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Hans Ebner
Marion Heinzelmann
(Wienerberger AG)
Kurt Huber
(Seeburger)
Der Nutzen einer automatischen Eingangsrech-
nungsverarbeitung bei Wienerberger
Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
bei der Wienerberger AG mit Seeburger 4Invoice
Praxistage 2010
Hans Ebner
Marion Heinzelmann
Kurt Huber (SEEBURGER)
Wien, 15.03.2010
3
Agenda
1. Allgemeines zu Wienerberger
2. Projekthintergrund
3. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
4. Funktionsweise der Lösung
5. Nutzen
6. Ausblick
4
Wienerberger im Überblick
 Internationales Unternehmen der Baustoffindustrie
- 26 Länder + 5 Exportmärkte
- 236 Werke in Europa und Nordamerika
 Gegründet 1819 in Wien
 Fokussierung auf keramische Grundbaustoffe:
- Hintermauerziegel (Wand)
- Vormauerziegel (Fassade)
- Tondachziegel (Dach)
- Flächenbefestigungen aus Ton und Beton (Fläche)
 Börsenotiert: 100 % Free Float
5
Vorstellung Corporate IT: SAP Roadmap
USA
UA
EE 10
CH 011
22 Länder
200 Buchungskreise
18 Sprachen
CA
2008
LT 10
Produktgruppen im Kerngeschäft
Umsatz: 34 % EBITDA: 51 % EBITDA-Marge: 17 %
Umsatz: 23 % EBITDA: 37 % EBITDA-Marge: 18 %
1) betrifft Tondachziegel
Hintermauerziegel (Wand)
Nr. 1 weltweit
Dachziegel (Dach)
Nr. 2 in Europa 1)
Vormauerziegel (Fassade)
Nr. 1 in Europa, Co-Leader in den USA
Flächenbefestigung (Fläche)
Führende Positionen in Europa
Umsatz: 32 % EBITDA: 18 % EBITDA-Marge: 6 %
Umsatz: 11 % EBITDA: 9 % EBITDA-Marge: 9 %
Anmerkung: Zahlen für 1-6/2009; alle EBITDA-Werte und -Margen sind operative Werte
6
7
Projekthintergrund
 Rasche Expansion der Wienerberger Gruppe,
zeitnahe SAP-Integration von neuen Gesellschaften
 Anforderung:
Schaffung einer konzernweit einsetzbaren Lösung im Bereich
elektronische Rechnungserfassung, Freigabe und Archivierung
 Marktübersicht / Anbieterevaluierung 1. HJ 2006
 Shortlist (4 Anbieter), Entscheidung für Seeburger Q4/2006
 Entwicklung Prototyp mit Wienerberger Belgien 2007
 Überarbeitung, Rolloutfähigkeit 2008
8
Wienerberger 1986
bis heute
9
Implementierungsplan
9
Rollouts in Arbeit / geplant
 Dauer Rollout: ~ 4 Monate
 Verarbeitung von
20.000 – 30.000 Rechnungen in 4Invoice
(2009 geschätzt, pro Land, BE/FR/CZ)
 Geplant:
 Rollout-Template für
kleinere Gesellschaften
 Ausbau EDIFACT
 Integration mit Reporting
in SAP BW
Lösung produktiv im Einsatz
12/07
4
2010
08/09
11/09
2010
2010
10
Häufig anzutreffende Situation in den Unternehmen
 Hoher Anteil manueller Bearbeitung und der Erfassung der
Dokumente
 Möglichkeit der Kostensenkung und Beschleunigung von
Prozessen durch Automatisierung bei über 70% der eingehenden
Dokumente!
72,6%
klassischer Weg
(Brief, Fax, Telefon)
16,9%
9,2%
elektronischer Weg
(E-Mail, Onlineformular,Web-Interface)
elektronischer Datenaustausch (EDI)
1,3% andere Wege
Quelle: Beschaffung Aktuell Universität Stuttgart /quibig.de
11
Medienbrüche (Papier/Daten) / Informationsflut
»Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei
Probleme zu lösen:
Wernher von Braun:
 die Schwerkraft
 und der Papierkrieg.
Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.«
12
STATUS QUO – Rechnungsversand Heute / Morgen
Informationsaufbau
Informationsvernichtung
kuvertieren,
transportieren,
Papier versenden
auspacken und
evtl. scannen
erfassen
korrigieren
ausdrucken
signierte PDF-
Rechnungen
EDI-Rechnungen
Elektronisch verfügbare Informationen
100%
100%
SENDER EMPFÄNGER
Rechnung
erzeugen
und drucken
kuvertieren
und
verschicken
auspacken
scannen
erfassen
POST
13
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung…automatisierter Rechnungseingang
…damit sich Rechnungen rechnen
Deutsche Unternehmen verschenken bis
zu 85 Mrd. € jährlich im
Rechnungsverkehr
Quelle Aberdeen Group
Papiergebundene Rechnungen erzeugen im
Durchschnitt 30 € Folgekosten. Davon
entfallen 13 € auf den Absender und 17 € auf
den Empfänger Quelle Aberdeen Group
Trotz hoher Folgekosten werden nur ca. 2% der Rechnungen elektronisch verarbeitet
14
ROI-Betrachtung…
Unternehmen
Produktive Arbeitstage: 210
Bruttomonatslohn: € 3.000
Skontoverlust pro Jahr € 10.000
Belegaufkommen
Minimale Anzahl zu prüfender Felder 12
(Kreditor, Bestellnummer, Bestelldatum, Menge,…)
Rahmenbedingungen 1
15
ROI-Betrachtung…
Zeitbedarf (Durchschnitt)
Bearbeitungszeit pro Beleg heute: 3 Min.
Belegprüfungszeit pro Beleg heute: 1,5 Min.
Bearbeitungszeit pro Beleg mit SEEBURGER 4invoice 14 Sek.
Belegprüfungszeit pro Beleg mit SEEBURGER 4invoice 30 Sek.
Automatisierungsgrad
Durchschnittliche Erkennungsrate von 70%
Rahmenbedingungen 2
16
ROI-Betrachtung…
Einsparungspotential
Anzahl
der
Belege
pro Tag
manuelle Erfassung
HEUTE
maschinelle
Erfassung durch
SEEBURGER
4invoice
Potential zur
Kosteneinsparung
pro Jahr
50 63.712 € 2.230 € 61.482 €
100 117.425 € 4.460 € 112.965 €
250 278.562 € 11.150 € 267.412 €
500 547.124 € 22.301 € 524.824 €
750 815.686 € 33.451 € 782.235 €
1000 1.084.248 € 44.601 € 1.039.647 €
17
Prozess - Rechnungseingang
Eingang Papierrechnung
1
Landesgesellschaften:
Rechnungseingang? zentral versus dezentral
Wo scannen? Buchhaltung versus Poststelle
versus Outsourcing
4Invoice
Nachbearbeitungsplatz
+ 1 Tag
EDIFACT
Vorteil:
Kein Scanvorgang
Keine Sortierung
Daten müssen nicht
erkannt werden
18
Seeburger TaskManager
 Gemeinsam mit Seeburger entwickeltes Berechtigungskonzept im Konzernumfeld
 Internationalisierung der Anwendung
 Verschiedene Strategien der Rechungsverarbeitung
19
Seeburger Nachbearbeitungsplatz
 Übernahme von
Routinetätigkeiten
 Vorkontierung anhand
definierter Merkmale
 Automatische
Befüllung von
Textfeldern
 Kontrollfunktion
Kritische Punkte:
Qualität Beleggut (Nadeldrucker,
handgeschriebene Rechnungen, etc)
Akzeptanz der Benutzer
20
Prozess - Freigabe
EDIFACT
Eingang Papierrechnung
1
4Invoice
Nachbearbeitungsplatz
Konzernspezifische
Prozesse
Verschiedene
Buchungsstrategien
21
Freigabeworkflow
 Mehrstufiger, flexibler
Rechnungsfreigabeworkflow
 Automatische
Bearbeiterfindung
 Webbasierte Lösung für non-SAP-User
 Verschiedene Genehmigungsstrategien
können umgesetzt werden
22
Prozess - Buchung
Buchhaltung
Eingang Papierrechnung
1
EDIFACT
4Invoice
Nachbearbeitungsplatz
+ 1 Tag
23
Nutzen
23
Massive Entlastung der lokalen Buchhaltungsabteilung
- Nach “Lernphase” des Systems sehr gute Erkennungsraten
- Automatische Kontierungsfindung
- Direkte Verbuchung von Rechnungen auf Basis der Bestellung möglich
Standardisierung des Freigabeprozesses
Verfolgbarkeit der Rechnungen
- Prozessmonitoring
- Überwachung der Ausnutzung von Skontofristen
24
Ausblick
24
Integration von Rechnungen im PDF Format
- Kein Scanvorgang mehr nötig
Nachbearbeitungsplatz im SAP
- Benutzerakzeptanz
- Prüflogiken
- Aktualität der Stammdaten
25
Vielen Dank …
…für Ihre Aufmerksamkeit !
