LVM –Vertragsmanagement für Microsoft
Office365 & SharePoint
Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement
Umfas...
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Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragsleben...
Vertrags-
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Nutzen für die
Organisation
Vertrags-
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Nutzen für die
Organisation
Strategisch
 Baustein zur Prozessoptimierung
 Schritt zur Integration u...
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Management
Nutzen für die
Organisation
ZentraleVerwaltungVertragsarten
Fristenmanagement
Risikomanagement
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Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
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Prinzip
Vertragsakte
Dokumente
Fristen
Vertragspartner
Verantwortliche
Attribute
Entwürfe
Originale
Kosten
Notizen/Schrift...
Abdeckung
Vertrags-
lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam
 Ablage Korrespondenz/Schriftverk...
Vertragsarten
Vorkonfiguriert:
 Mietvertrag
 Reinigungsvertrag
 Dienstleistungsvertrag
 Wartungsvertrag
 KFZ-Leasingv...
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Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
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Vertragsakte
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IntuitiveFormulare
Individuellanpassbar
Inkl.Regelmanagement
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Drag&Drop
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Stammdaten
 Gestaltungsprozess von Entwurf
bis unterschriftsreifeVersion
 Korresp...
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AutomatischeTexterkennung
Stapelerfassung
Metadaten
VerwalteteVertrags-
informationen
 Vertragsobjekte
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)
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Vertrags-
objekte
 EigeneObjektverwaltung
 Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen
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Vertrags-
partner
EigeneVertragspartnerverwaltung oder
Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
Einzelverträge/
Rahmen-
verträge
Laufzeiten und
Kündigungs-
fristen
 KonfigurierbareWiedervorlagelisten
 Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen
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Inhaltsverzeichnis
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 Übersicht LVM
 Vertragsleben...
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 Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser
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Risiko-
management
Übersicht der
Vertragsrisiken
Controlling/
Vertragskosten
 Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System
 Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelun...
Benachrichtigungen
Wiedervorlage
Fristen
ToDos
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter
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Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
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Zugriffsrechte
Berechtigungsrollen
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prozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
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Formulare
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Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragsleben...
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• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar
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Recherche
Volltext
Metadaten
Vorschau
ErweiterteSuche
Vertrags-
reporting
 Definition von Reportumfang und Intervall
 Grafische oder Listenauswertung
 Weiterverarbeitung / -...
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Inhaltsverzeichnis
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 Übersicht LVM
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als
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prozess
LVM – UmfassendesVertragsmanagement
für Microsoft Office365 & SharePoint
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Integration/
Schnittstellen
 Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder
 Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Dat...
Integration/
Schnittstellen
Datenübernahme
Synchronisierung
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
Archivierung
 Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
 Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung
 Revisi...
Zusammen-
fassung
 Zentrales Management-Informations-System allerVerträge
 AlleVerträge des Unternehmens in einerVertrag...
LVM
Vertragsmanagement
SharePoint
Office365
Durchdacht
Umfassend
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LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

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Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können.

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LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

