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Eine Transformation:
von interner Social
Software zur
Unterstützung von
Geschäftsprozessen
Weiterentwicklung der
Plattform bei IMTECH
Sprecher
Imtech - Kurzportrait
Imtech NV ist ein international tätiger technischer Service Anbieter mit einem Jahresumsatz von
knapp 5 Mrd. € in 2011 und der Wachstumsambition auf 8 Mrd. € bis 2015. Mitarbeiter: 26.000 /
Niederlassungen: 400.
Überblick über die verschiedenen Unternehmensbereiche:

                                          Imtech NV

   Buildings and Industry Divisions                                      International Divisions



     Benelux                                                                               ICT
     Germany & Eastern Europe                                                         Marine
     Nordic                                                                            Traffic
     Spain
     UK & Ireland
Die Herausforderung 2010
Die Imtech ICT Gesellschaften arbeiten als eigenständige
Geschäftseinheiten, aber es soll sicher gestellt werden,
dass alle die Skills und das Wissen der anderen nutzen.
Ursprünglicher Scope in 2010
Strategie
■   Verbinden der Imtech ICT Mitarbeiter über Firmengrenzen hinweg
■   Unterstützung des Business Development Prozesses
■   Innovation fördern
■   Ausbau von Strategie Gruppen und Competence Center


Personen
■   Vereinfachung der Zusammenarbeit
■   Wissen teilen und aktiv verbreiten
■   Skills schneller finden als Wettbewerbsvorteil
■   Jungen Mitarbeitern eine moderne Plattform bieten,
    die sie aus der privaten Nutzung gewohnt sind
■   Mitarbeitern eine Bühne zur Selbstverwirklichung geben
■   Dokumente einfacher gemeinschaftlich in Projekten
    teilen und bearbeiten
C3 platform

                                       Search & find people
                                       Search & find expertise
                                       Share passion
                                       Share interests
                                       Share documents
                                       Share references
                                       Discover talent
                                       Discuss issues
                                       Support strategy
                                       Share business
                                       Create business




C3 – The social software platform
Imtech ICT
Business Benefits
■ Schnelles Auffinden von Kollegen mit
  den passenden Skills
■ Bereitstellen verbreiteter Werkzeuge
  wie Wikis, Blogs, Foren zur
  Förderung des Wissensmanagments
■ Aufbau interner dynamischer
  Netzwerke ausserhalb von Hierarchien
■ Enge Integration in die bestehende
  Arbeitsumgebung, kein weiterer
  Container
Social Software – viele Begriffe & Interpretationen




                                                      Quelle: wordle.net
Typische Situation in heutigen Unternehmen
2h / Tag             Reputation
                                                                                     42%
                                                                             Information
                                        HR-
müssen jeden Tag     & Kompetenzen                                          Management
                                                                                   der Menschen fällen jede
                                        Skill
aufgewendet werden für                  DBs           Dokumenten                   Woche Entscheidung, die
die Suche nach                                                                     auf falschen Informationen
                                                      ablage/-archiv               basieren.
Informationen / Experten.                                              ERP-Systeme

                                                CRM
                                     „Kaffee
 2/3                                 -küche“                                          5.3
                                                                                   Stunden werden pro
aller Mitarbeiter können                           Emails,
                                                                                   Woche pro Mit-
die benötigte                                     Rundbriefe                       arbeiter aufgrund
Unterstützung nicht Beziehungen                                            Zusammenarbeit
                                                                                   ineffizienter Prozesse
finden, obwohl sie    & Netzwerke                                         & Kommunikation
                                                                                   verschwendet.
wissen, dass sie da ist.
Entwicklung bei IMTECH
5 typische Use-Cases in Unternehmen
      Unternehmenskommunikation

      Social Networking und Experten-Suche

      Persönliches Information Management

      Zusammenarbeit und Wissensaustausch

      Projekt-Management
Kontinuierliches Change Management
                                            Wozu nutze ich C3?
     Klare Zielvorgaben                     Welche Vorteile ergeben sich
                    Management              für mein persönliches
                    Commitment              Wissensmanagement?
„Wissen ist Macht“                               „Geteiltes Wissen ist Wissen²“
 „Starre Hierarchien “                                   „Netzwerkorganisation“
Welche Möglichkeiten
                                 Interne Kampagnen
der Nutzung habe ich?
Welche Informationen                        Kommunikation und
darf ich veröffentlichen?                      Schulungen
                                                         Klare Richtlinien

