Das Dokument behandelt die aktuelle Situation des Geschäftsprozessmanagements bei SBB Immobilien, einschließlich der bestehenden IT-Anwendungen zur Unterstützung der Prozesse. Es werden Herausforderungen identifiziert, wie Datenredundanzen und fehlende durchgängige Dokumentation, sowie die Notwendigkeit einer schrittweisen Verbesserung basierend auf dem Prolemo-Prozessmodell. Ziel ist es, eine konsolidierte IT-Landschaft und effiziente Prozessführung zu etablieren.

1. Geschäftsprozess-
management @ SBB
Immobilien
Alexandra Zimmermann, ZHAW
Symposium, Winterthur
20.05.2014

2. Agenda
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014 2
 Facts and Figures Division Immobilien SBB AG
 Ist Situation Prozessmanagement
 Ist Situation der IT Unterstützung für das Prozessmanagement
 Problemfelder der heutigen Situation
 Weiteres Vorgehen

3. Facts and Figures der Division Immobilien der SBB AG (SBB Immobilien).
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Fläche Grundbesitz SBB (Mio. m2)
 Verkehrsfläche
 Kommerzielle Fläche (Immobilien)
95,3
79,6
15,7
Anzahl Grundstücke SBB
 Immobilien
7’700
Rund 4’000
Gebäude Rund 3’500
Mietverträge Rund 32’000
Mitarbeitende
(Anzahl Personen nicht FTE März 2013,
davon 440 RailClean) 840
Betriebsergebnis 2012 (Mio.) CHF 185
Investitionen 2013 – 2018 (Mia.) CHF 3,2
Verkäufe 2013 – 2018 (Mio. pro Jahr) CHF 127
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4. Ist Situation
© Hornberger Architekten AG, Florian Holzherr

5. Die Geschäftsprozesse sind bei SBB Immobilien dokumentiert.
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 In den Jahren 2012 und 2013 wurden die
Ist-Prozesse der einzelnen Geschäfts-
bereiche von Immobilien aufgenommen.
 Sie wurden im Tool «MEGA»
dokumentiert, inklusive der zentralen
Vorlagen und Dokumente zu den
Prozessen.
 Das Tool «MEGA» und die Ist-Prozesse
sind innerhalb Immobilien bekannt und
das Tool wird als Nachschlagewerk von
den Mitarbeitenden angewendet.
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6. Es existieren diverse Applikationen, welche für die Geschäftsprozess-
dokumentation und –unterstützung angewendet werden.
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 «MEGA» für die Prozess- und
Workflowdokumentation
(Bsp. vom Geschäftsprozess bis zur
Enterprise Architektur.)
 «SAP BPM»
(Bsp. Datenmanagement für die
Stammdatenerfassung in SAP)
 «SAP Core»
(Bsp. Kreditorenrechnungen,
Mietvertragserfassung 4-Augen)
 «Sharepoint»
(Bsp. Zutritts- und Flächenbestellung)
Prozess-undWorkflowunterstützung
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 «DMS von OpenText»
(Bsp. Bauprojektgenehmigungsprozess)

7. Heutige Problemfelder

8. Die Problemfelder im Prozessmanagement wirken sich auf die IT aus.
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 IT Vorhaben (Projekte) sind noch stark
auf einzelne Geschäftsbereiche
ausgerichtet
 Einige Applikationen werden oft nur von
einem Geschäftsbereich genutzt und
verursachen Medienbrüche, Daten-
redundanzen
 Applikationen sind nicht optimal auf
bereichsübergreifende Prozesse
ausgerichtet
 Es fehlen klare und einheitliche Vorgaben
 Keine Durchgängigkeit der Prozesse
(End-to-End)
 Keine einheitliche Dokumentation
 Rollen und AKVs sind nicht durchgängig
definiert oder werden nicht gelebt
 Keine Prozessmessungen
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Prozessmanagement
ITLandschaft

9. Weiteres Vorgehen

10. Stufenweise Verbesserung der Prozessführung in Anlehnung an das
ProLeMo-Prozessmodell (IFMA) in Abstimmung mit der Informatik.
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 Gruppierung der IT Applikationen
nach den ProLeMo Leistungs- /
Schlüsselprozessen
 Der zukünftige Ausbau der IT
Landschaft folgt den gebündelten
Bedürfnisse und hilft bei der
Priorisierung der Roadmap
 Ziel ist schlussendlich einen
konsolidierten und wirtschaftlichen
IT Mitteleinsatz.
 Durchgängiges Prozessmodell
mit End-to-End-Schlüssel-
prozessen (z.B. Verkauf)
 Etablieren Prozessführung
(Messungen, KPI)
 Etablieren Managementsystem
(Vorgaben, Know-how)
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ProzessmanagementITLandschaft

11. Herzlichen Dank für Ihr Interesse