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Geschäftsprozess-
management @ SBB
Immobilien
Alexandra Zimmermann, ZHAW
Symposium, Winterthur
20.05.2014
Agenda
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014 2
 Facts and Figures Division Immobilien SBB AG
 Ist Situation Prozessmanagement
 Ist Situation der IT Unterstützung für das Prozessmanagement
 Problemfelder der heutigen Situation
 Weiteres Vorgehen
Facts and Figures der Division Immobilien der SBB AG (SBB Immobilien).
3
Fläche Grundbesitz SBB (Mio. m2)
 Verkehrsfläche
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95,3
79,6
15,7
Anzahl Grundstücke SBB
 Immobilien
7’700
Rund 4’000
Gebäude Rund 3’500
Mietverträge Rund 32’000
Mitarbeitende
(Anzahl Personen nicht FTE März 2013,
davon 440 RailClean) 840
Betriebsergebnis 2012 (Mio.) CHF 185
Investitionen 2013 – 2018 (Mia.) CHF 3,2
Verkäufe 2013 – 2018 (Mio. pro Jahr) CHF 127
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
Ist Situation
© Hornberger Architekten AG, Florian Holzherr
Die Geschäftsprozesse sind bei SBB Immobilien dokumentiert.
5
 In den Jahren 2012 und 2013 wurden die
Ist-Prozesse der einzelnen Geschäfts-
bereiche von Immobilien aufgenommen.
 Sie wurden im Tool «MEGA»
dokumentiert, inklusive der zentralen
Vorlagen und Dokumente zu den
Prozessen.
 Das Tool «MEGA» und die Ist-Prozesse
sind innerhalb Immobilien bekannt und
das Tool wird als Nachschlagewerk von
den Mitarbeitenden angewendet.
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
Es existieren diverse Applikationen, welche für die Geschäftsprozess-
dokumentation und –unterstützung angewendet werden.
6
 «MEGA» für die Prozess- und
Workflowdokumentation
(Bsp. vom Geschäftsprozess bis zur
Enterprise Architektur.)
 «SAP BPM»
(Bsp. Datenmanagement für die
Stammdatenerfassung in SAP)
 «SAP Core»
(Bsp. Kreditorenrechnungen,
Mietvertragserfassung 4-Augen)
 «Sharepoint»
(Bsp. Zutritts- und Flächenbestellung)
Prozess-undWorkflowunterstützung
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
 «DMS von OpenText»
(Bsp. Bauprojektgenehmigungsprozess)
Heutige Problemfelder
Die Problemfelder im Prozessmanagement wirken sich auf die IT aus.
8
 IT Vorhaben (Projekte) sind noch stark
auf einzelne Geschäftsbereiche
ausgerichtet
 Einige Applikationen werden oft nur von
einem Geschäftsbereich genutzt und
verursachen Medienbrüche, Daten-
redundanzen
 Applikationen sind nicht optimal auf
bereichsübergreifende Prozesse
ausgerichtet
 Es fehlen klare und einheitliche Vorgaben
 Keine Durchgängigkeit der Prozesse
(End-to-End)
 Keine einheitliche Dokumentation
 Rollen und AKVs sind nicht durchgängig
definiert oder werden nicht gelebt
 Keine Prozessmessungen
SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
Prozessmanagement
ITLandschaft
Weiteres Vorgehen
Stufenweise Verbesserung der Prozessführung in Anlehnung an das
ProLeMo-Prozessmodell (IFMA) in Abstimmung mit der Informatik.
10
 Gruppierung der IT Applikationen
nach den ProLeMo Leistungs- /
Schlüsselprozessen
 Der zukünftige Ausbau der IT
Landschaft folgt den gebündelten
Bedürfnisse und hilft bei der
Priorisierung der Roadmap
 Ziel ist schlussendlich einen
konsolidierten und wirtschaftlichen
IT Mitteleinsatz.
