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F 4.2
Hospitality – ein neuer Tätigkeitsbereich der
Hochschulen




                                                           Cornelia Staeves



Die deutschen Hochschulen suchen den Kontakt zu ihren ehemaligen Studierenden. Die neue Ziel-
gruppe ist jedoch nur an die Hochschule zu binden, wenn der Kontakt auch ihren Vorstellungen
entspricht. Was erwarten Alumni, und was kann die Hochschule bieten – das sind Fragen, die zu
einer neuen Serviceleistung der Hochschulen führen: „Hospitality“ – Gästebetreuung.


Gliederung                                                                             Seite

1.      Einleitung                                                                         2
2.      Kontakt mit ehemaligen Studierenden                                                2
2.1     Kontaktmöglichkeiten                                                               2
2.2     Wer sind „die Alumni“?                                                             3
3.      Was bedeutet Hospitality im Rahmen der Alumni-Arbeit?                              4
3.1     Empfang einer Delegation aus dem Ausland                                           5
3.1.1   Hospitality nach Organisationsabschnitten                                          5
3.1.2   Gäste aus dem Ausland                                                              9
3.2     Hospitality im Rahmen von Alumni-Meetings                                         10
4.      Hospitality-Service lohnt sich                                                    12




HWK 1 06 09 09                                                                              1
F 4.2    Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige?

Ehemalige finden und binden




                              1.    Einleitung
Neue Zielgruppe –             Den erfolgreichen Alumni-Organisationen der angelsächsischen Uni-
neuer Service                 versitäten ist es bereits seit Jahrzehnten gelungen, ihre ehemaligen Stu-
                              dierenden an die Universitäten zu binden und bei ihnen Begeisterung
                              für ideelle und finanzielle Unterstützung der Hochschule zu wecken.
                              Seit den 90er-Jahren begannen die deutschen Hochschulen, den Kontakt
                              zu ihren ehemaligen Studierenden zu suchen. Die Universität Freiburg
                              war eine der ersten deutschen Universitäten, die diesen Weg gegangen
                              ist. Die Resonanz war hervorragend, doch schnell zeigte sich, dass sich
                              die Universität im Umgang mit den ehemaligen Studierenden auf eine
                              neue Zielgruppe einstellen musste. Denn die Alumni gehen diese neue
                              Bindung an die Hochschule nur ein, wenn sie sich gut betreut fühlen. So
                              ist im Alumni-Bereich die Serviceleistung „Hospitality“ – Gästebetreu-
                              ung – zu einem wichtigen Thema geworden.



                              2.    Kontakt mit ehemaligen Studierenden
Neue Freunde gewinnen         Im Austausch mit den Alumni ergeben sich Vorteile für alle Seiten.
                              Die Alumni können für die Unterstützung der Universität gewonnen
                              werden, die Studierenden erhalten durch den Kontakt mit Alumni
                              einen Einblick in die Berufswelt und finden unter den ehemaligen
                              Studierenden Mentoren und Stellenvermittler. Die Alumni wiederum
                              gewinnen neue Einblicke in moderne Wissenschaft und Forschung;
                              ihren berufspraktischen Erfahrungen begegnet man in der Hochschule
                              mit hoher Wertschätzung. Voraussetzung für den Aufbau eines erfolg-
                              reichen Alumni-Netzwerkes ist, den Kontakt zu den Alumni zu finden.


                              2.1 Kontaktmöglichkeiten

                              Die Kontaktpflege steht somit im Mittelpunkt der Alumni-Arbeit. Hier
                              bieten sich verschiedene Möglichkeiten:

                               •   Schriftlicher/telefonischer Kontakt
                               •   Information durch Publikationen:
                                   Alumni verbindet mit ihrer Universität ein starkes Interesse an der
                                   Entwicklung des eigenen Studienbereichs.
                               •   Besuch bei Alumni/Alumni-Clubs:
                                   Auch wenn die Alumni-Clubs weit entfernt von der deutschen
                                   Hochschule gegründet werden, ist ein regelmäßiger Besuch durch
                                   die Hochschulleitung besonders wichtig, um die Wertschätzung
                                   des ehrenamtlichen Engagements der Organisatoren vor Ort aus-
                                   zudrücken und den Kontakt zur „besten Lobby“ zu stärken.