 „Mangelnde Bedienkompetenz “                                    „Joy-of-Use “
 „Mehraufwand und Zeitmangel“                    „Mehr Zeit fürs Wesentliche “
                                   …
Betrachtung des Gesamtsystems
 Führen 2.0
 verstehen:                   Kompetenzen
                                aufbauen
 Ohne ein Change
 Management wird
 die produktive                             Arbeiten 2.0
                        Arbeitsweisen
 Umsetzung nicht           ändern           erleben:
 gelingen!                                  Es kommt auf die
                                            Änderungen der
     IT 2.0 bedienen:          Werkzeuge    richtigen Prozesse
                                nutzen
     Nutzer von heute                       an!
     werden
     anspruchsvoller!
Der Weg zum Enterprise 2.0                                                      „Island of We“
                                                                „Two way Me“
 Sechs
                                                                                 Enterprise
                                                                                   Social
                                               „Proactive Me“
 Entwicklungsstufen:
                                                                 Knowledge        Network
                                                                Management
                                                 Personali-      & Sharing
                                                   siertes      Infrastruktur
                                  „Team Me“      Intranet &
                                  Intranet &      Shared
                   „One way Me“                    Drives
                                   Shared
                                    Drives
  „Island of Me“      Intranet
    Einzelne
    Anwen-
    dungen
Reifegradmodell zur Einführung
Reifegrad                                                        Enterprise
                                                                 2.0             „Island of We“
                      Change
                      IT & Prozesse
                      Zusammenarbeit 2.0                         Weitere Piloten
                                                Leuchttürme sind arbeiten vernetzt
                                                etabliert und    zusammen
                             Piloten arbeiten   kommuniziert
                             vernetzt
                             zusammen
    „Island of Me“
            Piloten finden

                                                                                       Zeit
Change Mangement #1 - Kommunikation
und Schulung
1.   Einbeziehung und Commitment der Management Teams

2.   Top Down Kommunikation über das Linien Management

3.   Einbeziehung in Firmenmeetings

4.   Einbettung in Strategiegruppen,
     Firmen Initiativen und Focusthemen
Change Management #2 - Social Media Knigge

■ Wie verhält man sich in
  dem Sozialen Netzwerk bei
  IMTECH

■ Vom Konsument zum
  Prosument

■ Abgrenzungen
Change Management #3 - Webcasts
■   Learning Nuggets
    (< 5 min)

■   Gezieltes Training der
    neuen Möglichkeiten &
    Arbeitsweisen

■   Bereitstellung als Media
    Files

■   Nutzung moderner
    Präsentationsmethoden
    z.B. Prezi
Change Management #4 – Key feature “Communities”
■ Communities machen den wirklichen Unterschied
              Etablieren von redaktionellen Communities auf Strategischem Level
              Geführte Communities schaffen Innovation und Wissen für das Business
              Offene Communites nutzen für Kreativität, Initiativen und Talentförderung

                      COMMUNITY MATURITY MODEL
 STRATEGIC




                                                                      Company mission
                           Dialog                        Offline      Connecting people
                                             Online                   Online & offline
                                                                      Timing of content
 OPPERTUNE




                                                                      Findable content
                                                      Timing
                                                                      Functional support
                                                                      Active measuring
                OPEN & CREATIVE           EDITORIAL
Von Teams zu Communities
■      In Communities hängen die Mitglieder nicht voneinander ab, es gibt kein
       gemeinsames Ziel – während ein gemeinsames Ziel gerade ein
       Hauptcharakteristikum eines Teams ist.
■      Communities haben normalerweise keine klare Struktur oder Organisation.
■      Community of Practice (CoP) anstelle des Begriffs Community benutzt.

