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Projekttitel:WeitereVorgangsweiseEBLOG DLG ÖBBIS
Birgit Teubenbacher,17.02.2006
Titel, Vorname, Nachname
(Unternehmen)
Titel, Vorname, Nachname
(Kunde, soweit anwesend)
Vortragswortlaut, wie in der Agenda angeführt
Birgit Teubenbacher
ÖBB DLG
Elektronischer Rechnungsaustausch der Österreichischen
Bundesbahnen mit ihren Kunden
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
2
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Aufkommen der Ausgangsrechnungen
 200.000 Rechnungenpro Jahraus
Transportaufträgenim Bereich Zentraler
Frachtberechnung(ZF) bei Railcargo Austria
 30.000 Rechnungenpro Jahraus
Bestellungenim Bereich SAP aus allenÖBB-
Gesellschaften
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Anteilder einzelnen ÖBB-Gesellschaftenam eBilling
Anteil Ausgangsrechnungen pro Gesellschaft (ohne ZF)
6%
31%
7%
21%
4%
29%
0%
2%
Infrastruktur BAU AG Infrastruktur Betrieb AG Railcargo Austria AG Personenverkehr AG
Traktion Technische Services Holding AG DLG
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
5
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Zweiunterschiedliche Vorgänge
Transportaufträge Fakturierungenim SAP
Eingabe Transportauftrag
durch den ÖBB Kunden Eingabe Bestellungen
im SAP
Transport
Server
Zentrale Frachtberechnung
Mit Signatur
Archivierung
File mit
Einzelpositionen
Server
SAP
KUNDE KUNDE
Mit Signatur
Archivierung
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
7
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Prozessbei Transportauftrag
• ZentraleSchnittstelle
• ParallelverarbeitungASCi und PDF
• Fileabholung von der Schnittstelleund–
zustellungzum eBilling-Server überB2B
• Zeitgleiche Übertragungder Files anden
Kundenvia mail o.a.
• Zugriff der signiertenRechnungenüber www
• Archivierung
Web-Server
E-Billing Server
Archiv Inbox
Kunde
DLG IS
ftp
Zentrale
Frachtberchnung
File mit
Einzelpositionen
https
mail, sftp
Mit Signatur
ZF-Rechnung
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Der Prozess im Detail
Archiv
Eintrag
Kundenstamm
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
10
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Prozessbei SAP-Fakturierungen
• DezentraleErzeugung der Fakturaüber SAP
R/3
• AutomatischeUmwandlungin ein pdf-
Format
• Rechnungsabholungvom SAP-Server und–
zustellungzum eBilling-Server überB2B
• Signaturvorgangam eBilling-Server
• Zustellungder signiertenRechnungenüber
mail, ftp etc.
• Archivierung
ÖBB SAP
mail, sftp
Kunde
Fakturierung aus SAP
Web-Server
Archiv Inbox
Ohne Signatur
Mit Signatur
ftp
https
Server SAP
B2B
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Der Prozess im Detail –Schritt 1
• Customizing-Einstellungenerfolgen zentralüber die SAP-Servicestelle bei den ÖBB
Meldung des Empfängers von PDF-Files erstmalig bei SAP-Servicestelle
Servicestelle pflegt daraufhin den entsprechenden Debitor (Kunden) im R3
System
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
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Customizing eBilling-Kunden
• eBilling – Kundenwerden einmalig eingestellt (ZDRP)
• Jeneentsprechenden Debitoren je VkOrg die ander elektronischen Signierung teilnehmen werden
eingetragen
• Pflege über die TransaktionZVSIG
• Eintragder email-Adresse des Rechnungsempfängers
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Schritt 2– Zustelloptionen eingeben
• „J“ – Kunde bekommtsignierteRechnung direktper mailzugestellt
• „N“ – Kunde bekommtInfo-Mailüber die vorhandene Rechnung, dieseliegtabholbereitam Web-Portal
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Schritt 3– Fakturierung
Die Fakturierung
wird wie bisher
mit der
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VF01 ausgeführt
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Schritt 4– Versendekontrolle
Nur wenn die Nachrichtenart ZRDP mit dem Medium externes Senden
auf „grün“ steht, wurde auch eine entsprechende Nachricht (Files für die
Signierung) erzeugt
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Schritt 5– Zustellung der signierten Rechnung
• Nachder Signierungwird dem Re-Empfänger mittels Maildie signierte Rechnungzur
Verfügunggestellt.