Hans Ebner | Marion Heinzelmann
Corporate IT Financials
Wienerberger AG
Wienerbergstrasse 11
A-1100 Wien
hans.ebner@wienerberger.com
marion.heinzelmann@wienerberger.com

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  • 2. Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bei der Wienerberger AG mit Seeburger 4Invoice Praxistage 2010 Hans Ebner Marion Heinzelmann Kurt Huber (SEEBURGER) Wien, 15.03.2010
  • 3. 3 Agenda 1. Allgemeines zu Wienerberger 2. Projekthintergrund 3. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung 4. Funktionsweise der Lösung 5. Nutzen 6. Ausblick
  • 4. 4 Wienerberger im Überblick  Internationales Unternehmen der Baustoffindustrie - 26 Länder + 5 Exportmärkte - 236 Werke in Europa und Nordamerika  Gegründet 1819 in Wien  Fokussierung auf keramische Grundbaustoffe: - Hintermauerziegel (Wand) - Vormauerziegel (Fassade) - Tondachziegel (Dach) - Flächenbefestigungen aus Ton und Beton (Fläche)  Börsenotiert: 100 % Free Float
  • 5. 5 Vorstellung Corporate IT: SAP Roadmap USA UA EE 10 CH 011 22 Länder 200 Buchungskreise 18 Sprachen CA 2008 LT 10
  • 6. Produktgruppen im Kerngeschäft Umsatz: 34 % EBITDA: 51 % EBITDA-Marge: 17 % Umsatz: 23 % EBITDA: 37 % EBITDA-Marge: 18 % 1) betrifft Tondachziegel Hintermauerziegel (Wand) Nr. 1 weltweit Dachziegel (Dach) Nr. 2 in Europa 1) Vormauerziegel (Fassade) Nr. 1 in Europa, Co-Leader in den USA Flächenbefestigung (Fläche) Führende Positionen in Europa Umsatz: 32 % EBITDA: 18 % EBITDA-Marge: 6 % Umsatz: 11 % EBITDA: 9 % EBITDA-Marge: 9 % Anmerkung: Zahlen für 1-6/2009; alle EBITDA-Werte und -Margen sind operative Werte 6
  • 7. 7 Projekthintergrund  Rasche Expansion der Wienerberger Gruppe, zeitnahe SAP-Integration von neuen Gesellschaften  Anforderung: Schaffung einer konzernweit einsetzbaren Lösung im Bereich elektronische Rechnungserfassung, Freigabe und Archivierung  Marktübersicht / Anbieterevaluierung 1. HJ 2006  Shortlist (4 Anbieter), Entscheidung für Seeburger Q4/2006  Entwicklung Prototyp mit Wienerberger Belgien 2007  Überarbeitung, Rolloutfähigkeit 2008
  • 9. 9 Implementierungsplan 9 Rollouts in Arbeit / geplant  Dauer Rollout: ~ 4 Monate  Verarbeitung von 20.000 – 30.000 Rechnungen in 4Invoice (2009 geschätzt, pro Land, BE/FR/CZ)  Geplant:  Rollout-Template für kleinere Gesellschaften  Ausbau EDIFACT  Integration mit Reporting in SAP BW Lösung produktiv im Einsatz 12/07 4 2010 08/09 11/09 2010 2010
  • 10. 10 Häufig anzutreffende Situation in den Unternehmen  Hoher Anteil manueller Bearbeitung und der Erfassung der Dokumente  Möglichkeit der Kostensenkung und Beschleunigung von Prozessen durch Automatisierung bei über 70% der eingehenden Dokumente! 72,6% klassischer Weg (Brief, Fax, Telefon) 16,9% 9,2% elektronischer Weg (E-Mail, Onlineformular,Web-Interface) elektronischer Datenaustausch (EDI) 1,3% andere Wege Quelle: Beschaffung Aktuell Universität Stuttgart /quibig.de
  • 11. 11 Medienbrüche (Papier/Daten) / Informationsflut »Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: Wernher von Braun:  die Schwerkraft  und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.«
  • 12. 12 STATUS QUO – Rechnungsversand Heute / Morgen Informationsaufbau Informationsvernichtung kuvertieren, transportieren, Papier versenden auspacken und evtl. scannen erfassen korrigieren ausdrucken signierte PDF- Rechnungen EDI-Rechnungen Elektronisch verfügbare Informationen 100% 100% SENDER EMPFÄNGER Rechnung erzeugen und drucken kuvertieren und verschicken auspacken scannen erfassen POST