2                                                                                         HWK 1 06 09 09
Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige?                     F 4.2

                                                                           Ehemalige finden und binden




  •   Zusammenarbeit im Rahmen wissenschaftlicher Projekte:
      Kontakt mit Alumni bedeutet für die Hochschule auch Kontakt mit
      Berufspraktikern, die oft ein starkes Interesse an wissenschaftli-
      chen Innovationen auszeichnet, oder Wissenschaftlern, die gerne
      ein gemeinsames wissenschaftliches Projekt mit ihrer Hochschule
      vorbereiten würden. In diesem Fall vermittelt das Alumni-Büro
      Kontakte zu Experten.
  •   Einladung in die Universität:
      Eine Einladung der Alumni in die Universität bietet die beste Mög-
      lichkeit, neue Freunde für die Hochschule zu gewinnen. Für Einla-
      dungen bieten sich an den Hochschulen zahlreiche Anlässe:
      –   Alumni-Meetings
      –   Universitätsjubiläen und -feiern
      –   Projektvorstellungen
      –   Veranstaltungen für Spender und Helfer
      –   Alumni-Club-Veranstaltungen


Handout F 4.2-1          Kontaktpflege mit Alumni




2.2 Wer sind „die Alumni“?

Die Besucher sind als bevorzugte Gäste zu behandeln, wobei zu be-          Keine homogene Gruppe
rücksichtigen ist, dass unsere Alumni-Gäste keine homogene Gruppe
mit einheitlichen Interessen darstellen. Neben den jungen Absolven-
ten, die noch am Kontakt zu ihren Professoren interessiert sind, finden
wir Senioren, die nach Jahrzehnten Kommilitonen ihres Jahrgangs
wiedersehen möchten. Die Gruppe der berufstätigen Alumni zeigt oft
großes Interesse am Networking. Und unter unseren Alumni befinden
sich auch VIPs aus allen Bereichen des öffentlichen Lebens, deren
gesellschaftliche Stellung bei der Gästebetreuung besonders berück-
sichtigt werden muss. Interkulturelle Kompetenz der Alumni-Manager
ist im Umgang mit den internationalen Alumni gefragt, die aufgrund
ihrer Ausbildung in Deutschland oft hohe Positionen in ihren Ländern
bekleiden. Eines verbindet sie alle: das Studium an einer Universität.
Das Ziel von Hospitality ist festgelegt: Alle sollen sich an ihrer Uni-
versität wohlfühlen.




HWK 1 06 09 09                                                                                      3
Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige?                   F 4.2

                                                                         Ehemalige finden und binden




  Informationen zur Autorin:
  Dr. Cornelia Staeves, promovierte Germanistin, Journalistin und PR-Referentin, betreut seit 1997
  den Alumni-Bereich der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg.




