) technische Schwierigkeiten  These zur Zukunft des Intranets: Klassische Intranets werden durch de- zentrale „soziale“ Netzwerke ersetzt, die durch dementsprechende Tools unterstützt werden – Wikis, Blogs, Microblogs, Video Channels etc. adidas Group 23
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.2 Audi  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Sharepoint (Gruppen-Software), Jive (Soziales Netzwerk), Confluence (Firmenwiki), persönliches Dash- board, online Mediathek, Suche  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) erfolgreiche Pilotierung eines internen sozialen Netzwerks o (-) Schwierigkeit der Integration mit bestehenden E2.0 Tools  These zur Zukunft des Intranets: Die begleitete Einführung durch Kom- munikation, Schulung und Change Management wird wichtiger denn je für den Erfolg von Enterprise 2.0 Tools. Der Faktor Mensch ist entschei- dend, weniger die Technik. Audi 24
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.3 Detecon  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Sharepoint (Gruppen-Software), Newsgator (Soziales Netzwerk), Persönliches Dashboard, Tag Store  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) Proof of Concept Mikroblogging mit Yammer o (+) Schneller technischer Pilot SP2010, Newgator, LYNC o (-) Abgrenzung und Aufgabenteilung  These zur Zukunft des Intranets: Das Intranet als Kommunikations- und Collaborations-Plattform kann nur durch Adaption und Anreicherung mit gängigen Social Media Funktionen seine Existenzberechtigung sichern. Ansonsten werden konkurrierende Social Media Plattformen das klassi- sche Intranet verdrängen und die interne Kommunikation in Bedrängnis bringen. Detecon 25
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.4 Deutsche Bank  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Gruppen-Software, Jive (Soziales Netzwerk), Weblogs, Firmenwiki, Suche  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) Messbarer, kommerzieller Mehrwert durch Communities of Practice ist erfolgreicher als Driving Adoption  These zur Zukunft des Intranets: Intranets werden interaktiv und hu- man-centric. Deutsche Bank 26
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.5 Deutsche Telekom  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, gemeinsame Intranet- Einstiegsseite als individualisierbares Dashboard (siehe Screenshot), Soziales Netzwerk auf Basis von JIVE, weitere Intranet- Auftritte  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): (+) Konsolidierung vieler CMS - Auftritte durch One-Company-Projekt und durch Bereitstellung einer zentralen Plattform, (+) Sammlung vielfältiger Erfahrungen mit eigen- ständigen Social Media Plattformen (Wikis, Blogs etc.), (+) Telekom Social Network (TSN) auf Basis von Jive wächst innerhalb von zehn Mo- naten nach Launch auf 38.000 Nutzer ohne Kommunikationskampagne, (+) Konsolidierung der bisherigen Social-Media-Plattformen auf das TSN gestartet, (+) Unterstützung und Engagement vom Top-Management, (- ) Trennung zwischen redakt. Intranet und Social Media Plattform  These zur Zukunft des Intranets: Das Intranet der Zukunft ist EIN Ort für alle Mitarbeiter… a) um Wissen und Informationen zu teilen, b) um zu verfolgen, was im Unternehmen passiert, c) auf den man zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugreifen kann. Entscheidend für den Erfolg der Deutsche Telekom Kommunikation im Unternehmen werden das Engagement der Mitarbei- ter, die Qualität der Inhalte, die Personalisierung sowie die Qualität von Suche bzw. Filtermöglichkeiten sein. 27
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.6 Diehl  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Lotus Notes (Gruppen-Software), Jive (Soziales Netzwerk)  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) Konzernweite Kommunikation o (+) Vernetzung o (+) Informations-/Wissensaustausch o (-) Unterschätzung des Schulungsbedarfs für die Benutzer o (-) Unterschätzung der Bedeutung des Kulturwandels o (-) zu große Funktionsvielfalt des Systems „verwirrt“ teilweise die Benutzer  These zur Zukunft des Intranets: Social Intranets sind ein zentraler Bau- stein zur Bildung von neuem und zum Erhalt von altem Unternehmens- wissen. Durch die interaktive Einbindung von Mitarbeitern sind sie we- sentlicher Motivationsfaktor und führen zu mehr Identifikation des ein- zelnen mit dem Unternehmen. Diehl 28
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.7 Google  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Gruppen-Software, Soziales Netz- werk, Weblogs, Firmenwiki, Persönliches Dashboard, Suche  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) Sharing is the DNA at Google o (+) Transparency and sharing across all hierarchies o (+) Participation is key for innovation o (+) Gather questions from all employees with Google Moderator and let them vote for the most „burning“ questions  These zur Zukunft des Intranets: Intranets … werden weniger komplex im Aufbau und maßgeblich durch die Suche inkl. Social Signals gesteuert und durch „Intelligent Prediction“ auch durch „push Mechanismen“ we- sentlich effektiver. Das Finden von Informationen ist wichtiger als das Speichern, die Art der Speicherung und der Speicherort. Google 29