  • 13. 13 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung…automatisierter Rechnungseingang …damit sich Rechnungen rechnen Deutsche Unternehmen verschenken bis zu 85 Mrd. € jährlich im Rechnungsverkehr Quelle Aberdeen Group Papiergebundene Rechnungen erzeugen im Durchschnitt 30 € Folgekosten. Davon entfallen 13 € auf den Absender und 17 € auf den Empfänger Quelle Aberdeen Group Trotz hoher Folgekosten werden nur ca. 2% der Rechnungen elektronisch verarbeitet
  • 14. 14 ROI-Betrachtung… Unternehmen Produktive Arbeitstage: 210 Bruttomonatslohn: € 3.000 Skontoverlust pro Jahr € 10.000 Belegaufkommen Minimale Anzahl zu prüfender Felder 12 (Kreditor, Bestellnummer, Bestelldatum, Menge,…) Rahmenbedingungen 1
  • 15. 15 ROI-Betrachtung… Zeitbedarf (Durchschnitt) Bearbeitungszeit pro Beleg heute: 3 Min. Belegprüfungszeit pro Beleg heute: 1,5 Min. Bearbeitungszeit pro Beleg mit SEEBURGER 4invoice 14 Sek. Belegprüfungszeit pro Beleg mit SEEBURGER 4invoice 30 Sek. Automatisierungsgrad Durchschnittliche Erkennungsrate von 70% Rahmenbedingungen 2
  • 16. 16 ROI-Betrachtung… Einsparungspotential Anzahl der Belege pro Tag manuelle Erfassung HEUTE maschinelle Erfassung durch SEEBURGER 4invoice Potential zur Kosteneinsparung pro Jahr 50 63.712 € 2.230 € 61.482 € 100 117.425 € 4.460 € 112.965 € 250 278.562 € 11.150 € 267.412 € 500 547.124 € 22.301 € 524.824 € 750 815.686 € 33.451 € 782.235 € 1000 1.084.248 € 44.601 € 1.039.647 €
  • 17. 17 Prozess - Rechnungseingang Eingang Papierrechnung 1 Landesgesellschaften: Rechnungseingang? zentral versus dezentral Wo scannen? Buchhaltung versus Poststelle versus Outsourcing 4Invoice Nachbearbeitungsplatz + 1 Tag EDIFACT Vorteil: Kein Scanvorgang Keine Sortierung Daten müssen nicht erkannt werden
  • 18. 18 Seeburger TaskManager  Gemeinsam mit Seeburger entwickeltes Berechtigungskonzept im Konzernumfeld  Internationalisierung der Anwendung  Verschiedene Strategien der Rechungsverarbeitung
  • 19. 19 Seeburger Nachbearbeitungsplatz  Übernahme von Routinetätigkeiten  Vorkontierung anhand definierter Merkmale  Automatische Befüllung von Textfeldern  Kontrollfunktion Kritische Punkte: Qualität Beleggut (Nadeldrucker, handgeschriebene Rechnungen, etc) Akzeptanz der Benutzer
  • 20. 20 Prozess - Freigabe EDIFACT Eingang Papierrechnung 1 4Invoice Nachbearbeitungsplatz Konzernspezifische Prozesse Verschiedene Buchungsstrategien
  • 21. 21 Freigabeworkflow  Mehrstufiger, flexibler Rechnungsfreigabeworkflow  Automatische Bearbeiterfindung  Webbasierte Lösung für non-SAP-User  Verschiedene Genehmigungsstrategien können umgesetzt werden
  • 22. 22 Prozess - Buchung Buchhaltung Eingang Papierrechnung 1 EDIFACT 4Invoice Nachbearbeitungsplatz + 1 Tag
  • 23. 23 Nutzen 23 Massive Entlastung der lokalen Buchhaltungsabteilung - Nach “Lernphase” des Systems sehr gute Erkennungsraten - Automatische Kontierungsfindung - Direkte Verbuchung von Rechnungen auf Basis der Bestellung möglich Standardisierung des Freigabeprozesses Verfolgbarkeit der Rechnungen - Prozessmonitoring - Überwachung der Ausnutzung von Skontofristen
  • 24. 24 Ausblick 24 Integration von Rechnungen im PDF Format - Kein Scanvorgang mehr nötig Nachbearbeitungsplatz im SAP - Benutzerakzeptanz - Prüflogiken - Aktualität der Stammdaten
  • 25. 25 Vielen Dank … …für Ihre Aufmerksamkeit ! Hans Ebner | Marion Heinzelmann Corporate IT Financials Wienerberger AG Wienerbergstrasse 11 A-1100 Wien hans.ebner@wienerberger.com marion.heinzelmann@wienerberger.com