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Human Centric
Innovation
CeBIT
2015
Hannover
16th – 20th March
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Electronic Files
The basis for citizen-friendly e-government
Grundlage für ein bürgernahes e-Government
Elektronische Akten
2 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
 Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer
Prozesse in Organisationen.
DMS
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el. Akten ERP-/Host-
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Input
Management
( )( )
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Elektronische Akten
E-Akten tragen zur
Beschleunigung
von Prozessen bei!
ECM
4 Copyright 2015 FUJITSU
Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten –
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handling und
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5 Copyright 2015 FUJITSU
Was treibt E-Akte-Projekte?
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Vorgaben
 reduzierte Suchzeiten
 kürzere Durchlaufzeiten
 Vertraulichkeit
 Integrität
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 direkte
 indirekte
6 Copyright 2015 FUJITSU
Das Fujitsu E-Akte-Portfolio
InfrastructureServices
Templates und LösungenTechnologien
 Fujitsu SecDocs & BatchSign
 SAP Records Management
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 Microsoft SharePoint
 TDS SAP DiPA QuickWin
 TDS SAP Archivierung QuickWin
 GDPdU: AIS TDS SAP Connect
 SecDocs aus der Cloud
 Prozessberatung/Konzepte
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Middleware
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Referenzen
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Polizei Hamburg
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Digitalisierung des BA-Schriftguts
Zentrales Scannen und elektronisches
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ELA - Elektronische Akte
Scannen, elektronische Signatur,
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Stadt Chemnitz
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Fujitsu Referenzen (Auszug)
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Unfallkasse Post & Telekom
Steubel in Baden-Württemberg
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Information Governance
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ECM-System
GeschäftsprozesseOrganisation
 Dokumenten-Erfassung
 Dokumenten-Verwaltung
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E-Akten
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17 Copyright 2015 FUJITSU
Lebenszyklus von Dokumenten und Akten
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21 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
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23 Copyright 2015 FUJITSU
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25 Copyright 2015 FUJITSU
Technisches Design/Sizing
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ECM-
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DB-
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LAN
SAN
26 Copyright 2015 FUJITSU
Fujitsu Infrastrukturlösungen
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27 Copyright 2015 FUJITSU
Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern
ScanSnap S1300i
(for Win and Mac)
ScanSnap S1300i
Deluxe (for Windows)
fi-65F fi-5015C fi-6110
fi-6010N
fi-5530C fi-6770fi-6750S
fi-6800
fi-5950
Production
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28 Copyright 2015 FUJITSU
Trustcenter
Zertifikate & Zeitstempel
SecDocs als Archiv-Middleware
29 Copyright 2015 FUJITSU
BatchSign und SecDocs
Gehen Sie auf Nummer Sicher!
30 Copyright 2015 FUJITSU
Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung
Transformation
Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen)
Beweiswerterzeugung
Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen
(Option)
Sichere Langzeitspeicherung
Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit
Transfervermerk
Evidence record
1011001111100010
1100010111011000
1100011000011101
0101111000111011
0111001011100011
0101110001111011
0101110010101010
1001001111010100
31 Copyright 2015 FUJITSU
Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung
010011
010110
101111
001001
110011
Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen
- e-Mails - Dateien - Office Dokumente
- Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten
Rechtmäßige Umsetzung:
Qualität der
Aufbewahrung
Beweiswerterhaltend
Klassische Archivierung
Speichern
IT-Umsetzung
 Effizienz
 Transparenz
 Nachvollziehbarkeit
 Durchgängigkeit
§
32 Copyright 2015 FUJITSU
Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern
 Beweiswerterhaltung durch Verwendung
qualifizierter Zeitstempel
 Ergänzung von ersetzendem Scannen
 Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt
 Qualitativ über klassischer Archivierung und
Speichern
 Gesicherte Einhaltung
der gesetzlichen Vorgaben und
der Verwaltungsvorschriften
010011
010110
101111
001001
110011
§

33 Copyright 2015 FUJITSU
Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der
Beweiswerterhaltung
IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen
 Archivierte Elemente tragen
Sicherheit mit sich
 Automatische Nachweisführung
 Einfache Datenmigrationen,
dadurch effiziente Langzeitarchivierung
 Optimale Verwaltung hybrider Archive mit
elektronisch signierten und nicht signierten
Dokumenten
 Nachsignieren integriert, kostengünstig durch
Übersignieren ganzer Chargen
34 Copyright 2015 FUJITSU
Archiv Middleware SecDocs
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
 Langlebigkeit über die Dauer der
Aufbewahrung hinaus durch
 Verwendung offener Standards
 Berücksichtigung des 'Organisations-
konzeptes elektronische Verwaltungs-
arbeit' vom BMI
 In bestehende IT-Landschaften integrierbar
 Basis für E-Akte sowie sichere und
optimierte Vorgangsbearbeitung
 As-a-Service verfügbar
 Unabdingbar bei Sozialdaten
 Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert
35 Copyright 2015 FUJITSU
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Archiv Middleware SecDocs
 Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR
(ehem. TR VELS/03125)
 Zertifizierung nach Common
Criteria vorhanden.