Rechnung 98300003829 vom 20060926
Rechnung98300003829.pdf
Signatur
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Schritt 6– Anzeige der signierten Rechnung
• Unterschriftenwurdengeprüft („grüne
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• Prüfung des Signatorsmit der
Widerrufsliste o.k.
• Rechnungistbeim Empfänger
• Prozess Archivierung wirdgleichzeitig
mit der Zustellungvon DLG IS
angestoßen
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Überprüfung der Unterschrift
• Signaturprüfungerfolgt beim Aufmachen des pdf-Dokuments
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ProzessArchivierung
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Archivierung
• Buchung wird im SAPerstellt
• Dokument(unsigniert) wird auf Dateisystemim SAP temporärabgelegt
• (optional) Archivierungdes unsigniertenDokuments(kann entfallen)
• Dokumentwirdzum eBilling-Serverübertragenund dort signiert
• Dateienwerdenperftp auf demArchivserverin einzu definierendesVerzeichnis temporärabgelegt
• SigniertesDokumentwird mittelsScript (läuft am Archivserver– zeitgesteuert)archiviertund mittels
SAP-Standard-Funktionalitätwird in derSAP Datenbank der Verknüpfungstabelleneintragerstellt
• Die Belegnummerwird dazu aus dem Dateinamenermittelt.
• Nachdem die Dateiarchiviertist und der Verknüpfungseintragim SAP automatischerstelltwurde,wird
die Datei vom temporärenArchivserververzeichniswiedergelöscht
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Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
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Kundenservice WEB-Portal
LOGIN
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Kundenservice WEB-Portal
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Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Weitere Features
• Kundenstammdaten ansehen (Änderungnurzentral möglich)
• Benutzer hinzufügen (mehrerePersonen einerFirma sind fürdas Web-Portal berechtigt)
• Passwort ändern
• FAQs
• Informationen zum ersten Einstieg
• Ansprechpartner zu eBilling
• Demo
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
WEB-Portal für Fehleranalyse
FürAdministratoren:
• Alle Rechnungen,die nichtordnungsgemäß zugestellt werden konnten (z.B. falsche email-Adresse)
• LOG-File Anzeige
• Fehler können durch Web-Administrator behoben werden
Für Benutzer:
• Rechnungen sind 1 Jahr verfügbar
• Rechnungen können nochmals zugesendet werden
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WEB-Portal für Administrator
Logfile ansehen Aktionen setzen
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Log-File
Falsche Email-
Adresse
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Agenda
• Rechnungsaufkommen bei den ÖBB
• ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen
• Umsetzung und Archivierungmit ZF
• Umsetzung und Archivierungmit SAP
• Web-Service für Rechnungsempfänger
• Nutzenund weitereSchritte
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Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Nutzen dieser Lösung für dieÖBB
• Kosteneinsparung (Papier undPorto)
In Zukunft ist eine Druckausgabe der Faktura fürdie entsprechenden Debitoren nicht mehr notwendig.
• Reduzierung desmanuellen Aufwandes
Files werden am SAP-Server hinterlegt undDLG holt diese ab undübermittelt die Daten zum Signieren an den
eBill-Server.
• Optimierung undBeschleunigung der Geschäftsprozesse (Zeitersparnis bei der Produktion der
Rechnungen)
Im System werden gleichzeitig mit der Anlage der Faktura entsprechende Files fürdie elektronische Signierung
erzeugt.
• Zeit- und Platzersparnis durch elektronische Archivierung
Erweiterung der Kontrolledurch erhöhte Transparenz
Nach der Signierung werden die Files mittels ftpzum Archivieren bereit gestellt.