HWK 1 06 09 09                                                                                       13

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  • 1. F 4.2 Hospitality – ein neuer Tätigkeitsbereich der Hochschulen Cornelia Staeves Die deutschen Hochschulen suchen den Kontakt zu ihren ehemaligen Studierenden. Die neue Ziel- gruppe ist jedoch nur an die Hochschule zu binden, wenn der Kontakt auch ihren Vorstellungen entspricht. Was erwarten Alumni, und was kann die Hochschule bieten – das sind Fragen, die zu einer neuen Serviceleistung der Hochschulen führen: „Hospitality“ – Gästebetreuung. Gliederung Seite 1. Einleitung 2 2. Kontakt mit ehemaligen Studierenden 2 2.1 Kontaktmöglichkeiten 2 2.2 Wer sind „die Alumni“? 3 3. Was bedeutet Hospitality im Rahmen der Alumni-Arbeit? 4 3.1 Empfang einer Delegation aus dem Ausland 5 3.1.1 Hospitality nach Organisationsabschnitten 5 3.1.2 Gäste aus dem Ausland 9 3.2 Hospitality im Rahmen von Alumni-Meetings 10 4. Hospitality-Service lohnt sich 12 HWK 1 06 09 09 1
  • 2. F 4.2 Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige? Ehemalige finden und binden 1. Einleitung Neue Zielgruppe – Den erfolgreichen Alumni-Organisationen der angelsächsischen Uni- neuer Service versitäten ist es bereits seit Jahrzehnten gelungen, ihre ehemaligen Stu- dierenden an die Universitäten zu binden und bei ihnen Begeisterung für ideelle und finanzielle Unterstützung der Hochschule zu wecken. Seit den 90er-Jahren begannen die deutschen Hochschulen, den Kontakt zu ihren ehemaligen Studierenden zu suchen. Die Universität Freiburg war eine der ersten deutschen Universitäten, die diesen Weg gegangen ist. Die Resonanz war hervorragend, doch schnell zeigte sich, dass sich die Universität im Umgang mit den ehemaligen Studierenden auf eine neue Zielgruppe einstellen musste. Denn die Alumni gehen diese neue Bindung an die Hochschule nur ein, wenn sie sich gut betreut fühlen. So ist im Alumni-Bereich die Serviceleistung „Hospitality“ – Gästebetreu- ung – zu einem wichtigen Thema geworden. 2. Kontakt mit ehemaligen Studierenden Neue Freunde gewinnen Im Austausch mit den Alumni ergeben sich Vorteile für alle Seiten. Die Alumni können für die Unterstützung der Universität gewonnen werden, die Studierenden erhalten durch den Kontakt mit Alumni einen Einblick in die Berufswelt und finden unter den ehemaligen Studierenden Mentoren und Stellenvermittler. Die Alumni wiederum gewinnen neue Einblicke in moderne Wissenschaft und Forschung; ihren berufspraktischen Erfahrungen begegnet man in der Hochschule mit hoher Wertschätzung. Voraussetzung für den Aufbau eines erfolg- reichen Alumni-Netzwerkes ist, den Kontakt zu den Alumni zu finden. 2.1 Kontaktmöglichkeiten Die Kontaktpflege steht somit im Mittelpunkt der Alumni-Arbeit. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten: • Schriftlicher/telefonischer Kontakt • Information durch Publikationen: Alumni verbindet mit ihrer Universität ein starkes Interesse an der Entwicklung des eigenen Studienbereichs. • Besuch bei Alumni/Alumni-Clubs: Auch wenn die Alumni-Clubs weit entfernt von der deutschen Hochschule gegründet werden, ist ein regelmäßiger Besuch durch die Hochschulleitung besonders wichtig, um die Wertschätzung des ehrenamtlichen Engagements der Organisatoren vor Ort aus- zudrücken und den Kontakt zur „besten Lobby“ zu stärken. 2 HWK 1 06 09 09
  • 3. Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige? F 4.2 Ehemalige finden und binden • Zusammenarbeit im Rahmen wissenschaftlicher Projekte: Kontakt mit Alumni bedeutet für die Hochschule auch Kontakt mit Berufspraktikern, die oft ein starkes Interesse an wissenschaftli- chen Innovationen auszeichnet, oder Wissenschaftlern, die gerne ein gemeinsames wissenschaftliches Projekt mit ihrer Hochschule vorbereiten würden. In diesem Fall vermittelt das Alumni-Büro Kontakte zu Experten. • Einladung in die Universität: Eine Einladung der Alumni in die Universität bietet die beste Mög- lichkeit, neue Freunde für die Hochschule zu gewinnen. Für Einla- dungen bieten sich an den Hochschulen zahlreiche Anlässe: – Alumni-Meetings – Universitätsjubiläen und -feiern – Projektvorstellungen – Veranstaltungen für Spender und Helfer – Alumni-Club-Veranstaltungen Handout F 4.2-1 Kontaktpflege mit Alumni 2.2 Wer sind „die Alumni“? Die Besucher sind als bevorzugte Gäste zu behandeln, wobei zu be- Keine homogene Gruppe rücksichtigen ist, dass unsere Alumni-Gäste keine homogene Gruppe mit einheitlichen Interessen darstellen. Neben den jungen Absolven- ten, die noch am Kontakt zu ihren Professoren interessiert sind, finden wir Senioren, die nach Jahrzehnten Kommilitonen ihres Jahrgangs wiedersehen möchten. Die Gruppe der berufstätigen Alumni zeigt oft großes Interesse am Networking. Und unter unseren Alumni befinden sich auch VIPs aus allen Bereichen des öffentlichen Lebens, deren gesellschaftliche Stellung bei der Gästebetreuung besonders berück- sichtigt werden muss. Interkulturelle Kompetenz der Alumni-Manager ist im Umgang mit den internationalen Alumni gefragt, die aufgrund ihrer Ausbildung in Deutschland oft hohe Positionen in ihren Ländern bekleiden. Eines verbindet sie alle: das Studium an einer Universität. Das Ziel von Hospitality ist festgelegt: Alle sollen sich an ihrer Uni- versität wohlfühlen. HWK 1 06 09 09 3
  • 4. Zielgruppen im Visier: Wie gewinne ich Studierende, Mitarbeiter, Ehemalige? F 4.2 Ehemalige finden und binden Informationen zur Autorin: Dr. Cornelia Staeves, promovierte Germanistin, Journalistin und PR-Referentin, betreut seit 1997 den Alumni-Bereich der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg. HWK 1 06 09 09 13