       „(A community of practice is) a group of people bound by informal relationships who share
       information, insight, experience and tools about an area of common interest“ 1
       „… who share a concern, a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen
       their knowledge and expertise in this area by interacting on an ongoing basis“ 2

1   Definition von Wenger, 1998
2   Ergänzung von (Wenger et al., 2002, S. 4
Förderung von Communities of Practice
Change Management #5 - Kontextbezogene
Zusammenarbeit




             +                +
Zusammenarbeit im
Kontext meiner
Business
Anforderungen
■   Integration von Chat /
    Awareness Funktionen

■   Integration von Telefonie
    Funktionen
Verbindung mit dem E-Mail Client
          MS Outlook




                           Lotus Notes
Change Management #6 – Definition von greifbaren
   Einsatzszenarien
              Diskussion und Fragen                              Ergebnisorientiertes
                                                                 gemeinsames Erstellen von Text
FORUM         BEISPIELE:                              WIKI
              Wo finde ich was?                                  BEISPIELE:
              Wer hat welche Info?                               Agenda, Brainstorming, Dokumentationen,
                                                                 Marketingmaterial, FAQ, Glossar


              To Dos und „Projektmanagement“
              im Kleinen                                         Ideensammlung und Bewertung
AKTIVITÄTEN                                           IDEATION
              BEISPIELE:                                         BEISPIEL:
              Abstimmungsprozesse, Vorbereitung von   BLOG       Vorschlagswesen
              Treffen, Protokolle


              Dateien für die gemeinsame
              Nutzung
DATEIEN
              BEISPIEL:
              Kundenpräsentationen
Beispiel
„Aktivitäten“
■ Meeting Planung

■ Messeplanung

■ Schablonen für
  wiederkehrende
  Tätigkeiten – auch in
  unterschiedlichen
  Teams
Change Management #7 - Der „Mobile“ Faktor
                           ■   Menschen/Expertise „adhoc“
                               finden - überall

                           ■   Mehrwert durch und für das
                               mobile Endgeräte

                           ■   Vorher mobile Devices primär
                               für Mail und Kalender

                           ■   Zunehmende Tendenz


                           App für iOS, Android
                           und BlackBerry
Next Steps – weitere Verbindungen schaffen
             Prozesse


                          Informationen
   Systeme




     Kommunikation      Menschen
Social im Kontext von Business Prozessen
Activity Stream – die zentrale Komponente
   Business Systeme               Collaboration Platform

                      ERP
                                       eMail
                      HRM
                                                 Invitation
                      CRM
                      BPM
        Triggers
       Triggers
       Triggers
                      BI
                                 Stream of Activities
                                               Rogier Thomasse order status
                                               change forecast Heliview to 80%.
                                               TMS service invoice overdue with
                                               14 days, immediate action required
                                               for Danny Leppers
                                               Invitation: meeting request from
                                               Jacob Hoeflaken for 21-5-2012.
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■ Embedded experience

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                                                           Kalender




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Next Steps / Planungen 2013
■ Gamification in C3

■ Anregungen nutzen

■ Initiativen mit Belohnungen
  versehen

■ Schneller Einstieg &
  nachhaltige Nutzung
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit




Edwin Kanis                Thomas Rickert
edwin.kanis@imtech.nl      trickert@fum.de



Imtech ICT                 Fritz & Macziol

www.imtech.nl              www.fum.de
Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen

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Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen

  • 1. Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen Weiterentwicklung der Plattform bei IMTECH
  • 3. Imtech - Kurzportrait Imtech NV ist ein international tätiger technischer Service Anbieter mit einem Jahresumsatz von knapp 5 Mrd. € in 2011 und der Wachstumsambition auf 8 Mrd. € bis 2015. Mitarbeiter: 26.000 / Niederlassungen: 400. Überblick über die verschiedenen Unternehmensbereiche: Imtech NV Buildings and Industry Divisions International Divisions Benelux ICT Germany & Eastern Europe Marine Nordic Traffic Spain UK & Ireland
  • 4. Die Herausforderung 2010 Die Imtech ICT Gesellschaften arbeiten als eigenständige Geschäftseinheiten, aber es soll sicher gestellt werden, dass alle die Skills und das Wissen der anderen nutzen.
  • 5. Ursprünglicher Scope in 2010 Strategie ■ Verbinden der Imtech ICT Mitarbeiter über Firmengrenzen hinweg ■ Unterstützung des Business Development Prozesses ■ Innovation fördern ■ Ausbau von Strategie Gruppen und Competence Center Personen ■ Vereinfachung der Zusammenarbeit ■ Wissen teilen und aktiv verbreiten ■ Skills schneller finden als Wettbewerbsvorteil ■ Jungen Mitarbeitern eine moderne Plattform bieten, die sie aus der privaten Nutzung gewohnt sind ■ Mitarbeitern eine Bühne zur Selbstverwirklichung geben ■ Dokumente einfacher gemeinschaftlich in Projekten teilen und bearbeiten
  • 6. C3 platform  Search & find people  Search & find expertise  Share passion  Share interests  Share documents  Share references  Discover talent  Discuss issues  Support strategy  Share business  Create business C3 – The social software platform Imtech ICT
  • 7. Business Benefits ■ Schnelles Auffinden von Kollegen mit den passenden Skills ■ Bereitstellen verbreiteter Werkzeuge wie Wikis, Blogs, Foren zur Förderung des Wissensmanagments ■ Aufbau interner dynamischer Netzwerke ausserhalb von Hierarchien ■ Enge Integration in die bestehende Arbeitsumgebung, kein weiterer Container
  • 8. Social Software – viele Begriffe & Interpretationen Quelle: wordle.net
  • 9. Typische Situation in heutigen Unternehmen 2h / Tag Reputation 42% Information HR- müssen jeden Tag & Kompetenzen Management der Menschen fällen jede Skill aufgewendet werden für DBs Dokumenten Woche Entscheidung, die die Suche nach auf falschen Informationen ablage/-archiv basieren. Informationen / Experten. ERP-Systeme CRM „Kaffee 2/3 -küche“ 5.3 Stunden werden pro aller Mitarbeiter können Emails, Woche pro Mit- die benötigte Rundbriefe arbeiter aufgrund Unterstützung nicht Beziehungen Zusammenarbeit ineffizienter Prozesse finden, obwohl sie & Netzwerke & Kommunikation verschwendet. wissen, dass sie da ist.
  • 11. 5 typische Use-Cases in Unternehmen Unternehmenskommunikation Social Networking und Experten-Suche Persönliches Information Management Zusammenarbeit und Wissensaustausch Projekt-Management
  • 12. Kontinuierliches Change Management Wozu nutze ich C3? Klare Zielvorgaben Welche Vorteile ergeben sich Management für mein persönliches Commitment Wissensmanagement? „Wissen ist Macht“ „Geteiltes Wissen ist Wissen²“ „Starre Hierarchien “ „Netzwerkorganisation“ Welche Möglichkeiten Interne Kampagnen der Nutzung habe ich? Welche Informationen Kommunikation und darf ich veröffentlichen? Schulungen Klare Richtlinien „Mangelnde Bedienkompetenz “ „Joy-of-Use “ „Mehraufwand und Zeitmangel“ „Mehr Zeit fürs Wesentliche “ …
  • 13. Betrachtung des Gesamtsystems Führen 2.0 verstehen: Kompetenzen aufbauen Ohne ein Change Management wird die produktive Arbeiten 2.0 Arbeitsweisen Umsetzung nicht ändern erleben: gelingen! Es kommt auf die Änderungen der IT 2.0 bedienen: Werkzeuge richtigen Prozesse nutzen Nutzer von heute an! werden anspruchsvoller!
  • 14. Der Weg zum Enterprise 2.0 „Island of We“ „Two way Me“ Sechs Enterprise Social „Proactive Me“ Entwicklungsstufen: Knowledge Network Management Personali- & Sharing siertes Infrastruktur „Team Me“ Intranet & Intranet & Shared „One way Me“ Drives Shared Drives „Island of Me“ Intranet Einzelne Anwen- dungen
  • 15. Reifegradmodell zur Einführung Reifegrad Enterprise 2.0 „Island of We“ Change IT & Prozesse Zusammenarbeit 2.0 Weitere Piloten Leuchttürme sind arbeiten vernetzt etabliert und zusammen Piloten arbeiten kommuniziert vernetzt zusammen „Island of Me“ Piloten finden Zeit