 Erstes zertifiziertes Produkt
seiner Art
 Offene Schnittstellen zu vielen
DMS vorhanden
36 Copyright 2015 FUJITSU
E-Akte Basispaket
Microsoft SharePoint
Dokumenten-Management
Ceyoniq nscale
Webformulare
LIP von Lucom / NINTEX
Schriftguterstellung
Aia Software ITP
TR-RESISCAN-konformes Input-
Management
Kofax / Fujtsu
Integration
Behördenspezifische Fachverfahren
Business
Anwendungsszenarien
Vertrauenswürdigkeit
 Versiegelung
 Beweiswerterhaltung
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 Signaturerneuerung
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 IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)
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Service Infrastruktur
SecDocs Eternus / NetApp
Business-centric Storage
 Langzeitspeicherung
 Block- und filebasierter Zugriff
 WORM (optional)
Data Protection Appliances
 Langzeitspeicherung
 Block- und filebasierter Zugriff
 WORM (optional)
37 Copyright 2015 FUJITSU
Technologieszenarien
Fujitsu - SecDocs
beweiswerterhaltende
Langzeitspeicherung
Materna
Behörden-
Akte
Materna
eAkte-
Basispaket
Materna
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Ceyoniq
Nscale
Microsoft
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38 Copyright 2015 FUJITSU
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Elektronische Akten – Grundlage für ein bürgernahes e-Government

  • 1. 0 Copyright 2015 FUJITSU Human Centric Innovation CeBIT 2015 Hannover 16th – 20th March
  • 2. 1 Copyright 2015 FUJITSU Electronic Files The basis for citizen-friendly e-government Grundlage für ein bürgernahes e-Government Elektronische Akten
  • 3. 2 Copyright 2015 FUJITSU Elektronische Akten  Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Organisationen. DMS Collaboration/ Groupware EDM/PDM Workflow Portale WCM Records Management/ el. Akten ERP-/Host- Content COLD/OMS elektronische Archivierung Document Management System Engineering Data Management / Production Data Management Web Content Management Enterprise Ressource Planning Computer Output on Laser Disk / Output Management System E-Akten Input Management ( )( )
  • 4. 3 Copyright 2015 FUJITSU Elektronische Akten E-Akten tragen zur Beschleunigung von Prozessen bei! ECM
  • 5. 4 Copyright 2015 FUJITSU Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten – heute und morgen Zeitaufwand Heute Morgen Dokumenten- handling und -administration Strategische, inhaltliche Aufgaben Für strategische Aufgaben mit hoher Wert- schöpfung bleibt in vielen Orga- nisationen zu wenig Zeit.
