Orbit Zoom Days - Sharepoint als zentrale Plattform für Content Management und Collaboration1. Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform
Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009
3. Einleitung
Was sind die Lernziele dieser Präsentation?
› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF
› Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können
› Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen
› Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen
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4. Agenda
› Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan
› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan
› Die SharePoint Plattform A. Schmid
› Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid
› Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid
› Fragen und Diskussion
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5. „Eine Strategie ist eine in sich stimmige
Anordnung von Aktivitäten, die ein
Unternehmen von seinen Konkurrenten
unterscheidet.“
Porter, 1999
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7. Über den SNF
Der Schweizerische Nationalfonds
› Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung
› Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung)
› Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF)
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8. Über den SNF
Forschungsförderungspolitik
Der SNF
› fördert die wissenschaftliche Forschung
› investiert in den Nachwuchs
› ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland
› fördert die internationale Zusammenarbeit
› stärkt die Stellung der Frau in der Forschung
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9. Über den SNF
Förderungsinstrumente
› Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung
› Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS)
› Internationale Zusammenarbeit
› Wissenschaftliche Tagungen
› Publikationsbeiträge
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10. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Einordnung der Webstrategie
SNF
Gesamtstrategie
Strategie
Öffentlichkeitsarbeit
Webstrategie
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11. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Strategie
› Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung
› Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische
Öffentlichkeit
› Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und
ethische Auswirkungen verständlich machen
› eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben
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12. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften
› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der
Forschung
› Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten
› Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution
positionieren
› «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen
Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft
positionieren
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13. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen
› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche
› Forschende
› Medien
› Politik/Behörden
› Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit
› Breite Öffentlichkeit
› Interne Ebene (Miliz)
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14. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien
› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw.
› Kontinuität & Aktualität
› Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv
› usw.
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15. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio
› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)
› 3-sprachig de, fr, en
› Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt
› Medienarbeit
› Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw.
› Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit
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16. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit
› Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI-
Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...)
› Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation
(Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.)
› Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push,
Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers
› Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung
› Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ?
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17. Webstrategie SNF und ihre Ziele
Ziele Webprojekt
› Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und
einheitlich umgesetzt
› Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal
integriert
› CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung
› Schnell optisch und strukturell veränderbar
› Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie
› Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“)
› Einheitlichkeit in der Technologie (CMS)
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19. Die SharePoint Plattform
SNF Weblandschaft
Extranet (NFP / NFS)
Internet
Intranet für Milizorgane
Privat Presse
Forscher Experte
Applikationen
- Gesuchs Administration
- Projekt Datenbank
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20. Die SharePoint Plattform
Zielgruppen, Bedürfnisträger, Ansprüche
Presse, Private
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
Wikis
Management - Bekanntheit - Integration IT
- Kommunikation - Wartung, Support
- Erscheinung - Standard
Collaboration
Communities
Blogs
- Einfach - Einfach
- Projektarbeit
- 1x erfassen Instant Messaging
- Selbständig
- Prozesse
Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten
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21. „Eine Strategie ist ein längerfristig
ausgerichtetes planvolles Anstreben einer
vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“
Wikipedia
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22. Die SharePoint Plattform
Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss Umsetzung
Umsetzung
• Kosten / Nutzen
• Priorisierung
• Planung
Presse, Private
(kurz-, mittel-, langfristig)
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
Wikis
Management - Bekanntheit - Integration IT
- Kommunikation - Wartung, Support
- Erscheinung - Standard
Collaboration
Communities
Blogs
- Einfach - Einfach
- Projektarbeit
- 1x erfassen Instant Messaging
- Selbständig
- Prozesse
Autoren, Redaktoren Forschende, Stipendiaten
Webstrategie
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23. Die SharePoint Plattform
Aufbau der Plattform
Frontend
NFP Weitere
News- Speziell
SNF.ch
letter
Applikation
SharePoint mit
SharePoint
individuellen
Basisdienste mit Customizing
Erweiterungen
80%
20%
sttruktur
Infra-
SharePoint Grundinstallation, Datenbank,
Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion
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25. Die SharePoint Plattform
Vergleich Früher – Jetzt
Früher Jetzt
› www.snf.ch › www.snf.ch
› eigenes Design, eigenes System, › zentrales CMS auf SharePoint
› Weitere Sites (NFP, NFS)
kein CMS, Anpassungen aufwendig
› Weitere Sites (NFP, NFS) › bauen auf snf.ch auf (Multisite-
› keine Design- und Systemvorgaben Konzept)
› keine Austauschmöglichkeiten für › haben Zusammenarbeitsbereiche für
Forschungsgruppen Forschende (Extranet)
› aufwendig in Erstellung und Unterhalt
› Integrierte Kommunikation › Integrierte Kommunikation
› kein integrierter Newsletter-Service › Newsletter in Erscheinung und
Sprache integriert
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26. Laufende Ausbauten
Newspool – Anforderungen
› Ausgangslage
› Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet
› Neu
› jeder Artikel kann als “News” abonniert werden
› Kategorisierung nach Themen
› Automatisch aus CMS erstellt
› Redaktion
› Übersicht aller publizierter News
› Unabhängig vom Kanal / von der Site
› Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht)
› Benutzer
› Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur)
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28. Geplante Ausbauten
Weitere Projekte
› Horizonte Online
› Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit
und Reichweite
› Italienische Website
› Intranet
› Collaboration
› Dokumenten-Management
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30. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Kultur und Change Management
› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und
dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein.
› Wie wird heute gearbeitet?
› Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten?
› Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie?
› Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen
› Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt:
› Qualität
› Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie
› Quick Wins sicherstellen
› Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem)
› Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen)
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31. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Worauf ist speziell zu achten
› Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache
› „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben.
› Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen
› Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen
› Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich
Deine Erwartung erfüllen kann.
› Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft
Skills) mit externem nicht IT affinem Coach.
› Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und
Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten,
Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln.
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32. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Und die Technologie
› Anforderungen an die Technologie
› Standardisiertes Basis-Framework
› 80% Basis Customizing, 20% individuell
› Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration
› Weit verbreitet
› Ist für den Hersteller strategisch wichtig
› Transparente und sinnvolle Roadmap
› Zukunftsorientiert
› Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig
verfügbar
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33. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Nutzen
› Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse
› Zentrale Basis steht allen zur Verfügung
› Standardisierte Infrastruktur
› Sicherstellung Wartbarkeit
› Weiterentwicklung
› Betriebs- und Support-Kosten
› Ausbaubarkeit
› Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten.
› 0.5 – 1.5 Arbeitstage
› Einhaltung von Design und Struktur
› Zentrale Verwaltung
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34. „ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine
strategische und zukunftsfähige
Infrastruktur für die Forschungsförderung.“
Philippe Trinchan, SNF
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36. Unic auf einen Blick
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
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37. Unic AG Philippe Trinchan
Head Communications
Schweizerischer Nationalfonds
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich André Schmid
Tel +41 44 560 12 12 Director Sales Consulting
Fax +41 44 560 12 13
info@unic.com
www.unic.com
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38. Hier finden Sie uns:
Halle 4 Stand C26
Unic AG
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Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
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Fax +41 44 560 12 13
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