 Durchgängiges Prozessmodell
mit End-to-End-Schlüssel-
prozessen (z.B. Verkauf)
 Etablieren Prozessführung
(Messungen, KPI)
 Etablieren Managementsystem
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SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
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  • 2. Agenda SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014 2  Facts and Figures Division Immobilien SBB AG  Ist Situation Prozessmanagement  Ist Situation der IT Unterstützung für das Prozessmanagement  Problemfelder der heutigen Situation  Weiteres Vorgehen
  • 3. Facts and Figures der Division Immobilien der SBB AG (SBB Immobilien). 3 Fläche Grundbesitz SBB (Mio. m2)  Verkehrsfläche  Kommerzielle Fläche (Immobilien) 95,3 79,6 15,7 Anzahl Grundstücke SBB  Immobilien 7’700 Rund 4’000 Gebäude Rund 3’500 Mietverträge Rund 32’000 Mitarbeitende (Anzahl Personen nicht FTE März 2013, davon 440 RailClean) 840 Betriebsergebnis 2012 (Mio.) CHF 185 Investitionen 2013 – 2018 (Mia.) CHF 3,2 Verkäufe 2013 – 2018 (Mio. pro Jahr) CHF 127 SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
  • 4. Ist Situation © Hornberger Architekten AG, Florian Holzherr
  • 5. Die Geschäftsprozesse sind bei SBB Immobilien dokumentiert. 5  In den Jahren 2012 und 2013 wurden die Ist-Prozesse der einzelnen Geschäfts- bereiche von Immobilien aufgenommen.  Sie wurden im Tool «MEGA» dokumentiert, inklusive der zentralen Vorlagen und Dokumente zu den Prozessen.  Das Tool «MEGA» und die Ist-Prozesse sind innerhalb Immobilien bekannt und das Tool wird als Nachschlagewerk von den Mitarbeitenden angewendet. SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014
  • 6. Es existieren diverse Applikationen, welche für die Geschäftsprozess- dokumentation und –unterstützung angewendet werden. 6  «MEGA» für die Prozess- und Workflowdokumentation (Bsp. vom Geschäftsprozess bis zur Enterprise Architektur.)  «SAP BPM» (Bsp. Datenmanagement für die Stammdatenerfassung in SAP)  «SAP Core» (Bsp. Kreditorenrechnungen, Mietvertragserfassung 4-Augen)  «Sharepoint» (Bsp. Zutritts- und Flächenbestellung) Prozess-undWorkflowunterstützung SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014  «DMS von OpenText» (Bsp. Bauprojektgenehmigungsprozess)
  • 8. Die Problemfelder im Prozessmanagement wirken sich auf die IT aus. 8  IT Vorhaben (Projekte) sind noch stark auf einzelne Geschäftsbereiche ausgerichtet  Einige Applikationen werden oft nur von einem Geschäftsbereich genutzt und verursachen Medienbrüche, Daten- redundanzen  Applikationen sind nicht optimal auf bereichsübergreifende Prozesse ausgerichtet  Es fehlen klare und einheitliche Vorgaben  Keine Durchgängigkeit der Prozesse (End-to-End)  Keine einheitliche Dokumentation  Rollen und AKVs sind nicht durchgängig definiert oder werden nicht gelebt  Keine Prozessmessungen SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014 Prozessmanagement ITLandschaft
  • 10. Stufenweise Verbesserung der Prozessführung in Anlehnung an das ProLeMo-Prozessmodell (IFMA) in Abstimmung mit der Informatik. 10  Gruppierung der IT Applikationen nach den ProLeMo Leistungs- / Schlüsselprozessen  Der zukünftige Ausbau der IT Landschaft folgt den gebündelten Bedürfnisse und hilft bei der Priorisierung der Roadmap  Ziel ist schlussendlich einen konsolidierten und wirtschaftlichen IT Mitteleinsatz.  Durchgängiges Prozessmodell mit End-to-End-Schlüssel- prozessen (z.B. Verkauf)  Etablieren Prozessführung (Messungen, KPI)  Etablieren Managementsystem (Vorgaben, Know-how) SBB • Informatik • Solutioncenter F, HR, Immobilien • 20.05.2014 ProzessmanagementITLandschaft
  • 11. Herzlichen Dank für Ihr Interesse