  • 6. 5 Copyright 2015 FUJITSU Was treibt E-Akte-Projekte? Zeitgewinn Qualitäts- u. organisatorische Verbesserungen Kostenaspekte Sicherheitsaspekte Gesetzliche/ betriebliche Vorgaben  reduzierte Suchzeiten  kürzere Durchlaufzeiten  Vertraulichkeit  Integrität  Verfügbarkeit  direkte  indirekte
  • 7. 6 Copyright 2015 FUJITSU Das Fujitsu E-Akte-Portfolio InfrastructureServices Templates und LösungenTechnologien  Fujitsu SecDocs & BatchSign  SAP Records Management  SAP Knowledge Provider/Workflow  Microsoft SharePoint  TDS SAP DiPA QuickWin  TDS SAP Archivierung QuickWin  GDPdU: AIS TDS SAP Connect  SecDocs aus der Cloud  Prozessberatung/Konzepte  Ausschreibung/Anbieterauswahl  Projektdurchführung  Projektleitung  Application Management  Scanner  Server, Clients  Speichersysteme  Betriebssysteme, Datenbanken, Middleware  Hosting E-Akten
  • 8. 7 Copyright 2015 FUJITSU Referenzen
  • 9. 8 Copyright 2015 FUJITSU Kunde Polizei Hamburg Bundesagentur für Arbeit DRV Berlin-Brandenburg Unfallkasse des Bundes Digitale Beweismittelsicherung Archivierung großer Datenmengen, hierarchisches Speichermanagement Digitalisierung des BA-Schriftguts Zentrales Scannen und elektronisches Signieren der Eingangspost (bundesweit) ELA - Elektronische Akte Scannen, elektronische Signatur, Archivierung, Recherche Vorstudie Dokumentenmanagement Strategische Ausrichtung, Optionen, Risiken und Umsetzungsplan für DMS Stadt Chemnitz Vorgangsbearbeitungssystem Vorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung kommunaler Fachverfahren Projekt Bundesagentur für Arbeit Archivierung des BA-Schriftguts Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung mit SecDocs Fujitsu Referenzen (Auszug)
  • 10. 9 Copyright 2015 FUJITSU Unfallkasse Post & Telekom Steubel in Baden-Württemberg Fujitsu Technology Solutions Deutschland Umfängliches ECM Scannen mit BatchSign, Archivierung mit SecDocs, Datenmigration Digitalisierung der Einkommensteuerbelege Digitalisierung und inhaltliche Erfassung der Steuerbelege in den Ländern Elektronische Vertragsakte Beratung bei der Einführung einer el. Vertrags- akte mit revisionssicherer Archivierung DB Dialog Dokumentenmanagement Scannen von Rückvergütungen und Beschwer-den, Archivierung und Recherche Freie Universität Berlin Grobkonzept Archivierung Grobkonzept für die Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten Kunde Projekt Justiz NRW Konzeption zur elektronischen Verwaltung Begleitung bei Einführung von elektronischer Akte und elektronischem Rechtsverkehr Fujitsu Referenzen (Auszug)
  • 11. 10 Copyright 2015 FUJITSU Unser Beratungsansatz
  • 12. 11 Copyright 2015 FUJITSU IT-Strategie  Strategische IT Potenzialanalyse  IT-Neuausrichtung  IT Architektur  Transformations-Management IT-Service/Betrieb Business Services IT Management  Anwendungsmigration  Geschäftsprozessmanagement  Enterprise Content Management  Business IT-Alignment  Sourcingstrategien  IT-Service Management  Leistungsverrechnung  IT-Governance  Leistungssteuerung  Qualitäts- & Risikomanagement Business Excellence ServiceExcellence strategische Handlungsfelder Service-Offerings des SITC Service Offering des Strategischen IT-Consulting
  • 13. 12 Copyright 2015 FUJITSU Das Fujitsu Haus zur Einführung einer E-Akte Prozesse/ Organisation: Anforderungen E-Akten-System: Bereitstellen Betrieb: Durchgängige Beratung ProzesseAnwenderAufgaben durch das SITC Geschlossenes Portfolio ServicesGovernance Storage on Demand / SaaS / IaaS Infrastruktur Scanner Server Speicher Secure Mailroom SecDocs
  • 14. 13 Copyright 2015 FUJITSU Vorgehensmodell von Fujitsu Information Governance Phase 1: Strategische Roadmap Projektmanagement, Governance, Projektcontrolling Projektplanung & Basisaktivitäten Konzeption-ierung Entwicklung/ Customizing Pilot & Ausrollen Betrieb Phasen 4, 5 und 6 Strategisches Programm – einmalig Kontinuierliche Implementierung in Projekten/Teilprojekten Teilprojekt 3 Teilprojekt 2 Teilprojekt 1 Phase 2: Fachlicher Blueprint Phase 3: Technischer Blueprint
  • 15. 14 Copyright 2015 FUJITSU ECM-System GeschäftsprozesseOrganisation  Dokumenten-Erfassung  Dokumenten-Verwaltung  Fachliche Prozesse  Leitung/Strategie  Fachbereiche  IT-Bereich  DMS  el. Archiv  Input Management  … IT-Landschaft  Legacy Systeme  Office Welt  Plattformen  Netze  IT-Sicherheit  … Bausteine eines ECM-Projektes
  • 16. 15 Copyright 2015 FUJITSU Z e i t l i c h e A b f o l g e Wo stehen Sie?  Rentiert sich die Einführung eines ECM-Systems (ROI, Kosten – Nutzen, TCO)?  Welche Vorteile bringt das System für das Unternehmen und für den Anwender?  Was ist ECM?  DMS?  Elektronische Archivierung?  Wie sieht eine el. Akte aus?  Was ist der generelle Nutzen?  Welche Partner werden benötigt?  Welches System ist das beste für meine Situation?  Was muss technisch beachtet werden?  Wie muss die Organisation vorbereitet werden?  Datenschutz  Datensicherheit  …  Unterteilung in Teilprojekte?  Projektbeteiligte?  Erstellung von Konzepten Ob? Mit wem?Wie? Was ist im Projekt zu beachten? Was sind E-Akten?