  • 16. Change Mangement #1 - Kommunikation und Schulung 1. Einbeziehung und Commitment der Management Teams 2. Top Down Kommunikation über das Linien Management 3. Einbeziehung in Firmenmeetings 4. Einbettung in Strategiegruppen, Firmen Initiativen und Focusthemen
  • 17. Change Management #2 - Social Media Knigge ■ Wie verhält man sich in dem Sozialen Netzwerk bei IMTECH ■ Vom Konsument zum Prosument ■ Abgrenzungen
  • 18. Change Management #3 - Webcasts ■ Learning Nuggets (< 5 min) ■ Gezieltes Training der neuen Möglichkeiten & Arbeitsweisen ■ Bereitstellung als Media Files ■ Nutzung moderner Präsentationsmethoden z.B. Prezi
  • 19. Change Management #4 – Key feature “Communities” ■ Communities machen den wirklichen Unterschied  Etablieren von redaktionellen Communities auf Strategischem Level  Geführte Communities schaffen Innovation und Wissen für das Business  Offene Communites nutzen für Kreativität, Initiativen und Talentförderung COMMUNITY MATURITY MODEL STRATEGIC Company mission Dialog Offline Connecting people Online Online & offline Timing of content OPPERTUNE Findable content Timing Functional support Active measuring OPEN & CREATIVE EDITORIAL
  • 20. Von Teams zu Communities ■ In Communities hängen die Mitglieder nicht voneinander ab, es gibt kein gemeinsames Ziel – während ein gemeinsames Ziel gerade ein Hauptcharakteristikum eines Teams ist. ■ Communities haben normalerweise keine klare Struktur oder Organisation. ■ Community of Practice (CoP) anstelle des Begriffs Community benutzt. „(A community of practice is) a group of people bound by informal relationships who share information, insight, experience and tools about an area of common interest“ 1 „… who share a concern, a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in this area by interacting on an ongoing basis“ 2 1 Definition von Wenger, 1998 2 Ergänzung von (Wenger et al., 2002, S. 4
  • 22. Change Management #5 - Kontextbezogene Zusammenarbeit + +
  • 23. Zusammenarbeit im Kontext meiner Business Anforderungen ■ Integration von Chat / Awareness Funktionen ■ Integration von Telefonie Funktionen
  • 24. Verbindung mit dem E-Mail Client MS Outlook Lotus Notes
  • 25. Change Management #6 – Definition von greifbaren Einsatzszenarien Diskussion und Fragen Ergebnisorientiertes gemeinsames Erstellen von Text FORUM BEISPIELE: WIKI Wo finde ich was? BEISPIELE: Wer hat welche Info? Agenda, Brainstorming, Dokumentationen, Marketingmaterial, FAQ, Glossar To Dos und „Projektmanagement“ im Kleinen Ideensammlung und Bewertung AKTIVITÄTEN IDEATION BEISPIELE: BEISPIEL: Abstimmungsprozesse, Vorbereitung von BLOG Vorschlagswesen Treffen, Protokolle Dateien für die gemeinsame Nutzung DATEIEN BEISPIEL: Kundenpräsentationen
  • 26. Beispiel „Aktivitäten“ ■ Meeting Planung ■ Messeplanung ■ Schablonen für wiederkehrende Tätigkeiten – auch in unterschiedlichen Teams
  • 27. Change Management #7 - Der „Mobile“ Faktor ■ Menschen/Expertise „adhoc“ finden - überall ■ Mehrwert durch und für das mobile Endgeräte ■ Vorher mobile Devices primär für Mail und Kalender ■ Zunehmende Tendenz App für iOS, Android und BlackBerry
  • 28. Next Steps – weitere Verbindungen schaffen Prozesse Informationen Systeme Kommunikation Menschen
  • 29. Social im Kontext von Business Prozessen
  • 30. Activity Stream – die zentrale Komponente Business Systeme Collaboration Platform ERP eMail HRM Invitation CRM BPM Triggers Triggers Triggers BI Stream of Activities Rogier Thomasse order status change forecast Heliview to 80%. TMS service invoice overdue with 14 days, immediate action required for Danny Leppers Invitation: meeting request from Jacob Hoeflaken for 21-5-2012.
  • 31. Activity Stream ■ Social im Kontext von Business Prozessen ■ Embedded experience ■ Mobile Nutzung
  • 32. Next Steps / Planungen 2013 ■ Rollout „Social Mail“ E-Mail als direkt integrierte Funktion in der Social Plattform Kalender Mail
  • 33. Next Steps / Planungen 2013 ■ Gamification in C3 ■ Anregungen nutzen ■ Initiativen mit Belohnungen versehen ■ Schneller Einstieg & nachhaltige Nutzung
  • 34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Edwin Kanis Thomas Rickert edwin.kanis@imtech.nl trickert@fum.de Imtech ICT Fritz & Macziol www.imtech.nl www.fum.de