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.8 Otto Group  Bestandteile: Redaktionelles Intranet mit aktuellen News, Gruppen- Software (Teamräume für Dokumentenaustausch, Projektmanagement und Communities) , Soziales Netzwerk, Weblogs, Wikis, Foren, individuel- le Homepage, Enterprise Search  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) sehr hoher Anteil regelmäßiger Nutzer o (+) starke Nachfrage nach Teamräumen o (+) deutliche Effizienzsteigerung: Mitarbeiter berichten, dass sie dank der Teamräume ihre Arbeit effizienter erledigen o (-) Die Nutzung von Tools wie Blogs, Wikis und Foren bleibt noch hinter den Erwartungen zurück  These zur Zukunft des Intranets: Intranets … entwickeln sich immer mehr zu Kommunikations- und Kollaborationsplattformen. Sie sind die Drehscheibe für den unternehmensweiten Informations- und Wissens- austausch und bilden so die Grundlage für eine vernetzte Organisation. Otto Group 30
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.9 Schaeffler  Bestandteile: Bisher weltweit einheitliches Intranet, Sharepoint (in Ein- zelfällen als Gruppen-Software), Firmenwiki, Suche (über viele Informa- tionsquellen), im Aufbau: Soziales Netzwerk, Weblogs, Persönliches Dashboard, Teamräume, Tag-Store, Wissensnetz  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) erfolgreiches Mitmach-Intranet seit ca. 2000 – weltweit ver- fügbar o (+) Mitmachen ist schon geübt o (-) Realisierung der neuen Plattform ist verzögert o (-) Anwenderorientierung bisher sekundär – die technische Reali- sierung steht im Vordergrund  These zur Zukunft des Intranets: Intranets werden sich von der klassi- schen Form einer internen Firmen-"Homepage" (Monolith) zum wesent- lichen heterogenen Kommunikationsbereich und Informationsaustausch für die Mitarbeiter entwickeln. Zur Anwender-Orientierung kommen der Informationssystem-übergreifenden Suche und dem geübten Umgang mit Tagging eine besondere Bedeutung zu. Schaeffler 31
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.10 Siemens AG  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Sharepoint (Gruppen-Software), Mitarbeiter-Weblogs (Blogosphere), Globales Wiki (Wikisphere), Techno- logie-Communities (TechnoWeb), Soziales Netzwerk (geplant), Tagging Framework zur Integration sozialer Plattformen sowie zur Realisierung eines aufmerksamkeitsschonenden Urgent-Request-Mechanismus; Phy- sischer NewsRoom  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) offene soziale Plattformen o (+) Integration über Tagging-Framework erzeugt zusätzliche Mehrwerte (Urgent-Request Routing, Recommendations) o (-) früh auf E-Mail-Benachrichtigungen verzichtet o (-) noch keine umfassende, web-basierte Aggregationslösung  These zur Zukunft des Intranets: keine „statischen“ Seiten mehr, inter- nes Social Media hat Potenzial Emails teilweise abzulösen; Plattformen und Lösungen, die kontextspezifisch und individuell steuerbar Nachrich- tenströme zusammenführen, filtern und (im weiteren Sinne) annotieren können gehört die Zukunft, da sie ein aufmerksamkeits-adäquates Arbei- ten unterstützen. Siemens AG 32
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)5.11 Siemens AG - Sektor Industry  Bestandteile: Redaktionelles Intranet, Gruppen-Software (offene und ge- schlossene Gruppen), Soziales Netzwerk (Benutzerprofile, Follower, etc.), Weblogs, Themenwikis, Tag-Store, Fachspez. Wissensbasen, „Federated Search“ , Dokumentenbibliothek  Erfolgsgeschichten (+) und Hürden (-): o (+) klar nachweisbarer Mehrwert durch bereitgestellte Erfolgsge- Siemens AG - Sektor Industry schichten o (+) frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation als wichtiger Teil des Change Managements o (+) breite Benutzerakzeptanz o (-) globale Ansätze bedürfen der Berücksichtigung regionaler Spezifika  These zur Zukunft des Intranets: Das Intranet der Zukunft ist eine offene Plattform, die neben dem notwendigen Informations-Push vor allem Col- laboration und Information Retrieval unterstützen wird. Personalisierung und Regionalisierung werden dabei eine wesentliche Rolle spielen. Darü- ber hinaus ist eine harmonische Integration der Business Applikationen notwendig, um die Mitarbeiter in ihren Arbeitsprozessen optimal zu un- terstützen. 33
  • Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 (#blp12)6 Fazit und Ausblick 2013Das Benchlearning Projekt Soziales Intranet 2012 wurde von den Teilnehmern sehr positiv aufge-nommen – es wurde gelernt, gelacht, diskutiert und konstruktiv in den Teilprojekten gearbeitet.Daher wird das Projekt im Jahr 2013 – mit einem noch zu bestimmenden Thema – fortgesetzt. Blei-ben Sie ganz einfach auf dem Laufenden, indem Sie auf Twitter dem Hashtag #blp13 folgen. Auf derCogneon Website (http://bit.ly/eT8U1b) werden wir ebenfalls über den Fortgang des Projekts berich-ten.7 Projekt-Initiatoren Christian Kuhna adidas Group Leiter Global HR - Talent & Learning - Future Learning Paul Seren Schaeffler Technologies AG & Co. KG Leiter Wissensmanagement Simon Dückert Cogneon - Beratung für Wissensmanagement, Wissensarbeit, Lernende Organisation Geschäftsführer (CEO)8 Weiterführende Informationen  Benchlearning Projekt 2012 Video (http://bit.ly/blp12Video)  Benchlearning Projekt im Cogneon Wiki (http://bit.ly/blp12Wiki)  Fotodokumentation (http://bit.ly/blp12Fotos)  Cogneon Social Intranet Framework (http://bit.ly/blp12SIF) 34