  1. 1. LVM –Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement Umfassendste Lösung für MicrosoftOffice365 Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv LVM Vertrags- Management
  2. 2. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  3. 3. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation
  4. 4. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation Strategisch  Baustein zur Prozessoptimierung  Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen  Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer Praktisch  Fristenkontrolle,Verhandlungsspielräume  KürzereVerhandlungsdauer  SchnellereVertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten  Vertragscontrolling  Unmittelbarer Zugang undVerfügbarkeit  Schutz vor unbefugten Zugriffen  GrößtmöglicheTransparenz
  5. 5. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation ZentraleVerwaltungVertragsarten Fristenmanagement Risikomanagement Zentrale Dokumentablage Transparenz Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen Schnittstellen, Systeme
  6. 6. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  7. 7. Prinzip Vertragsakte Dokumente Fristen Vertragspartner Verantwortliche Attribute Entwürfe Originale Kosten Notizen/Schriftwechsel Historie … Erstellen Prüfen Teilen/ Freigeben Vertrags- bibliothek Suche / Recherche Vertragsvorlagen, Gescannte & Online- Dokumente Reporting Attribute/ Metadaten Kommunikation Verwalten/Bearbeiten
  8. 8. Abdeckung Vertrags- lebenszyklus  Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam  Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen  Abstimmung zwischenVertragspartnern  Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen  Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen  Ablage rechtsgültiges Original  Suchen undWiederfinden vonVerträgen  Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken  Wiedervorlagen und Erinnerungen  Archivierung
  9. 9. Vertragsarten Vorkonfiguriert:  Mietvertrag  Reinigungsvertrag  Dienstleistungsvertrag  Wartungsvertrag  KFZ-Leasingvertrag  Entsorgungsvertrag  Versorgungsvertrag  Leasingvertrag WeitereVertragsarten konfigurierbar
  10. 10. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  11. 11. Vertragsakte anlegen IntuitiveFormulare Individuellanpassbar Inkl.Regelmanagement
  12. 12. Vertrags- dokumente Drag&Drop Vorlagen Stammdaten  Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreifeVersion  Korrespondenz z.B. per E-Mail  Änderungen durch Vertragspartner  Alle Dokumentenmanagement- funktionen von SharePoint
  13. 13. Scannen Altverträge&Originale AutomatischeTexterkennung Stapelerfassung
  14. 14. Metadaten VerwalteteVertrags- informationen  Vertragsobjekte  Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)  Vertragsarten  Vertragsdokumente  Laufzeiten und Kündigungsfristen  SonstigeVertragsfristen  Vertragskosten  Aufgaben  Termine  Benachrichtigungen  Zugriffsrechte
  15. 15. Vertrags- objekte  EigeneObjektverwaltung  Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen  Beliebig vieleVerträge zu einem Objekt
  16. 16. Vertrags- partner EigeneVertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
  17. 17. Einzelverträge/ Rahmen- verträge
  18. 18. Laufzeiten und Kündigungs- fristen  KonfigurierbareWiedervorlagelisten  Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen
  19. 19. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  20. 20. Risiko- management Beschreibungund Bewertungvon Vertragsrisiken  Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser  Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien  Plan B aufstellen
  21. 21. Risiko- management Übersicht der Vertragsrisiken
  22. 22. Controlling/ Vertragskosten  Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System  Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)  Basisdaten für neueVertragsverhandlungen  Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
  23. 23. Benachrichtigungen Wiedervorlage Fristen ToDos • Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter • Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard • Zeit- und aktionsgesteuert
  24. 24. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Berechtigungen und Rollen  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Individualisierte Formulare  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  25. 25. Organisation & Zugriffsrechte Berechtigungsrollen ActiveDirectory-Integration  Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?  Wer genehmigtVerträge?  In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?  Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur  AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen
  26. 26. Vertrags- prozesse  Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen  Genehmigungshistorie  Aktionen beiVertragskündigung  Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
  27. 27. Formulare Anpassbar Formular-Regeln
  28. 28. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  29. 29. Transparenz - Ansichten - Suchfunktion • Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar • Anstehende Kündigungstermine • Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen
  30. 30. Recherche Volltext Metadaten Vorschau ErweiterteSuche
  31. 31. Vertrags- reporting  Definition von Reportumfang und Intervall  Grafische oder Listenauswertung  Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
  32. 32. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  33. 33. Vertrags- management als Organisations- prozess LVM – UmfassendesVertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint • Eingebettet in Unternehmens- Prozesse • Abteilungsübergreifend relevant • Integriert in IT-Systeme • Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud
  34. 34. Integration/ Schnittstellen  Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder  Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor Vertrags- management
  35. 35. Integration/ Schnittstellen Datenübernahme Synchronisierung Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
  36. 36. Archivierung  Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform  Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung  Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung
  37. 37. Zusammen- fassung  Zentrales Management-Informations-System allerVerträge  AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank  Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten  Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow  Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten  ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen  Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge, Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge  Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden Vertragsdokumente  Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten  Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk  Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem
  38. 38. LVM Vertragsmanagement SharePoint Office365 Durchdacht Umfassend Clever Vielen Dank! Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/ http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/
  39. 39. Leistungen Prozess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Konzeption Workshops & Schulungen Projektmanagement Anpassung – Erweiterung - Softwareentwicklung Einführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation Produktlösungen LVMVertragsmanagement LTRS Ticketsystem Anforderungsmanagement Servicedesk LPM Projektmanagement LQM Qualitätsmanagement LRM Reklamationsmanagement Unternehmen Unternehmensgruppe Locatech seit 1992 Microsoft Partner seit 2000 SharePoint-Expertise seit 2006 Locatech IT Solutions seit 2008 15 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler Kompetenzen Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365 Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office 365

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