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Weitere Schritte
• Start mit ÖBB InfrastrukturBAUAG
• Roll-Out auf die übrigen Gesellschaften
• Erhebender eBilling -Kreditoren
• Prozessanalyse Eingangsrechnung
• Rollout bei Transportaufträgen
Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG
Birgit Teubenbacher,07.11.2006
Ende
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Birgit Teubenbacher (ÖBB DLG)

  • 1. Projekttitel:WeitereVorgangsweiseEBLOG DLG ÖBBIS Birgit Teubenbacher,17.02.2006 Titel, Vorname, Nachname (Unternehmen) Titel, Vorname, Nachname (Kunde, soweit anwesend) Vortragswortlaut, wie in der Agenda angeführt Birgit Teubenbacher ÖBB DLG Elektronischer Rechnungsaustausch der Österreichischen Bundesbahnen mit ihren Kunden
  • 2. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 2
  • 3. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Aufkommen der Ausgangsrechnungen  200.000 Rechnungenpro Jahraus Transportaufträgenim Bereich Zentraler Frachtberechnung(ZF) bei Railcargo Austria  30.000 Rechnungenpro Jahraus Bestellungenim Bereich SAP aus allenÖBB- Gesellschaften
  • 4. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Anteilder einzelnen ÖBB-Gesellschaftenam eBilling Anteil Ausgangsrechnungen pro Gesellschaft (ohne ZF) 6% 31% 7% 21% 4% 29% 0% 2% Infrastruktur BAU AG Infrastruktur Betrieb AG Railcargo Austria AG Personenverkehr AG Traktion Technische Services Holding AG DLG
  • 5. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 5
  • 6. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Zweiunterschiedliche Vorgänge Transportaufträge Fakturierungenim SAP Eingabe Transportauftrag durch den ÖBB Kunden Eingabe Bestellungen im SAP Transport Server Zentrale Frachtberechnung Mit Signatur Archivierung File mit Einzelpositionen Server SAP KUNDE KUNDE Mit Signatur Archivierung
  • 7. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 7
  • 8. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Prozessbei Transportauftrag • ZentraleSchnittstelle • ParallelverarbeitungASCi und PDF • Fileabholung von der Schnittstelleund– zustellungzum eBilling-Server überB2B • Zeitgleiche Übertragungder Files anden Kundenvia mail o.a. • Zugriff der signiertenRechnungenüber www • Archivierung Web-Server E-Billing Server Archiv Inbox Kunde DLG IS ftp Zentrale Frachtberchnung File mit Einzelpositionen https mail, sftp Mit Signatur ZF-Rechnung
  • 9. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Der Prozess im Detail Archiv Eintrag Kundenstamm
  • 10. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 10
  • 11. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Prozessbei SAP-Fakturierungen • DezentraleErzeugung der Fakturaüber SAP R/3 • AutomatischeUmwandlungin ein pdf- Format • Rechnungsabholungvom SAP-Server und– zustellungzum eBilling-Server überB2B • Signaturvorgangam eBilling-Server • Zustellungder signiertenRechnungenüber mail, ftp etc. • Archivierung ÖBB SAP mail, sftp Kunde Fakturierung aus SAP Web-Server Archiv Inbox Ohne Signatur Mit Signatur ftp https Server SAP B2B
  • 12. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Der Prozess im Detail –Schritt 1 • Customizing-Einstellungenerfolgen zentralüber die SAP-Servicestelle bei den ÖBB Meldung des Empfängers von PDF-Files erstmalig bei SAP-Servicestelle Servicestelle pflegt daraufhin den entsprechenden Debitor (Kunden) im R3 System
  • 13. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Customizing eBilling-Kunden • eBilling – Kundenwerden einmalig eingestellt (ZDRP) • Jeneentsprechenden Debitoren je VkOrg die ander elektronischen Signierung teilnehmen werden eingetragen • Pflege über die TransaktionZVSIG • Eintragder email-Adresse des Rechnungsempfängers
  • 14. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Schritt 2– Zustelloptionen eingeben • „J“ – Kunde bekommtsignierteRechnung direktper mailzugestellt • „N“ – Kunde bekommtInfo-Mailüber die vorhandene Rechnung, dieseliegtabholbereitam Web-Portal • „A“ –Kunde bekommtsignierteRechnung persftp o.a. zugestellt
  • 15. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Schritt 3– Fakturierung Die Fakturierung wird wie bisher mit der Transaktion VF01 ausgeführt
  • 16. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Schritt 4– Versendekontrolle Nur wenn die Nachrichtenart ZRDP mit dem Medium externes Senden auf „grün“ steht, wurde auch eine entsprechende Nachricht (Files für die Signierung) erzeugt
