Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können.

1. LVM –Vertragsmanagement für Microsoft
Office365 & SharePoint
Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement
Umfassendste Lösung für MicrosoftOffice365
Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv
LVM
Vertrags-
Management

2. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

3. Vertrags-
Management
Nutzen für die
Organisation

4. Vertrags-
Management
Nutzen für die
Organisation
Strategisch
 Baustein zur Prozessoptimierung
 Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen
 Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer
Praktisch
 Fristenkontrolle,Verhandlungsspielräume
 KürzereVerhandlungsdauer
 SchnellereVertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten
 Vertragscontrolling
 Unmittelbarer Zugang undVerfügbarkeit
 Schutz vor unbefugten Zugriffen
 GrößtmöglicheTransparenz

5. Vertrags-
Management
Nutzen für die
Organisation
ZentraleVerwaltungVertragsarten
Fristenmanagement
Risikomanagement
Zentrale Dokumentablage
Transparenz
Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen
Schnittstellen, Systeme

6. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

7. Prinzip
Vertragsakte
Dokumente
Fristen
Vertragspartner
Verantwortliche
Attribute
Entwürfe
Originale
Kosten
Notizen/Schriftwechsel
Historie
…
Erstellen Prüfen
Teilen/
Freigeben
Vertrags-
bibliothek
Suche / Recherche
Vertragsvorlagen,
Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Attribute/
Metadaten
Kommunikation
Verwalten/Bearbeiten

8. Abdeckung
Vertrags-
lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam
 Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen
 Abstimmung zwischenVertragspartnern
 Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen
 Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
 Ablage rechtsgültiges Original
 Suchen undWiederfinden vonVerträgen
 Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken
 Wiedervorlagen und Erinnerungen
 Archivierung

9. Vertragsarten
Vorkonfiguriert:
 Mietvertrag
 Reinigungsvertrag
 Dienstleistungsvertrag
 Wartungsvertrag
 KFZ-Leasingvertrag
 Entsorgungsvertrag
 Versorgungsvertrag
 Leasingvertrag
WeitereVertragsarten konfigurierbar

10. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

11. Vertragsakte
anlegen
IntuitiveFormulare
Individuellanpassbar
Inkl.Regelmanagement

12. Vertrags-
dokumente
Drag&Drop
Vorlagen
Stammdaten
 Gestaltungsprozess von Entwurf
bis unterschriftsreifeVersion
 Korrespondenz z.B. per E-Mail
 Änderungen durch
Vertragspartner
 Alle Dokumentenmanagement-
funktionen von SharePoint

13. Scannen
Altverträge&Originale
AutomatischeTexterkennung
Stapelerfassung

14. Metadaten
VerwalteteVertrags-
informationen
 Vertragsobjekte
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)
 Vertragsarten
 Vertragsdokumente
 Laufzeiten und Kündigungsfristen
 SonstigeVertragsfristen
 Vertragskosten
 Aufgaben
 Termine
 Benachrichtigungen
 Zugriffsrechte

15. Vertrags-
objekte
 EigeneObjektverwaltung
 Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen
 Beliebig vieleVerträge zu einem Objekt

16. Vertrags-
partner
EigeneVertragspartnerverwaltung oder
Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP

17. Einzelverträge/
Rahmen-
verträge

18. Laufzeiten und
Kündigungs-
fristen
 KonfigurierbareWiedervorlagelisten
 Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen

19. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

20. Risiko-
management
Beschreibungund
Bewertungvon
Vertragsrisiken
 Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser
 Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien
 Plan B aufstellen

21. Risiko-
management
Übersicht der
Vertragsrisiken

22. Controlling/
Vertragskosten
 Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System
 Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)
 Basisdaten für neueVertragsverhandlungen
 Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche

23. Benachrichtigungen
Wiedervorlage
Fristen
ToDos
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter
• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard
• Zeit- und aktionsgesteuert

24. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Berechtigungen und Rollen
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Individualisierte Formulare
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

25. Organisation &
Zugriffsrechte
Berechtigungsrollen
ActiveDirectory-Integration
 Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?
 Wer genehmigtVerträge?
 In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?
 Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur
 AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen

26. Vertrags-
prozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
 Aktionen beiVertragskündigung
 Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse

27. Formulare
Anpassbar
Formular-Regeln

28. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

29. Transparenz
- Ansichten
- Suchfunktion
• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar
• Anstehende Kündigungstermine
• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen
• Wiedervorlagen

30. Recherche
Volltext
Metadaten
Vorschau
ErweiterteSuche

31. Vertrags-
reporting
 Definition von Reportumfang und Intervall
 Grafische oder Listenauswertung
 Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel

32. Vertrags-
Management
Inhaltsverzeichnis
 Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation
 Übersicht LVM
 Vertragslebenszyklus
 Vertragsarten
 Vertragsakte
 Sachbearbeiter
 Vertragsakte anlegen
 Vertragsdokumente & Schriftverkehr
 Vertragsakte pflegen/aktualisieren
 Controlling
 Fristencontrolling / Benachrichtigungen
 Risikomanagement / Bewertung von Risiken
 Anpassung an Ihre Organisation
 Individualisierte Formulare
 Vertragsarten
 Workflow:Vier-Augen-Prinzip
 Workflow: Genehmigungen
 Recherche
 Strukturierte Suche
 Volltextsuche
 Auswertungen
 Persönliche Reports
 Integration in IT-Landschaft
INHALT

33. Vertrags-
management
als
Organisations-
prozess
LVM – UmfassendesVertragsmanagement
für Microsoft Office365 & SharePoint
• Eingebettet in Unternehmens-
Prozesse
• Abteilungsübergreifend relevant
• Integriert in IT-Systeme
• Betrieb im eigenen Rechenzentrum
oder in der sicheren Microsoft-Cloud

34. Integration/
Schnittstellen
 Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder
 Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor
Vertrags-
management

35. Integration/
Schnittstellen
Datenübernahme
Synchronisierung
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter

36. Archivierung
 Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
 Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung
 Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung

37. Zusammen-
fassung
 Zentrales Management-Informations-System allerVerträge
 AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank
 Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten
 Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow
 Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten
 ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen
 Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
 Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden
Vertragsdokumente
 Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten
 Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk
 Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem

38. LVM
Vertragsmanagement
SharePoint
Office365
Durchdacht
Umfassend
Clever
Vielen Dank!
Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com
RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com
http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/
http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/

39. Leistungen
Prozess-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption
Workshops & Schulungen
Projektmanagement
Anpassung – Erweiterung -
Softwareentwicklung
Einführung, Schulung,
Wissenstransfer,
Dokumentation
Produktlösungen
LVMVertragsmanagement
LTRS
Ticketsystem
Anforderungsmanagement
Servicedesk
LPM Projektmanagement
LQM Qualitätsmanagement
LRM Reklamationsmanagement
Unternehmen
Unternehmensgruppe Locatech
seit 1992
Microsoft Partner seit 2000
SharePoint-Expertise seit 2006
Locatech IT Solutions seit 2008
15 Beratungsexperten +
SharePoint-Entwickler
Kompetenzen
Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen
Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint
Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für
Microsoft SharePoint und Office 365