  • 17. 16 Copyright 2015 FUJITSU E-Akten Eingang Vorbe- reitung Verteilung Bearbeitung Ausgang  Manuell  Halbautomatisiert  Automatisiert (Blindverarbeitung) Brief E-Mail/Fax Schredder Brief E-Mail/Fax Daten validieren scannen + OCR/ICR sortieren Archiv Allgemeine Verwaltungsprozesse
  • 18. 17 Copyright 2015 FUJITSU Lebenszyklus von Dokumenten und Akten Phasen: Informelle Bearbeitung Inhaltliche Bearbeitung Langzeit- speicherung Archivierung Zuständigkeit: Landes- bzw. Bundesarchiv Zuständige aktenführende Behörde Fristen: ∞ Transfer Aufbewahrungsdauer Registrierung Speicherort: (historisches) Archivsystem Dateisystem, Vor- system, E-Akte, … E-Akte E-Akte mit el. Archiv oder autarkes el. Archiv ‚zdA‘ Verfügung AussonderungErfassung aktenrelevant
  • 19. 18 Copyright 2015 FUJITSU Betriebs- konzept Fach- konzept DV- Konzept Sicherheits- konzept Organisations- konzept Einführungs- konzept Konzepte sollen  Spezifizieren  Vermitteln  Dokumentieren Konzeptionsphase
  • 20. 19 Copyright 2015 FUJITSU Fachliche Konzeption
  • 21. 20 Copyright 2015 FUJITSU Funktionsbausteine eines ECM-Systems ... Collaboration el. Archivierung / Speicherung AuslieferungWorkflow Dokumenten- Management Input Management Sicherheit und Schutz
  • 22. 21 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches Design Weitere operative Systeme Fach- anwendungen MS Office Papier E-Mails ECM-System Faxe D u p l i k a t eCOLD ERP, HR, FI, … Dateisystem
  • 23. 22 Copyright 2015 FUJITSU Schritte bei der Papierbelegerfassung Vorbereitung des Scangutes (Sortieren, entklammern, …) Scannen / Digitalisieren elektronische Signatur und Stichproben kontrolle Erkennung, Klassifizierung, Indexierung Übergabe an el. Archiv Übergabe an Workflow Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung OCR ICR 1D- oder 2D-Barcodes Optical Character Recognistion Intelligent Character Recognistion
  • 24. 23 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches Design Mandant Doku- mentation elektronische Akten Register Dokumente Firma 1 Firma 2 Fachabtl. Personal Buch- haltung ZugriffnurüberBerechtigungssystem Axel Schweiss Emma Peel 1 Schrift- wechsel Entgelt Fallakte 2 häufig mehrstufig Akten- zeichen
  • 25. 24 Copyright 2015 FUJITSU Fachliches / technisches Design Vorgangsbearbeitung Workflow oder Postkorbverfahren zur Vorgangsverfolgung und -unterstützung Dokumenten-Management Verwaltung und Bearbeitung dynamischer Dokumente, el. Akten Elektronische Archivierung Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung Fachverfahren Verwaltung relevanter Meta-Daten, ggf. mit Workflow- und DMS- Funktionalität E-Akte- System
  • 26. 25 Copyright 2015 FUJITSU Technisches Design/Sizing HSM- Server 1 ECM- Server 1 Nearline Speicher Online Speicher Clients ECM- Server n DB- Server 1 DB- Server n HSM- Server 2 ILM mit Hierarchical Storage Management E-Akte Anwendungs- ebene: Speicher- ebene: WAN/LAN LAN SAN
  • 27. 26 Copyright 2015 FUJITSU Fujitsu Infrastrukturlösungen für die E-Akte
  • 28. 27 Copyright 2015 FUJITSU Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern ScanSnap S1300i (for Win and Mac) ScanSnap S1300i Deluxe (for Windows) fi-65F fi-5015C fi-6110 fi-6010N fi-5530C fi-6770fi-6750S fi-6800 fi-5950 Production Professional Desktop Personal - ScanSnap ScanSnap S1100 Deluxe (for Windows) N1800 Office Productivity ScanSnap S1100 (for Win and Mac) ScanSnap iX500 Deluxe (for Win and Mobile Devices) ScanSnap iX500 (for Win, Mac and Mobile Devices) ScanSnap SV600 (for Windows. Mac from Nov 2013) fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180 fi-6670
  • 29. 28 Copyright 2015 FUJITSU Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel SecDocs als Archiv-Middleware
  • 30. 29 Copyright 2015 FUJITSU BatchSign und SecDocs Gehen Sie auf Nummer Sicher!