  • 17. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Schritt 5– Zustellung der signierten Rechnung • Nachder Signierungwird dem Re-Empfänger mittels Maildie signierte Rechnungzur Verfügunggestellt. Rechnung 98300003829 vom 20060926 Rechnung98300003829.pdf Signatur
  • 18. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Schritt 6– Anzeige der signierten Rechnung • Unterschriftenwurdengeprüft („grüne Haken“) • Prüfung des Signatorsmit der Widerrufsliste o.k. • Rechnungistbeim Empfänger • Prozess Archivierung wirdgleichzeitig mit der Zustellungvon DLG IS angestoßen
  • 19. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Überprüfung der Unterschrift • Signaturprüfungerfolgt beim Aufmachen des pdf-Dokuments
  • 20. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 ProzessArchivierung
  • 21. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Archivierung • Buchung wird im SAPerstellt • Dokument(unsigniert) wird auf Dateisystemim SAP temporärabgelegt • (optional) Archivierungdes unsigniertenDokuments(kann entfallen) • Dokumentwirdzum eBilling-Serverübertragenund dort signiert • Dateienwerdenperftp auf demArchivserverin einzu definierendesVerzeichnis temporärabgelegt • SigniertesDokumentwird mittelsScript (läuft am Archivserver– zeitgesteuert)archiviertund mittels SAP-Standard-Funktionalitätwird in derSAP Datenbank der Verknüpfungstabelleneintragerstellt • Die Belegnummerwird dazu aus dem Dateinamenermittelt. • Nachdem die Dateiarchiviertist und der Verknüpfungseintragim SAP automatischerstelltwurde,wird die Datei vom temporärenArchivserververzeichniswiedergelöscht
  • 22. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 22
  • 23. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Kundenservice WEB-Portal LOGIN
  • 24. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Kundenservice WEB-Portal
  • 25. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Weitere Features • Kundenstammdaten ansehen (Änderungnurzentral möglich) • Benutzer hinzufügen (mehrerePersonen einerFirma sind fürdas Web-Portal berechtigt) • Passwort ändern • FAQs • Informationen zum ersten Einstieg • Ansprechpartner zu eBilling • Demo
  • 26. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 WEB-Portal für Fehleranalyse FürAdministratoren: • Alle Rechnungen,die nichtordnungsgemäß zugestellt werden konnten (z.B. falsche email-Adresse) • LOG-File Anzeige • Fehler können durch Web-Administrator behoben werden Für Benutzer: • Rechnungen sind 1 Jahr verfügbar • Rechnungen können nochmals zugesendet werden
  • 27. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 WEB-Portal für Administrator Logfile ansehen Aktionen setzen
  • 28. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Log-File Falsche Email- Adresse
  • 29. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Agenda • Rechnungsaufkommen bei den ÖBB • ZweiunterschiedlicheVorgangsweisen • Umsetzung und Archivierungmit ZF • Umsetzung und Archivierungmit SAP • Web-Service für Rechnungsempfänger • Nutzenund weitereSchritte 29
  • 30. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Nutzen dieser Lösung für dieÖBB • Kosteneinsparung (Papier undPorto) In Zukunft ist eine Druckausgabe der Faktura fürdie entsprechenden Debitoren nicht mehr notwendig. • Reduzierung desmanuellen Aufwandes Files werden am SAP-Server hinterlegt undDLG holt diese ab undübermittelt die Daten zum Signieren an den eBill-Server. • Optimierung undBeschleunigung der Geschäftsprozesse (Zeitersparnis bei der Produktion der Rechnungen) Im System werden gleichzeitig mit der Anlage der Faktura entsprechende Files fürdie elektronische Signierung erzeugt. • Zeit- und Platzersparnis durch elektronische Archivierung Erweiterung der Kontrolledurch erhöhte Transparenz Nach der Signierung werden die Files mittels ftpzum Archivieren bereit gestellt.
  • 31. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Weitere Schritte • Start mit ÖBB InfrastrukturBAUAG • Roll-Out auf die übrigen Gesellschaften • Erhebender eBilling -Kreditoren • Prozessanalyse Eingangsrechnung • Rollout bei Transportaufträgen
  • 32. Vortrage-practice-day2006 ÖBB DLG Birgit Teubenbacher,07.11.2006 Ende Danke für die Aufmerksamkeit