Das Dokument beschreibt die Vorteile von Shared IT-Services zur Steigerung der Effizienz und Qualität in der öffentlichen Verwaltung durch interne Outsourcing-Modelle und die Bündelung ähnlicher Prozesse. Es hebt die Ersparnisse in der Verwaltung und die Verbesserung der IT-Infrastruktur hervor, während es auch die Notwendigkeit für organisatorische Anpassungen und einheitliche Standards betont. Der Shared-Service-Ansatz wird als vielversprechend angesehen, wobei verschiedene erfolgreiche Beispiele und Einsparungspotentiale genannt werden.

1. Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services Roland Jabkowski 28. August 2009

2. Steigerung der Effizienz, Qualität und Serviceorientierung in verbundenen Organisationen „ Internes Outsourcing“ in der Organisationsform eines Shared-Service-Centers Bündelung gleichartiger Prozesse und Aufgaben Supportprozesse IT-Services und Architekturen Umsetzungsstrategie Nutzung von Skaleneffekten Vermeidung von Doppelarbeiten Spezialisierung – Optimaler Einsatz der Experten Harmonisierung und Standardisierung Der Shared-Service-Ansatz

3. Vorteile Shared-Service-Center Signifikanter Mehrwert für die öffentlichen Verwaltung Unterstützung auch von Kernprozessen Datenschutz und Datensicherheit auf höchstem Niveau Auslagerung der Unterstützungsleistungen, nicht der Entscheidungskompetenzen Unmittelbare Einsparung für die Verwaltung Freispielen von Ressourcen Einflussnahme auf Geschäftsausrichtung Konzentration auf das Kerngeschäft der Verwaltung unter Nutzung der Vorteile des „externen“ Dienstleister

4. Erfolgreiche Shared-Service-Center im Bund Bundesrechenzentrum (BRZ) Informations- und Kommunikationstechnologie Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) Zentrale Beschaffung Dienstreisemanagement Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) Verwaltung der Bundesimmobilien Buchhaltungsagentur (BUHAG ) Rechnungswesen

5. Shared-IT-Services im Bund Erfolgreiche Beispiele Kernprozesse Dokumentenverwaltung und Workflow - ELAKimBund Haushaltsverrechnung und Personalmanagement des Bundes Zentrale Register Supportprozesse Infrastrukturbetrieb

6. Einsparung im BRZ 2008: > € 20 Mio. Beispiel Effizienz-Steigerung bei Windows-Servern „ More for Less“ - Shared-IT-Services im Bund Produktivität Qualität Verfügbarkeit von 98 % auf 99 % angehoben Bereitstellungsdauer von 30 - 40 Tagen auf <1 Tag gesenkt Reduktion der Stellfläche Reduktion von Energiekosten und Speicherplatz Virtualisierung 10 10 10 Mitarbeiter 50 29 14 Server/Mitarbeiter 150 0 0 Davon Virtuelle Server 500 291 140 Windows-Server 2010 2008 2004

7. Shared-IT-Services im Bund Erfolgreiche Beispiele Kernprozesse Dokumentenverwaltung und Workflow – ELAKimBund Haushaltsverrechnung und Personalmanagement des Bundes Zentrale Register Supportprozesse Infrastrukturbetrieb Datennetze (Corporate Network Austria) Computer-Arbeitsplatz und Telefonie Identifikation und Zugangsverwaltung (Portal Services) Druck und Zustellung

8. National Bürger- und Unternehmensserviceportal Zentrale Archivierungs- und Scanning-Services Dokumentenverwaltung und Workflow - „ELAK light“ Einheitliche Servicetelefonnummer der öffentlichen Verwaltung IT-Infrastrukturservices Künftige Shared-IT-Services

9. BRZ-Vorschläge zur Kostensenkung im IKT-Bereich - Arbeitskreis „Effizienz der Verwaltung“ „ More for Less“ - Shared-IT-Services im Bund  Einsparungspotential in 5 Jahren mehr als € 125 Mio. > € 15 Mio. pa Rechenzentrumskonsolidierung > € 2 Mio. pa Netzwerkkonsolidierung > € 4 Mio. pa Konsolidierung von Hotline Services > € 4 Mio. pa Einheitliche IT-Arbeitsplatzausstattung/ Bundesclient Einsparungspotential pro Jahr

10. National Bürger- und Unternehmensserviceportal Zentrale Archivierungs- und Scanning-Services Dokumentenverwaltung und Workflow - „ELAK light“ Einheitliche Servicetelefonnummer der öffentlichen Verwaltung IT-Infrastrukturservices Europäische Perspektiven EU-Dienstleistungsrichtlinie E-Identity Management Public Procurement EU-e-Justice Portal Künftige Shared-IT-Services

11. Lessons Learned Technologien sind verfügbar und ausgereift Nationale und internationale Standards sind vorhanden Betriebsmodell ist standardisiert und etabliert Der Shared-Service-Ansatz hat sich als der richtige Weg erwiesen, aber ... Bereitschaft und Wille der Beteiligten aus Politik und Verwaltung Organisatorische Anpassung von Prozessen und Abläufen Definition und Harmonisierung von Architekturen - „Big Picture“

12. Diskussion Ist die Zeit reif für die „konsequente und vollständige“ Umsetzung des Shared Service Ansatzes in der Verwaltungs-IT? Ist die Krise eine Chance für die erfolgreiche weitere Umsetzung des Shared Service Ansatzes? Welche Faktoren sind entscheidend für den Erfolg von Shared IT-Services? Was hindert die Verwaltung an der umfassenden Nutzung von Shared IT-Services? Wie könnte ein österreichischer Weg aussehen?

13. . . . . . . . . Effizienz in der Verwaltung durch Shared IT-Services Der IKT-Dienstleister des Bundes Roland Jabkowski 28. August 2009