  • 31. 30 Copyright 2015 FUJITSU Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung Transformation Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen) Beweiswerterzeugung Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen (Option) Sichere Langzeitspeicherung Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit Transfervermerk Evidence record 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100
  • 32. 31 Copyright 2015 FUJITSU Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung 010011 010110 101111 001001 110011 Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen - e-Mails - Dateien - Office Dokumente - Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten Rechtmäßige Umsetzung: Qualität der Aufbewahrung Beweiswerterhaltend Klassische Archivierung Speichern IT-Umsetzung  Effizienz  Transparenz  Nachvollziehbarkeit  Durchgängigkeit §
  • 33. 32 Copyright 2015 FUJITSU Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern  Beweiswerterhaltung durch Verwendung qualifizierter Zeitstempel  Ergänzung von ersetzendem Scannen  Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt  Qualitativ über klassischer Archivierung und Speichern  Gesicherte Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Verwaltungsvorschriften 010011 010110 101111 001001 110011 § 
  • 34. 33 Copyright 2015 FUJITSU Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der Beweiswerterhaltung IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen  Archivierte Elemente tragen Sicherheit mit sich  Automatische Nachweisführung  Einfache Datenmigrationen, dadurch effiziente Langzeitarchivierung  Optimale Verwaltung hybrider Archive mit elektronisch signierten und nicht signierten Dokumenten  Nachsignieren integriert, kostengünstig durch Übersignieren ganzer Chargen
  • 35. 34 Copyright 2015 FUJITSU Archiv Middleware SecDocs Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen  Langlebigkeit über die Dauer der Aufbewahrung hinaus durch  Verwendung offener Standards  Berücksichtigung des 'Organisations- konzeptes elektronische Verwaltungs- arbeit' vom BMI  In bestehende IT-Landschaften integrierbar  Basis für E-Akte sowie sichere und optimierte Vorgangsbearbeitung  As-a-Service verfügbar  Unabdingbar bei Sozialdaten  Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert
  • 36. 35 Copyright 2015 FUJITSU Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen Archiv Middleware SecDocs  Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR (ehem. TR VELS/03125)  Zertifizierung nach Common Criteria vorhanden.  Erstes zertifiziertes Produkt seiner Art  Offene Schnittstellen zu vielen DMS vorhanden
  • 37. 36 Copyright 2015 FUJITSU E-Akte Basispaket Microsoft SharePoint Dokumenten-Management Ceyoniq nscale Webformulare LIP von Lucom / NINTEX Schriftguterstellung Aia Software ITP TR-RESISCAN-konformes Input- Management Kofax / Fujtsu Integration Behördenspezifische Fachverfahren Business Anwendungsszenarien Vertrauenswürdigkeit  Versiegelung  Beweiswerterhaltung  Offene Speicherformate  Signaturerneuerung Liefermodelle  on premise  trusted cloud Sicherheits-Standards  IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)  TR-ESOR-konforme Entwicklung Service Infrastruktur SecDocs Eternus / NetApp Business-centric Storage  Langzeitspeicherung  Block- und filebasierter Zugriff  WORM (optional) Data Protection Appliances  Langzeitspeicherung  Block- und filebasierter Zugriff  WORM (optional)
  • 38. 37 Copyright 2015 FUJITSU Technologieszenarien Fujitsu - SecDocs beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung Materna Behörden- Akte Materna eAkte- Basispaket Materna CMIS-X Ceyoniq Nscale Microsoft SharePoint
  • 39. 38 Copyright 2015 FUJITSU Thank you for listening!